Linda Askenäs Linköpings universitet Ekonomiska Informationssystem Maskinperspektivet Linda Askenäs Linköpings universitet Ekonomiska Informationssystem

Agenda Affärssystem Kort introduktion till synsättet Aktivitetsplan Framgångsfaktorer Risker Fördjupning av synsättet Frågor

Affärssystem Används av flera företag och utvecklas för att täcka många företags behov Stora integrerade datasystem som är heltäckande för ett företags behov av informationsförsörjning Allmänna processer, adm. lösningar för ekonomi, redovisning, personal, produktion, logistik, service, konstruktion… Gemensam databas, data tillgänglig i realtid och likadan för alla

Maskinsynsättet Input Output SYSTEM Återkoppling Produktivare org. Kostnadsred. Högre kvalitet Nya processer Bättre erbjudanden Affärssystem ev också nya arbetssätt SYSTEM Mätning av effekterna

Systemet en maskin Affärssystemet är byte av bilmotorns elledningar. Viktigt att bestämma är vad som behöver el, vilken typ och om det standardkit som erbjuds passar direkt eller måste anpassas. Sedan görs en arbetsplan för hur vi ska byta elsystemet. Sist utvärderas bytet och vissa justeringar görs.

Aktivitetsplan Förstudie, strategi Projektplanering Val Anpassning Införande Efterstudie

Förstudie I Strategisk analys för verksamheten i 5-10 år framåt. Lednings ansvar att få fram en framtidsvision Ändrade förutsättningar, marknadsförändringar, kärnkompetens, effektivisering, produkter, verksamheten Definiera mätbara mål och nyckeltal.

Förstudie II Verksamhetsanalys, problem och styrkor Utgå från affärsidén, framtidsvisionen Analysera den operativa verksamheten Vilka processer är unika eller vitala för företaget, idag eller i morgon? Vad kan vi förändra direkt, vad behöver vi för systemstöd? Nytt systemstöd, affärssystem?

Projektplanering Projektstyrningsmodell Projektstart Projektplanering Projektgenomförande Projektavslut Kalkyl Avtal Utbildning och kompetensutveckling

Val I, Översiktligt Förutsättningsanalys, “knock-out”-faktorer Marknadsanalys Leverantörsbedömning Affärssystem? Offertbegäran, inte en gedigen kravspec. Översiktlig jämförelse Urval => 5-3 kandidater

Val II, detaljerat Demo, test, referenser Utvärdering, även anv.vänlighet, marknadsposition, pris, intryck. Preliminärval Förberedande förhandling Värdering Beslut, juridisk expertis=> ett affärssystem

Anpassning I, Logisk Utgå från kritiska faktorerna Demo/test Fördjupad jämförelse Grov anpassningsplan Slutförhandling Detaljerad anpassningsplanering

Anpassning II, Fysisk Uppbyggnad av tabeller Tester Egen utveckling Verksamhetsförändringar Gränssnitt till andra system Sammanställning

Införande I, Installation Teknisk samordning Leveranskontroll Driftsdokumentation Omläggning från gammalt till nytt system Idriftsättande av systemet

Införande II, Förankring Organisatorisk samordning Studiebesök hos referensföretag Användarhandböcker Informationsspridning och kompetensutveckling Aktivering av personalen

Efterstudie Av projektet, genomförandet bra? Av systemet, målen uppfyllda? Av förändringsprocessen, realiserad? Ett lärande för kommande projekt! Brandt, Carlsson och Nilsson (1998)

Framgångsfaktorer I Förmåga till särpräglad kompetens Vägval av lämpligt IT-system Täckningsgrad av verksamhetsområden Verksamhetsstrategi Systematik och inspiration Kravspecifikationens roll

Framgångsfaktorer II Leverantörens betydelse Förankring hos aktörerna Juridisk kompetens Situationsberoende lösningar (Nilsson, 2000)

Riskfaktorer I Organizational fit Failure to redesign business processes to fit the software Failure to follow an enterprise-wide design which supports data integration

Riskfaktorer II Skill mix Insufficient training and reskilling Insufficient internal expertise, use of consultants Lack of business analysts, both technical and business knowledge Failure to mix internal and external personnel Lack of ability to recruit and retain qualified ERP systems developers

Riskfaktorer III Management structure and strategy Lack of senior management support Lack of proper management structure, one central structure Lack of a champion, great project leader Ineffective communications

Riskfaktorer IV Software systems design Insufficient discipline and standardisation Lack of integration User involvement and training I Insufficient training of end-users Ineffective communications Inability to obtain full-time commitment of customers to project management and project activities

Riskfaktorer V User involvement and training II Technology planning Lack of full-time commitment Failure to emphasise reporting, including custom report development Technology planning Inability to avoid technological bottlenecks Attempting to build bridges to legacy applications (Summer, M., 2000)

Maskinsynsättet + -

Maskinsynsättet – metod analytiskt orsak-verkan samband finns en bästa lösning söker generella samband objektiv

Maskinsynsättet - perspektiv Processyn: Linjär Styrning: Instrumentell Affärssystem: Verktyg för verksamheten Resultat: Produktivare verksamhet Argument: Rationella/logiska Människor: Kuggar i systemet

Frågor att ställa i projektet Vilka är framgångsfaktorerna? Vilka risker upplever företaget med införandet? Hur väljer man ett affärssystem? Hur sker anpassningen? Hur förs affärssystem in? Förbättrad produktivitet?