Tävlingsledning/Arena Våra arrangemangsnivåer Inbjudan Marknadsföring Sponsorer och samarbeten Arena/tävlingsbevakning Digital service Kvalitétssäkring Presservice Västgötamodellen RUBRIK

Arrangemangsnivåer RUBRIK Nivå 1 – Värdetävlingar (SM, SL, 10-Mila, 25-manna…) Nivå 2 – Nationella tävlingar (inkl. GM, DM och elittävlingar) Nivå 3 – Distriktstävlingar Nivå 4 – Närtävlingar, motionsorienteringar Kraven på ert arrangemang är beroende av vilken arrangemangsnivå ert arrangemang ligger på! RUBRIK

Karta RUBRIK Karta Nivå 1 Nivå 2 Nivå 3 Nivå 4 Värdetävl   Nivå 1 Nivå 2 Nivå 3 Nivå 4 Värdetävl Nationella tävl. , DM Distriktstävl. När, motion Karta Godkänd av SOFT Kontrollerad av OF, SOFT OF Karttryck Offset, Certifierat Bestäms av OF RUBRIK

Utbildade el. motsv. kunskaper Tävlingskontroll   Nivå 1 Nivå 2 Nivå 3 Nivå 4 Värdetävl Nationella tävl. , DM Distriktstävl. När, motion Tvl.Kontroll TK, BK Ja TK, BK, KK TL, TK, BL, BK Utbildade el. motsv. kunskaper Jury 3 personer ej arr distr från 2 ej arr. fören. Instans överklagan SOFT OF Arr. coach RUBRIK

Banor RUBRIK Banor Nivå 1 Nivå 2 Nivå 3 Nivå 4 Värdetävl   Nivå 1 Nivå 2 Nivå 3 Nivå 4 Värdetävl Nationella tävl. , DM Distriktstävl. När, motion Banor Stämpl/Tidtagn enl SOFT Fri start Tävlklass nej, ÖM ja Ja Provlöpning Tävl.likn.förhållande Kontrollvakt K-vakt urban miljö Ja anonym klädsel Stämpl.enheter 2 1 RUBRIK

Klasser & deltagande RUBRIK Klasser Deltagare Nivå 1 Nivå 2 Nivå 3   Nivå 1 Nivå 2 Nivå 3 Nivå 4 Värdetävl Nationella tävl. , DM Distriktstävl. När, motion Klasser Bestämmes av Arr, OF, SOFT Arr, OF Obligatoriska Tävl.klass Tävl.klass (DM enl OF) Samråd med OF Motionsklasser I, U, ÖM (3-9) I, U, ÖM (3) I, U Deltagare Terrängkännedom Ej tävl.klass Ej ranking.klass RUBRIK

Övrigt RUBRIK Övrigt Nivå 1 Nivå 2 Nivå 3 Nivå 4 Värdetävl   Nivå 1 Nivå 2 Nivå 3 Nivå 4 Värdetävl Nationella tävl. , DM Distriktstävl. När, motion Övrigt TOA På Arenan Dusch Hänvisning Sjukvård Materiel på arenan Pressvärd Ska finnas Bör finnas Avlysning 12 mån innan tävl. RUBRIK

Inbjudan

Inbjudan Inbjudan, med klasser och banlängder, ska arrangören presentera på sin hemsida och på Eventor helst 4-6 månader före tävling. Absolut senast 1 månad före tävling. Samtidigt ska tävlingen öppnas för anmälan i Eventor. RUBRIK

Inbjudan 4.13 Inbjudan till tävling Om vi nu nått fram till den tidpunkt då vi ska ta fram inbjudan. Vilken månad befinner vi oss i då? 4.13 Inbjudan till tävling 4.13.1 Inbjudan ska innehålla all den information som den tävlande behöver för att fatta ett väl underbyggt beslut om att anmäla sig till tävlingen. Obligatoriska tilläggsavgifter som arrangören avser att ta ut ska framgå av inbjudan. Tävlingsvillkor som i avsevärd grad avviker från de normala ska tydligt anges i inbjudan. Läs mer: TA 4.13 Inbjudan mm

Inbjudan Tips: Påbörja arbetet med att ta fram Inbjudan och PM i god tid innan de enligt tidplan ska publiceras. Säkerställ att alla berörda funktioner och grupper tar del av utkast och att de tillför samt kontrollerar informationen. Vanligtvis har klubben goda exempel och rutiner för hur tävlingens inbjudan ska se ut. Om inte eller om man vill utveckla sin inbjudan så finns hur många goda exempel som helst på Eventor  

