BVForum - en genomgång för revisorer Sören Thuresson

2 Bureau Veritas Presentation _ Planering 1. Gå in via kontraktsnummret

3 Bureau Veritas Presentation _ Mandagar Identifiera besöket, se hur många dagar.. För in dessa Vid MD och tryck Uppdatera (längst ner på sidan)

4 Bureau Veritas Presentation _ Ett tryck på denna knapp skapar en ny site. Dagarna för besöket fördelas på alla siter Skapad site kan raderas Tillbaka till föregående bild Uppdaterar dagar Visar andra besök hos samma kund Visar gamla rapporter Definiera processer Skapa fil Definiera revisionen

5 Bureau Veritas Presentation _ Knappen andra besök visar andra kontrakt hos samma kund. Med knapparna t.v. Kan besök länkas och därmed rapporteras tillsammans. Tryck igen för att ta bort länken Länka besök

6 Bureau Veritas Presentation _ Processer ger denna bild Välj de fördefinerade eller skriv egna Processer/Avdelningar skall vara enligt programmet då det blir dessa som kommer i ”SF03” TL skapar Accessfilen, TM hämtar. Filnamn får inte ändras. Uppgifterna kan ändras och filen skapas på nytt men tänk på att alla i teamet måste ha samma version Definiera processer

7 Bureau Veritas Presentation _ Klicka på skicka för att skicka ett bokningsmail till kund Boka besök

8 Bureau Veritas Presentation _ Mail till kund Plats för egna kommentarer

9 Bureau Veritas Presentation _ Klick på datum visar detaljer om besöket Samma bild som kontraktsnummer om man går från planering Visa uppdrag

10 Bureau Veritas Presentation _ Spara filen på din Laptop, byt inte namn. Sudda den inte förrän efter att allt är godkänt och klart i fall något behöver ändras. Hämta Accessfil

11 Bureau Veritas Presentation _ Första gången man öppnar en fil skall användare väljas En ”SF03” för varje standard och dag och ort Processer kan ändras men då måste alla i teamet göra exakt samma ändring Datum kan ändras på plats Namn på ort, adress, kontaktperson, etc kan ändras. Klicka här Sammanfattning (SF03)

12 Bureau Veritas Presentation _ Ger en rapport per site Revisionsrapport

13 Bureau Veritas Presentation _ Dokument kan bifogas Revisionsrapport

14 Bureau Veritas Presentation _ Visar denna sida Skapar en ny avvikelse Avvikelser

15 Bureau Veritas Presentation _ Välj dag, site, major eller minor, standard, paragraf, avdelning och process. Standardens text kommer upp automatiskt men kan redigeras Skriv avvikelse

16 Bureau Veritas Presentation _ Denna knapp måste man trycka på för att rapporten skall gå att ladda upp Revisionsslutsats

17 Bureau Veritas Presentation _ Här kan man själv fylla i en intervjulogg eller ge kunden en fil att fylla i (finns på forum under Guide) och sedan importera denna fil Intervjuer

18 Bureau Veritas Presentation _ Teamleader rapport är helt intern, går ej till kund. Team Leader rapport

19 Bureau Veritas Presentation _ Certifikatsändring måste vara kryssat om fliken anmodning skall synas Kryssa ändring eller fyll i annat Ange ackreditering, språk och antal för varje certifikat Anmodning

20 Bureau Veritas Presentation _ Fliken kommentar visar info från kommentarfältet i Zig Kommentar

21 Bureau Veritas Presentation _ Planera dagar per site och eller kontrakt. Välj processer Planering

22 Bureau Veritas Presentation _ Om flera revisorer är med på revisionen gör var och en sin egen Accessfil Team Leader hämtar in kollegornas filer (via mail, USB-minne, e.dyl.) Tryck på Sök för att välja fil, sedan Sykronisera för att slå ihop filerna. Resulatet blir en fil som TL kan editera innan den laddas upp Synkronisera

23 Bureau Veritas Presentation _ Kundens mail måste godkännas innan filerna laddas upp Godkänn kundlogin

24 Bureau Veritas Presentation _ Knapparna på vänster sida skapar dokument för visning (ej editerbara) Knapparna på höger sida skapar och skickar dokumenten till BVForum. Dokumenthantering

25 Bureau Veritas Presentation _ Efter revisionen ► Kunden går in på BVForum och svarar på avvikelserna. När kunden stänger avvikelsen går ett mail till TL. ► TL går in på Uppgifter/Rapporter alt. Uppgifter/Avvikelser accepterar eller nekar avvikelsen. Om TL nekar får kunden ett mail att åtgärden inte blev godkänd.

26 Bureau Veritas Presentation _ Besvarad avvikelse

27 Bureau Veritas Presentation _ Skicka till Kvalitetsavd. När alla avvikelser är godkända skickar TL rapporten vidare till kontoret med denna knapp