Välkomna till Erasmusansvarigmöte 16 november 2011

10.00 – 10.10 Välkommen Sten Vesterman, avdelningschef, Avd för europeiskt samarbete, Internationella programkontoret 10.10 – 10.20 Kalendarium för 2011/2012 Linda Nilsson, handläggare, Internationella programkontoret   10.20 – 10.40 Eurydike – Modernisation of Higer Education Ny jämförande europeisk studie Ulf Hedbjörk, utredare, Internationella programkontoret 10.40 – 11.10 ESN studie ”PRIME 2010” (Problems of Recognition In Making Erasmus) Anders Ahlstrand, handläggare, Internationella programkontoret 11.10 – 11.40 Erasmusstudentwebben 2011/2012 Uppdatering av partnerlistor, bloggare osv. Jöns Ahlén, informatör, Internationella programkontoret 11.40 – 13.00 Lunch (restaurang Stadshuskällaren) 13.00 – 14.30 Information från IPK Uppdaterade stipendiegränser Nya regler för budgetöverföringar av studentmedel Nytt sätt att beräkna mobilitetsperiodens längd Erasmusstudenter resande med minderåriga barn Nya regler för personalfortbildning Ändrade medborgarskapskrav / uppehållstillstånd vid utbyten Erasmusstatistik (svensk / EU) Nya programperioden från 2014 Frågor från publiken? 14.30 – 14.45 Europeiska revisionsrättens kritik ang. Erasmus i Sverige Jari Rusanen, handläggare, Internationella programkontoret 14.45 – 15.00 Kommande platsbesök och andra kontroller 15.00 Avslutning och fika

Kalendarium

Kalendarium 2011 2 december – Tempus Information Day (på KTH) deadline 16 nov 12 december – Introduktionsdag för nya handläggare (Sthlm) 16 december – Infomöte om centraliserade programdelar inom LLP (Sthlm) 2012 25 januari – Bolognaseminarium 1 februari – ansökan EUC 2 februari – ansökan för centraliserade Erasmusprojekt 3 februari – ansökan för att anordna EILC Februari – Erasmus Mundus Information Day (vid Uppsala universitet) 9 mars – ansökan för Erasmusmobilitet och Intensivprogram Under våren – informationsmöte om ECTS- och DS-labels 1 april – Interimsrapportering för Erasmusmobilitet 3 maj – Bologna seminarium 8-9 maj – Europeisk Erasmuskonferens i Köpenhamn 14-15 maj – Programdagarna (Göteborg)

Kalendarium 2012 September – Erasmusansvarigmöte September/oktober – Linnaeus-Palme/ MFS-seminarium Tidig oktober – Europeiskt kontaktseminarium för Erasmus intensivprogram (IP) i Växjö 15 oktober – Slutrapportering Erasmusmobilitet Okt/nov – Kontaktseminarium inom Tempus, Erasmus Mundus, Linnaeus-Palme (någonstans ute i världen) November – Infomöte om centraliserade programdelar inom LLP Nov/dec – Introduktionsdag för nya handläggare December – Tempus Information Day

Budget och kontrakt

Budget Samtliga Erasmusmedel hos IPK 2011/2012: 9 353 000 euro

Kontrakt 11/12 IPK fördelar mobilitetsmedel baserat på prestation under de två föregående årens utbyte. (OBS! Antalet utbyten/studentmånader som anges i kontraktet är beräkningsgrunden inte ett absolut tal.) Medel utbetalas i två omgångar, först ca 80% sedan resterande belopp beroende av prestation beräknat på: SMS-studier – studentmånader SMP-praktik – studentmånader STA-undervisningsuppdrag - antal mobilitetsperioder STT-personalmobilitet - antal mobilitetsperioder Efter interimsrapporten tecknas nya kontrakt med samtliga lärosäten där det slutgiltiga beloppet är baserat på interimsrapportens uppgifter om prestationen under pågående läsår. (Det nya antalet utbyten/studentmånader anges i det nya kontraktet)

Kontrakt 11/12 För att få en 2:a utbetalning måste man visa i interimsrapporten att man har betalt ut minst 70% av den 1:a utbetalningen.

Kontrakt 11/12 Förtida återbetalningar i samband med interimsrapporteringen i april!

Beräkning av OM-medel (räknesnurran) för 2011/12 Fyll i antal utresande (SMS, SMP, STA och STT) nedan för att få reda på motsvarande OM summa Antal utresande Berättigad 0 € Per utresande 1-25 285 26-100 213 101-400 142 >400 71

Slutrapportering - överföringar mellan mobilitetsdelar 2011/2012 SM: 100 % av SM-budgeten för studier (SMS) och 100 % av SM-budgeten för praktik (SMP) kan överföras till varandra. ST: Max 20 % av STA-budgeten för lärarmobilitet - undervisningsuppdrag och max 20 % av STT-budgeten för personalfortbildning (staff training) kan överföras till varandra ST: Max 20% av den totala ST-budgeten (STA+STT) kan överföras till SM OM: 100% av den totala OM-budgeten kan överföras till SM och/eller ST

