Kravspecifikation och IT-upphandling Delkurs 1 Design av IT-system Anders Forsman Varför skriva kravspecifikation? Vem skriver kravspecifikationen? Hur gör man? Vad innehåller den?

Agenda Varför kravspecifikation? Av vem, för vem? Hur gör man Innehåll IT-upphandling Delkurs 1 Design av IT-system

Kravspecifikation Kontrakt Omfattar Kund  Leverantör Specificerar åtagande gentemot kunden (beställaren) Funktioner, pris, omfattning, m.m Kravspecifikation --------------------- -------------------- ------------------ --------------- ----------- -------- Ett kontrakt som upprättas mellan kund och leveratör Delkurs 1 Design av IT-system

Varför skriva kravspecifikation? Förstå uppgiften Bli överens Grund för tidsuppskattning Underlag för systemtest Förstå uppgiften Vad ska vi göra? Bli överens Beställaren/utvecklaren (leverantör Grund för tidsberäkning/planering/kostnadsuppskattning Jfr ’åtagandetriangeln’ (tid-pris-kvalitet) Offert och projektplanering Underlag för systemtest Vad ska systemet klara av? Kravspecifikationen är nog det absolut viktigaste dokument som tas fram under ett projekt, Eklund-Fernlund, sid 103 Brister i kravspecifikation leder ofta till att leverantören får alltför stort inflytande över upphandlingen. Risken är då att det system vi slutligen köper inte riktigt överensstämmer med verksamhetens krav. Om kraven inte är ordentligt beskrivna kan det dessutom leda till att vi inte kan återanvända befintliga system och databaser i den utsträckning vi planerat. Kanske bygger vi då också nya system helt i onödan. Att ta fram en kravspecifikation innebär att planera hur en affärsprocess ska förses med lämpligt datorstöd. Det betyder att man, med utgångspunkt från affärsprocessens aktuella krav, försöker avgöra vilka delar av befintliga system och databaser som kan återanvändas. För övriga delar specificerar man vad som behöver nyanskaffas i form av paket eller nyutveckling. Man kan se hela kravspecifikationsarbetet som en process – från utveckling av processer och informationsstrukturer till färdig kravspecifikation. Delkurs 1 Design av IT-system

Åtagandetriangel Funktion * Tre egenskaper relaterat till åtagande Tid Åtagande = Att lösa ett visst problem för en kund Funktion = vad som skall göras Tid = den tid som det skall ta Kostnad = vad det kostar ” Handlar om att leverera något (funktion) till ett förutbestämd tid (tid) till en specifik kostnad” Viktigt att inte fixera alla delarna, kan skapa problem senare, man får ingen frihetsgrad Tid Kostnad Delkurs 1 Design av IT-system

Vem tar fram en krav-specifikationen? Tre olika sätt: Av kunden Av leverantören Av Dialog mellan båda parter Kund (beställare & användare) expert på tillämpningsområdet Leverantör expert på fackområdet Kunden Ovanlig, kräver stor kunskap Budgivning… Krav ej förhandlingsbara Leverantören Standardprogramvaror Marknadsundersökningar får styra Dialog mellan båda parter Mest önskvärt = godkänt av båda parter Kraven kan ändras under arbetets gång Kundrepresentanter = användare & beställare Användaren: hur görs det idag, vad skall ändras Beställaren: beslutanderätt Delkurs 1 Design av IT-system

Hur gör man? ’Identifiera kunden’ Analys av existerande system/verksamhet Prata med användarna Hur ser omgivningen ut? Problembeskrivning Krav på olika nivåer Dokumentera Kunden delaktig ’Identifiera kunden’ = vem bestämmer, användarna eller ledningen. Vilka roller har man i projektet? Hitta rätt personer att fråga… (turistchefen) Analys av existerande (system) eller verksamhet (jfr Turistbyrån) Prata med användarna Hur ser omgivningen ut? (både nätverket och andra förutsättningar…) Problembeskrivning (vad skall lösas) Säger inget om HUR Krav på olika nivåer (detaljer, undvik bör/vill ha) Vad måste ingå Vad kan vänta till senare Vad vore ’trevligt’ att ha Dokumentera Kunden måste känna ansvar och delaktighet i framtagandet av kravspecifikationen! Delkurs 1 Design av IT-system

Vad innehåller en kravspecifikation? Detaljerad beskrivning av produkten Beställarens samtliga krav på produkten Beställarens övriga krav Överenskommelse om leverans Detaljerad beskrivning av produkten Beställarens samtliga krav på produkten Funktionella (vad ska programmet kunna göra) Icke-funktionella (utseende, prestanda, tillförlitlighet, säkerhet, antal samtidiga användare etc.) Allt skall finnas tydligt angivet – inget är underförstått Uppspaltat, helst numrerat, ej löpande text – det skall vara lätt att hitta ett visst krav… Ev. ändringshantering Beställarens övriga krav Avrapportering, arbetssätt, dokumentation, rättigheter, sekretess Överenskommelse om leverans Delkurs 1 Design av IT-system

Kostnadsuppskattning Vad blir kostnaden eller hur lång tid tar det? Svårt men viktigt! Delkurs 1 Design av IT-system

Innehåll (Kravspecifikation) Avsikt med IT-systemet Beskrivning av IT-systemet Funktioner för IT-systemet Generella egenskaper Funktioners egenskaper ”Manuella” egenskaper Dokumentation Utbildning Delkurs 1 Design av IT-system

Livscykelmodellen Systemutveckling Systemering FA Analys Design Implemen- tering Förvaltning/ Drift Av- veckling Krav- specifikation Färdigt IS Står för ca 80% Av kostnader och Tid ! Realiserbart IS Delkurs 1 Design av IT-system

Vad menas med IT-upphandling Att upphandla ett IT-system Fokus på: Fallgropar Upplägg Delkurs 1 Design av IT-system

Fallgropar (IT-upphandling) Otydlig rollfördelning Avsaknad av kompetens (affärsledning) Underbemanning (affärsledning) Otydligt avtal Otydlig kravspec Delkurs 1 Design av IT-system

Fler fallgropar ….. Oförankrade utfästelser Felaktig bemmaning Kunskap om projektarbete låg/saknas Bristfällig projektledning Dålig projektuppföljning Åtgärder vidtas ej direkt Upplevelse av tidspress Delkurs 1 Design av IT-system

Upplägg för IT-upphandling 1. Analysera 2. Avgränsa 3. Avtala Delkurs 1 Design av IT-system

Sammanfattning Följande har behandlats: Kravspecifikation IT-upphandling Delkurs 1 Design av IT-system