Grundtankar dokumenthantering Alla dokument ska hanteras, inte bara dokument som hör till nämndsprocessen d v s även t e x: Minnesanteckningar från enhetsträff Anteckningar från lönesamtal Ritningar i Autocad Kartor i Mapinfo Arbetsmaterial i form av en statistisk bearbetning Integrerade dokument från verksamhetssystem, t ex betyg från Procapita eller en utbildningslista från Core

Integration med verksamhetssystem De dokument som är tekniskt möjligt och ekonomiskt försvarbart att integrera ska integreras med dokumenthanteringssystemet kan vara t ex: Betyg Ritningar Kartor Rapporter Statistik Journaler

Förstudie ska göras En förstudie ska göras med några huvudsyften Vilka administrativa genomgångar behöver göras innan införandet Vilka system har metadata som kan kopplas mot dokumenthanteringssystemet Vilka problem tycker man sig ha med dagens hantering

Processgenomgång ska göras En total processgenomgång behövs för att: ta fram ett underlag som gör det möjligt att bedöma vilket metadata som ska användas i kommande dokumenthanteringssystem både på förvaltningsnivå och på kommunnivå. bidra med underlag för att bedöma vilka kommungemensamma processer som finns för att bedöma vilka processer som behöver styras upp genom arbetsflöden i ett kommande dokumenthanteringssystem

Nytttovärdering bör göras Med oberoende deltagare Med kompetent ledning För att identifiera nytta och kostnader För att legitimera projektet För att kunna göra uppföljning av projektet

Integration av metadata Metadata ska om möjligt integreras på dokumentkortet

Ett metadata ska styra ett annat Om t ex dokumenttypen rehabiliteringsutredning väljs ska andra metadata automatiskt sättas. T ex Sekretessregler Arkiveringsregler Gallringsregler Behörighetsregler

Den kommunala villkorslagen Inget dokument ska få skapas innan ägaren visat att dokumenten omhändertas på ett säkert sätt. (Fritt från regeringen Fälldins villkorslag) Det innebär att det finns en koppling mellan dokumenttyp och reglerna för gallring och arkivering Dessa regler styrs i sin tur av respektive nämnds dokumenthanteringsplan och innebär att de dokumenttyper som finns som metadata i dokumenthanteringssystemet också ska återfinnas i nämndernas dokumenthanteringsplaner

Geografisk koppling ska finnas Geografisk koppling ska vara ett metadata som är oberoende av den egna organisationens geografisk indelning Det innebär att kommunen måste hitta en generell områdesindelning och via nyckelkodssystemet mappa dessa mot varandra

Dokument- hanteringssystem Logisk funktionsmodell för dokumenthantering Sökmotor Publicering intranät och kommunens hemsida Interna dokument E-post Dokument från verksamhetssystem Övr elektroniska dokument Kan t e x vara: Office Ritningar Kartor Ljudinspelningar Bilder m m Överföring till andra myndigheter Dokument- hanteringssystem Externa dokument Inskannad post Ärendehanteringsystem E-post Beslut/skrivelser e t c till berörda Elektroniska ansökn, SHS Övr elektroniska dokument Arkivering/lagring Elektroniskt arkiv

Exempel på hur dokument kan sparas/återsöks