Elektronisk inköps- och fakturahantering LUPIN Stormöte sept 2006 Elektronisk inköps- och fakturahantering LUPIN Lund University Purchase and INvoice management system www.eken.lu.se/org/efh/stormote0609.pdf Projektledare Agneta.Sjofors@eken.lu.se Vänta på att mötesinledaren presenterar dig: 12/9 HBG Rektor Anders hallgren 13/9 MED Lund Ekonom Jörgen Malmsten 14/9 N Dekanus Torbjörn von Schanz 14/9 S EHL (J) Dekanus Sune Sunesson (S), ev Alla T Malm (EHL) 15/9 GÄ Planeringschef Sten Wennerström 18/9 USV Planeringschef Sten Wennerström 19/9 KMT Kanslichef Ulf Nordström 19/9 MED Malmö Kanslichef Magnus Lundin 20/9 LTH Kanslichef P G Nilsson 21/9 HT Dekanus hist fil sekt Greger Andersson

Innehåll Bakgrund Behov till betalning Processen i Lupin Regler: inköp, delegation Tidplan Lär dig mer… Jag kommer först att ge en bakgrund till varför vi inför elektronisk inköps- och fakturahantering. Sedan visar jag den nya processen samt jämför den med hur vi gör idag. Därefter är det dags att ta en titt på hur det ser ut i Lupin. Efter det går jag igenom några regelverksfrågor följt av en genomgång av tidplanen inklusive information om vad ni behöver tänka igenom innan vi träffas igen. Allra sist info om ett e-learningverktyg för självstudier.

Bakgrund Bättre affärer (mer värde för pengarna!) Mer tid åt kärnverksamheten Ökad kvalitet Miljövinster Omvärldstryck

som ägs av Proceedo är en s k ASP: Application Service Provider Bakgrund Vi köper tjänsten av: som ägs av Proceedo är en s k ASP: Application Service Provider De sköter hårdvara, mjukvara, teknisk drift o underhåll, vidareutveckling/uppgraderingar (2 ggr per år) Skanning av pappersfakturor sköts av: Om någon frågar: Rekommenderade system för att köra Lupin. Mac OS X version 10.3 eller senare med Safari och för operativsystemet rekommenderad hårdvara Intel Pentium III 800 MHz minst 512 MB RAM Microsoft rekommenderade versioner av Internet Explorer på aktuell Windows-version Pappersfakturorna långtidsarkiveras på:

Andra Proceedokunder: Bakgrund Andra Proceedokunder: Mölndals Stad Norska Forsvaret Bland övriga Proceedokunder finns några kommuner, många tjänsteföretag och några enstaka tillverkande företag. Om någon frågar: Täby och Kungsbacka start våren 2006, utrullning pågår. Mölndals stad ht 2004. Manpower – bemanningsföretag Tele2 – telekomoperatör Schenker – transpoter samt logistik- o informationstjänster Landshypotek – bank- och försäkringstjänster till jord- och skogsbruksnäringen LRF – Lantbrukarnas riksförbund Swedish meats – kött, chark o färdigmat (Scan) Trygg Hansa – försäkringsbolag, ägs av Codan Codan - försäkringsbolag YLE – finsk radio o TV Lernia - tjänster inom bemanning, utbildning, rehabilitering och omställning Korsnäs – pappersförpackningar m m (förädling av nyfiber) Feelgood – företagshälsovård AstraZeneca (gula symbolen i nedre vänstra hörnet) Röda korset i Norge

Lunds universitets inköp 2005 Bakgrund Lunds universitets inköp 2005 8 400 leverantörer 1,5 miljarder kronor Låg avtalstrohet 400 ramavtal 130 000 fakturor (exklusive privatpersoner) Ramavtalsefterlevnaden???? Exempel att dra vid behov: Böcker-vetenskapliga: ”Prio Infocenter AB” ska i första hand användas för svensk och nordisk litteratur. ”Dawson Books” ska i första hand användas för övrig internationell litteratur. ”Adlibris AB” ska i första hand användas när snabba leveranser krävs Så här handlade vi av dem 2005: Prio 47 tkr/10 fakturor, Dawson 2,7 Mkr/965 fakturor och Adlibris 1,6 Mkr/1569 fakturor. Dustin AB – Har bara avtal med dem gällande nätverksprodukter och till det relaterade tjänster men där handlas troligtvis en massa annat av dem också – inom områden där vi har avtal med andra. 8,7 Mkr, 2251 fakturor. Handlas antagligen en hel del elektronikkomponenter från Clas Ohlsson och Kjell & Co – troligtvis mycket som vi egentligen borde ha köpt av Elfa. 1 Mkr/809 fakturor.

