Maximo Användarmöte våren 2006 Utökad inköpsfunktionalitet I MXES Thommy Sjölander Gunnar Gustavsson Sven Öhman, Ahlsell 5 - 6 April, 2006

Agenda Ny / förbättrad funktionalitet Demo av arbetsflöden Summering AO - Skapa inköpsbehov från planeringsbild Kontrakt/avtal Inköp – IR / IO Fakturahantering E-handel Workflow Demo av arbetsflöden IO flöde med workflow: Kontrakt – Avrop – Inleverans – Fakturering E-handel: AO – katalogsökning – IR/IO – Inleverans - Faktura E-handel: Behovsanmälan – Katalogsökning Ahlsell – Skapa behov E-handel: RFQ – Utskick – Lev svarar – Skapa IO Summering Frågor från workshop med svar

Utökad inköpsfunktionalitet i MXES Arbetsorderhantering Bereda och planera alla behov Material Tjänster Verktyg Tjänstekatalog Söka material/tjänst i kataloger Skapa IR/IO för planerade tjänster tillsammans med direkt uttag material

Utökad inköpsfunktionalitet i MXES Kontraktshantering Kontraktstyper Masterkontrakt Inköpskontrakt Prisavtal Ramavtal Inköpsavtal Programvara licens Hyra och leasing Service och garanti Arbetskostnad Revisionshantering Godkännande och bevakning Betalningsplaner Kan skapa faktura – Payment on receipt / Self billing

Utökad inköpsfunktionalitet i MXES Inköp – Behovsanmälan, IR & IO Nya radtyper – standardtjänst, verktyg Hantering av varugrupper och varukoder (Commodity Codes) Söka material/tjänst i kataloger Betalnings- och andra villkor Leveransadress på radnivå Kontrakt och kontraktsrader kan nås direkt Godsmottagning i separat applikation

Utökad inköpsfunktionalitet i MXES Fakturahantering Leverantör kan bytas jämfört med IO Bättre möjlighet till Payment on receipt genom hantering via kontrakt E-faktura för e-handelsleverantörer E-faktura för övriga leverantörer

Utökad inköpsfunktionalitet i MXES E-handel Sökning i externa kataloger Leverera IO elektroniskt Direkt till leverantörs ordersystem Leverantör hämtar IO via meddelande i mail Leveransbekräftelse elektroniskt ASN elektroniskt Faktura elektroniskt Elektronisk offertförfrågan Leverantör meddelas via mail att förfrågan finns Leverantör besvarar förfrågan Leverantörssvar läses in i Maximo automatiskt

Utökad inköpsfunktionalitet i MXES Workflow och escalation För styrning av godkännande av AO IO skapas för såväl direkt material som för tjänster Finns avtal kan IO godkännas och skickas automatiskt Inköp – Behovsanmälan, IR & IO Styrning av godkännande och attest Multipla godkännande möjliga För styrning av faktura godkännande/attest Styrning och bevakning av fakturaprocessen Offertförfrågan Styrning och bevakning av förfråganprocessen

Utökad inköpsfunktionalitet i MXES Demo av arbetsflöden

Uppsummering - Utökad inköpsfunktionalitet i MXES Skapa och bereda AO Allt kan göras i en och samma applikation Rätt kostnad redan vid planering AO godkänns i Work Flow IO automatisering Då avtal finns skapas och skickas IO direkt, attestregler hanteras i Work Flow E-handel IO levereras i realtid till leverantören Orderbekräftelse går direkt in i Maximo ASN erhålles direkt då gods skeppas och används som inleverans vid godkännande av antal

Uppsummering - Utökad inköpsfunktionalitet i MXES Fakturahantering E-faktura, faktura huvud och rader går direkt in i Maximo. Endast avvikelser behöver hanteras manuellt Payment on receipt / self billing, faktura skapas automatiskt. E-faktura kan hanteras även för leverantörer som ej får IO elektroniskt SOX – Sarbanes & Oxely Regelverk för Ansvar – Befogenheter Maximo är utvecklat för att kunna hantera regelverket inom SOX

E-handel Uppsummering - Utökad inköpsfunktionalitet i MXES Hosted application (man köper tillgänglighet) Kostnad: 16.000 kr / månad för upp till 20 leverantörer Ytterligare leverantöre kostar 800 kr / månad E-RFQ prissätts separat baserat på volym/frekvens

Erbjudande Uppsummering - Utökad inköpsfunktionalitet i MXES 3 månader gratis (48.000 kr) Beslut om e-handel tas innan nästa Användarmöte (hösten 2006) Bindningstid minst 12 månader E-RFQ ingår ej

Frågor och svar från workshopen FRÅGA 1 Byte av leverantör på faktura. Hur hanteras detta rent transaktionsmässigt, inleveransen pekar ju mot en annan leverantör. Svar - Inleveranskostnaden bokas normalt på ett väntekonto som är gemensamt för alla leverantörer. Detta konto bokas därefter ner oavsett från vilken leverantör fakturan senare kommer. FRÅGA 2 Fakturaadress per IO-rad? Svar - Fakturaadress samt Leveransadress sätts upp i systeminställningarna för respektive site. På IO-raden refererar man till siten och då hämtas adresserna från angivna värden i systeminställningarna. FRÅGA 3 Hur går det att hantera rabatt trappor på inköpsorder? Svar – Detta hanteras via Prisavtal. På Prisavtalet anges separata rader för kvantiter och pris kopplat till rep. Kvantitet. T ex 10 st á 50 kr, 20 st `45 kr etc. Dessa priser används därefter då man skapar IO mot avtalet.

Frågor och svar från workshopen, forts FRÅGA 4 Hur hanteras satser med avseende på hantering av priser och saldo? Svar – Pris hanteras endast på satsnivå. Det innebär att om man lägger en ”satsartikel” på en inköpsorder så finns det bara pris på satsartikeln, inget separat pris för de ingående artiklarna. Saldomässigt hanteras satsartikeln som en separat artikel med eget saldo. Saldo för de ingående artiklarna in går ej respektive ingående artikels saldo.