Välkommen Utbildning Winst för beställare Ulrika Rundberg, Helen Tullock

Innehåll Vad styr våra inköp? Ramavtal Vad gör jag som kontrollattestant Leveranskvittens Ordermatchning Kontering Visning av systemet

LOU Vad styr våra inköp? EU:s upphandlingsdirektiv Lagen om Offentlig Upphandling Göteborgs Stads Upphandlings- och inköpspolicy Stadens budget Beslut i Kommunfullmäktige eller i Kommunstyrelsen Upphandlingsbolagets ägardirektiv Inköpsrutiner i förvaltningen LOU I grunden finns Eu:s upphandlingsdirektiv som styr över hur upphandlingar ska ske för alla EU medlemsstater Sverige har ur detta direktiv skapat en lag – LOU Lagen om offentlig upphandling I Göteborgs finns en Upphandlings- och inköpspolicy som styr hur stadens verksamheter ska göra sina upphandlingar och inköp I stadens budget finns mål som verksamheterna ska uppfylla och vad som ska prioriteras. KF och KS kan fatta beslut som berör verksamheterna t ex ekologiskt kött Upphandlingsbolagets ägardirektiv säger att: bolaget ska genomföra upphandlingar så att stadens verksamheter erhåller varor och tjänster med rätt kvalitet till rätt pris samt att främja en god konkurrens. Göteborgs Stads verksamheter ska kunna erhålla varor och tjänster med högt ställda sociala, etiska och miljökrav till lägre kostnad genom samordnad upphandling. Det ska finnas inköpsrutiner i förvaltningarna som styr över bl a vem man ska vända sig till vid frågor om inköp och upphandling, vem som ska göra vad mm.

måste följas. Vi har ramavtal för att 2019-01-01 Fördelar med ramavtal Lagen om offentlig upphandling (LOU) måste följas. Vi har ramavtal för att underlätta. Leverantörstrohet är inte samma sak som Avtalstrohet

Avtalstrohet är en självklarhet! 2019-01-01 Varför ska vi köpa på ramavtal? När jag kan köpa billigare ute på stan! Vi väger in andra saker än pris: Vi kontrollerar leverantören – skatter, skulder mm Hänsyn till stadens policys vägs in Vi får kontroll över de kommersiella villkoren Genom att använda ramavtalen så ökar avtalstroheten. En hög avtalstrohet skapar ett ökat intresse från leverantörer att delta i upphandlingar, vilket i sin tur leder till möjligheter till bättre avtalsvillkor, bland annat bättre priser. Avtalstrohet är en självklarhet!

Ramavtalets avropssätt 2019-01-01 Ramavtalets avropssätt I beställarinstruktionen står det hur ramavtalen ska användas. De vanligaste beställningssätten är: Rangordning Dynamisk rangordning Förnyad konkurrensutsättning Annan anvisning Kombinationer av anvisningar I Winst hittar du beställarinstruktionen om du klickar på nyckelsymbolen Mer information om de olika beställningssätten och beställarinstruktionen finns i Inläsningsmaterial/Fördjupning Läs alltid beställarinstruktionen innan du beställer!

2019-01-01 Ramavtalens villkor Det finns generella avtalsvillkor som alla ramavtal utgår ifrån. Sedan anpassas varje ramavtalsvillkor så att de bäst uppfyller stadens behov för det specifika avtalsområdet. Dessa återfinns under "Bifogade dokument" i Winst. 2015 2014 2013 2012 Generellt gäller: Inga avgifter får förekomma, oavsett benämning Betalning sker 30 dagar efter ankomststämplad faktura och godkänd leverans. Normalt ingår leveransen i priset Orderbekräftelse skall skickas, om du som beställare begär det. Dröjsmålsränta enligt svensk räntelag.

2019-01-01 Olika prislistor TUMMEN-UPP PRODUKTER På vissa ramavtal har vi nettoprissatta produkter, dvs. en prislista på specificerat sortiment där vi fått förmånliga priser. Sortimentet baseras på de varor/tjänster som staden köper mest av. RABATTSORTIMENT Sortimentet är baserat på leverantörens gällande prislista minus rabattsats (angiven i procent). Vanligt när det är stor variation av produktutbudet, t.ex. inom Data/IT. KOMBINATION Ramavtal kan också innehålla en kombination av ovanstående. % Sträva alltid efter att köpa ”Tummen-upp” sortimentet.

