14 augusti 2019 kl.09.15-11.30 23 augusti 2019 kl.09.15-11.30 G-salen Ekonomi- information 14 augusti 2019 kl.09.15-11.30 23 augusti 2019 kl.09.15-11.30 G-salen

Agenda 14 & 23 augusti 09:15-09:20 Inledning 09:20-10:00 Ekonomisk uppföljning 2019 - Tertial 1 - Tertial 2 10:00-10:15 Status Ekonomiprojektet 10:15-10:30 Kaffepaus 10:30-11:15 SUHF-modellen 11:15-11:30 Övrig information - Inventering - Lathund definitivsättning SFI - Lokalkostnader 2019 m.m Pia välkomnar och jag presenterar mig och går genom agendan Ekonomiinformation 14 & 23 augusti 2019

Ekonomisk uppföljning 2019

Ekonomisk uppföljning 2019 Tertialuppföljning under 2019 Tertial 1 (T1) per 30/4: checklista, projektlistor (avstämning skulder/fordringar externa medel), utfall per institution/motsvarande Tertial 2 (T2) per 31/8: checklista, projektlistor (avstämning skulder/fordringar externa medel), utfall per institution/motsvarande, prognos Tertial 3 (T3) per 31/12: checklista, projektlistor (avstämning skulder/fordringar externa medel), utfall per institution/motsvarande Ekonomiinformation 14 & 23 augusti 2019

Utfall Tertial 1 2019

Ekonomiskt utfall SU T1 2019 Ekonomiinformation 14 & 23 augusti 2019

Notera följande - T1 2019 Både intäkter och kostnader är högre per 30 april 2019 jämfört med motsvarande period 2018. Kostnaderna ökade mer än intäkterna och årets kapitalförändring efter tertial 1 uppvisar ett större underskott jämfört med motsvarande period 2018. Personalkostnaderna ökade med 6,2 procent jämfört med samma period 2018. Driftskostnaderna ökade med 9,4 procent jämfört med samma period 2018. Ekonomiinformation 14 & 23 augusti 2019

Intäkter ökade med ca 61 mkr (främst bidragsintäkter) jämfört med motsvarande period 2018 Ekonomiinformation 14 & 23 augusti 2019

Kostnaderna ökade med 100 mkr jämfört med motsvarande period 2018 Personalkostnaderna har ökat med nästan 80 mnkr (6,2 %). Det beror på lönerevision och intern löneglidning, högre lönekostnader vid nyrekrytering, ökning av årsarbetskrafter, högre sociala avgifter och pensionskostnader som konsekvens av högre löner. Personalkostnadsökningen till stor del avser ökad bidragsfinansierad forskning och uppdragsutbildning. Personalkostnadsökningen inom den anslagsfinansierade verksamheten (som är den som påverkar myndighetskapitalet/”resultatet” negativt) ökar med ca 40 mnkr, vilket motsvarar 4 procent. Driftskostnaderna har ökat med 19 mnkr (9,4 %). Ökning av resekostnader (främst till utlandet) – ca 5 mkr, konsultkostnader har ökat med 5 mkr (främst inom fastighetsavd. - Albano). I övrigt har vi högre kostnad för övriga köpta tjänster. Avskrivningar har ökat med 3 mkr (6%) som en konsekvens av högre investeringar under 2018 i tex. forskningsinfrastruktur. Ekonomiinformation 14 & 23 augusti 2019

Tertial 2 2019

Tertialrapport 2 2019 – inkl. prognos Följer den handläggningsordning som beslutades för 2018, och ska innehålla ekonomisk prognos för helåret 2019. Väsentliga avvikelser i relation till resultatet i T2 förra året kommenteras och analyseras, liksom avvikelser från årets budget. I den ekonomiska prognosen är det viktigt att ta hänsyn också till prognosen för prestationer inom utbildningen i förhållande till takbelopp. Hur påverkar en eventuell underprestation det ekonomiska resultatet för året? Rapportering från fakultets-/områdescontrollers lämnas till Planeringssekretariatet senast den 25 september. En samlad rapport för hela SU lämnas till ledningen i början av oktober. Ekonomiinformation 14 & 23 augusti 2019

