Välkommen till Ateadagen 2007! Arkivering Jouko Luotomäki jkl@atea.com

Denna presentation kan innehålla konfidentiellt material och får inte delges tredje part utan Ateas medgivande

Agenda Definition av arkivering Vad krävs för att hantera stora mängder e-post? Användarnas behov Exempel på arkitekturer Plattformar och produkter på marknaden Hantering av säkerhet Kriterier för upphandling

Arkivering Hur identifierar man olika arkiveringstyper? Dokumenthantering EDMS (Electronic Data Management System) E-Arkiv ERMS (Electronic Records Management System) E-post, Filer & databaser Skiktad data Tillåter att dokument blir förändrade och/eller att förekomma i flera versioner Förhindrar att uppgifter förändras Data hanteras beroende på regel Kan tillåta att dokument raderas av dokument ägarna Förhindrar radering förutom under vissa strikt kontrollerade omständigheter Regler styr hur radering skall hanteras Kan ha viss bevarandetidskontroll Måste ha strikt bevarandetidskontroll Bevarandetidskontroll hanteras av regler Kan ha användarstyrd dokumentlagringsstruktur Måste ha strikt,administratörsstyrd dokumentlagringsstruktur Ingen struktur bara motor Primärt avsett för löpande dokumenthantering Primärt avsett för säker dokumentarkivering Primärt avsett för att hantera olika datalagrings skikt

Definitioner Säkerhetskopiering Arkivering Skapa en sekundär kopia för att återskapa information Öka tillgängligheten genom att möjliggöra återstart för en given tidpunkt Återskapa information som har relativt låg dataålder, dagar, veckor eller månader Återanvända media med viss frekvens Data på media ersätts av nya säkerhetskopior Säkerhetskopiering Skapa en primär kopia, (original) Kontrollera tillväxten och därigenom möjliggöra ännu snabbare återstart för en given tidpunkt För att söka eller komma åt information som har relativt hög dataålder, år eller årtionden Spara media för åtkomst av information Data på media används för bearbetning eller för att bemöta krav för olika regelverk Arkivering

Välj rätt lösning för ditt behov Gör rätt från början! Kontinuitetshantering = Kluster, replikering av data eller annan redundans av datalagring Katastrofhantering = Säkerhetskopiering Åtkomst av data = Arkivering

E-post arkivering Hur identifierar man olika arkiveringstyper? Dokumenthantering EDMS (Electronic Data Management System) E-Arkiv ERMS (Electronic Records Management System) E-post, Filer & databaser Skiktad data Tillåter att dokument blir förändrade och/eller att förekomma i flera versioner Förhindrar att uppgifter förändras Data hanteras beroende på regel Kan tillåta att dokument raderas av dokument ägarna Förhindrar radering förutom under vissa strikt kontrollerade omständigheter Regler styr hur radering skall hanteras Kan ha viss bevarandetidskontroll Måste ha strikt bevarandetidskontroll Bevarandetidskontroll hanteras av regler Kan ha användarstyrd dokumentlagringsstruktur Måste ha strikt,administratörsstyrd dokumentlagringsstruktur Ingen struktur bara motor Primärt avsett för löpande dokumenthantering Primärt avsett för säker dokumentarkivering Primärt avsett för att hantera olika datalagrings skikt

Drivande faktorer för e-post arkivering Drivs av ökande storlek & volym PST problematiken accelererar Lagar och förordningar, offentlighetsprincipen, sökbar information Användarna vill inte ha en begränsad inkorg Överlägset enkel återläsning för användaren själv Säkerhetskopieringen håller över en längre period utan att behöva byggas ut

Agenda Definition av arkivering Vad krävs för att hantera stora mängder e-post? Användarnas behov Exempel på arkitekturer Plattformar och produkter på marknaden Hantering av säkerhet Kriterier för upphandling

Hur man bör hantera en stor miljö Inaktivt data Aktivt Inaktivt data Aktivt data Datamängd 800 GB Data tillväxt År 1-9

Vinsten med skiktad datalagring Att ett företags data är viktigt vet alla, men alla tänker inte på att data kan ha olika värde Som en följd av detta hanteras ofta företagets data likvärdigt, oavsett om det är affärskritiskt eller inte Genom en skiktad datalagringsmodell uppnår man kontrollerad tillgänglighet

Skiktad datalagring Tier 1 Tier 2 Tier 3 Tier 4 Tier 5 Tier 8 Archiving Tier TAS Tier NAS High End Tier NAS Mid-Tier Tier 9 Backup DataCentre A DataCentre B DataCentre A DataCentre B DataCentre A/B DataCentre A DataCentre B DataCentre A DataCentre B DataCentre A/B DataCentre C + Offsite Low-end SATA 2-4 stop High-end Storage 0-2 Service stop/Year Multi redundant Mid-Tier Storage 2-4 Service stop/Year Redundant Archiving Plattform 0-2 Service stop/Year Mid-Tier NAS 2-4 stop High-end NAS Storage 0-2 Service stop/Year Multi redundant Virtual Tape

