Delarna i en Access-databas Innan vi öppnar Access tänkte jag att vi ska gå igenom lite vilka olika delar en access-databas består av.

Delarna i en Access-databas Tabeller Formulär Rapporter Frågor Till skillnad från SQL Server som vi tittade på tidigare så är Microsoft Access betydligt lättare att arbeta med. Det är helt grafiskt och strukturerat och du behöver inte kunna något om SQL-kod för att arbeta i Access. De delarna som en Access-databas består av är: Tabeller Formulär Rapporter Frågor Makron Moduler Vi ska nu gå igenom var och en av dessa.

Tabeller Utseendet som ett kalkylblad eftersom data lagras i rader och kolumner Skillnaden = hur de struktureras Inga dubletter – Normalisering Varje rad i en tabell kallas för post Varje post består av ett eller flera fält - fälten motsvarar kolumnerna i en tabell Fälten måste betäcknas med en viss datatyp. En databastabell påminner till utseendet om ett kalkylblad eftesom data lagras i rader och kolumner. Därför är det ganska enkelt att importera ett kalkylblad till en databastabell. Den stora skillnaden mellan att lagra data i ett kalkylblad och i en databas består i hur data struktureras. Om du vill ha en så flexibel databas som möjligt, ska data struktureras i tabeller så att inga dubletter förekommer. Ex om du lagrar information om anställda ska varje anställd bara behöva registreras en gång i en tabell som är konfigurerad att innehålla anställningsuppgifter. Data om produkter lagras i en egen tabell och data om lokalkontor i ytterligare en tabell. Det är Normalisering som vi pratade om tidigare. Varje rad i en tabell kallas för post. Posterna är den plats där de olika uppgifterna lagras. Varje post består av ett eller flera fält. Fälten motsvarar kolumnerna i en tabell. Ex du kanske till exempel har en tabell med namnet ”Anställda” där varje post (rad) innehåller information om olika anställda, och varje fält (kolumn) innehåller olika uppgifter, till exempel förnamn, efternamn, adress och så vidare. Fälten måste betäcknas med en viss datatyp oavsett om det är text, datum eller tid, tal eller någon annan typ. Ett sätt att beskriva poster och fält är att tänka sig det gamla kartoteket i ett bibliotek. Varje kort i kortlådan motsvarar en post i databasen. Varje uppgift på ett enskilt kort (författare, titel, och så vidare) motsvarar ett fält i databasen.

Exempel tabeller Här är ett exempel på hur tabeller kan hänga ihop med varandra och vilket ”kaos” det kan bli.

Formulär Formulär = ”datainmatningsskärmar” Behöver inte använda formulär i en databas, kan redigera tabellen direkt Lätta att använda Kan lägga till funktionella element Kan kontrollera vad andra användare av databasen ska kunna se och göra Formulär kallas ibland för ”datainmatningsskärmar”. Det är de gränssnitt där du arbetar med data, och innehåller ofta kommandoknappar som utför olika kommandon. Du kan skapa en databas utan att använda formulär genom att redigera data i tabelldatabladen. De flesta databasanvändare föredrar emellertid att använda formulär när de visar, registrerar och redigerar data i tabellerna. Formulären är lätta att använda när du ska arbeta med data, och du kan också lägga till funktionella element i dem, till exempel kommandoknappar. Du kan programmera knapparna för att bestämma vilka data som ska visas i formuläret, öppna andra formulär eller rapporter eller utföra olika uppgifter. Ex: Du kanske till exempel har ett formulär med namnet ”Kundformulär” där du arbetar med kunddata. Kundformuläret kan innehålla en knapp som öppnar ett orderformulär där du registrerar nya order för kunden. Med formulär kan du också kontrollera hur andra användare samverkar med informationen i databasen. Du kan till exempel skapa ett formulär som bara visar vissa fält och där bara vissa åtgärder kan utföras. På så sätt kan du skydda data och se till att de registreras på rätt sätt.

Exempel formulär Här är ett exempel på hur ett formulär skulle kunna se ut.

Rapporter Rapporterna sammanfattar och presenterar informationen i databasen En rapport besvarar vanligtvis en fråga Du kan formatera informationen så den blir lättläst och enkel Rapporter formateras i allmänhet för att skrivas ut men kan också visas på skärmen, exporteras till andra program eller skickas som e-postmeddelanden I rapporterna sammanfattar och presenterar du den information som finns i tabellerna. En rapport besvarar vanligtvis en viss fråga. Ex ”Hur mycket pengar har vi tagit emot från varje kund i år?” ”På vilka orter finns våra kunder” Varje rapport kan formateras så att informationen presenteras på det mest läsbara sättet. Du kan köra en rapport när som helst, och den återspeglar alltid aktuella data i databasen. Rapporter formateras i allmänhet för att skrivas ut men de kan också visas på skärmen, exporteras till andra program eller skickas som e-postmeddelanden.

