Tävlingsarrangörsutbildning

Mål & Syfte Målet Syftet Målet är att utbilda tävlingsarrangörer Syftet är att skapa högre kvalité på alla svenska tävlingar

Tävlingsansökan Varför vill vi arrangera tävlingen? Att tänka på innan en tävlingsansökan lämnas in. Varför vill vi arrangera tävlingen? Sportsliga motiv: Det är bra för våra åkare eller vår klubb (distrikt/region/nation). Ekonomiska motiv: Vi kan tjäna pengar på tävlingen och kringarrangemang. Marknadsföringsmotiv: Vi vill visa upp att vi kan arrangera bra tävlingar (och på sikt kanske öka klubbens marknadsvärde). Andra motiv: Det är bra för klubbmedlemmarna att arbeta tillsammans. Finns det flera motiv?

Tävlingsansökan Har vi tillgång till en backe med rätt fallhöjd för den tävling som söks? (Se alltid aktuella tävlingsregler för nationella/internationella tävlingar) Är backen bokad hos anläggningen? Är backen homologiserad för kommande säsong? Har vi tävlingsledare? Har tävlingsledaren utbildning för sin uppgift? Har vi egen tidtagare med utrustning, eller måste vi hyra in? Har vi sjukvård? Läkare, pistörer? Fixar vi tävlingen själva eller ska vi söka samarrangemang med annan klubb, distrikt, gymnasium eller högskola.

Tävlingsansökan Har vi boende för de aktiva? Kan vi få fritt boende för TD/TK och eventuell tidtagare? Liftkort aktiva ? Pris? Liftkort funktionärer ? Fria eller kostnad? Liftkort utländska åkare ? Fria eller kostnad? Tänk igenom det tekniska materialbehovet; dator, skrivare, extra skärm till speakern, klockor, startgrind, fotoceller, handtidtagning, kablage för tidtagning, displayer, förstärkare och högtalare. Tänk igenom materialbehovet för tävlingsarenan; vikkäpp, borrmaskiner, skruvjärn, nät, madrasser,

Tävlingsansökan Tävlingsansökningar skickas in till distriktsskidförbund och Svenska Skidförbundet enligt nedanstående tabell. Tävlingstyp Ansökan senast till SDF till SSF Inlagt i Klubben Online FIS-tävlingar 15 januari (1 år före) 1 mars SM, ÄJSM, YJSM, USM, Veteran SM NAT-Cup A-finaler, LVC-final 1 april (1 år före) 15 april (1 år före) 1 maj Övriga nationella tävlingar och USM-kval och LVC-kval Enl resp SDF 1juni Övriga tävlingar 1 oktober

Organisation FIS TD/Nationell TD Tävlingsledare Banchef Föråkaransvarig Haschef Portdomarchef Starter Tidtagning Tävlingssekreterare Speaker Materialansvarig Funktionärsservice Prisansvarig Sjukvårdsansvarig

Tävlingsarrangemang Tävlingsprogram Sätt ett realistiskt tidsprogram, tänk igenom det noga. Fundera och gå igenom det en gång till – Tänk på allt Presentera hålltider på hemsidan före tävlingen Definitivt tidsprogram presenteras på lagledarmöte kvällen innan. Anslå programmet vid sekretariat, start och mål. Informera om ev. programändringar via speakern.

Tävlingsarrangemanget Lagledarmöten Lagledarmöten sker på tid och plats enligt inbjudan. Vid flerdagsarrangemang varje dag på kvällen innan tävling. Korta och koncisa möten – Var förberedd, använd checklista.

Tävlingsarrangemang Radiokommunikation Det är oerhört viktigt med väl fungerande kommunikation på tävling. Radiodisciplin är A och O, undvik onödigt snack i radion. Använd flera kanaler om ni har så att t.ex. start och mål och tävlingsorganisationen i backen kan använda varsin kanal. Om det är möjligt ska juryn ha en egen radiokanal att tala på.