Nytt sätt att beräkna mobilitetsperiodens längd Perioden för studentmobilitet inom Erasmus ska baseras på det datum som står på dokument utfärdade av värdlärosätet eller praktikanordnaren (t.ex. Letter of Acceptance/Certificate of Attendance eller Training Agreement/praktikintyg). Avrundningen av studentmobilitetsperiodens längd görs till närmaste helmånad eller närmaste halvmånad. Om lärosätet väljer att rapportera endast helmånader får en halvmånad avrundas uppåt till en hel månad. Avrundning uppåt gäller dock inte i samband med minimitiden utan då måste den riktiga mobilitetsperioden vara minst 3 månader lång.

Personalfortbildning Under läsåret 2011/2012 är det tillåtet att använda Erasmus-personalfortbildning för kurser med koppling till den mobila personens egna arbetsuppgifter. Det kan t.ex. handla om kurser (ej konferenser!) som anordnas av EAIE eller om språkkurser i t.ex. engelska för lärare som planerar att undervisa på engelska.

Personer med behov av särskilt stöd Funktionshindrade personer (personal och lärare) som deltar i ett Erasmus intensivprogram eller mobilitetsaktivitet inom Erasmus kan tilldelas extramedel för kostnader som uppstår på grund av mobiliteten och funktionshindret. De hjälpmedel som studenten har tillgång till på hemlärosätet har studenten även rätt att ha tillgång till på mottagande lärosäte. Det är hemlärosätet som ska stå för de extrakostnader men det är viktigt att man skriver ett avtal innan utbytet påbörjas. För att säkerställa att studenter med stora behov får rätt hjälp på det mottagande lärosätet rekommenderar vi att till exempel samordnaren för funktionshinder använder OM-medel för att besöka värduniversitet och prata med de ansvariga på plats.

Erasmusstudenter resande med minderåriga barn Prioritet för behövande studenter Internationella programkontoret rekommenderar lärosäten som skickar ut Erasmusstudenter tillsammans med sina minderåriga barn att bevilja det maximala tillåtna stipendiebeloppet för att täcka en del av extrakostnaderna.

Nyheter inför lå 2012/2013 För att underlätta för er planering samt information till studenter och personal inför nästa läsår. Stipendiegränserna varierar enligt land. Det finns två grupper både för studenter och personal: Grupp1: Bulgarien, Estland, Lettland, Litauen, Polen och Rumänien Grupp2: alla andra Erasmusländer

(Schablonersättning inklusive resa) Tabell 1. Studentmobilitet, studier (SMS) och praktik (SMP) 2012/2013 Beloppsgränser i euro (Schablonersättning inklusive resa) Månatligt belopp 3-12 månader (för praktik inom KY-utbildningar 2-12 mån) Bulgarien, Estland, Lettland, Litauen, Polen och Rumänien Minimum Maximum 200 400 Alla övriga länder 500

Bulgarien, Estland, Lettland, Litauen, Polen och Rumänien 400 110 550 Tabell 2. Personalmobilitet, ST (undervisningsuppdrag och personalfortbildning) 2012/2013 Maximibelopp i euro Reskostnader, inkl. inrikes (Schablonersättning exklusive resekostnader) Faktiska kostnader dock högst Dags- belopp Veckobelopp 1:a veckan 2:a veckan 3:e, 4:e, 5:e, 6:e veckan Bulgarien, Estland, Lettland, Litauen, Polen och Rumänien 400 110 550 500 120 Alla övriga länder 140 700 650 150

Erasmusstudentstatistik 2010/2011

Antal utresande Erasmusstudenter- studier, 92/93 - 10/11

Antal utresande Erasmusstudenter- praktik, 07/08 - 10/11

Erasmus Andel Erasmusstudenter i förhållande till den totala studentpopulationen vid resp. lärosäte 10/11 24

Antal utresande Erasmusstudenter per lärosäte (Studier och Praktik) 10/11

Antal utresande studenter 05/06 - 10/11 Erasmus Antal utresande studenter 05/06 - 10/11

18 populäraste lärosäten för svenska Erasmusstudenter

Implications for the future The Erasmus Programme Implications for the future 30

A single integrated programme New Programme post-2013 Structure A single integrated programme Existing programmes NEW Programme 1. Learning Mobility 3. Policy support 2. Institutional co-operation Youth in Action Programme International higher education Programmes (currently Erasmus Mundus, Tempus, Alfa, Edulink) Erasmus Grundtvig Leonardo Comenius Lifelong Learning Programme: Preparatory Sport Budget: 15.2 billion for 7 year => increase by 73% + additional funding for the international dimension 31

New programme post-2013 Possible actions (1) Mobility Credit mobility Degree mobility Erasmus Masters Cooperation Erasmus Intensive Partnerships Knowledge Alliances Neighbourhood countries Cooperation with other regions Policy support HE Policy Support 32