Exempel Rapporter En rapport kan se ut i stort sett hur som helst. Det viktigaste är att den ger svar på det man vill veta och har sitt syfte.

Frågor De riktiga arbetshästarna i en databas Vanligaste funktionen är att hämta data Frågor fungerar ofta som en datakälla för formulär och rapporter Vissa frågor är uppdaterbara Frågor finns i två grundläggande varianter: Urvalsfrågor och Redigeringsfrågor Frågorna är de riktiga arbetshästarna i en databas och med dem kan du använda en mängd olika funktioner. Den vanligaste funktionen är att hämta vissa data från tabellerna. EX De data som du vill visa finns vanligtvis spridda över flera tabeller men med frågorna kan du visa dem i ett enda datablad. Eftersom du för det mesta inte vill visa alla posterna samtidigt, kan du med hjälp av frågor lägga till villkor för att ”filtrera” fram data de enbart till poster du vill ha. Frågor fungerar ofta som en datakälla för fomulär och rapporter. Vissa frågor är ”uppdaterbara”, vilket innebär att du kan redigera data i de underliggande tabellerna via frågebladet. Om du arbetar med en uppdaterbar fråga, ska du tänka på att ändringarna verkligen görs i tabellerna och inte bara i frågeformuläret. Frågor finns i två grundläggande varianter: urvalsfrågor och redigeringsfrågor. En urvalsfråga hämtar information och gör den tillgänglig för användning. Du kan visa resultatet från frågan på skärmen, skriva ut det eller kopiera det till Urklipp. Du kan också använda resultatet från frågan som datakälla för en rapport eller ett formulär. En redigeringsfråga utför en åtgärd på informationen. Använd redigeringsfrågor när du vill skapa nya tabeller, lägga till data i befintliga tabeller, uppdatera data eller ta bort data.

Starta Microsoft Office Access skapa en ny tom databas skapa en databas från en inbyggd mall skapa en ny databas utifrån en Microsoft Office Online-mall öppna en nyligen öppnad databas (om du har öppnat en databas tidigare). När du startar Office Access 2007 genom att klicka på Start i Windows eller en genväg på skrivbordet (men inte när du klickar på en databas) visas skärmen Komma igång med Microsoft Office Access. På den här skärmen visas vad du kan göra för att komma igång i Office Access 2007. Det finns lite olika val. Du kan t.ex. skapa en ny tom databas, skapa en databas från en inbyggd mall skapa en ny databas utifrån en Microsoft Office Online-mall öppna en nyligen öppnad databas (om du har öppnat en databas tidigare).

Utseendet Menyfliken Verktygsfältet snabbåtkomst Microsoft Office-knappen  Navigeringsfönstret När du har öppnat en befintlig eller skapat en ny databas kommer du in i programmet och ser alla verktyg som du har att arbeta med. Vi kan dela in fönstret i fyra olika delar.  Menyfliken  Verktygsfältet Snabbåtkomst  Microsoft Office-knappen  Navigeringsfönstret