Skiktad Datalagring / Tiered Storage Tape Tier 9 Virtualtape Tier 8 Mid range / High End Replikerad / Speglad Data Tier 1 Tier 2 Fibre Channel Disk Tier 3 NAS Appliance / File Services Tier 4 ATA Disk Tier 5 iSCSI

Hur man bör hantera en stor miljö Status Funktion Nertid för funktion Återläsning av 800 GB verksamhets-kritisk data Återläsning av 8 TB icke verksamhets-kritisk data Dataförlust (4 h Cache) Nuläge E-post 24 h 15 h (800 GB, 1 x LTO-1) 20 h Målbild 4 h 3 h 80% ARKIVERING < 1 vecka 0 h Systemet är otillgängligt som sämst 39 h Måste byta ut säkerhetskopieringen imorgon Systemet är otillgängligt som sämst 7 h Kan behålla befintlig kopiering under längre tid

SLA över tiden När datamängden passerar den streckade linjen överskrids SLA Övre gräns för SLA

SLA över tiden Övre gräns för SLA Med hjälp av e-post arkivering får man automatisk rensning av inaktivt data och kan leva upp till SLA över en mkt längre period

Agenda Definition av arkivering Vad krävs för att hantera stora mängder e-post? Användarnas behov Exempel på arkitekturer Plattformar och produkter på marknaden Hantering av säkerhet Kriterier för upphandling

Bild från en typisk analys

Bild från en typisk analys

Bild från en typisk analys – VAD ÄR VAD? …och så finns det folk som undrar varför vi behöver e-post arkivering 2 900 000 filer (860 GB) 2 700 000 filer (780 GB) E-post Filserver Användarna gör inte fel Det här är användarnas behov

Användarnas behov En fil lagrad bland ett par miljoner andra filer försvinner lätt i mängden men med rätt metadata blir det information From: Stefan Pettersson Sent: 2007-10-22 To: jkl@atea.com Subject: e-post arkivering Hej! Bifogat finner du förfrågan, kalkyler, krav och specifikationer för ett arkiveringssystem. När du öppnar Excelfilen klicka först på flik1 och fyll i önskat antal vid gulmarkerade fält. Klicka sen på flik2 och se under summa vilket pris som gäller. Ha en bra dag! Mvh: Postiljonen Specification.pdf Förfrågan.doc Krav.xls E-post server

Användarnas behov y mm x mm

Användarnas behov Om du lagrar PST filer på din bärbara dator… 1 av 5 datorer råkar ut för hårddiskkrasch inom sin livstid 31% av alla PC användare har någon gång förlorat alla sina filer på grund av omständigheter de inte har kontroll över själva • 44% av all data som förloras beror på ett hårddiskfel eller en systemkrasch • 32% av all data som förloras beror på användarfel • 15% av alla bärbara datorer har hårdvaruproblem • 10% av alla bärbara datorer stjäls årligen http://www.folksam.se/foretag/6_2.html

Agenda Definition av arkivering Vad krävs för att hantera stora mängder e-post? Användarnas behov Exempel på arkitekturer Plattformar och produkter på marknaden Hantering av säkerhet Kriterier för upphandling

Principer vid arkivering 1) E-post på ingång 2) Journaling Utility levererar e-post till två destinationer 2a) Användarens e-post kommer fram som vanligt 2b) Dubblett av e-post för arkivering enligt företagets policy E-post server MS Exchange eller Domino Arkiv server

Principer vid arkivering To jkl@atea.com Subject e-mail arkivering Hej! Bifogat finner du förfrågan, kalkyler, krav och specifikationer för ett arkiveringssystem Attachments: To jkl@atea.com Subject e-mail arkivering Hej! Bifogat finner du förfrågan, kalkyler, krav och specifikationer för ett arkiveringssystem Attachments: Komprimering på Arkiv server E-post server MS Exchange eller Domino Arkiv server

Principer vid arkivering To jkl@atea.com Subject e-mail arkivering To jkl@atea.com Subject e-mail arkivering Hej! Bifogat finner du förfrågan, kalkyler, krav och specifikationer för ett arkiveringssystem Attachments: Hej! Bifogat finner du förfrågan, kalkyler, krav och specifikationer för ett arkiveringssystem Attachments: Här får vi genvägar… …och här frigörs utrymme Meddelande server MS Exchange eller Domino Arkiv server

Principer vid arkivering To jkl@atea.com Subject e-mail arkivering To jkl@atea.com Subject e-mail arkivering Hej! Bifogat finner du förfrågan, kalkyler, krav och specifikationer för ett arkiveringssystem Attachments: Hej! Bifogat finner du förfrågan, kalkyler, krav och specifikationer för ett arkiveringssystem Attachments: Ett typiskt värde är 60-80% av lagringsmängden som frigörs E-post server MS Exchange eller Domino Arkiv server

Exempel på arkitekturer Option för spårbarhet Option för PST migrering … ytterligare optioner Option för sökning Basfunktion för arkivering

