4. Starta ett projekt

Ni har fått beskedet Vad gör man sen?

Först: Kolla ansökan

Viktigt att projektledningen vet vad som utlovats i ansökan

Börja med att läsa ansökan & kontraktet.....nogrant Vad har man lovat att g ö ra? Vilka effekter och resultat har man lovat att uppnå? Deltagare – målgrupp och antal Horisontella teman: jämställdhet, hållbarhet och mångfald Mervärde? European Added Value?

Kolla löften i ansökan Referens till fondens och programmets målsättningar Utlovade aktiviteter Utvärdering / följeforskning Spridning / dissemination Total budget och medfinasierings %

Handledningar & projekthjälpredor Ta fram alla handledningar, hjälpredor och rådgivningsblad från Tillväxtverkets och ESF Rådets websidor Det relevanta INTERREG kontoret och det relevanta Direktoratet på Europa Kommissionen

Startpunkten är Er projektansökan Ert kontrakt EUs regler Länsstyrelsens / ESF Rådets och / eller Kommissionens vägledning samt programdokumenten

Startpunkten: EU:s regler Vilken prioritering och åtgärd gäller för projketet Vilka speciella regler gäller för denna åtgärd? –Målgrupp? –Geografiska begränsningar? –SMFs, medelstora eller små företag? –Särskilda sektorer?

EU fondernas regler och krav

EU fondernas krav Ansökan är juridiskt bindande: Man måste göra just det som beskrivits i ansökan Inom den budget som angivits i ansökan Och producera de resultat som utlovats

EU projekt måste innehålla följande element förutom de utlovade aktiviteterna: synliggörande / publicering följeforskning / utvärdering spridning / dissemination dokumentation av alla faser i projektet rekvisitioner och delrapporter slutrapport och slutrekvisition egen revision (i större projekt)

EU fondernas villkor Projekt måste erbjuda mervärde / tilläggsvärde = inte ersätta nationella offentliga medel och EU:s intervention måste leda till fördelar som inte kan nås på annat sätt Projekt måste producera kvantifierbara resultat = resultaten måste mätas och verifieras

EU fondernas villkor All upphandling måste ske efter regler om offentlig upphandling eller på affärsmässiga grunder (särskilt viktigt när det gäller extern personal och tjänster) I projekt som erbjuder stöd åt företag måste reglerna om statsstöd följas...och man måste kunna visa hur detta gjorts

EU fondernas villkor Den ledande partnern bär 100% av det juridiska och ekonomiska ansvaret för projektet. Eventuella partners har inget ansvar gentimot svenska myndigheter eller EU Kommissionen

De ekonomiska villkoren EU bidrar bara till kostnader som är tillåtna enligt den relevant fondens regler Reglerna om vilka kostnader som är tillåtna (Sv: bidrags eller stödberättigande) varierar mycket mellan olika fonder Alla kostnader måste verfieras Medfinansieringen måste verifieras lika noga som de kostnader EU bidrar till Inklusive partners kostnader och medfinasiering Detta gäller också kostnader som inte bokförs hos projektägaren

EU fondernas villkor Om projektet misslyckas, reglerna inte följs, resultaten är avsevärt sämre än väntat, kostnader inte kan veriferias kan projektet avslutas av relevant myndighet delbetalningar vägras pengar tas tillbaka under pågående projekt av myndighet eller revisorer Pengar tas tillbaka många år efter projektets slut av revisorer

Villkoren för EU fonder EU-projekt revideras noggrannare än andra projekt och Strukturfondsprojekt särskilt noga och ofta

Revisorerna kontrollerar systemen i projektet De kollar inte bara finanserna utan att alla elementen i projektet genomförts korrekt Deltagare Aktiviteter...och att alla partners gjort de dom ska Ledning, kommunikation och kontroll

Revisorerna kontrollerar systemen i projektet Detta leder till extrema krav på dokumentation och arkivering Helt nya typer av dokument måste skapas T.ex bevis för hur statsstöds reglerna beaktats..hur partners kontrollerats Nya typer av policy dokument Detta tar tid. Underskattas ofta i ansökningar

Villkoren för EU fonder Allt detta betyder att projekt måste ledas och administreras mycket noga Och att förloppet måste styras och partners utbildas & kontrolleras Projektet måste inte bara ledas väl och styras noga, utan denna process måste också dokumenteras. Revisorer granskar lednings- och uppföljningssystemen i projekt

Planera projekt Det är viktigt att genomförandet planeras i detalj innan projektet körs igång Ansökan är inte tillräckligt detaljerad för att använda som projekt plan....och många ansökningar skrivna i hast är helt orealistiska

Planen är inte ett dokument utan flera Överblick / sammanfattning Tidsplan för aktiviterna Organisation Resurser Kommunikationsplan Budget Uppföljningsplan Riskbedömning Utvärderingsplan / plan för följeforskning Plan för spridning/dissemination

TEST Vad kollar revisorerna förutom räkenskaperna? Vem bär det juridiska och ekonomiska ansvaret för ett EU projekt? Vad är mervärde och tilläggsvärde? Ni upptäcker att ni behöver engagera en utomstående nerd för att göra projektets websida. Vad behöver ni göra mer än att hitta personen och engagera honom-henne?