Antal fakturor per leverantör 2005 Bakgrund Antal fakturor per leverantör 2005 Andel leverantörer som skickade EN faktura år 2005 2 3 4 5-9 10-99 100-999 1000-6100 Nära hälften av våra leverantörer under 2005 fick vi bara en faktura ifrån. Ganska många två, något färre 3 respektive 4 fakturor: Mer än 75% av leverantörerna sådana som vi fick max 4 fakturor från. På nästa bild är dessa inte med.

Antal fakturor per leverantör 2005 Bakgrund Antal fakturor per leverantör 2005 - endast de som skickade fler än 4 fakturor VIA TRAVEL AB 6 066 BTI NORDIC AB 4 706 VWR INTERNATIONAL AB 3 706 TELIA SONERA SVERIGE AB 3 131 VODAFONE SVERIGE AB 2 853 TNT SVERIGE AB 2 706 SIGMA-ALDRICH SWEDEN AB 2 514 DUSTIN AB 2 251 REGIONSTYRELSEN REGION SKÅNE 2 010 AKADEMIBOKHANDELSGRUPPEN AB 1 936 KILLBERGS KONTORSVARUHUS AB 1 862 ADLIBRIS AB 1 569 FRANS SVANSTRÖM & CO AB 1 517 INVITROGEN AB 1 477 Här tittar vi endast på de leverantörer som vi under 2005 fick fler än 4 fakturor från. Längst till vänster har vi en tapel för den leverantör som skickade flest fakturor, sedan kommer den som skickade näst flest o s v. I de flesta andra organisationer så ser det inte ut så här – de har fler leverantörer som de handlar mycket av och färre som de handlar lite av En hel del av av inköpen kommer även fortsättningsvis att vara att vi bara någon enstaka gång handlar av leverantören. Men många av enstakafaktureleverantörerna är det i ”onödan”. Möbler, böcker och elektronik är först ut att ansluta för elektronisk handel. Via Travel håller på att byta ekonomisystem. 2 000 leverantörer (tot 8 400) 120 000 fakturor (tot 131 000) (exklusive privatpersoner)

Innehåll Bakgrund Behov till betalning Processen i Lupin Regler: inköp, delegation Tidplan Lär dig mer…

Från behov till betalning! Behov t betalning Elektronisk fakturahantering Elektroniskt inköp Behov Ej matchning/ ej order Granskning Attest Matchning mot order/ leveranskvittens Beställning: Katalog Extern webbutik Inköpsformulär Rekvisition Order Leveranskvittens Betalning Leverans Godkännande Matchning mot abonnemangs- avtal Abonnemangs- avtal Granskning = sakattest Attest = utbetalningsorder Automatisera så mycket som möjligt Arbeta med avvikelserna Successivt arbete att uppnå detta Kommunicera ut avtalen enklare Arne S: Stora förbättringen är att det stora flödet av inköp och fakturor blir bättre och att vi får en bättre kvalitet. Respons om någon berättar att de får bättre pris från en ramavtalsleverantör än vad som gäller enligt ramavtal: Det är OK med ensidiga erbjudanden, i den specifika affären, under avtalat pris (förutsatt att det sker inom ramen för avtalet (med garantier o s v)) men man får inte fråga/förhandla fram ett lägre pris. Vid ramavtal som kräver förnyad konkurrensutsättning måste samtliga leverantörer tillfrågas. I Lupin: Om elektroniskt inköp via formulär eller om inköp ”som idag” = inget problem. Om köp av vara som finns som artikel i vår katalog – om ej matchning pga fel pris = kommer i efterattestflödet. Eftersom lägre pris lätt OK:a där. Exakt hur det ska hanteras löser vi när det inträffar första gången… digital faktura elektronisk faktura Skanning pappers- faktura