Menyfliksområdet Varje flik innehåller grupper med närliggande kommandon. Sammanhangsberoende kommandoflikar Dölja menyfliksområdet Menyfliksområdet i Offlice Fluent ersätter menyer och verktygsfält och utgör det viktigaste kommandogränssnittet i Office Access 2007. En av fördelarna med menyfliksområdet är att det samlar ihop de uppgifter och startpunkter som du tidigare behövde menyer, verktygsfält, åtgärdsfönster och andra gränssnittskomponenter för att visa. På det här sättet behöver du bara gå till ett enda ställe när du letar efter kommandon. När du öppnar en databas visas menyfliksområdet högst upp i huvudfönstret i Office Access 2007, där den visar kommandon på den aktiva kommandofliken. Menyfliksområdet innehåller en serie kommandoflikar med kommandon. I Office Access 2007 är de viktigaste kommandoflikarna Start, Skapa, Externa data och Databasverktyg. Varje flik innehåller grupper med närliggande kommandon, och i dessa grupper finns några av de nya elementen i användargränssnittet, till exempel galleriet som är en ny typ av kontroll som presenterar olika val visuellt. Kommandona i menyfliksområdet tar hänsyn till det aktiva objektet. Om det till exempel finns en tabell öppen i databladsvyn och du klickar på Formulär på fliken Skapa i gruppen Formulär, skapar Office Access 2007 formuläret utifrån den aktiva tabellen. Det innebär att namnet på den aktiva tabellen anges i formulärets Datakälla-egenskap. Köra ett kommando I tabellen nedan visas ett urval av flikarna och de kommandon som finns på respektive flik. Vilka flikar och kommandon som finns beror på vad du utför. Kommandoflik Vanliga saker som du kan utföra Start Välja en annan vy. Kopiera och klistra in från Urklipp. Ange aktuella teckenegenskaper. Ange aktuell teckenjustering. Tillämpa RTF-formatering på ett PM-fält. Arbeta med poster (Uppdatera, Ny, Spara, Ta bort, Summor, Stavning, Fler). Sortera och filtrera poster. Söka efter poster. Skapa Infoga en ny tom tabell. Skapa en ny tabell med hjälp av en mall. Skapa en lista på en SharePoint-webbplats och en tabell i den aktuella databasen som länkar till den nya listan. Skapa en ny tom tabell i designvyn. Skapa ett nytt formulär som baseras på den aktiva tabellen eller frågan. Skapa en ny pivottabell eller ett diagram. Skapa en ny rapport som baseras på den aktiva tabellen eller frågan. Skapa en ny fråga, ett makro, en modul eller klassmodul. Externa data Importera eller länka till externa data. Exportera data. Samla in och uppdatera data via e-post. Arbeta med SharePoint-listor offline. Skapa sparade importer och exporter. Flytta vissa eller alla delar av en databas till en ny eller befintlig SharePoint-webbplats. Databasverktyg Starta Visual Basic-redigeraren eller köra ett makro. Skapa och visa tabellrelationer. Visa/dölja objektsamband eller egenskapslistan. Köra Databasdokumenteraren eller analysera prestanda. Flytta data till Microsoft SQL Server eller till en Access-databas (enbart tabeller). Köra Länkhanteraren. Hantera Access-tillägg. Skapa eller redigera en VBA-modul (Visual Basic for Applications). Sammanhangsberoende kommandoflikar Förutom standardkommandoflikarna använder Office Access 2007 också ett nytt gränssnittselement i Office Professional 2007 som kallas för sammanhangsberoende kommandoflik. Beroende på sammanhang (det vill säga vilket objekt du arbetar med och vad du utför), kan en eller flera sammanhangsberoende kommandoflikar visas bredvid de vanliga kommandoflikarna. De sammanhangsberoende kommandoflikarna innehåller kommandon och funktioner som du behöver när du arbetar i ett visst sammanhang. När du till exempel öppnar en tabell i designvyn innehåller de sammanhangsberoende kommandoflikarna kommandon som bara gäller när du arbetar med en tabell i den vyn. Ett annat exempel är när du öppnar en tabell i designvyn, då visas en sammanhangsberoende kommandoflik med namnet Design bredvid fliken Avancerade verktyg. När du klickar på fliken Design innehåller menyfliksområdet de kommandon som bara är tillgängliga när objektet finns i designvyn. Dölja menyfliksområdet Ibland kanske du behöver mer utrymme för arbetsytan. Därför kan du komprimera menyfliksområdet så att bara ett fält med kommandoflikar finns kvar. Du stänger menyfliksområdet genom att dubbelklicka på den aktiva kommandofliken. Du öppnar den igen genom att dubbelklicka på den aktiva kommandofliken på nytt.

Verktygsfältet snabbåtkomst Ett litet område där du med ett enda klick kommer åt kommandona. Standarduppsättning med Spara, ångra och Gör om. Anpassa till dig vad du använder mest. Verktygsfältet Snabbåtkomst är som standard ett litet område över menyfliksområdet där du med ett enda klick kommer åt kommandona. Standarduppsättningen med kommandon är de som du ofta använder, t.ex. Spara, Ångra och Gör om. Du kan emellertid anpassa verktygsfältet Snabbåtkomst så att det innehåller de kommandon du använder mest. Du kan också flytta på verktygsfältet och ändra det från den normala lilla storleken till en större storlek. Det mindre verktygsfältet visas bredvid kommandoflikarna i menyfliksområdet. När du växlar till den större storleken, visas verktygsfältet under menyfliksområdet i sin fulla längd.

Microsoft Office-knappen När du klickar på Microsoft Office-knappen visas det här: En meny med baskommandon som du använder när du arbetar med filer. En lista över de senast använda dokumenten. En knapp som du kan klicka på och om du vill visa och välja olika programinställningar. När du klickar på Microsoft Office-knappen visas det här:  En meny med baskommandon som du använder när du arbetar med filer.  En lista över de senast använda dokumenten.  En knapp som du kan klicka på om du vill visa och välja olika programinställningar. Menyn liknar Arkiv-menyn i tidigare versioner .

Navigeringsfönstret Visar de olika databasobjekten som finns i databasen. Varje typ av objekt har en egen symbol och kan sorteras per typ. Exempel Tabeller Frågor Formulär Rapporter När du öppnar en databas eller skapar en ny, visas namnet på databasobjekten i navigeringsfönstret. Databasobjekt kan vara tabeller, formulär, rapporter, sidor, makron och moduler. Du öppnar ett databasobjekt eller använder ett kommando på ett databasobjekt genom att högerklicka på objektet och välja ett kommando på snabbmenyn. Vilka kommandon som finns på snabbmenyn varierar beroende på objekttyp.