E-handel i Kungsbacka kommun Vår modell och syn på elektronisk handel Thommy Johansson thommy.johansson@kungsbacka.se 0706 – 21 18 21

Grundsyn E-handel är inte hantering av elektroniska fakturor utan hantering av hela köpprocessen från beställning till betalning

E-handel Projektorganisation

Målsättning Målsättningen är att ALL handel skall vara effektiv genom automatisering före år 2008. Delmål Bättre inköpsprocesser / ramavtalstrohet Bättre tidsanvändning / resursanvändning ( mer tid till vår kärnverksamhet ) Bättre kontroll och information Kvalitetsförbättring / Upphandlingsunderlag

Ekonomiska mål Lägre priser på köpta varor 1.5 miljarder 2004, målsättning är att spara 10 miljoner årligen ( < 1% ) Lägre administrativa kostnader Inget mål, endast bonus Trolig besparing är 100 kr per faktura och med 100.000 fakturor 2004 ger detta 10 miljoner

Nyckeltal 2006 Antal leverantörsfakturor 109.000 Antal lev netto 4.900 Antal beställare 1.000 Levfakturor volym 1.5 miljard Antal ramavtal 460 Antal upph. per år 150 Antal dagar fakt cirkulerar 32 varav hos Ekonomi 3 dagar

Mål och mätningar ( SKL ) Arbetssätt, IT-verktyg Skanning E-fakturor E-handel (inköp t.o.m. faktura) 1. Ökad ramavtalstrohet X 2. Ökad prismedvetenhet 3. Automatisk kontroll av faktura mot order 4. Förkontering redan vid order 5. Snabbare fakturahantering 6. Ökad ekonomisk styrning av inköp (X) 7. Ökad statistik X* 8. Mer underlag inför nya upphandlingar 9. Frigjord tid för andra uppgifter XX 10. Miljövänligt Bilden hämtad från SKL cirkulärbrev 2005-12

Gårdagens inköpsprocess

Vår lösning Från beställning till betalning, helhetslösning Både E-inköp och E-faktura Attest i framkant vid orderläggning, nytt attestreglemente from 2006-01-01 Leveransavisering kan införas på sikt Inleverans/Godsmottagning med attest Matchning av faktura EDI/Fulltextfaktura, Svefaktura, Webbapplikation

Processen från inköp till betalning Automatisk Matchning eInköpsorder Skapar varukorg (godkända leverantörer i marknadsplats) eFaktura Ordermottagning Leverantör Lev. Resk. Utanordnar Beställare Attest Godkännare Speditör Leveransbekräftar Beställare/ Godsmottagare eBekräftelse Bank Avtal Upphandlare Statistik och kvalitetsuppföljning

Läget februari 2008 1 - system för all handel, Visma Proceedo 20 - miljoner besparing per år 125 - leverantörer anslutna för komplett handel 2000 - användare registrerade för handel

Anslutna leverantörer 40000 Order E-post + webedi 150-200 Prislista/ katalog Webfaktura/ Svefaktura 10000 Övriga >4500 Svefaktura Rekvisition 30000 Full EDI 20-25 PRICAT EDI Faktura Order Proceedo 30000 Abonnemang 5-10 Svefaktura Konterings- information Betalnings- information Raindance