Beställare/granskare Godkännare/attestant Behov t betalning Gamla flödet - manuell hantering Beställning Godkännande Order till leverantör Ankomst- registrering Sakattest Definitiv- registrering Utbetalnings- order Betalnings- godkännande Till betalning Nya flödet -manuellt inköp, elektronisk fakturahantering -elektronisk inköps- och fakturahantering Beställning Godkännande Order till leverantör Granskning o kontering Attest Till betalning Beställning o kontering Godkännande Order till leverantör Leverans- kvittens Faktura- matchning Till betalning Beställning i manuella flödet = att hitta leverantör/-er, jämföra priser, bestämma vad man vill köpa…. Kostnad per faktura. Jättesvårt att beräkna. Vi har gjort en del kartläggning hos oss plus jämfört med liknande i andra organisationer. Handlar om i storleksordningen 75-100 kr/faktura för fakturahanteringen i Orfi mot i storleksordningen 15-30 kr i Lupin. (Förutom det som syns i dessa skisser så försvinner mycket tid som har med post- och pappershanteringen att göra, inkl arkivering.) Administratörerna försvinner inte fysiskt, utan sitter inte i flödet längre utan ska arbeta med information och efterkontroll: hålla beställarna informerade om vad de behöver veta för att kunna kontera rätt, följa upp och hålla reda på projektredovisning osv. + kvar i Orfi: info kompl anl tillg, intrastatred, internfakt, kund, red Beställare/granskare Ekonomiadm på inst. Godkännare/attestant Automatiskt steg

Innehåll Bakgrund Behov till betalning Processen i Lupin Regler: inköp, delegation Tidplan Lär dig mer…

Hur fungerar Lupin? Processen i Lupin Välkomstsidan. Här kan vi skriva meddelanden till användarna. Finns knappar i vänsterkanten: Ny beställning om du ska beställa något, Godkänna beställning om du ska godkänna beställning osv. Längst ner kontaktuppgifter om du behöver hjälp.

Från behov till betalning! Processen i Lupin Elektroniskt inköp Behov Ej matchning/ ej order Granskning Attest Matchning mot order/ leveranskvittens Beställning: Katalog Extern webbutik Inköpsformulär Rekvisition Order Leveranskvittens Betalning Leverans Godkännande Matchning mot abonnemangs- avtal Abonnemangs- avtal digital faktura elektronisk faktura Skanning pappers- faktura

Beställning Processen i Lupin 2. God- kännande 3. Order till leverantör 4. Leverans- kvittens 5. Faktura- hantering 6. Betala Nu ska vi se hur det ser ut för dig som ska beställa.

Produktsökning - katalog Processen i Lupin 1. Beställning 2. God- kännande 3. Order till leverantör 4. Leverans- kvittens 5. Faktura- hantering 6. Betala Får lista med sökresultat. Kan klicka upp inforuta med mer info om artikeln. Kan om jag vill bläddra mig igenom listan i inforutan. Kan beställa både från listan och från inforutan. Det jag väljer lägger sig i min varukorg nederst. Där kan jag öka och minska antal samt ta bort. Slipper leta upp artikeln igen om jag kommer på att jag behöver flera av den – trycker bara på plus. Tummen upp i listan = artikel på ramavtal När nöjd med beställningen – tryck fortsätt

Underlag för beställning Processen i Lupin 1. Beställning 2. God- kännande 3. Order till leverantör 4. Leverans- kvittens 5. Faktura- hantering 6. Betala I nästa steg ska jag lämna eventuell kompletterande information till leverantören, t ex önskat leveransdatum. Här kan jag även skriva ett meddelande till den som ska godkänna, t ex motivering. För de allra flesta endast en leveransadress, men om jag har tillgång till flera så får jag välja vilken här. Sedan trycker jag på kontering. Fördefinierade leveransadresser

Underlag för beställning Processen i Lupin 1. Beställning 2. God- kännande 3. Order till leverantör 4. Leverans- kvittens 5. Faktura- hantering 6. Betala Lupin föreslår konto När du beställer artiklar ur kataloger så kommer Lupin att föreslå vilket konto som ska användas (m h a UNSPSC-kod). Du behöver bara kontrollera att det är korrekt. Om man bara har tillgång till ett kostnadsställe så kommer det att vara förifyllt. Sedan ska man välja verksamhetsgren och aktivitet. Här finns möjligheter i uppsättningen för varje institution att tex ordna så att de som handlar åt en forskargrupp i sin väljlista endast har sin grupps aktiviteter och slipper leta i hela institutionens aktivitetslista. Det kanske t o m är så att gruppen helt och hållet är bidragsfinansierad och då kan vi se till att även verksamhetsgrenen är förifylld. Konteringen plus beskrivningstext kommer du att se i t ex LUPP.

