Skicka Svefaktura till Stockholms stad Utförarmöte 2014-02-21

Svefaktura Standard för e-faktura Riktmärke för anslutning: ca 100 fakturor per år

Anslutningsprocessen VAN-tjänst Återkoppling Test via mail Ev. ny test Återkoppling Test via VAN-tjänst Ev. ny test Genomgång kundregister Kan tyckas vara omständlig process, men den sparar tid när vi väl går i drift eftersom vi minimerar behovet av underhåll när vi gått i drift Tex info som saknas på fakturorna, fel referenser, fakturor som skickas till fel förvaltning,etc Överens-kommelse Drift

Innan start – se över sekretessbelagd information på fakturorna BeslutsID eller kodade personuppgifter Födelseår (2 pos) Födelsemånad (2 pos) Förnamn (2 första bokstäverna) Efternamn* (2 första bokstäverna) * Med efternamn avses släktnamn inte eventuellt mellannamn Exempel: Jan Karlsson född 1949 i maj kodas: 4905jaka, Ing-Britt Wallin Andersson född 1960 i september kodas 6009inan För fakturor som grundar sig på ett beslut om insats och som finns registrerat i Paraplysystemet ska leverantören uppge BeslutsID. Varje insats som beslutas får ett BeslutsID i Paraplysystemet. Beslutet kan avse mer än en person inom samma familj men avser oftast en person. BeslutsID är ett begrepp som är synligt för beställaren och de utförare med tillgång till Parasol. BeslutsID är sökbart i Paraplyet. Befintliga gällande avtal med leverantörer ska uppdateras med information om vad som ska stå på fakturor och fakturabilagor. Har förvaltningen inte uppdaterat befintliga avtal med respektive leverantör ska sekretessfakturor inte skickas för skanning utan hanteras manuellt enligt de rutiner serviceförvaltningen tagit fram. För varje nytt avtal skall det alltid framgå att fakturorna ska kodas samt skickas till förvaltningens fakturaadress hos BGC för skanning. Ändring av adress och avtal ska genomföras omgående. Om sekretesskodning Födelseår (2 pos) Födelsemånad (2 pos) Förnamn (2 första bokstäverna) Efternamn* (2 första bokstäverna) * Med efternamn avses släktnamn inte eventuellt mellannamn Exempel: Jan Karlsson född 1949 i maj kodas: 4905jaka, Ing-Britt Wallin Andersson född 1960 i september kodas 6009inan Koden blir inte unik. Två personer kan ha samma kod, men sannolikheten att två personer, som är föremål för en viss åtgärd, ska ha samma kod är mycket liten. Skulle ändå två personer förekomma som har samma namn och har samma födelsedata läggs ett numeriskt löpnummer om maximalt 4 positioner till.

Innan start - bilagor Stockholms stad kan inte ta emot bilagor med Svefaktura Om ni använder bilagor, kan aktuell information föras över till fakturan istället?

Innan start – anslut till VAN-tjänst/fakturaväxel Skickar den elektroniska fakturafilen till Stockholms stads VAN-tjänst Tieto Tieto VAN-tjänst Agresso Ekonomi-system Stockholms stad Företag

Testfaktura via mail För att säkerställa rätt fakturaformat (Svefaktura i XML-format)

Testfaktura via mail forts… Återkoppling layout, korrigering, ny återkoppling Innehåll 1:1 – förhållande mellan pappersfaktura och Svefaktura (Obs väsentlig information) Beakta att: aktuell faktura innehåller tillräckligt med info för attestant/godkännare aktuell faktura innehåller tillräckligt med info för Revision/Skatteverkets krav (Stadens krav)

Testfaktura via VAN-tjänst/fakturaväxel Utbyte av ”partsinformation” Elektronisk fakturaadress och VAN-tjänst Kontroll av fakturor i Stockholms stads testmiljö Ev. ny korrigering av fakturalayout

Genomgång kundregister Koppla GLN-koder (elektronisk fakturaadress) till respektive kundnummer Säkerställa att rätt beställarreferens i rätt format anges för rätt kundnummer Förbereda redan nu: Se över hur beställarreferens anges idag. Fasta referenser per kundnr eller anges vid varje beställning? ”Städa” kundregistret, struktur 1 kundnr per förvaltning? 1 kundnr per enhet?

Överenskommelse Innan drift undertecknas en överenskommelse av firmatecknare och serviceförvaltningens förvaltningschef. Inget avtal i formell mening Syfte: hålla ordning och reda, tekniska detaljer och kontaktvägar

Drift Bestäms efter att överenskommelsen är undertecknad Datum bestäms minst 1 vecka fram i tiden så att serviceförvaltningen hinner meddela fakturamottagarna att nu kommer fakturorna komma i ett annat format.

Kontakt Funktionsbrevlåda för Svefaktura: funktion.ehandel.slk@stockholm.se Jenny Larsson, samordnare Svefaktura- anslutningar på Serviceförvaltningen 08-508 11 332