Avstämning projektupplägg maj Intranät 2018 Avstämning projektupplägg maj Johan Jensen, Projektledare Intranät

Projektets syfte och mål Förstudien Kravspecifikationen Agenda Projektets syfte och mål Förstudien Kravspecifikationen Projektbeställning Upphandling Projektplan Överlämning och driftsorganisation Delmoment för beslut

Snabbare och enklare att hitta arbetsrelaterad information Projektmål Snabbare och enklare att hitta arbetsrelaterad information Enklare att ta kontakt och kommunicera med andra medarbetare Göra medarbetarna mer informerade om sin arbetsplats Öka ”vi-känslan” inom kommunen och på arbetsplatsen Öka och förbättra samarbetet i projekt Ökad produktivitetet med minskad stress Ökad känsla av en modern, professionell och digital arbetsgivare Tid – Vi-känsla och livskvalitet

Det går åt mindre tid att leta efter information Framgångsfaktorer 1 Det går åt mindre tid att leta efter information Informationen är korrekt och enkel att begripa Den information jag behöver oftast är enklast att hitta Det går snabbt att hitta personer och funktioner som jag behöver kontakta Det är enkelt att själv bidra med information till intranätet Intranätet ger stöd för hur vi vill arbeta Det är enklare att hänga med i vad som är på gång Det är roligt och lustfyllt att använda intranätet För att vi ska anse det nya intranätet framgångsrikt ska medarbetare uppleva att:

Det går snabbt att nå ut till medarbetarna med information och nyheter Framgångsfaktorer 2 Det går snabbt att nå ut till medarbetarna med information och nyheter Medarbetarna har fått ett verktyg för samarbete Intranätet är ett verktyg för styrning av verksamheten Intranätet ger att bra stöd i chefsrollen Betydande tidsbesparingar har uppstått För att vi ska anse det nya intranätet framgångsrikt ska ledning och chefer uppleva att :

Framgångsfaktorer 5 Servicen till medborgare, näringsliv och förtroendevalda fungerar bättre För att vi ska anse det nya intranätet framgångsrikt ska politiker och medborgare uppleva att:

Behov och möjligheter Förstudien

Enkät och intern analys Omvärldsspaning Nätverk och gruppdiskussioner Förstudien Enkät och intern analys Omvärldsspaning Nätverk och gruppdiskussioner Test av olika system Skisser och idéer Vad är ett intranät Kravspecifikationen

Vad vill vi ha? Kravspecifikationen

Enkelt att nå ut med intern information Samarbetsytor Skapa vi-känsla Vad vill vi ha? Enkelt att hitta Enkelt att nå ut med intern information Samarbetsytor Skapa vi-känsla Hjälp att hålla koll på jobbet Mobilt och hemifrån Säkert Snabbt

Vad ingår inte i projektet Avgränsningar

Vad ingår inte i projektet I projektet ingår inte övergång till Outlook för hantering av e-post och kalender. (Kommunservice) I projektet ingår inte dokumenthanteringssystem (Esbjörn) I projektet ingår inte verksamhetsledningsssystem (Esbjörn) I projektet ingår inte ärendehanteringsssystem (Esbjörn) I projektet ingår inte drift och hårdvara (IT-avd) I projektet ingår inte Single-sign-on (IT-avd) I projektet ingår inte Arkivfunktionalitet (Esbjörn + IT) I projektet ingår inte Digitala möten och videochat (Campus) I projektet ingår inte elevkommunikation eller kommunikation mellan skola och föräldrar (BUN) I projektet ingår inte målgruppen politiker, föräldrar, brukare, anhöriga eller externa samarbetsparter. (Extern webb, ärendehanteringssystem och t ex skolplatformar) I projektet ingår inte projektledningssystem (Finns verksamhetsspecifika system, möjlig integration i framtiden) OBS! Regler och stöd för projektledningsprocesser bör finnas i intranätet. Man hittar också mallar och dokument i Intranätet, men det är inget fullskaligt projektledningssystem i mer avancerad bemärkelse. Avgränsningar

Schematisk bild över intranätet

Kravspec Innehåll & Funktioner

Innehållsdelar Akt Sök Proj Soc NYHETER (Individuella) Driftinfo ”Puffar” SÖK INNEHÅLL OCH PERSONAL (Informationsportal) SAMARBETSRUM OCH PROJEKT -lägga upp filer och skapa grupper CHATA, GILLA OCH KOMMENTERA AVISERINGAR Akt Sök Proj Soc Koppla till Outlook kalender Personalkatalog och statusändringar Länka till andra system SSO FAVORITER

Mobilt

Tillgänglighet (FUNKA) Snabbhet Molnbaserat Utbyggbart Användarvänligt Övriga krav Mobilwebb SSO Säkerhet Tillgänglighet (FUNKA) Snabbhet Molnbaserat Utbyggbart Användarvänligt

Produktion Projektplan

Tidsplan 2018 Planerade processer Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Upphandlingsunderlag Avtal Utvärdering Smarta intranät Leveransplan Produktion V1.0 Innehållsstruktur Löpande produktion av innehåll Serviceportalen genomgång Genomgång AD och personalinfo Påbörjad övergång till Outlook Informationskampanj/turné test Projektplan implementering och avveckling Utbildning för intranätsansvariga Ärendehanteringssystem och dokumenthanteringssystem upphandling Flytta över dokument

Tidsplan 2019 Planerade processer Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Leverans-avstämning Leveransavstämning Forts. produktion V 1.2 Specialanpassning utveckling BUN Specialanpassning utveckling Soc Specialanpassning utveckling KSF Specialanpassning utveckling VMEAB Specialanpassning utveckling BBAB VRAB Lanseringskampanj

Driftsorganisation/ansvar Integrationer med andra system Total kostnad Frågor att besvara Detaljerad tidsplan Driftsorganisation/ansvar Integrationer med andra system Total kostnad Total tidsåtgång

Funktion Samarbetsrum

Gruppmaillista/nyhetsflöde Kommentarer Dela dokument Kalenderhändelser Samarbetsrum En grupp för samarbete Gruppmaillista/nyhetsflöde Kommentarer Dela dokument Kalenderhändelser Behörighetsstyrt Möjligt att följa Ersätter konferenser i FC Innehåll

Vilka användnings-områden ser vi? Min förvaltning Min arbetsplats Vi som jobbar med ekonomi Vi som jobbar med GDPR Vi som tränar på lunchen Hur man upptäcker fusk i skolan Vi som bor i Gamleby Hur kan grupper användas i våra olika verksamheter?

Vilka grupper behövs initialt? Vad i First class ska omvandlas till grupper? Kartläggning av konferenser i First Class Innehåll Samarbetsrum

First Class Konferens i FC Samarbetsrum Innehåll Annan funktion Intranät 2018 X Kommuninformation x Central skyddskommitté Grafisk profil Projekthandbok/mallar Kalendrar Outlook Politik, kallelser och protokoll Även externwebb Säkerhetshandbok

Hur skapar vi innehållet Kartläggning Gallring Prioritering Planering/resurs Genomförande Uppföljning

Det var allt för idag

Inför hösten

Utvärdering av leverantör Återrapportering KLG sept inför avtal Inför hösten Projektet Utvärdering av leverantör Återrapportering KLG sept inför avtal Budget och detaljerad produktionsplan Kommunikationsplan Plan för förvaltning och drift