Godkänna beställning – i Lupin Processen i Lupin 1. Beställning 2. God- kännande 3. Order till leverantör 4. Leverans- kvittens 5. Faktura- hantering 6. Betala Nu är vi inne på den som ska godkänna inköpet. Här ser man vem som beställt, vad som beställts, pris osv och man kan även med ett klick få fram konteringen. Men det fina är att man istället kan godkänna i mail:

….eller direkt via e-post! Processen i Lupin 1. Beställning 2. God- kännande 3. Order till leverantör 4. Leverans- kvittens 5. Faktura- hantering 6. Betala När det finns en beställning som ska godkännas så går det ett mail till godkännaren. Godkännaren kan välja att godkänna beställningen direkt i mailet. Konteringen syns nederst i mailet! Om någon undrar: Konteringen: Fungerar även när flera konteringsrader. Kan vara en eller flera konteringsrader per produkt. Produktnamn visas alltid först på raden så det är lätt att se vilka konteringar som hör till vilken produkt. Om någon godkänner mycket och inte vill ha ett mail varenda gång så kan han/hon själv ändra så att det antingen kommer ett mail om dagen (ifall det lagts någon beställning den dagen) eller inte kommer något mail alls. I så fall kollar man själv dagligen i sin lista. Godkännandena görs i så fall alltid i Lupin.

Order till leverantör/-er Processen i Lupin Order till leverantör/-er 1. Beställning 2. God- kännande 3. Order till leverantör 4. Leverans- kvittens 5. Faktura- hantering 6. Betala Godkänd beställning går automatiskt vidare i Lupin Varje beställning genererar automatiskt en eller flera order till en eller flera leverantörer Behöver inte själv hålla reda på om det ska skickas order till en eller flera eller till vilka – det sköter Lupin.

Leveranskvittens Processen i Lupin 1. Beställning 2. God- kännande 3. Order till leverantör 4. Leverans- kvittens 5. Faktura- hantering 6. Betala När leveransen kommer så går beställaren, eller en godsmottagare, in i Lupin och kvitterar leveransen. Om endast en del kommit så anger man det. Om resten enligt besked från leverantören inte alls kan levereras så avslutar man ärendet.

Från behov till betalning! Processen i Lupin Elektronisk fakturahantering Behov Ej matchning/ ej order Granskning Attest Matchning mot order/ leveranskvittens Beställning: Katalog Extern webbutik Inköpsformulär Rekvisition Order Leveranskvittens Betalning Leverans Godkännande Matchning mot abonnemangs- avtal Abonnemangs- avtal Nu ska vi följa fakturornas väg in i Lupin och hur de hanteras där. digital faktura elektronisk faktura Skanning pappers- faktura

Pappersfakturornas väg innan du ser dem i Lupin Processen i Lupin 1. Beställning 2. God- kännande 3. Order till leverantör 4. Leverans- kvittens 5. Faktura- hantering 6. Betala Överföring till Lupin (digitala fakturan) till Svenskt Arkiv för arkivering (pappersfakturan) Postöppning Sortering Skanning Tolkning Validering Vi börjar med pappersfakturorna. I början kommer majoriteten av leverantörsfakturorna att komma som pappersfakturor men vi kommer hela tiden att arbeta på att få fler och fler leverantörer att skicka elektroniska fakturor. När vi är i full drift så kommer pappersfakturorna att skickas direkt från leverantörerna till skanningoperatören, troligtvis via en postbox i Lund. Ingen här på universitetet kommer att hantera dem. Men till dess att sista institution/enhet börjat använda Lupin så kommer fakturorna att anlända till institutionen precis som idag men direkt vid postöppningen samlar man ihop dem och lägger dem i ett kuvert som skickas till skanningoperatören. Hos iBusiness öppnas och sorteras posten. Fakturorna skannas och tolkas. Resultatet valideras både av maskin och människa innan de digitala fakturorna förs över till Lupin. Pappersfakturorna skickas till Svenskt Arkiv för arkivering.

