Utbildning: - Bokföring i huvudbok Titta på hur kontoplanen kommer att se ut från 2017. Inte Kodplan som vi diskuterat massor, utan bara våra konton.

Agenda Koddelar och strukturer Nyheter vid kontering 2019-05-27 Agenda Koddelar och strukturer Nyheter vid kontering Skapa bokföringsorder Klistra in från Excel Periodisera bokföringsorder Manuell projektperiodisering Attester och cirkulation Sökningar och visning

Konto Alla konton har 5 positioner Titel/föreläsare 2019-05-27 Konto Alla konton har 5 positioner Nolla på slutet alt. nia om periodiseringskonto Några nya strukturer (t.ex. KI, EU) Kontoklass 9 försvinner Förändringen mot tidigare. - Nolla på slutet alt. nia om periodiseringskonto. Inte riktigt alla konton ser det ut på detta sätt Några nya strukturer KI- Ej Karolinska, utan vår interna uppföljningsstruktur. Uppföljning av budget… Tidigare har strukturen knackats in i rapporterna. Den interna motsvarigheten till KR-nivåerna… KR01, 02, 03… EU- För att stödja uppföljning gällande särskiljda EU-rapportering. Även här låg detta tidigare i rapporten…

Ingen kontoklass 9 Allt inom kontoklass 1-8 Titel/föreläsare 2019-05-27 Ingen kontoklass 9 Allt inom kontoklass 1-8 Motpart talar om ifall det är en intern transaktion Interna motpartskoder en per bokslutsenhetsnivå, IN10, IN12, IN14 osv. Fördelar Färre konton Möjlighet till mer detaljerad internuppföljning Nackdelar Omställningsarbete Tid och risk Det är en stor förändring. Vi kommer inte längre att ha någon kontoklass 9. All internhandel kommer att ske inom kontoklass 1-8. Det är inte kontot utan motparten som specificerar att det avser internhandel. Varje bokslutsenhet har en intern motpartskod. (ej per KST som tidigare). - IN10, IN12, IN14…

Nya konton OH-triggrar (5791*) Flytt av lönekostnader (499*) Titel/föreläsare 2019-05-27 Nya konton OH-triggrar (5791*) Flytt av lönekostnader (499*) Intern omfördelning anslag (309*) IT-abonnemang (57220) Preliminärt anläggningskonto (10000) Färre intäktskonton ! Om behov ytterligare konton Vi har då fått bort en bunt konton, men det har inom kontoklass 1-8 tillkommit en del som en konsekvens. Alla dessa interna där bara intern motpart och fin är tillåten. OH-triggrarna gick tidigare på 970*, 971*, 972*, 973* , de ligger nu 5791*, 2, 3, 4 Flytt av lönekostnader gick tidigare på 9400, 9401 , de ligger nu 49910, 49920 Intern omfördelning av anslag gick tidigare på 930* , de ligger nu 309* IT-abonnemang gick tidigare på 9511 , de ligger nu 57220 Intern försäljning tjänst/vara (intäktsdelen, gick tidigare på 9310, 9317 , de ligger nu på … 34*… Alla dessa är konton som avser rent interna transaktioner och där bara intern motpart är godkänt.

Motparter och finansiärer Titel/föreläsare 2019-05-27 Motparter och finansiärer Färre motparter och finansiärer Ny logik Statliga 1*** Ej statliga E*** Interna IN**

FIN/MPT gällande intäkter Titel/föreläsare 2019-05-27 FIN/MPT gällande intäkter Anslag (30*) Uppdrag (33*) Bidrag (35*,36*,37*) Övriga intäkter (31*,32*,34*,38*) MPT 1998 Externa Alla (med få undantag) FIN Intern MPT Ja på konto 309* Nej Ja (med få undantag) Intern FIN Ex på konton som ej kan ha intern FIN/MPT. Högskileprovet, tjänsteexport, offentlig resurssamordning

Koddelar (objekttyper) och strukturer i urval 2019-05-27 Koddelar (objekttyper) och strukturer i urval Kr05 Ki05 Kr04 Ki04 BE-typ Kr03 Ki03 Bokslen Finans typ Motpart typ Kr02 Ki02 Huvud projekt Avd Finans område Motpart område Kr01 Ki 01 Projekt grupp Enhet Gren Finans grupp Motpart grupp Konto Akt Kst Vsh Fak Anstid Fri Fin Mpt

Söka koddelar, exempelvis konto, Alt. 1 Titel/föreläsare 2019-05-27 Söka koddelar, exempelvis konto, Alt. 1

Söka koddelar, exempelvis aktivitet, Alt. 2 Titel/föreläsare 2019-05-27 Söka koddelar, exempelvis aktivitet, Alt. 2

Skapa bokföringsorder 2019-05-27 Skapa bokföringsorder Gå till Bokföringsorder/Skapa, sedan: Välj verfikationstyp Ange datum (datum styr perioden) Ange huvudtext Om periodisering kryssa i ”Radperiodisering” (ej vid projektperiodisering eller intäktsperiodisering) Om kopiering välj år, ver-nr och om omvänt tecken Spara huvud

Användare för utbildning 1 rowsa62 2 marar17 3 camho84 4 marhj18 5 veebe47 6 carbj54 7 asafo46 8 annfl35 9 monjo33 10 annst92 11 eriro76 12 camro58 13 lenhe03 14 emmlj23 15 perma12 16 sybhe29

2019-05-27 Klistra in från Excel Fyll i verifikationshuvud på samma sätt som vid vanlig bokföringsorder. Klipp ut från en tidigare bokföringsorder alternativt använd en mall.