New programme post-2013 Possible actions (2) Global credit mobility: Integration of the international dimension (Erasmus Mundus etc.) More EU non-EU and non-EU EU students and staff mobility Increase academic quality/ more flexibility/ e-tools for language learning Emphasis on trainneeships Both student and HEI staff mobility 33

New programme post-2013 Possible actions (3) Full cycle (degree mobility) within joint degrees (MA) Promote degree mobility within Europe at Master’s level through a Loan Guarantee Facility 34

New programme post-2013 Possible actions (4) More intense cooperation: Between HEI: Erasmus Strategic Partnerships With businesses: curriculum development, entrepreneurship =>Knowlegde Alliances External dimension: capacity building and regional integration with neigbourhood countries and other regions Policy Support 35

New Programme post-2013 Timetable Extensive Consultation 2009 Green Paper on Mobility 2010 on-line consultation on new programmes Adoption of the proposed budget for 2014-2020 period 29 June 2011 Adoption by the Commission 23 November 2011 Co-decision with Council and Parliament During 2012 Potential date of adoption End 2012 – early 2013 Entry into force January 2014 36

Europeiska revisionsrättens kritik angående Erasmus i Sverige

Problem som Europeiska revisionsrätten uppmärksammat vid svenska lärosäten Problem med vilka växelkurser som använts Problem med praktik som felaktigt beviljas i efterhand samt beviljas förlängning i efterhand Dokument som saknas t ex Learning agreement, student reports, Certificate of Attendance etc.

Platsbesök och andra kontroller

a) kontroll av dokument hos IPK Studentmobilitet (studier och praktik) Studentkontrakt (underskrivet) Intyg från värduniversitetet som anger studieperioden och genomförda kurser. (SMS) Intyg från praktikanordnaren som anger praktikperioden (SMP) Utdrag ur Ladok som visar att tillgodoräkningen har skett Learning Agreement/ Training Agr. och Placement Contract Studentrapport Personalmobilitet (undervisningsuppdrag och personalfortbildning) Kontrakt, rekvisition, reseorder eller liknande dokumentation Intyg som visar periodens längd och för undervisningsuppdrag antal undervisningstimmar Teaching programme/Work plan Rapport Eventuell EILC- eller IP-dokumentation

b) ekonomisk granskning på plats Allt som ingår i ”kontroll av dokument hos IPK” och dessutom: Kontoutdrag för högskolans Erasmuskonto för 2010/201 läsårs SM / ST samt eventuella EILC / IP. Utbetalningsorder inkl beslutsunderlag för stipendieutbetalningar till studenter och lärare. Eventuell tilläggsfinansiering för ovan nämnda studenter och lärare. Riksrevisionsverkets senaste revisionsberättelse för lärosätet.

c) platsbesök (inkl. ekonomisk kontroll) Allt som ingår i ”ekonomisk granskning på plats” och dessutom: Verksamhetsuppföljning: Organisation av Erasmusarbete, Studentmobilitet, lärarmobilitet, Eventuella EILC och IP Möten och diskussioner med rektorn, lärare och annan personal samt studenter som varit involverade i Erasmus Presentation av goda (men också dåliga) exempel inom Erasmus från lärosätet Tar normalt två halvdagar Platsbesöksrapport skrivs av IPK

Kontroll och besök inom Erasmus under LLP   Namn Kontroll av dokument Ekonomisk granskning Plats-besök EILC-gransk-ning IP- granskning BTH KTH 2009  2009 Chalmers 2008 Kungl. Konsthögskolan Dans- och Cirkus högskolan  2011 Kungl. Musikhögskolan Ersta Sköndal högskola Linnéuniversitetet  2008 2011 Försvarshögskolan Linköpings universitet 2010  2010 GIH Luleå tekniska universitet Göteborgs universitet Lunds universitet Handelshögskolan Malmö högskola Högskolan Dalarna Mittuniversitetet Högskolan i Borås Newmaninstitutet Högskolan i Gävle Mälardalens högskola Högskolan i Halmstad Röda Korsets Högskola Högskolan i Jönköping SLU Högskolan i Skövde Stockholms universitet Högskolan Kristianstad Södertörns högskola Högskolan på Gotland Teaterhögskolan Högskolan Väst Umeå universitet Karlstads universitet Uppsala universitet Karolinska Institutet Örebro universitet Konstfack Örebro teologiska högsk

Information Jari Rusanen Tel: 08-453 72 42 jari.rusanen@programkontoret.se Linda Nilsson Tel: 08-453 72 84 linda.nilsson@programkontoret.se Marie Emilsson Tel: 08-453 72 26 marie.emilsson@programkontoret.se

Information IPK: www.programkontoret.se/erasmus Kommissionen: http://ec.europa.eu/education/programmes/llp/index_en.html Executive Agency (EACEA): http://eacea.ec.europa.eu/index.htm

Mer statistik ligger på IPK:s webbplats: http://www.programkontoret.se/sv/Material-Dokumentation/Statistik/Erasmus/