Fakturahantering och betalning Processen i Lupin Fakturahantering och betalning 1. Beställning 2. God- kännande 3. Order till leverantör 4. Leverans- kvittens 5. Faktura- hantering 6. Betala Faktura matchas automatiskt mot godkänd beställning och utförd leveranskvittens Färdig faktura går till betalning i redovisningssystemet Order saknas = krävs efterattest De digitaliserade pappersfakturorna och olika typer av elektroniska fakturor kommer således till Lupin där de tas om hand: - Matchas automatiskt… o går till betalning Om det inte finns ett elektronisk inköp i botten, dvs elektronisk order saknas, så går fakturan ut på efterattest. Det ska vi titta på nu:

Efterattestflöde: Granska faktura Processen i Lupin Nu du som har beställt ”som idag”. Granskare – ditt namn stod som referens på fakturan eller det har någonstans funnits en kunskap om att du bör hantera den. Om prat om att vettig referens ofta saknas – chans få ordning på detta. Du får ett mail som berättar att det finns en faktura som du ska granska. När du tar fram den i Lupin så ser det ut som på bilden. Fakturabilden finns vid skannade fakturor. Klicka på den så blir den större. Kontera fakturan och när allt stämmer klicka i Acceptera fakturan och bekräfta genom att trycka på knappen OK. Det finns mer info om fakturan och dess historia i övriga flikar.

Efterattestflöde: i Lupin Attestera faktura Processen i Lupin Attestant – du står som ansvarig attestant för kostnadsstället eller aktiviteten som fakturan konterats på (kan finnas flera som ska attestera samma faktura), eller du har fått semesterdelegation från den som är ansvarig. Du får ett mail som berättar att det finns en faktura som du ska attestera. När du tar fram den i Lupin så ser det ut som på bilden. Kontrollera konteringen – korrigera vid behov. När allt stämmer klicka i Acceptera fakturan och bekräfta genom att trycka på knappen OK. Det finns mer info om fakturan och dess historia i övriga flikar (samma som vid granskning).

…eller direkt via e-post Processen i Lupin

Innehåll Bakgrund Behov till betalning Processen i Lupin Regler: inköp, delegation Tidplan Lär dig mer…

Regelverk Inköp – regler Inköp ska ske via ramavtal när sådant finns för önskad vara eller tjänst Om ramavtal ej finns = upphandling <300 tkr Direktupphandling >300 tkr Upphandling => kontakta institutionens inköpssamordnare Obs! Gränsen vid 300 tkr kan komma att ändras, liksom tröskelvärdet kan ändras. Info kommer att finnas på hemsida och i Lupin och/eller Academy. Anskaffningsbeslut: Krävs vid all upphandling utom vid anskaffning av produkter av ringa värde och inköp av löpande karaktär (bedömning utifrån respektive verksamhets karaktär), förutsatt att det sker inom ramar för delegation och inte annat beslutats av prefekt eller regleras av avtal. Dvs krävs inte anskaffningsbeslut för det individuella inköppet – finns ett generellt anskaffningsbeslut. Godkännande i Lupin = anskaffningsbeslut (???)

Inköp – vägledning/information Regelverk Ny hemsida är under utveckling Info kommer på Lupins välkomstsida! Under tiden: www.upphandling.lu.se portal.adm.lu.se Nyhetsbrev – anmäl dig under Inställningar Kort info om inköp/upphandling under Inköp

Ny delegationsordning för attesträttigheter Regelverk Ny delegationsordning för attesträttigheter Prefekten delegerar - får inte delegeras vidare Stående delegation till stf prefekt när prefekten inte är tillgänglig Rätt delegera till biträdande prefekt Delegation till annan kräver godkännande av kanslichef för berört område Annan: Verksamhetsledare med budgetansvar (kst eller aktivitet/-er) Annan med lämplig kompetens och ansvarsställning (t ex administrativt ansvarig) Ingen anställd får attestera för utgifter som berör personen själv (prefekts egna utlägg ska t ex attesteras på områdesnivån) Beslut om delegation ska revideras och uppdateras årligen Kopia på beslut ska skickas till Ekonomienheten Obs! Kallas inte längre teckna utbetalningsorder – har bytt benämning. Prefekten inte tillgänglig: semester, sjukdom, tjänsteresa

Ny attesthierarki Beloppsgränser i kombination med Regelverk Ny attesthierarki Beloppsgränser i kombination med kostnadsställe / aktivitet Möjligheter, exempel: Prefekten attesterar allt Biträdande prefekt/-er attesterar allt, prefekten attesterar biträdande prefekts inköp Avdelningsföreståndare attesterar på sina kostnadsställen – ev i kombination med att även prefekten attesterar allt över ett visst belopp Personer med verksamhetsansvar attesterar sina delar (aktivitet = även kostnadsställeansvarig måste attestera) Man kan inte attestera egna beställningar. Nu talar vi om vilka personer som är inblandade i de rosa/röda rutorna i bilden över behov till betalning. Stort ansvar godkänna inköp – bestämmer utfallet. Vara försiktig med att delegera alltför mycket. Rekommenderas att man börjar med restriktiv delegering av attesträtt. Ej lämpligt att personer som reser mycket attesterar.