Tävlingsarrangemang Reservplan Planera för dålig väder = Uppskjuten/Flyttad/Inställd tävling Transportalternativ om liften inte går Värmestuga att vänta i vid dåligt väder Aktiviteter Reservdag redan från början

Tävlingsarrangemang Bansättare Kontakta tänkta bansättare i förväg Andra nationers tränare vid FIS-tävlingar Gymnasietränare Klubbtränare Viktigt att de har erfarenhet från FIS-tävlingar

Tävlingsarrangemang Priser Prispengar Pokaler Materialpriser Medaljer och plaketter vid mästerskap och finaler

Tävlingsarrangemang Prisutdelning Direkt efter protesttidens utgång Snabba på för att hålla kvar alla En ”festlig” inramning Utlottningspriser Bra prisbord anpassat till målgruppen

Tävlingsarrangemang Startområde Startområdet skall vara väl avspärrat för att kunna ge alla åkare en yta där uppställningsplats för skidor och uppvärmning finns. Dessutom skall det finnas en ”större” ingång till ev. starttält där åkaren får eget utrymme. Ett starttält om 3 x 3 meter kan sättas upp där åkaren får ett eget utrymme samt där alla partners loggor kan att sitta. World Cup-stuk vore bra

Tävlingsarrangemang Målområde Målområdet skall vara anpassat efter varje gren och kontinuerligt prepareras. Det skall även finnas utrymme för publik, passeringsutrymme för klädtransporter. Displayer bör finnas väl synlig för åkare och publik. Officiell anslagstavla bör finnas i anslutning till målområdet.

Tävlingsarrangemang Avspärrningar/Säkerhet Tänk igenom var avspärrningar skall finnas Det är viktigt att anpassa nätuppsättningen till banan. Stäm av med TD, tävlingsledare eller banchef. Se till att fotoceller för mellantider och mål är väl skyddade med madrasser eller annat så att en åkare inte kan skada sig på dem. Start och Mål skall vara avspärrat så åkare har gott om egen plats. Sätt upp publiknät så att publik och åkare inte kan kollidera vid ett fall.

Tävlingssekretariat Tävlingssekreteraren är ansvarig för Det administrativa arbetet kring tävlingen. Inbjudan Hantera anmälningar, hämta från Klubben Online Förbereda för lottning. Ta emot officiella protester och lämna till juryn. Föra anteckningar vid lagledar- och jurymöten. Rapportera resultat till Klubben Online/FIS.

Tävlingssekretariat Mål Att upprätta ett sekretariat som ger god service till tävlingsorganisation, åkare, ledare och tränare.

Tävlingssekretariat Sekretariatet Vid flerdagsarrangemang kan man ha sekretariatet öppet på kvällen för utdelning av nummerlappar. Skall vara öppet i god tid före besiktning så att alla åkare kan hämta ut sin nummerlapp innan besiktning. Start- och resultatlistor skall finnas för åkare, ledare och tränare. Skilj på betalning- och nummerlappsköer.

Tävlingssekretariat Nummerlappar & Starlistan Nummerlappar Nummerlappar kan delas ut i samband med lottningen direkt efter lagledarmötet. Delar man ut nummerlappar på tävlingsdagen skall det göras i god tid. Startlistan Startlistan skall finnas uppsatt på anvisad plats direkt efter lottning. Startlista vid start och mål ska vara uppsatt i god tid före alla tävlande kommer. Tränare och ledare bör få start- och resultatlistor utan kostnad.

Tävlingssekretariat Rutiner Hämta anmälningar via Klubben Online Efteranmälningar enligt SSF/FIS regler

Tävlingssekretariat På plats Preliminärt resultat omedelbart efter sista åkare gått i mål (för respektive klass) Alla portdomarprotokoll måste kontrolleras. Diskningar snarast möjligt efter att sista åkare gått i mål (i respektive klass) Protesttid Börjar direkt när speakern kungjort om det är några diskningar eller inte. Protesttid 15 minuter efter det kungjorts och ev. diskningslista är uppsatt. Officiellt resultat Direkt efter det att protesttiden gått ut och TD godkänt det. På Internet Onlineresultat via internetuppkoppling från målhuset om det är möjligt. Officiellt resultat när resultatet sätts upp på plats via internetuppkoppling från målhuset.

Funktionärer Funktionärsansvarig Funktionärsschema med namn, telefon, email. Säkerställa Alla vet vad ”var och en gör” Säkerställa Samling på morgon och kväll Svara för information till alla funktionärer Samordning gällande funktionärer på plats

Utbildning Tävlingsledare skall ha gått tävlingsledarutbildningen Tidtagare skall ha gått utbildning i SSF Timing Tävlingssekreterare skall ha gått utbildning i Klubben Online

Teknik & Material Ansvariga för Säkerställa att anläggningen har nödvändig teknik Material till backen Data och Tidtagning Kommunikationsradio

Teknik Mål Målet är att ha en driftsäker teknisk miljö. Tidtagningssystem (SSF Timing) samt all utrustning skall vara väl testad.