Siffror ifrån verkligheten 82 % av det totala antalet filer är ”Arkiveringsbart” i genomsnitt

Siffror ifrån verkligheten 68 % av den totala mängden är ”Arkiveringsbart” i genomsnitt

En fil som inte har ändrats på 6 månader Arkiveringsprinciper filer En fil som inte har ändrats på 6 månader 1) Filen flyttas till annat lager 80% Inaktiv data 2) En genväg skapas för användaren Två olika sätt antingen får man ändra på filer eller också byta namn. Prata om ikonen och användarupplevelsen. Olika regler för olika filtyper. Användarna upplever det såhär.. Aktiv data 20%

Arkiveringsprinciper filer Högre tillgänglighet Lägre kostnader för säkerhetskopiering Bättre prestanda Snabbare återläsning Kontroll på tillväxt 1) Filen flyttas till annat lager 2) En genväg skapas för användaren Inaktiv data Prata om ikonen och användarupplevelsen. Aktiv data 100% 100%

Agenda Definition av arkivering Vad krävs för att hantera stora mängder e-post? Användarnas behov Exempel på arkitekturer Plattformar och produkter på marknaden Hantering av säkerhet Kriterier för upphandling

Tillverkare 2005 2005 startade mail & fil arkivering Enterprise Vault från KVS EmailXtender

Tillverkare 2006 2006 mer funktioner i produkterna Fler spelare ger sig in i matchen 36

Tillverkare 2007 Gjorda installationer hos våra kunder 2007 ännu mer funktioner Fler uppköp och sammanslagningar att förvänta PST stor drivande faktor

Exempel från CA: 1250 brevlådor

Agenda Definition av arkivering Vad krävs för att hantera stora mängder e-post? Användarnas behov Exempel på arkitekturer Plattformar och produkter på marknaden Hantering av säkerhet Kriterier för upphandling

Två viktiga saker att tänka på: Hantering av säkerhet Två viktiga saker att tänka på: Fysisk säkerhet på arkivmedia ”säker disk” eller ”öppen disk” Vilka krav kan ditt system motsvara och vilka vill du de ska motsvara?

e-post kan manipuleras Hantering av säkerhet För att uppfylla vissa krav från exempelvis SOX måste man arkivera på ”säker” disk E-post server MS Exchange eller Domino Arkivdisk Öppen e-post kan manipuleras Arkivdisk Säker Kan inte manipuleras

Hantering av säkerhet ITIL Information Technology Infrastructure Library Lanserades 1988-89 av Brittiska myndigheter. FINRA The Financial Industry Regulatory Authority Sammanslagning av regelverk från NASD & NYSE SOX Sarbanes Oxley Lag förslag ifrån 2002 utfärdat av Senator Paul Sarbanes & Kongressman Michael Oxley. Basel II Baselkommitténs nya regler Nya finans regler enligt kommissionens direktivförslag i EU-parlamentet 2006. Nya regelverk EU & Bransch specifika regler Tänkvärt med nya regler är migrering Om du ska uppfylla nedan kravlista från SOX behöver du komplettera med en eller flera optionsmodul(er) Section 404 Section 103(a) Section 801(a) Section 104(a) Section 501(a) Section 105(b) Section 301(4)

Agenda Definition av arkivering Vad krävs för att hantera stora mängder e-post? Användarnas behov Exempel på arkitekturer Plattformar och produkter på marknaden Hantering av säkerhet Kriterier för upphandling

Kriterier för upphandling Krav finns på att man kan svara upp mot lagar och regler Verksamheten kräver löften om servicenivåer avseende katastrofhantering Verksamheten tillåter inte PST filer Användare behöver utöka sina brevlådor i allt högre utsträckning Tillväxten blev högre än väntat, systemen är inte rätt dimensionerade

Kostnad, effekt och kontroll Minskade kostnader Mindre data att hantera -> Skjut upp investering i säkerhetskopiering Billigare lagring för passivt data Egen återläsning av enskilda brev utan inblandning av helpdesk Effekt Bättre prestanda på e-postsystemet -> Möjliggör ytterligare konsolidering/Skjut upp investering Kortare återställningstider -> Bättre SLA Högre produktivitet utan begränsade brevlådor Mindre data vid säkerhetskopiering -> Möjliggör diskbaserad kopiering Kontroll Full spårbarhet möjliggör uppfyllelse av lagar och regler Förhindra informationsförlust Tillväxten kan kontrolleras vilket annars bara kan konstateras

Ateas erbjudande Kommentarer till båda punkterna Atea har två erbjudanden som omfattar det som tidigare diskuterats i presentationen. För att gå vidare finns det en möjlighet att fördjupa diskussionen kring de delar som adresserar era utmaningar, där våra specialister kommer ut och genomför en övergripande workshop på en dag för endast 9.900:- 48 48

Atea Storage Solution Frågor?

Tack för er uppmärksamhet! jkl@atea.com 50