FP7 INFO 24/ April. 24, 2009Research and Innovation Services

Forskningsservice för EU-finansierade projekt Margareta Ahlqwist Ludde Edgren Emilia Rung Pirjo Gustafson

Budgetar för ramprogram

EU projekt vid Göteborgs universitet

Strategiskt arbete med universitet i Sverige, Europa, Europeiska Kommissionen Handläggningsordning -Utformning av ansökan -Blanketter -Budget -Prefektintyg -Gavin Thomson ANSÖKAN Göra budget, korrekta formulär, prefektintyg Kontraktsför- handlingar -Budget -Arbetsprogram -Juridiska aspekter (konsortialavtal) FÖRHAND LINGAR Ny budget, underskrifter Underskrifter Genomgång av kontrakt Starta upp projektet -verksamhet -ekonomi KONTRAKT Konsortialavtal, underskrifter Hjälp med allt -löpande stöd -kontraktstolkningar -ekonomi -rapportering -kontakt med Bryssel -kontakt med koordinator -kontaktpunkt för partner -”efterarbete” PROJEKT Ekonomisk rapportering Rådgivning -Personlig -Webbinfo -E-postutskick -Seminarier -Databas över utlysningar = Research Research RÅDGIVNING Forskningsservice för prefekter, forskare, lärare och administratörer

Databas

FP7 projekttyper 1.Collaborative Projects (CP) 2.Network of Excellence (NoE) 3.Coordination and support action (CSA) 4.Marie Curie (MC) OBS! Olika Form C för olika projekt!

EC bidrag ProjekttypAktivitetOverheadEC bidrag Collaborative project and Network of Excellence Forskning Demonstration Andra aktiviteter (dissemination, coordination, intellectual properties, promotion) 60% 75% 50% 100% Coordination and Support Action Support (stöd)7%100% ERCForskning20%100% Marie CurieForskning10%100%

Overhead (Indirect costs)

Förändringar i terminologi FP6FP7 Financial GuidelinesFinancial Rules ContractGrant Agreement ContractorBeneficiary Audit CertificateCertificate on Financial Statement Necessary costsCosts used solely to achieve Project Objectives

Konsekvenser av förändringarna +- Kostnader för fast anställd personal är godkända Högre förskottbetalning och interim betalningar Förskottsbetalning + interim betalningar högst 85% Certificate of Financial Statement bara om EC bidraget överstiger Euro Budget kan omfördelas mellan olika aktiviteter och deltagare CSA overhead bara 7% FORCE (web based editor for Form C) Rapporteringstid 60 dagar

Vad kollar vi? Att kostnaderna för varje aktivitet i Financial Statement är berättigade till EC bidrag Att inga ej berättigade kostnader är med Transparens/spårbarhet Att regelverket har följts

Godkända kostnader faktiska projektets kostnader kostnaderna är från projektperioden (undantag: kostnaderna i samband med slutredovisningen) i enlighet med GU:s normala regler och praxis använt för att nå projektets resultat/mål bokförda är med i den totala budgeten

Ej godkända kostnader skatter och tullavgifter räntekostnader reservations för ev. kommande förluster eller kostnader valutadiffar kostnader för andra projekt skulder eller förseningsavgifter onödiga “lyx”-kostnader

Spårbarhet Financial Statement (Form C) Sammanställningar (uträkningsfil) Huvudbok Brygga måste finnas A A B B

Spårbarhet Arbetsledningsbeslut/Förordnande Tidrapporter Lönebetalningar

Regelverk Avtalet med EC (Grant Agreement) inkl. alla bilagor Ekonomihandboken Regler för upphandling

Viktiga interna dokument Prefektintyg Innan en ansökan skickas in ska prefekten godkänna projektet och de ekonomiska risker och det medfinansieringsbehov som projektet kan medföra för institutionen. Anhållan om förvaltning Ska skickas in så snart avtalet är underskrivet (blankett + kopia på avtalet + budget) Forskarintyg Alla som bidrar till EU-projektets resultat oavsett om lönen finansieras av EU- eller andra medel Arbetsledningsbeslut För samtliga som får sin lön helt eller delvis betald av EU-medel. Prefekt eller projektledare samt arbetstagaren ska skriva under beslutet innan arbetstagaren börjar arbeta inom projektet