Teknik SSF Timing Högtalare Kablage Kontrollerat att det fungerar på uppsatta maskiner Högtalare Vid kontroll ha bra högtalare både vid start, mellantid och mål. Kablage Kablaget skall vara kontrollerat och helt samt inte ”ligga i vägen”

Teknik Datorer Bra datorer som är testade flera dagar i förväg. Extra dator som backup. Kringutrustning Bra skrivare som kan skriva ut snabbt och många sidor. Extra bildskärm för speaker om man inte kör nätverk. Fax vid FIS-tävlingar för att faxa rapport/resultat till FIS. Internetanslutning Internetanslutning för att snabbt få ut resultatet Onlineresultat om man har bredband

Aktiviteter Mål Att skapa ett anpassat program av aktiviteter under och efter tävling i en bra mix. Målet är att med tävlingen som övergripande mål komplettera med roliga aktiviteter som dagarna/veckan minnesvärd.

Aktiviteter Fackelslalom på invigning Kort invigning Lottning med ”projektor” på kvällen Kamratmiddag och Disco Föredrag

Boende & Liftkort Mål Förhandla bra pris på boende Avtala paketpris som ger bra pris till alla som bokar Förhandla bra pris på boende Förhandla bra pris på liftkort

Tänkvärda tips inför tävlingsarrangemanget Ansvarsgrupper: Se alltid till att ha flera olika grupper som har olika ansvarsområden så inte tävlingsledaren skall bära hela ”lasset” själv. Funktionärer: Visa funktionärerna uppskattning, åk runt och bjud på varm dryck och något tilltugg. Se till att de har någonstans att värma sig en stund och få lite mat mellan åken eller efter tävlingen. Samla gärna alla funktionärer efter tävlingen för att tacka dem och kanske lotta ut någonting. Med små medel är det är mycket större chans att funktionärerna ställer upp en annan gång.

Tänkvärda tips inför tävlingsarrangemanget Hålla tider: Starttider skall alltid hållas och den oftast försenade prisutdelningen bör kunna genomföras ca 15 min efter det att sista åkare gått i mål. Lagledarmöte: mötet ska aldrig behöva ta mer än 15 minuter. Förbered och ha svar på alla frågor enligt FIS blankett, svenska versionen ”Tidsprogram för lagledarmöte”. Se SSF:s hemsida för arrangörer. Följer man detta formulär så skall det inte vara svårt att hålla tiderna som planerat. Glöm inte att även informera om hur ni löst sjukvårdsfrågan samt även säkerheten. Kom ihåg att informera om var den officiella anslagstavlan är där bl.a. diskningarna anslås.

Tänkvärda tips inför tävlingsarrangemanget Samlad information: Gör i ordning ett litet plastkort som kan hängas runt halsen. Där kan finnas uppgifter på olika hålltider, nödvändiga telefonnummer och annan information som kan vara bra att ha till hands. Detta kort kan t ex var anpassat till tävlande och/eller funktionärer. Avspärrning backe: gör inte avspärrningen för långt bort från banan, då blir det inte kul för publiken. Vid farttävling/träning skall endast aktiva och utsedda ledare få finnas inom det avspärrade området av säkerhetsskäl. Glöm inte att informera åkare om att vid fall i SG och DH får man ej resa sig och fortsätta ner utan man måste avbryta åket och åka åt sidan.

Tänkvärda tips inför tävlingsarrangemanget Nätning: kom ihåg att när ni sätter dubbla nät så måste avstånden mellan näten alltid vara mer än höjden av nätet för att det skall fungera tillfredsställande. Gul flagg: när gul flagga används skall den stå synligt på rätt ställe redan under besiktningen så att alla åkare kan se var de eventuellt kan bli stoppade. Bansättare: utse dessa före tävlingen, gärna från annan klubb. Saltning: vid vårsnö, var inte rädd att salta i god tid och flera gånger.

Tänkvärda tips inför tävlingsarrangemanget Sten i backen: ha en kolsyresläckare (brandsläckare) till hands och spruta på stenen/backen eller använd vatten och snö och därefter salt. Då får du ett underlag som gör att tävlingen kan fortsätta. Preparering av banan: bästa sättet att hålla banan i gott skick är med ”haspatruller”. Nummerlappsutdelning: ge gärna åkarna, om möjligt, en liten ”ankomstpåse” med nummerlapp, någon liten pryl och aktuell information.