Klistra in från Excel, forts 2019-05-27 Klistra in från Excel, forts Radtyp, Konto, Akt (eller Kst) och Mpt är obligatoriskt att ange. Övriga koddelar om sambandskontroller kräver det. Kodkomplettering kommer att göras om fält är tomt eller angivet med fel kod.

Periodisera i bokföringsorder 2019-05-27 Periodisera i bokföringsorder Radperiodisering och nyckel används bara om det är enstaka kostnader som ska periodiseras. Endast externa kostnader kan periodiseras i BO.

Periodisera i bokföringsorder, forts 2019-05-27 Periodisera i bokföringsorder, forts Vid användande av radperiodisering ska den rad som ska periodiseras ha Radtyp ”Bofper” och den andra raden ha Radtyp ”Bof”. Radtyp ”Period” används aldrig. Kontering görs inte på balanskontot. Kontering görs på grundkonto, dvs ej på periodiseringskonton om radperiodisering. Om nyckel inte väljs ska intervall anges i datumformat, ex 170101 – 170630 (datum i månaden saknar betydelse).

Periodisera i bokföringsorder 2019-05-27 Periodisera i bokföringsorder Exempel vid Radperiodisering:

2019-05-27 Manuell projektperiodisering och periodisering av intäkter i bokföringsorder Välj verfikationstyp ”Bokföringsorder hänsyn” för automatisk vändning i kommande period. Nyckel eller radperiodisering väljs aldrig. Kontering görs på periodiseringskonton (till skillnad från kostnadsperiodisering när radperiodisering väljs). Balanskontot måste konteras. Det går att använda inläsning från Excel.

Cirkulation och attest Titel/föreläsare 2019-05-27 Cirkulation och attest Till enskild person Via cirkulationsmall Tre c-mallar vid bokföringsorder: 1. Till konterare på boklutsenheten (t.ex 10IDA) 2. För kostnadsställe konterare (t.ex 10006) 3. För kostnadsställe attestanter (t.ex A10006)

Hur hänger det ihop? KST Beslutsattestant Aktivitet Aktivitet KST Beslutsattestant Aktivitet En mall med konterare för bokslen En mall med konterare per kst En mall med attestanter 3 st C-mallar

Generell cirkulationsmall En per bokslutsenhet t.ex. 10IDA Titel/föreläsare 2019-05-27 Generell cirkulationsmall En per bokslutsenhet t.ex. 10IDA Kontering Kontering Kontering Kontering Används t.ex. då Kst är okänt eller vid flera kst Cirkulation för ev. mottagningsattest och beslutsattest Till enskild person Via cirkulationsmall

Cirkulationsmall för kostnadsställe En per kostnadsställe t.ex. 10006 Titel/föreläsare 2019-05-27 Cirkulationsmall för kostnadsställe En per kostnadsställe t.ex. 10006 Kontering Kontering Används t.ex. då Fakturan behöver kompletterande kontering. Cirkulation för beslutsattest Till enskild person Via cirkulationsmall

Titel/föreläsare 2019-05-27 Cirkulationsmall för kostnadsställe exkl. konterare. En per kostnadsställe tex A10006 Beslutsattestant Ex. enhetschef, forskningsledare Överordnad med högre beloppsgräns Ex. prefekt, avdelningschef Används t.ex. Vid beslutsattest av bokföringsorder

Beloppsgränser Funktion/befattning Beloppsgräns Personer med LiU-övergripande beslutsattest Obegränsat Kanslichef på fakultet Obegränsat Prefekt/motsvarande chef för bokslutsenhet 10 000 tkr Prefekt/motsvarande chef för bokslutsenhet 24 90 000 tkr Universitetsbibliotekets chef 25 000 tkr Avdelningschef universitetsförvaltningen 400 tkr Avdelningschef, enhetschef, övriga 150 tkr   Person som endast har attesträtt till bokföringsorder har obegränsad beloppsgräns.

Attest av bokföringsorder Redovisningschef Centrala fördelningar efter beslut Centrala rättningar t ex motpartsavstämning Prefekt (motsv) Lokala fördelningar t ex IT- abonnemang Beslutsattestant Omföring – Debetrader vid flytt av kostnader och intäkter mellan AKT eller KST Ekonom Periodiseringar Rättningar -Rätta felkonteringar t ex konto, mpt mm som ej påverkar kostnader Omföring - Kreditrader i vid flytt av kostnader och intäkter mellan AKT eller KST

Sök verifikationer, alt 1 2019-05-27 Sök verifikationer, alt 1

Sök verifikationer, alt 2 2019-05-27 Sök verifikationer, alt 2

Sök verifikationer, alt 3 2019-05-27 Sök verifikationer, alt 3