Stellan Larsson Mališa Kukulović tf avdelningschef och ledningskonsult Välkomna till en presentation om EGA – En God Arbetsplats förbättrad datormiljö för ännu fler Stellan Larsson tf avdelningschef och ledningskonsult Konsult och Service Mališa Kukulović projektledare och IT-konsult E-post: Stellan.Larsson@ldc.lu.se Malisa.Kukulovic@ldc.lu.se Min bakgrund är att jag kommer från Sydkraft där jag var VD för EllipsData under ca tio år för att sedan bli IT-chef för koncernen. Från 2001 är jag egen konsult inom affärsutveckling och ledning av IT. Som sådan arbetar jag med strategiska frågor men jag går även in som tillfällig VD eller chef som jag gjort i detta fall på Konsult och Service inom LDC. Min kunskap om verksamheten vid Lunds universitet har jag framförallt skaffat som projektledare för nya ORFI. Som chef för Konsult och Service har jag också blivit djupt inblandad i EGA projektet. Jag har haft tillfälle att både delta och studera liknande projekt hos andra verksamheter och se vilken effekt de får på kostnadsbilden för IT. Man blir därför mycket besviken när en artikel som den följande dyker upp.

Till din tjänst 45 medarbetare som kan Bakgrund – om LDC Till din tjänst 45 medarbetare som kan Helpdesk EGA Konsult på plats Serviceavtal Datorhotell Webbhotell Backup Programförmedling Utbildning Systemutveckling Datorsäkerhet - brandväggar Nättjänster

Tidningsrubriker Vilseledande! För det första är den första är den vilseledande eftersom den är ensidig och bara belyser kostnadssidan av projektet. För det andra så handskar den väldigt ovarsamt med sanningar. Tex nämns siffran 3,5 Mkr men den siffran är inklusive moms som i detta fall inte är en kostnad för universitetet. Jag kommer att uppehålla mig mycket vid begreppet TCO som Gartner Group fokuserat och skapat en modell kring. Genom att se på de totala kostnaderna för IT-miljön kan man också se den potential och den hävstång som finns i projekt typ EGA. Vilseledande!

Ser du de dolda kostnaderna? Vanligtvis så ser man bara investeringen i hårdvara och mjukvara i IT-investeringar. Jag har ett nyckeltal för systemutvecklingsprojekt som säger att utvecklingskostnaden kommer att omsättas tre gånger under systemets livslängd. Således ett systemutvecklingsprojekt, som kostar ca 10 Mkr att utveckla kommer sedan i sin fortsatta förvaltning att kosta ca 30 Mkr. När det gäller IT-infrastruktur är investeringarna i hårdvara och mjukvara de små kostnaderna.

TCO-modellen från Gartner Kostnader Förklaring Direkta kostnader Hårdvara och mjukvara Kapitalkostnaden för servrar, arbetsstationer och licenser. Drift, underhåll och användarsupport Direkta kostnaden för löner och konsulter som IT-avdelningen har för att förvalta IT-miljön. Administration Administrativa kostnader inom IT-avdelningen som utbildningskostnader (användare och IT-personal) samt kostnader för IT-chefen. Slutanvändarkostnader Indirekta kostnader som användaren har som support mellan användare, utbildning samt självlärande. Driftsavbrott, stillestånd Kostnader som genereras då IT-stödet är otillgängligt.

Fördelning enligt Gartner Direkta kostnader Per år Kapitalkostnader 19 % Ca 15.000 Administration 14 % Ca 11.000 Support och helpdesk 10 % Ca 7.850 Systemutveckling 2,5 % Ca 1.900 Kommunikation 2.5 % Indirekta kostnader Användare 38 % Ca 30.000 Driftsavbrott (stillestånd) Lägger man samman summorna så blir det ca 78.000 per år. Siffran är inte så exakt utan den har översatts från dollar och motsvara 10.000 dollar i den tidens värde. Enligt denna modellen är de största kostnaderna de dolda kostnaderna. Så är det inte alltdi Ca 20 procent är kapitalkostnader Ca 50 procent är indirekta kostnader

Uppgifter från Luleå universitet Kostnadstyp Kostnader per klient och år Direkta kostnader 61 431 kr Indirekta kostnader 23 626 kr Totalt 85 057 kr Ca 1500 Anställda 7800 Studenter 4000 Klienter 300 servers Kostnadstyp Kostnader per anv. och år Direkta kostnader 25 207 kr Indirekta kostnader 9 694 kr Totalt 34 901 kr I en färsk rapport från Luleå universitet har man försökt uppskatta TCO för deras IT-infrastruktur. ”Värdet indikerar en hög TCO kostnad per klient mycket baserad på universitetets splittrade miljöer med stora skillnader i hantering av daglig drift. I jämförelse med andra organisationer så är universitetets TCO per klient hög”