Innehåll Bakgrund Behov till betalning Processen i Lupin Regler: inköp, delegation Tidplan Lär dig mer…

Tidplan för införande av Lupin FAS 1 Områdesvisa stormöten Vad: Allmän info, starta tankearbetet… Vem: alla berörda FAS 2 Institutionsbesök/uppsättning Vad: Inköp, attesthierarki,gruppstruktur… Vem: institutionsledningen FAS 3 Institutionsbesök/utbildning Vad: Utbildning Vem: alla som behöver utbildning, bestäms av institutionsledningen FAS 4 Utrullning efter hand under hösten 2006, ev även första kvartalet 2007 Institutionsbesöket i fas 2 ställs in om inte prefekten kan vara med. Och för att kunna föra ett bra samtal krävs att prefekten och helst även alla andra som deltar i institutionsbesöket har varit på ett stormöte.

Institutionsbesök/uppsättning (fas 2) Tidplan Institutionsbesök/uppsättning (fas 2) Institutionsledningen behöver vara förberedd på att prata om institutionens: Inköp Attesthierarki Gruppstruktur

Institutionsbesök/uppsättning (fas 2) Tidplan Institutionsbesök/uppsättning (fas 2) Inköp Samordna inköp eller ej? Olika för olika typer av inköp: kontorsmaterial? kemikalier? datorer och kringutrustning? resor? fika/dyl till möten? böcker? …? Attesterare bör inte vara inköpare

Institutionsbesök/uppsättning (fas 2) Tidplan Institutionsbesök/uppsättning (fas 2) Attesthierarki Olika aspekter att fundera på: ansvar närvaro antal personer per beställning/faktura semestervikarier man får ej godkänna egna inköp

Institutionsbesök/uppsättning (fas 2) Tidplan Institutionsbesök/uppsättning (fas 2) Gruppstruktur Lunds universitet Värden (aktiviteter, v-grenar….) kan tilldelas till grupper och individer mer eller mindre finfördelat. Uppsättning av grupper och vilka värden de ska tilldelas görs i samband med institutionsbesök 1. Område A Institution X Institution Y Avd 1 Avd 2 Grupp z Duktig, Bror Färdig, Klara Kula, Kalle Område B

Innehåll Bakgrund Behov till betalning Processen i Lupin Regler: inköp, delegation Tidplan Lär dig mer…

E-learning för anställda: Proceedo Academy Lär dig mer… E-learning för anställda: Proceedo Academy www.proceedo.net/academy 1. Vid login första gången: klicka här. Då får du upp en ruta: 2. Ange Företag: Lunds universitet, Kod: 5000 Fyll i användarinformation (t o m uppgift om e-post), bestäm användarnamn samt lösenord 3. Efter att du genomfört registreringen kan du använda ditt användarnamn och lösenord för att träna i Proceedo Academy Alternativ för Mac-användare: info kommer på http://www.eken.lu.se/org/efh/ 3 1 2

www.eken.lu.se www.eken.lu.se/org/efh/stormote0609.pdf Bilderna finns på Ekonomienhetens hemsida: www.eken.lu.se Längst ner på sidan: ”Elektronisk inköps- och fakturahantering (LUPIN)” www.eken.lu.se/org/efh/stormote0609.pdf Där finns även fler exempel på attesthierarkier samt på gruppstruktur m m.

Appendix

Attesthierarki, exempel A Attesthierarkier Attesthierarki, exempel A Kostnadsställehierarki Prefekt Åberg 0-999 Prefekten attesterar allt på institutionen.

Attesthierarki, exempel B Attesthierarkier Attesthierarki, exempel B Kostnadsställehierarki Prefekt Åberg 0-999 Avd f Widén 0-999 Avd f Widén 0-999 Avd f Sjösten 0-999 Avd f Sjösten 0-999 Avd f Hansson 0-999 Avd f Hansson 0-999 Prefekten attesterar för huvudkostnadsstället och avdelningsföreståndarna/motsv attesterar allt på sina respektive avdelningar.