Titta efter denna symbol i Winst 2019-01-01 Miljösortiment Inom de flesta ramavtal finns det ett miljösortiment. För att underlätta märks dessa ut i Winst. Läs mer om vilka miljömärkningar en produkt kan ha på Upphandlingsbolagets hemsida. Den största möjligheten att påverka Stadens förbrukningsmönster har du som beställare! Titta efter denna symbol i Winst

Vad gör jag som kontrollattestant? 2019-01-01 Vad gör jag som kontrollattestant? Kontrollerar att: varan är mottagen eller att tjänsten är utförd enligt den beställning som gjorts fullständiga uppgifter har lämnats på fakturan/underlaget till exempel avseende adress (fakturaadress och leveransadress), pris, volym, tidpunkt för leverans eller utförd tjänst, betalningsvillkor, rabatter med mera utgiften inte tidigare har belastat verksamheten fakturan/motsvarande är rätt beräknad händelsen är rätt konterad uppgifterna på fakturan eller motsvarande underlag överensstämmer med beställningen, avtal eller annan överenskommelse avseende pris, volym, kvantitet och kvalitet lagstadgad formalia är korrekt, exempelvis avseende F-skattsedel och VAT-nummer

Inköpsprocessen Beställ – Kontera – Skicka Besutattestant godkänner beställningen Order skickas till leverantör Vid förändringar av ordern så skickar leverantören en orderbekräftelse måste hanteras. Varor levereras Leveranskvittens Leveransavisering Martin & Servera Ordermatchning

Leveranskvittens – en förutsättning för ordermatchning Beställaren/utsedd leveranskvitterare skall alltid göra leveranskvittensen Görs så snart varan/tjänsten är levererad/utförd Leveranskvittens skall alltid göras av verklig leverans, dvs. om endast en del av varorna levererats är det endast den del av leveransen som skall godkännas – delkvittering. Om leveranskvittens inte görs måste ordern avlutas och fakturan hanteras som en vild faktura (kontering och attest)

Leveranskvittens – en förutsättning för ordermatchning Faktura kan ankomma före leverans Om leveranskvittens inte är gjord och faktura ankommer avvaktas fem kalenderdagar innan fakturan visas samt ytterligare två kalenderdagar innan den blir avvikelsemarkerad.

Ordermatchning Ordermatchning av faktura behöver göras när fakturan avviker från order. Det finns olika tillfällen och varianter när ordermatchning måste göras. Typ av fel Fel hanteras genom Fel förebyggs genom Ej leveranskvitterad order Leveranskvittera Leveranskvittera alltid order när leverans skett (verklig leverans) Avvikande kvantitet Acceptera avvikelse om OK Skannad faktura Bocka för de artiklar som finns på faktura   Avvikande artikelnummer Ihopkoppling av artiklar genom länk i artikelnummer fältet Tillkommande avgifter Kontrollera avgift mot avtal. Kontera och attestera avgift vid behov  Ett beställningssätt per faktura.

Ej leveranskvitterad order Orsak När en faktura inkommer till Winst avvaktar den leveranskvittens i 7 dagar innan fakturan får status Ordermatchning krävs. Påminnelse skickas till beställaren 5 dagar efter fakturans ankomst. Felmeddelande

Ej leveranskvitterad order Ordermatchvy (E-faktura) Ordermatchvy (Skannad faktura

Ej leveranskvitterad order Hantering Klicka i fliken ”Inköp” och välj ”Leveranskvittens”. Sök fram inköpsorder tryck ”Ny kvittens”. Fyll i följesedelsnummer och ankomstdatum. Kvittera det antal produkter som har kommit. Kvittera exakt kvantitet! Om du tex beställt 10 kg apelsiner men får 10,4 kg ska du kvittera 10,4 kg. Kvittera enligt följesedeln. Kvantitet eller belopp? Leveranskvittens skall alltid göras av kvantitet om det finns en kvantitet. Belopp skall endast användas när beställningen gjorts för ett belopp och då skall nettobelopp (exkl. moms) användas.