Inför T2: Prestationer jämfört med takbelopp: Prognoser och utfall 2018 och 2019 Ekonomiinformation 14 & 23 augusti 2019

Myndighetskapital 2019 Indragning av myndighetskapital överskjutande en viss andel av omsättningen har gjorts både 2017 och 2018. Förslag finns till indragning även 2019 – tas upp på rektorsföredragning i slutet av augusti. Ekonomiinformation 14 & 23 augusti 2019

Viktiga hållpunkter T2 2019 26/8 Mail ”Att-göra” inför periodstängning 26/8 Checklistan T2 publiceras Nyhet : förteckning preliminära anläggningstillgångar kommer att efterfrågas 30/8 Utfall konto 1278 SFI ”Stöldbegärliga Förbruknings Inventarier” = noll. Definitiv-sättning SFI-poster sker direkt i anläggningsregistret.   Presentera mig själv Preliminär anläggningstillgång: avskrivning ej påbörjats Aldona ska prata mer om SFI lathunden senare Ekonomiinformation 14 & 23 augusti 2019

Viktiga hållpunkter T2 2019 forts. 30/8 Kundfakturering, senast denna dag Leverantörsfakturor, sista dag att slutattestera signera=status definitiv Leverantörsfakturor som inte är definitiva 30/8 överförs till nästa period (september) Periodisering, annars blir utfallet för T2 missvisande 3/9 Bokföringsordrar senast denna dag Kundfakturor som inte har satus definitiv, makuleras Överförs= dvs kostnaden hamnar på september Normalt sett periodiserar vi kvartalsvis, minimikrav från ESV Ekonomiinformation 14 & 23 augusti 2019

Viktiga hållpunkter T2 2019 forts. 4-6/9 Bokslut 9/9 Inrapportering statsredovisningen Hermes (ESV) 10/9 Rapporter T2 tillgängliga i Mercur Ekonomiinformation 14 & 23 augusti 2019

Viktiga hållpunkter T2 2019 forts. 11/9 Projektlistor skickas ut av ekonomiavdelningen Tre projektlistor: bidrag, uppdrag samt gamla projekt dispositionsdatum/slutdatum 181231. På listorna: Fordringar och skulder > 500 000 kr bokförda på externfinansierade projekt. Ni ska intyga att det är korrekt! 20/9 Projektlistor lämnas in av institutioner/motsvarande Underskrift av prefekt/motsvarande. OBS att checklistan skickas ut med projektlistorna. Det jag sagt: Rubriken Ekonomikalendern/Boklsutskalender T2 på intranätet. Aldona har även skickat ut via mail. Jag lämnar över till Ekonomiprojektets projektledare Karolina Pihlblad! Ekonomiinformation 14 & 23 augusti 2019

Status Ekonomiprojektet Karolina Pihlblad

Kaffepaus Ekonomiinformation 14 & 23 augusti 2019

Övrig information

Övrig information Personalförändringar på redovisningssektionen Inventering Lathund definitivsättning SFI Kvartalsdebitering lokalkostnader 2019 Workshops/utbildningar Övrigt - Riksrevisionens löpande granskning - Ekonomiinformation inför T3 - Budget 2020 - Mercur

Personalförändringar på redovisningssektionen Stefan Lejonbalk slutar den 20 september. Fabian Edling är tjänstledig tom 31/5-2020. Johanna Persson är sjukskriven. Elilta Welday-Tesfay börjar den 2 september och kommer närmast från Institutionen för pedagogik och didaktik. Thomas Plesner börjar den 2 september och kommer från SLU. Raine Tiivel börjar den 9 september och kommer från KTH. Håkan Sixtensson kommer att arbeta 100% med projekthantering från den 2 september. Ylva Wedberg börjar den 26 augusti på reskontrafunktionen. Kommer närmast från Myndigheten för tillgängliga medier. Ekonomiinformation 14 & 23 augusti 2019