Attesthierarki, exempel C Attesthierarkier Attesthierarki, exempel C Kostnadsställehierarki Prefekt Åberg 25-999 Avd f Widén 0-999 Avd f Sjösten 0-999 Avd f Hansson 0-999 Avdelningsföreståndarna/motsv attesterar allt på sina respektive avdelningar och om beloppet överstiger 25 tkr attesterar även prefekten.

Attesthierarki, exempel D Attesthierarkier Attesthierarki, exempel D Kostnadsställehierarki Prefekt Åberg 25-999 Adm chef Janson 0-999 Adm chef Janson 0-999 Administrativa chefen attesterar allt och om beloppet överstiger 25 tkr attesterar även prefekten.

Attesthierarki, exempel E Attesthierarkier Attesthierarki, exempel E Kostnadsställehierarki Prefekt Åberg 0-999 Avd f Widén 0-999 Avd f Sjösten 0-999 Avd f Hansson 0-999 Aktivitet 50002134001 Våld och genus del A Gr chef Lövborg 0-999 50002134002 Våld och genus del B Gr chef Lövborg 0-999 Prefekten attesterar för huvudkostnadsstället och avdelningsföreståndarna/motsv attesterar allt på sina respektive avdelningar (jfr B). Inköp i forskargruppen ”Våld och genus” ska dock först attesteras av forskargruppschefen innan det går för attest av avdelningsföreståndaren.

Gruppstruktur, exempel A Personer som beställer/godkänner för hela institutionen läggs under grupp 50002000(Etnologiska inst). Personer som beställer/godkänner för en avdelning läggs under den avdelningen, t ex 50002100(Etnologi). Varje avdelning tilldelas sitt kostnadsställe, alla verksamhetsgrenar och alla sina aktiviteter.

Gruppstruktur, exempel B Här har man på den ena avdelningen även lagt undergrupper för några forskningsgrupper. Personer som beställer/godkänner för endast en forskningsgrupp läggs under den gruppen, t ex 5000210002(Våld och genus). Forskningsgrupperna är helt och hållet bidragsfinansierade så de tilldelas inte alla verksamhetsgrenar utan endast 35 Forskning bidrag, och endast sina aktiviteter.

Ankomsthantering fakturor Processen i Lupin Makulera faktura Meddelande till leverantör Till: Order-matchnings-flöde Ej OK Ej OK Faktura Validera och addera info om lev. på faktura Hitta/skapa leverantör Kontrollera leverantör Validera och addera info på faktura Välj flöde OK OK OK OK Till: Abonne-mangsflöde Kontrollera leverantör Kontrollera faktura Ej OK Till: Efterattest-flöde Utred fel, hantera undantag Roll: P Kontrollera leverantör Roll: LA Kontrollera fakturan Roll: LH Roller LA Leverantörsansvarig LH Lupin Helpdesk P Proceedo Automatiskt processteg Manuellt processteg

Ordermatchningsflöde Matchning mot inköpsorder och leveranskvittens Processen i Lupin Ordermatchningsflöde Matchning mot inköpsorder och leveranskvittens Till: Kontroll av kontering och sänd faktura Matcha artiklar på faktura mot order Kontrollera leverans-kvittens Kontrollera villkor (priser) Kontera faktura Från: Ankomst-hanteringen OK OK OK Ej OK Ej OK Manuell matchning Roll: LH Avvakta leverans-kvittens Roll: B (LH) Roller LH Lupin Helpdesk B Beställare Automatiskt processteg Manuellt processteg

Efterattestflöde När referens till order eller abonnemang saknas Processen i Lupin Ej granskare Kontrollera granskare Kontrollera granskning Kontrollera attest Till: Kontroll av kontering och sänd faktura Från: Ankomst-hanteringen OK OK OK Ej OK Ej OK Ej OK Välj granskare, (förkontera) Roll: LH Granska, kontera Roll: G (LH) Attestera Roll: A (LH) Roller LH Lupin Helpdesk G Granskare A Attestant Automatiskt processteg Manuellt processteg

Kontroll av kontering och sändning av faktura Processen i Lupin Kontroll av kontering och sändning av faktura Från: Order-matchnings-flöde Från: Abonnemangs-flöde Kontrollera kontering Färdig- konterad e-Faktura Sänd faktura OK OK Export till Orfi Från: Efterattest-flöde Ej OK Kontrollera kontering Roll: LH Från: Kreditflöde Roller LH Lupin Helpdesk Automatiskt processteg Manuellt processteg