Leveransavisering (Martin & Servera) Hantering Klicka på knappen Kvittera. När detta gjorts uppdateras antal och vikter med verklig leverans

Avvikelse i kvantitet inom/utanför uppsatta gränser Orsak Gränser för vilka avvikelser av kvantitet som är ok finns uppsatta för Winst. När leveranskvitterad kvantitet avviker från den attesterade kvantiteten skickas fakturan för kontrollattest. Felmeddelande Gränser för vilka avvikelser av kvantitet som är ok finns uppsatta för Winst. Gränserna som är uppsatta är 5 kr inkl. moms per rad eller 10 kr inkl. moms på totalt fakturabelopp, vilket som infaller först

Avvikelse i kvantitet inom/utanför uppsatta gränser Hantering Kontrollera att du har fått fakturerad kvantitet Tryck på ”Acceptera fakturan”. Avviker fakturan mer än 5 kr per rad eller 10 kr på det totala faktura beloppet inkl moms skickas fakturan till attestant som också trycker på Acceptera fakturan. Fakturan blir nu Klar.

Rader kan inte läsas på skannad faktura Orsak Winst kan inte läsa raderna på en skannad faktura vilket gör att en sådan faktura alltid behöver ordermatchas. Felmeddelande

Rader kan inte läsas på skannad faktura Hantering På fakturan visas orderraderna och du måste bocka för de artiklar som levererats och finns på fakturan. Detta görs i kolumnen ”Tillhör fakturan”. Belopp att matcha ska nu bli 0 SEK och grönt.

Tillkommande avgifter 2019-01-01 Tillkommande avgifter Orsak Leverantören har lagt på en avgift t ex. frakt eller plockavgifter på fakturan. Felmeddelande

Tillkommande avgifter 2019-01-01 Tillkommande avgifter Hantering Avgiften måste kontrolleras mot avtal för att säkerställa att den är riktigt. Klicka på fliken ”Kontering”. Kontera kostnaden. Efter kontroll och kontering ska fakturan Accepteras, fakturan skickas då till attestant som också Accepterar fakturan. Fakturan blir nu Klar.

Kontering Beställare och fakturagranskare ansvarar för kontering. 2019-01-01 Kontering Beställare och fakturagranskare ansvarar för kontering. Användaren får stöd av systemet vid kontering. Förslagskonto vid beställning Förval och favoriter underlättar konteringen Sambandskontroller kontrollerar konteringssträngen Vid osäkerhet kring kontering kan fakturan alltid skickas för extra kontroll. Förklara att kodsträngen är densamma som tidigare. Användarna behöver dock inte kontera på Motpart då detta sätts av systemet. Periodisering förändras men det är en separat bild. Mer detaljinformation finns i inläsningsmaterialet.

Kontering Konto Ansvar Projekt Spec. Akt/AO Objekt Verksamhet obligatorisk Ansvar Projekt frivilligt Spec. frivilig Akt/AO frivillig Objekt Verksamhet Hjälptext: Vid behov uppdateras bild förslagsvis med beskrivning av förvaltningens användning samt egna exempel. Mer information: Kontoplan för 2009 finns i projektdatabasen: Begrepp och koder/Gemensamma koder/GemHB_KoderKodstr_konto.xls

2019-01-01 Skapa beställning Bilderna från systemet är viktiga gå långsamt fram och titta på bilderna ordentligt! Du har nu direkt kommit till Skapa beställning. Beskriv avtalskategorier, söka avtal och artiklar. Genom att söka fram avtalet och välja artiklarna, så skapar du en varukorg. Detta kan du också få stöd hur du gör i lathunden och datorhjälpen. NÄSTA BILD 27

2019-01-01 Skapa varukorg Du har nu valt en artikel och en varukorg skapats. Du kan välja flera artiklar från flera leverantörer och lägga till din varukorg. Du ändrar antalet genom att använda +/-. Klicka på Fortsätt. NÄSTA BILD 28

2019-01-01 Beställningen Du kan få hjäp med att lägga förval&favoriter både vid kontering och val av leveransadress. Du har nu skapat din varukorg och kan komplettera med mer information. Beskriv hur man anger syfte på beställning. Väljer Leveransadress. Klicka på kontering. Du kommer då att komma till konteringsbilden. NÄSTA BILD 29

Kontera beställning 2019-01-01 OBS! Ansvarskod visas alltid med förvatningskod, prefix 137 först. Som användare ska du kontera beställningen för att den ska gå vidare till attestant och sedan till leverantören. Till ditt stöd så kan du genom att välja listor få fram de konteringsvärden som är giltiga. Använder du favoriter och förval så syns dessa överst i listan. Du ser alltid de senast använda. Du konterar hela beställningen. Det går att dela en rad i flera. Observera att du kan periodisera din beställning, men det bör ej göras, då du inte vet datum för leverans. När du är klar så klickar du på Ok. NÄSTA BILD 30