Personalkostnader också fast anställd personal lön och sociala avgifter enligt GU:s normala regler (ex. sjukskrivning, föräldraledighet) bara de timmar som arbete för projektet utförts pålitlig tidredovisning om kostnader för teknisk/administrativ personal ingår i indirekta kostnader, de kan inte tas med som direkta kostnader

Konsult eller ”In-house consult” Som vanliga personalkostnader Som Subcontractor (underleverantör) (OBS! inga overhead) Som partner i projektet

Betalningarna En förskottsbetalning - till koordinator under 45 dagar efter det att avtalet har blivit giltigt (of the entry into force of the GA) - koordinator betalar till andra partners efter det att de skrivit under of Form A - om flera än 2 rapporteringsperioder: 160% av det genomsnittliga EC bidraget per rapporteringsperiod - 1 eller 2 rapporteringsperioder : % av det totala EC bidraget - 5% av det totala EC bidraget till en garantifond, som är en del av förskottsbetalningen - ränta för förskottsbetalningen dras av från det totala EC bidraget - förskottsbetalning kan inte vara över 90% av det totala EC bidraget Interim betalningar - motsvarar godkända kostnader för rapporterad period - förskottsbetalning + interim betalningar kan inte vara över 90% av det totala EC bidraget - koordinator får betalningen inom 105 dagar efter det att periodens rapport har lämnats in till EC Slutbetalning - efter godkändandet av slutrapporten - kvarstående 10% av det totala EC bidraget - garantifondspengarna (5%) betalas tillbaka I samband med slutbetalningen

Eurokurs Den dag då faktiska kostnader har utbetalts eller Första vardagen efter rapporteringsperiodens slut sek.en.html#4

Förberedelser för the Financial Statement under rapporteringsperioden Fyll i uträkningsfilen löpande! Förbered pärmen! Pärmförsättsblad: Göteborgs universitet, redovisnin av EU-projekt Projekt: Kontraktsnummer: Program: Projekttyp: GU koordinerar: Löptid: Ansvarig forskare: Ekonomiadministratör: Kontaktperson på Forskningsservice:

Pärmens innehåll (forts.) 1. Kontrakt med EU (Core contract) + information om projektets syfte/mål (kort sammanfattning) 2. Financial Statement (Form C) + uträkningar 3. Budget, kreditavier för betalningarna, ev. officiell korrespondens om t.ex. godkända kostnader 4. Resultaträkning 5. Transaktionslistor ( omkonteringar och korrigeringar: verifikationer och tydliga förklaringar 6. Leverantörsfakturakopior (exkl. resor) 7. Kundfakturor 8. Subcontracting 9. Personal (förordnande, arbetsledningsbeslut, tidredovisning, lönekostnadsdetaljer + ev. omkonteringar: verifikationer och förklaringar 10. Resor (fakturor, reseräkningar, a genda/program, inbjudan till konferens eller liknande underlag där ändamålet med resan framgår)

I rapporteringsperiodens slut Fyll i/komplettera uträkningsfilen Fyll i Financial Statement i FORCE Pärm till revisorn (Ernst & Young AB) för granskning om EC-bidraget överstiger Euro Underskrivet Form C samt ev. Certificate on the Financial Statement (CFS) till koordinatorn EC ska ha CFS och Form C inom 60 dagar efter redovisningsperiodens slut

Ekonomisk rapportering Faktiska kostnader redovisas i efterhand Rapportering sker alltid i euro! Lönedelarna (living-mobility, travel, career allowance: A-B-C) skall redovisas exakt! EU kräver att forskaren får sina schablonbelopp utbetalda till 100% och kontrollerar detta noggrant. Dvs en reglering måste senast göras i samband med slutredovisning. Övriga kostnader är takbelopp. Redovisas elektroniskt via SESAM:

Form C - Model of Financial Statement (to be filled in by each beneficiary ) Project nr212214Funding schemeCombination of CP and CPA Project AcronymCESSDA-PPP Period from01/01/2008Is this an adjustment to a previous statement?NO To31/12/2008 Legal NameUniversity of Gothenburg Organisation short NameUGOTBeneficiary nr18 Funding % for RTD activities (A)75%If flat rate for indirect costs, specify %60% 1- Declaration of eligible costs/lump sum/flate-rate/scale of unit (in €) Type of Activity RTD (A) Demonstration (B)Management (C)Support (D) TOTAL (A+B+C+D) Personnel costs 0 Subcontracting 0 Other direct costs 0 Indirect costs 0 Lump sums/flat-rate/scale of unit declared 0 Total00000 Maximum EC contribution Period 1 Requested EC contribution 2- Declaration of receipts Did you receive any financial transfers or contributions in kind, free of charge from third parties or did the project generate any income which could be considered a receipt according to Art.II.17 of the grant agreement ? No If yes, please mention the amount (in €) 3- Declaration of interest yielded by the pre-financing (to be completed only by the coordinator ) Did the pre-financing you received generate any interest according to Art. II.19 ?No If yes, please mention the amount (in €) 4. Certificate on the methodology Do you declare average personnel costs according to Art. II.14.1 ?No Is there a certificate on the methodology provided by an independent auditor and accepted by the Commission according to Art. II.4.4 ? No Name of the auditor Cost of the certificate (in €), if charged under this project 5- Certificate on the financial statements Is there a certificate on the financial statements provided by an independent auditor attached to this financial statement according to Art.II.4.4 ? No Name of the auditor Cost of the certificate (in €) 6- Beneficiary’s declaration on its honour We declare on our honour that: - the costs declared above are directly related to the resources used to attain the objectives of the project and fall within the definition of eligible costs specified in Articles II.14 and II.15 of the grant agreement, and, if relevant, Annex III and Article 7 (special clauses) of the grant agreement ; - the receipts declared above are the only financial transfers or contributions in kind, free of charge, from third parties and the only income generated by the project which could be considered as receipts according to Art. II.17 of the grant agreement ; - the interest declared above is the only interest yielded by the pre-financing which falls within the definition of Art. II.19 of the grant agreement ; - there is full supporting documentation to justify the information hereby declared. It will be made available at the request of the Commission and in the event of an audit by the Commission and/or by the Court of Auditors and/or their authorised representatives. Beneficiary’s StampName of the Person(s) Authorised to sign this Financial Statement Form C

Adressuppgifter till Ernst&Young AB

People - Marie Curie projekt inom alla vetenskapsområden Projekt för ökad mobilitet bland forskare (doktorander, post. doc, seniora forskare) Möjligt söka från alla fakulteter Forskare anställs från 3 månader – 3 år Projekttiden max. 4 år Nätverksprojekt och enskilda post.doc.-tjänster GU i dagsläget: FP6: 14 projekt, mellan 1-12 st Marie Curie - forskare i varje projekt. FP7: 9 godkända projekt hittills

Pengar för anställd forskare A-B-C = lön Pengar till ”host. organisation”, dvs inst. vid GU A B C Alla belopp A-B-C är inklusive sociala avgifter (LOP) och skatt! Institutionen måste betala det exakta beloppet enligt ”Marie Curie rates” eller mer.

Ersättning till anställd Marie Curie-forskare består av fyra olika delar, alla fastställs genom schablonbelopp av Europeiska Kommissionen. På samtliga lönedelar gäller (i dagsläget) vanlig svensk skattelagstiftning och ordinarie löneavgifterna (LOP) dras, inklusive semestertillägg. B Travel Allowance (ersättning för resor till och från hemlandet) Ersättning som baseras på avståndet till hemlandet. Betalas med den första lönen, om anställningen månader ges två resebidrag och den andra utbetalningen sker med lönen i den 13e månaden etc. lönekonto A Monthly Living Allowance (lön) Månadslön, beror på forskarens erfarenhet. lönekonto 4025 Mobility Allowance (utlandstillägg) Månadsvis ersättning för extra omkostnader som uppkommer vid utlandsvistelse, bidragets storlek beror på familjesituation. lönekonto D Career Exploratory Allowance (medel för karriärutveckling) Utbetalas i månad 13 som klumpsumma för de flesta MC forskare anställda längre än 12 månader. lönekonto Lön och lönetillägg

Löneberäkning

Avtal skrivs mellan GU och forskaren utifrån EUs löneschablonen (förbereds av forskningsservice). Alla belopp inkluderar LOP och skatter Agreement - avtal med forskaren

Ekonomisk rapportering Faktiska kostnader redovisas i efterhand Rapportering sker alltid i euro! Lönedelarna (living-mobility, travel, career allowance: A-B-C) skall redovisas exakt! EU kräver att forskaren får sina schablonbelopp utbetalda till 100% och kontrollerar detta noggrant. Dvs en reglering måste senast göras i samband med slutredovisning. Övriga kostnader är takbelopp. Redovisas elektroniskt via SESAM:

Projektstöd för FP7 /EU-finansiering/FP7/FP7_projektrutiner/