IT Fördjupning Göran Wiréen Pivottabeller, forts. IT Fördjupning Göran Wiréen

Tips för hur man ska tänka Fundera på om du vill ha en endimensionell eller en tvådimensionell tabell (eller grupperade) Börja med att dra det fält som du vill ha som rader, därefter det som du vill ha som kolumner (4 + 3). Lägg sen till det fält som du vill använda som värde i pivottabellen (5) Behöver du ha möjlighet att filtrera? Lägg till ett filter då (2)

Pivottabeller: Tips & Trick 1 Att summera annat än tal, t.ex. räkna antalet ordrar/kund, antal kunder/säljare etc.. Man kan summera annat än numeriska värden i Värdefältet i Pivotabellerna. Excel väljer automatiskt att räkna antal istället för att summera om det inte rör sig om tal. T.ex. så tar man en tabell med alla anställda och väljer ”Avdelning” för raderna och exempelvis ”Namn” som värden. Då grupperas pivottabellen att visa hur många anställda det är på varje avdelning genom att räkna antalet ”Namn”.

Pivottabeller: Tips & Trick 2 Datakällan behövs faktiskt inte*. Användbart när man vill skicka pivottabellen utan att skicka all data till någon som kan laborera med tabellen efter eget behov. (* om du inte vill uppdatera med nya data) Datakällan behövs faktiskt inte. Varje pivottabell har egentligen en dold kopia av datakällan och denna kopia uppdateras/kopieras vid behov. Om man väljer att flytta pivottabellen till en helt annan arbetsbok så följer den dolda kopian med. Det här är användbart om man vill skicka enbart pivottabellen till någon annan som t.ex. inte har tillgång till databasen, eller som inte behöver se hela underliggande data. Pivottabellens funktioner finns kvar ändå… filtrering, rad/kolumn-val, etc…

Pivottabeller: Tips & Trick 3 Du kan manuellt gruppera data i pivottabellen. Det går utmärkt att manuellt välja en gruppering av informationen i en pivottabell. I den här bilden har man t.ex. valt att skilja ut svenska och utländska säljare i två olika grupper (ajja, de som har svenskklingande och utlandsklingande namn åtminstone… det framgår ingen nationalitet… men allt för exemplets skull ;)). Man markerar de rader (eller kolumner med för den delen) som man vill gruppera. Därefter högerklickar man på ett av de markerade namnen och väljer ”Gruppera..”. Upprepa för varje grupp

Pivottabeller: Tips & Trick 4 Pivottabellen kan gruppera automatiskt o smart Pivottabellen kan gruppera automatiskt o smart. Beroende på vad man väljer som Radetiketter så kan Excel gruppera dessa smart. Ex: välj datum som radetiketter och säljvärde som ”värde”. Högerklicka på ett datum och välj gruppera. Man får då möjligheten att välja hur datumen ska grupperas, t.ex. månadsvis

Pivottabeller: Tips & Trick 5 ”Drill Down”: Dubbelklicka på valfritt värde för att få ett nytt ark där underliggande data sammanställs ”Drill Down”: Dubbelklicka på valfritt värde för att få ett nytt ark där underliggande data sammanställs ”Drill Down” är ett begrepp som innebär att man ”borrar ner sig” i att få reda på var ett visst värde kommer ifrån och hur Excel har beräknat dessa

Pivottabeller: Tips & Trick 6 Utsnitt: Detta är interaktiva ”knappar” som du placerar ut i ditt ark för att underlätta filtrering. Infoga Utsnitt hittar du om du markerar en cell i pivottabellen och sen väljer fliken ”Alternativ” och därefter ”Infoga utsnitt”

Pivottabeller: Tips & Trick 7 Välj hur värden ska visas… t.ex. i procent av totalen, rangordning, etc… <visa>

Lär dig mer http://www.skilledup.com/articles/10-helpful-excel-pivottable-tips/ (det finns några länkar på intranätet)