Tänkvärda tips inför tävlingsarrangemanget Speaker/musik: tänk på att vi arrangerar tävlingar för ungdomar och att vi därmed skall anpassa oss efter deras tycke och smak. Detta innebär t ex att speakern har en betydelsefull roll, till viss del underhållande. Använd gärna två speakers och låt gärna en aktiv testa, många gånger gör de succé. Musiken skall vara anpassad efter ungdomarnas smak. Låna deras CD-skivor och spela högt.

Tänkvärda tips inför tävlingsarrangemanget Starten: ha alltid en gummerad platta eller liknande att sätta stavarna i vid startgrinden, så det inte blir två stora hål för stavarna. Gör en fålla där endast åkare som snart ska starta samt ev. ledare får vistas. ”Startrampen” skall vara anpassad så att åkaren varken glider bakåt eller framåt Startdomare: skall alltid vara placerad framför starten för att kunna sköta sitt jobb, inte bakom starten som oftast förekommer. Startkommando: SL: ”Färdiga! - Gå!" och i GS/SG/DH "10 sek.... 5, 4, 3, 2, 1, Gå!"

Tänkvärda tips inför tävlingsarrangemanget Tider/resultat: se till att resultattavla och display finns på en plats där åskådarna finns. Finns de officiella resultaten på arrangörens hemsida så snart tävlingen är slut eller senast samma kväll, nöjer sig ofta åkare/föräldrar med att titta där i stället för att få med sig resultat från backe. Kontakta en teleoperatör och hör om möjligheten att få resultat via SMS. Sista åkare: Bör alltid vara den som står som siste åkare i startlistan så att funktionärerna vet att inga fler åkare kommer. Viktigt när inte alla hör speakern.

Tänkvärda tips inför tävlingsarrangemanget Sponsorer/banderoller: Ett bra ställe att sätta upp klubbens sponsorer är snett framför åt sidorna vid starten, då många bilder tas där. Ett annat bra ställe är runt inhägnaden vid målet. Snickra till en stadig ram som är lämplig att sätta upp sponsorbanderollerna på, så det ser snyggt och prydligt ut. Målområde: inhägnaden längst ner runt målet där åkarna åker ut bör av säkerhetsskäl vara dubbelt nätad. Om eventuellt en åkare faller in i nätet och publiken står nära kan lätt någon skadas. Har man dubbla nät med 3-5 meters mellanrum undviker man detta. Besiktning av banan skall alltid ske även genom mål- och målområde. Även målområdet måste vara välpreparerat.

Tänkvärda tips inför tävlingsarrangemanget Målstolpar för fotoceller: Ska vara sågade vid samma höjd som underlaget så att stolpen går av om åkaren åker in i den. De ska också vara väl skyddade. Man kan t.ex. använda speciell skyddsmadrass som finns för målstolpar (kilformade). Backdrop/prispall: kom ihåg att plocka fram prispallen i tid. Bakom prispallen har man vid t ex motortävlingar/WC alpint en ställning som de största sponsorernas namn/logotyp finns på. Den kan säkert någon händig i klubben snickra ihop med enkla medel, som ger ett proffsigt och festligt intryck.

Tänkvärda tips inför tävlingsarrangemanget Priser: Det är viktigt med ett bra prisbord på tävlingar. Regler och rekommendationer finns i de alpina tävlingsreglerna. Se Tävlingsregler Alpint § 108. För vissa tävlingar som t.ex. mästerskap, finaler, FIS-tävlingar och Nationella Cupen styrs också prisbordet av arrangemangsanvisningar och avtal. Kvällsaktivitet: ett tips att anordna en festlig kväll kan vara att anordna lagtävlingar ute på snö eller inomhus av diverse slag. Är oftast mer uppskattat än disco och middag bland de yngre åkarna.

Tänkvärda tips inför tävlingsarrangemanget Boende: om möjligt ordna ett gemensamt boende för samtliga aktiva och ledare, detta uppskattas ofta. För långa tävlingsdagar: Planera tävlingarna så att de aktiva inte får onödigt långa dagar. Kör t.ex. färdigt en klass helt innan ni startar nästa. Ni kan också lägga ut tävlingen på flera dagar så att alla klasser inte tävlar samma dag.

Frågor

Lycka till i vinter med era tävlingar SLUT Lycka till i vinter med era tävlingar