Projektuppdelning 2019-09-01 Fakultetslista ekonomiavdelningen Namn   Elzbieta Dyrdak 1* Håkan Sixtensson 2*, 4*, 5*, 6*, 8* Yvonne Oliveira Gurly Olson 3* back-up för 1* Raine Tiivel 3* back-up för 1* samt övriga 1* HUM- Humanistiska fakulteten, 2* Juridiska fakulteten, 3* SAM- Samhällsvetenskapliga fakulteten 4* NAT - Naturvetenskapliga fakulteten, 5*, 6*, 8* Avdelningar inom förvaltningen Ekonomiinformation 14 & 23 augusti 2019

Inventering Den årliga inventeringen sker per den 30 september 2019 Resultatet av inventeringen ska vara Ekonomiavdelningen tillhanda senast 1 november 2019. Varje institution/motsvarande ska kunna styrka att anläggningar som redovisas finns i verksamheten. Prefekt/motsvarande ska utse en inventeringsförrättare som inte själv har direkt ansvar för anläggningstillgångarna. I vissa fall kan det vara lämpligt att utse mer än en inventeringsförrättare. Inventeringsprotokoll ska undertecknas av prefekt/motsvarande samt inventeringsförrättare. Notera att på utrangeringsblanketten finns det möjlighet att ange om anläggningar saknas vid inventering. Ekonomiinformation den 14 & 23 augusti 2019

Lathund definitivsättning SFI (Stöldbegärliga Förbrukningsinventarier) Publiceras under v35 Supplement till SFI:s lathund Tangera rutinen för definitivsättning av anläggningar Beskriver rutinen, när det uppstår ett fel Ekonomiinformation 14 & 23 augusti 2019

Kvartalsdebitering lokalkostnader 2019 Frågor rörande upplåtelser och hyresnivå hänvisas till Fastighetsavdelningen via serviceportalen. Kvartalshyra KV2 bokfördes med verifikationsdatum per 30/6-19. Kvartal 3 Samma rutin tillämpas för kvartal 3. Information inkl. rumsspecifikation och konteringsunderlag enligt slutliga uppgifter från kvartal 2 skickas till administrativa chefer för resp. institution/motsvarande senast den 22/8-19. Utskick görs också via Raindansare. Eventuella konteringsändringar för kvartal 3 skickas till ekonomi@su.se senast den 9/9-19. Kvartal 3 bokas per 30/9. Debiteringen grundas på tecknat upplåtelseavtal. Övriga överenskommelser internfaktureras, mellan institutioner/motsvarande. Det finns en arbetsgrupp som består att representanter från fast avd. EA och PS som arbetar för att få fram den nya modellen som ska gälla från 2020. Det finns också en referensgrupp –adm.chefer fö att informera och förankra. I september kommer man att presentera detta förslag till styrgruppen för Ekonomiprojektet. .   Ekonomiinformation 14 & 23 augusti 2019

Workshops/utbildningar Följande workshops/utbildningar finns redan publicerade på hemsidan: 17/9 Kundfakturor 19/9 Grundutbildning i e-handelsportalen 9/10 Projektavslut 16/10 Grundutbildning i e-handelsportalen 16/10 Projektavslut 22/10 Kundfakturor 23/10 Periodisering av kostnader och intäkter 20/11 Grundutbildning i e-handelsportalen Följande workshops/utbildningar planeras under 2019/2020: Anläggningstillgångar & SFI Representation & förmåner Moms Leverantörsfakturor Mercur – okt, nov, dec & jan 2020 Datum för workshops kommer löpande att uppdateras på hemsidan. Ekonomiinformation 14 & 23 augusti 2019

Riksrevisionens löpande granskning – v35 & v45 samt v50 Övrigt Riksrevisionens löpande granskning – v35 & v45 samt v50 Ekonomiinformation inför T3 20/11 kl.09.15 - 11.30, G-salen 28/11 kl.13.15 - 15.30, G-salen Budget 2020 – Mercur öppnar för budgetregistrering prel. den 1/11 och stänger den 28/2-2020 Vår ambition är att kunna öppna Mercur tidigare och vi återkommer med mer info. Ekonomiinformation 14 & 23 augusti 2019

Tack för idag! Ekonomiinformation 14 & 23 augusti 2019