Skicka beställning - Kontrollattest 2019-01-01 Skicka beställning - Kontrollattest När du är klar klickar du på Skicka. Detta är att genomföra kontrollattest. Beställningen sänds då till den chef som har attesträtt för den angivna ansvaret. Om du vill granska fakturan väljer du att bocka i granska faktura. Genom att göra detta val kommer du att få fakturan till dig för godkännande, även om den stämmer överens med beställningen. Rekommendationen är att man endast gör detta om man behöver justera moms i efterhand (representation eller liknande) eller komplettera med filer till fakturan. Vi skickar nu iväg beställningen och får ett meddelande om att den är vidareskickad. NÄSTA BILD 31

Beställningen skickad för beslutsattest 2019-01-01 Beställningen skickad för beslutsattest Du kommer då tillbaka till underfliken Tidigare beställningar och du ser att beställningen väntar på attest hos chef 7. Chef 7 har nu 24 timmar på sig att beslutsattestera beställningen innan den eskalerar vidare uppåt i attesthierarkin. Visa på möjlighet att använda som mall och avbryta. Vi loggar nu in som chef 7 och attesterar. NÄSTA SIDA 32

Första sidan för leveranskvittens 2019-01-01 Första sidan för leveranskvittens Vi loggar in som beställare. Genom att gå via Att hantera och Leveranser och order kommer du direkt till leveranskvittensen. Leveranskvittensen är mycket viktigt att göra eftersom det är en del av kontrollattesten och är en förutsättning för att vi ska kunna få en ordermatchning och en effektiv fakturahantering. Börja redan i dag! NÄSTA BILD 33

Leveranskvittens 2019-01-01 Du kommer då till Leveranskvittens. Välj Ny kvittens för att göra leveranskvittensen. Visa på de olika funktionerna som finns. NÄSTA BILD 34

2019-01-01 Leveranskvittens I leveranskvittens fyller du i antalet du kvitterar och väljer sedan Ok. Leveranskvittens på belopp sker mer i undantagsfall. För mer information se datorhjälp och lathund. NÄSTA BILD 35

2019-01-01 Status på order Du kommer tillbaka till översikten och ser att statusen har blivit Kvitterad. När du leveranskvitterat genomför du en viktig del av kontrollattesten och möjliggör för ordermatchning. Det är även här du ser dina ordrar. Du kan söka fram alla dina ordrar genom att använda sökfunktionerna. NÄSTA BILD 36

Första sida fakturagranskare 2019-01-01 Första sida fakturagranskare Vi ska nu titta på hur man granskar och konterar en faktura. Första sidan är densamma för användaren och genom att klicka på Fakturor i att hantera så kommer du till de fakturor som väntar på att din hantering. NÄSTA BILD 37

Fakturor att hantera 2019-01-01 Du kommer nu till Hantera fakturor och ser alla fakturor som du ska hantera. Här styrs fakturorna av mottagarkoden! Fakturor ska inte gå till beslutsattestant först! Markera den fakturan du vill hantera och klicka på Hantera. NÄSTA SIDA 38

Handböcker och andra stödjande dokument Som stöd för användarna har ett antal dokument samt instruktionsfilmer (Datorhjälpen) tagits fram. Handbok för Winst användare. Beskriver HUR olika moment utförs i systemet. Innehåller tydliga beskrivningar kring hur beställningar, attest, leveranskvittens och fakturahantering utförs. Finns på Intranätet under Gemensam information Datorhjälp. Ett antal filmer där momenten i systemet har spelats in samtidigt som en speakerröst förklarar mer ingående vad som händer på skärmen. Filmerna finns på Upphandlingsbolagets hemsida. Västra Göteborgs Inköpshandbok Intranätet/styrandedokument/Inköp och upphandling För att ta sig till sidorna som länkarna är styrda till: Markera länken Högerklicka Klicka på öppna hypperlänk

Support Förvaltningarnas användare vänder sig till områdets inköpsspecialist/systemstödjare för support. Tips! I utbildningsmaterialet, lathundar och Datorhjälpen finns mycket matnyttigt och svaren på många frågor finns säkert där. Inköpsspecialist/ systemstödjare Felsignal systemfel printscreen till ekonomibrevlådan. Mailadress. Användare

KONTAKT: Ekonomiavdelning ulrika.willman@vastra.goteborg.se linn.kristiansen@vastra.goteborg.se helen.tullock@vastra.goteborg.se