Att planera ett e-arkivprojekt 141114

De kommande två timmarna… Vad är ett projekt? Hur planerar vi ett e-arkivprojekt? Aktiviteter Roller Omfattning Tips, trix och anekdoter

Vad är ett projekt? En temporär organisation som skapas med syfte att leverera en eller flera delar enligt ett överenskommet mål. Introducerar en förändring Temporär – tydligt start och slut Tvärfunktionell – flera organisationer Unikt, engångskaraktär – olika team, olika kunder Innebär osäkerhet – risker, både möjligheter och hot Har en beställare Dedikerad separat organisation, egen budget Kraftsamlar mot ett gemensamt mål, levererar ett resultat Inte linjeverksamhet, inte business as usual Inte en repetitiv process

Projektmål och effektmål Projektmål – Projektledarens mål – mål med leveransen Vilket slutresultat skall projektet uppvisa? Funktion Egenskaper Kostnad Färdigtidpunkt Effektmål – Beställarens (produktägarens) mål – mål med affären Vilken effekt ska beställaren se vid mätning en tid efter projektets slut ? Marknadsandelar Kundnytta Lönsamhet Effektiviseringar

Vanliga svårigheter Brist på eller otydlig kommunikation Otydlig definition vad som egentligen är ett projekt Vanlig att projekt startas informellt av eldsjälar Otydlig beslutsordning, projektmodell saknas Vilket projekt som är viktigast beror på vem du frågar Lanseringsdatum/tid styr men inte alltid som budget och resurser finns säkrade Effekten av det man vill uppnå är inte tydlig för de som arbetar i projektet. Varför gör vi detta? Helheten saknas i projektets omfattning/leverans/påverkan

Generell modell för e-arkivprojekt Inventering & Analys 1. Konsensus 2. Starta 3. Realisera 4. Förvalta 5. Generell modell för e-arkivprojekt Inventering och Analys: Syftar till att få insikt var man befinner sig , vilken nytta och önskvärda effekter en investering av ett e-arkiv kan ge verksamheten. Syftar också till att värdera sin information och ta fram och förankra en målbild samt ramverk över verksamhetens behov av e-arkiv Konsensus: Vänder sig till de verksamheter som önskar ett e-arkiv över myndighetsgränserna. Säkerställer strategiska frågor som är förutsättningar för ett e-arkiv som ska nyttjas i och utanför sin egen myndighet. Starta: Syftar till att säkerställa verksamhetens funktionella, tekniska, juridiska och informationsmässiga krav. Realisera: Syftar till att förverkliga, realisera, validera och säkerställa verksamhetens behovsbild och förbereda inför förvaltning och fler anslutande system Förvalta: Syftar till att ge stöd och följa upp det löpande förvaltningsarbetet och initiera nya anslutningsprojekt till e-arkivet.

Checklistan – underlag för projektplanering I princip heltäckande stöd för projekt-planering Måste anpassas för er situation Behöver läsas med förnuft Kan kompletteras med andra modeller Någon som har några kommentarer? Använder ni den? Varför/Varför inte? Vad saknas i den, vilket stöd får man?

Förutsättningar Utgångsläget är 4-fältaren Vi hoppar in när projektdirektivet ska skrivas, dvs alla förberedande aktiviteter är genomförda: Behovsanalys och övergripande nulägesanalys Målbild, vision Målgruppsanalys Effektanalys Nyttokalkyl Övergripande finansieringsplan Samverkansutredning Kommunikationsplan

Projektdirektivet Direktivet Syftet med projektdirektivet är att vara underlag för att starta projektet och ange ramarna för förberedelse-arbetet Innehåller: Bakgrund och effektmål Beställarens krav och projektmål Resultat Tid Kostnad Prioritering Finansiering Viktigt! Avgränsa projektet Upphandla, implementera, ansluta piloter, informationsvärdera, gallringsutreda… Säkerställ resurser från samtliga delar (resurskontrakt) Glöm inte bort tidigare utfört arbete

Nästa steg Steget omfattar Projektplan inklusive aktivitets-, resurs- och tidplan GAP-analys – var måste insatser till? Prioriteringar Avgränsningar Pilot identifierad Samverkansmöjligheter Budget

Detaljerad nulägesanalys Omfattning Regler, riktlinjer och lagkrav Informationshantering i verksamheten Tekniska förutsättningar och krav Systemkartläggning Övriga verksamhetskrav och krav på behov av e-förvaltning Viktigt De som påverkas av er eller påverkar projektet bör ha en roll i projektet Planera för att röja eventuella hinder ur vägen Ta hjälp av den kompetens som behövs Håll hårt i avgränsningarna

Projektplan Omfattning Administrativ info Projektmål och avgränsningar Leveransprocess Organisation Tidplan och resursbehov Arbetsformer Risker/riskanalys Projektkalkyl Viktigt Projektledaren skriver planen Börja redan nu förbereda för leverans och överlämning till förvaltning Starka intressenter i styrgruppen (ställ krav) Var ÖVERTYDLIG med förväntningar på resurser

Vad är lätt att glömma bort? Förberedande arbete i verksamheterna och i verksamhetssystemen Vilken typ av ordning och kontroll finns i dag? Vilka förutsättningar har vi att realisera vår lösning? Vilka förutsättningar har vi att realisera önskade effekter och hur realiserar vi och mäter önskade effekter?

Projektorganisation Omfattning Styrgrupp Projektgrupp Referensgrupp Externa kontakter Viktigt Närvarande och engagerade styrgruppsmedlemmar (ställ krav) Resurskontrakt Använd resurserna väl… men ta lite gisslan… Undvik stolsvärmare

Prioritering och avgränsningar Omfattning Vad ska göras Vad ska inte göras Vad är viktigast Tid Kostnad Resultat Vilka får påverka och vilka får inte påverka Beroenden Viktigt Fokusera på det ni ska göra, inte på det ni inte ska göra Avgränsa inte bort ”verksamheten” Avgränsa inte bort förvaltningsläggning Ta inte över andras problem

Val av pilot Omfattning Testanslutningar Test av modeller och metoder Tester av produktens/lösningens lämplighet Att dra lärdom Att göra någon till hjälte Viktigt Var tydlig med vad piloten ska visa/testa! Fundera på vad ni ska göra om resultatet inte är som förväntat Piloterna ska vilja, kunna och få

Roller i projektet Omfattning av resurser från kärnverksamheten 5-6 st, arkivarie, IT-resurs, IT- strateg, IT-chef, jurist, projektledare/förstudieledare, beslutsfattare Projektledare/förstudieledare ca 80-100% av projekttiden Verksamhetsresurser ca 10-20% av projekttiden Arkivarie ca 20-25 % av projekttiden IT-resurs (internt, externt) ca 10-15 % av projekttiden Beslutsfattare, jurist och IT-strateg ca 5 % av projekttiden

Viktigt att tänka på Standardkriterier för projekt gäller även för e-arkivprojekt. Tonvikt dock på Uthållighet Förändringsledning Verksamhetskunskap E-arkivkunskap Förståelse för offentlighetslagstiftningen