Förberedelser Beslut Förstudie Nyttovärdering Delprojekt (metadata, processer och administrativa rutiner) Avrop tillsammans med Sambruk Pilottester av system Ramavtal med Sambruk

Visioner dokument och ärendehantering Alla dokument ska dokumenthanteras i ett system d v s ta bort nuvarande filstruktur:

Mål Gemensamt verktyg för processinriktat arbetssätt Förbättrade rutiner och beslut Documentum ska användas som ett generellt stöd för e-tjänster Ersätta nuvarande ärendehanteringssystem Alla dokument ska dokumenthanteras Förbättra och underlätta arkivering Documentum ska underlätta publicering Posthanteringen ska förenklas

Generellt arbetsflöde/e-ansökningar/ärendehantering Sökmotor Indata Utdata Inkommande Dokument T ex: Post E-post E-ansökningar Interna Office Ritningar Kartor Ljud/bild Dok i verksam- hetssystem Generellt arbetsflöde/e-ansökningar/ärendehantering Publicering: Indsidan Kommunens Hemsida Överföring Till andra Myndigheter: Shs, filöver- Föring etc Beslut/skriv- elser till Berörda Dokument- hanteringssystem Ärendehanteringsystem För nämnd Elektroniskt arkiv

Visioner dokument och ärendehantering Ett sånt system för att söka och spara dokument som t ex kan se ut så här för i spara/sökagränssnittet:

Varför ska vi köpa Documentum Det bästa system enligt vår utvärdering ”Billigt” i förhållande till prestanda Det enda som klarar ”riktig” dokumenthantering Generellt system för flödeshantering Generellt system för mottagning av e-ansökningar Möjlighet att byta ut mindre verksamhetssystem Automatisk digital arkivering och gallring Manuell eller automatisk publicering

Visioner dokumenthantering Ett nytt sätt att hantera dokument innebär bl a: Dokumenten finns bara i en version Dokumenten hittas snabbare än idag Dokumenten sparas snabbare än idag Lagringsutrymmet på kommunens filservrar kommer inte att fortsätta att öka Det kommer att bli lättare och snabbare att publicera dokument på webben Lokalkostnaden för arkivering kommer att minska Gallringen kommer att underlättas Rutiner och beslut kommer att förbättras Bättre möjlighet följa lagar regler och förordningar Ger möjlighet att bli en transparent myndighet

Tidsplan 2007 2008 2009 2010 2011 2012 Office, e-post process, nämnd 2007 2008 2009 2010 2011 2012 Pilot Office, e-post process, nämnd Införande Införande dokumenthantering alla dokument Införande processorienterat arbetssätt Publicering på webb Integrationer mot verksamhetssystem Ta emot e-ansökningar Skanning av inkomande post Utbyte av verksamhetssystem Digital arkivering

Berörda grupper Nämndssekreterare/registratorer Handläggare med ärenden till nämnden Pilotgrupper Kontaktpersoner/eldsjälar Delprojektledare Delprojektdeltagare It-avdelningen Projektgruppen

Nyttovärdering

Budget

Delprojekt nämndsadminstration Deltagande kommuner Skellefteå Jönköping Norrköping Umeå Norsjö Lycksele

Projektorganisation Nämndsprojektet Teknikresurs Ärende- hanterings- Styrgrupp Projektgrupp Ärende- hanterings- grupp Referens- Teknikresurs Införande- projekt Nämnds- Kontakt-personer Pilot-grupper Del-projekt Projektägare Pilotgrupp Nämndsprojektet Projektorganisation

Målsättning Projektet ska leverera en modul för kommunal nämndsadministration i Documentum i enlighet med den funktionsbeskrivning som överlämnats till Acando. Projektets resultat ska uppfylla de krav som finns i dokumentet ” Skellefteå kommun Ärendehanteringsprocesserna - Underlag till kravspecifikation”. Projektgruppen och referenskommunerna ska vara nöjda med den modul för nämndsadministration som tagits fram.