Uppgifter från Luleå universitet Kostnadstyp Totala kostnader Direkta kostnader 234 422 046 kr Indirekta kostnader 90 157 234 kr Totalt 324 579 280 kr Simulering mot ”best practice” visar på en besparingspotential per år på 23,5 Mkr eller ca 7,2 %

Evolution – av Alf Henriksson Det mesta är strunt för det mesta Det mesta är inget att ha Visst vore det bra om det bästa blev bättre så det blev bra

Bakgrund – projektet EGA Varje enhet drev sin egen IT-miljö Stora olikheter Operativsystem Programvaror Funktioner, rutiner & användning Dubbelarbete Dålig kommunikation mellan enheter/avdelningar Minimalt kompetensutbyte (kunskap/erfarenheter)

EGA: Allmän beskrivning 1 Att för användaren skapa trygghet i det dagliga arbetet! Enhetlig miljö & centralisering Användbar Enkel Stabilt Säkert Stödjande Snabbt Spännande

EGA: Allmän beskrivning 2 För att få fart från första början (och hålla tidsplanen) arbetades det parallellt och LDC tog in expert hjälp från Lutteman Consulting: AD, server och infrastruktur ”Allt till ett” Utrullning Paketering av applikationer Utveckling av klient Milestone 1 Uppbyggnad Milestone 2 Integration Milestone 3 Utrullning

EGA: Allmän beskrivning 3 Fas I Start 2003-08-04  Klart 2003-11-01 Drygt 100 användare Fas II Start 2004-03-01  Klart 2004-10-01 Ca 300 – 500 användare Förstudie Fas 1 Fas 3 Utvärdering Fas 2+ Fas 2 jun  aug, sep  dec, jan  mar, apr  okt, 2003 2004 2005 Idag

EGA: Allmän beskrivning 4 Standardiserad Hårdvara Mjukvara Standardiserad mjukvara oberoende av hårdvara Minimalt underhåll Snabba automatiska installationer Snabba automatiska uppdateringar Kort utvecklingstid Max 3 månader för fas I Kompetensförstärkning

EGA: Teknisk beskrivning 1 Certifierad hårdvara Central lagring & styrning Alla dokument och inställningar lagras i nätverket Favoriter och inställningar Genvägar till centrala lagringsplatser ”Mina Dokument” kopplad till hemmakatalog Flerspråkig (MUI) Svenska, Engelska, Tyska, Franska, Spanska

EGA: Teknisk beskrivning 2 Bas programutbud SP1 Typsnitt (LU standard) Tillval

EGA: Teknisk beskrivning 3 Som grundförutsättning byggdes en ny servermiljö i befintlig infrastruktur: Enhetlig iPlanet / Administrerbar AD och LDAP Säker Windows Update Software Update Services Systems Management Server Symantec AntiVirus Övervakad 2005

EGA: Teknisk beskrivning 4 Användarens data kopieras innan den nya arbetsplatsen installeras: PC Grundinstallation Boot via nät eller CD Installation OS, SP, QFE AntiVirus Basprogramvara (Campus Agreement) Uppdatering SUS Processen sker: Över nätverket Är Automatisk Administrerad via AD RIS DHCP F12 OS Apps Drivers Scripts HotFix

EGA: Erfarenheter Fakta Mycket nöjda användare! (Mera utbildning i Outlook 2003) Lågt supportbehov! Inga virus, maskar eller ohyra!!! Lite mjukvaruproblem! Vid hårdvarufel – kort åtgärdstid (Döda moderkort/disk) Standardiserad hård- och mjukvara 16 certifierade modeller Identisk mjukvara oavsett hårdvara Snabba automatiska installationer Effektiv tid ca 15 – 20 min / PC Utvecklingstid 2 ¾ månad Kompetensförstärkning Utbildning av LDC:s personal Framtidssäker

Supportorganisation LDC HelpDesk Client Team Server Team Partners http://ega.ldc.lu.se/

EGA: Sammanfattning

Vad finns och vad blir nästa steg Projektets resultat klart att användas brett inom LU Utrustning med kapacitet att mångdubbla antalet EGA-arbetsplatser De flesta programvarorna är ”förpackade” på den centrala servern och klara att ”tryckas ut” Det finns upparbetade rutiner för snabb distribution av uppdateringar Avtal med leverantörer av certifierad hårdvara Bred kunskap inom LDC Erfarenhet från driftsättning av ca 400 arbetsplatser Erfarenhet från omläggning från lokala servrar till centrala servrar IT-enheten som garant för fortsatt utveckling av konceptet Under upparbetade rutiner tar jag exemplet med SP2 som vi nu trycker ut på tre dagar.

Passar konceptet alla arbetsplatser Ja – men kostnaden blir lägre om man tar en hel grupp av arbetsplatser Surfa gärna in på http://ega.ldc.lu.se

Frågestund

Tack för visat intresse! Besök oss gärna i vår monter på mässan! Stellan Larsson Mališa Kukulović