Marknadsföring

Marknadsföring Vad en Tävlingsledning bör känna till - AH 06 Värt att veta för funktionen kommunikation, media och marknadsföring

marknadsföring RUBRIK Marknadsföring är INTE samma sak som inbjudan! Vad kan vi locka med till vårt arrangemang Hur kan vi presentera det på ett attraktivt sätt? I vilka kanaler ska vi marknadsföra vår tävling Till vem/vilka? …och NÄR? RUBRIK

marknadsföring RUBRIK Andra grepp Tävlingsöversikt Grafisk profil Kartklipp Filmklipp Intervjuer Bredd på tävling! …osv Tävlingsöversikt Spridning av tävlingsinformation Annonser, eventor, SOFT, Skogssport, Tävlingsbilaga… Marknadsföringsstöd Bredd på tävling Sprid information i egna föreningen RUBRIK

Den som inte syns – finns inte! marknadsföring Generellt är marknadsföring av arrangemang på nivå 2 (Nationella tävlingar) ett område som kan utvecklas. Marknadsföringen av tävlingen underskattas varför bara marginella insatser görs?! Marknadsföringen (Information) av arrangemanget kan indelas i följande områden: Deltagare i syfte att de ska komma till tävlingen för att tävla eller motionera. Internt inom föreningen för att motivera medlemmar att ställa upp för att hjälpa till men även för att ta ansvar Kommun och myndigheter med syfte att få samarbete/stöd i olika former Näringslivet i form av olika paket …… Nyhetsmedia före under och efter tävling Den som inte syns – finns inte!

marknadsföring Internt - Motivera klubben ”Trestegsraketen” Börja med mindre tävlingar för att på sikt arrangera nivå 1-2 tävling Delegering av ansvar och uppgifter – Ha kul!! Gemensamt mål - som alla känner till Studiebesök (- vi kan göra detta ännu bättre!!!) Tro på oss själva Växa med uppgiften Rätt kvinna/man på rätt plats. Alla funktionärer måste inte va aktiva orienterare!

marknadsföring Fundera över inför ert arrangemang i år: - Hur kan vi praktiskt marknadsföra vårt arrangemang? - Hur får vi fler att delta? Vad krävs? Diskutera också - ”Hur får vi deltagare till motionsorienteringen” (ÖM/Trail) i samband med arrangemanget?   Lämpliga kontroll och uppföljningsfrågor till ansvariga för Marknad?

marknadsföring Ska vi blir flera som orienterar mera behöver vi hjälpas åt att sprida information och attrahera sällanorienterare oftare! Vad kan jag göra? - Sprid information om orienteringsarrangemang, stora som små, i ditt egna nätverk - Snacka med sällanorienterarna i din klubb, håll dem informerade om vilka möjligheter som ges när och hela tiden - Hjälps åt att få med nya vuxna och föräldrar ut i skogen vid våra arrangemang

Sponsorer / Samarbeten Exempel på uppgifter som kan tilldelas Marknadsfunktion eller grupp beroende på tävlingens storlek och ambition - Kontakter med sponsorer och reklamköpare, hantering av reklamförsäljning och samarbete - Ta fram reklam- och sponsorskyltar + deltaga vid utplaceringen på Arenan - Reklam på nummerlappar och karta - Vägleda sponsorer och reklamköpare vid ev. besök på Arenan - Information / utställningar på Arenan Lägga upp program för ceremonier (ev. invigning, prisutdelning, mm) + leda ceremonierna - Anskaffa priser + blommor(?) + ev. plaketter - Anskaffa arrangörskläder (profilkläder) Bra arbete med sponsorer och samarbeten kan enkelt generera lika mycket intäkter som hela arrangemanget i övrigt!

Tävlingsbevakning

Tävlingsbevakning Planering av Arena Banläggning (start/varvning/upplopp) Radio/Förvarning Speakeri och ljud Starttider/måltider Digital service Online bevakning GPS Bildproduktion Livestreaming Lite om teknik

Arenan Entré Tight Upplopp (U?) Stå/sitt/tält Speakeri och ljud Resultatåtergivning (papper/skärm) Servicefunktioner Skyltning! Gör alltid en skiss!

Banläggning Ni måste göra klart vad som ska gälla vid arrangemanget Ge en ”beställning” till banläggaren Vilka klasser? Arenastart Samordna kontroller Radio Varvning Förvarning Vid stafett – uppsikt?

Speakeri och ljud Spekertorn Antal funktionärer Speakerstöd o skärmar Vilka klasser Nummerlappar Upplopp fållor Målstämpling på tråd Startider/måltider? Ljudkvalité & Musik Nätverket/internet Papper å penna

Digital Service RUBRIK Eventor Winsplits Livelox Liveresultat, QR-kod www.live.orientering.se GPS SOFT/VOF Resultatredovisning på arenan? Säkerställ trådlöst… På skärmar? På papper (som vanligt) RUBRIK Bildproduktion (eget värde) https://www.youtube.com/watch?v=Zep3tRWE0gQ&index=2&list=PL92uKikMMVGUl45k1yJVFAsb3Jywk5Z2M

TEKNIK för tävlingsbevakning Att få information från skogen/mål till arenan och ut på Internet… För detta krävs Teknik Utrustning Kunskap Planering Tester

ROC:ar http://olresultat.se/blog/?page_id=148

Kvalitétssäkring RUBRIK

Kvalitétssäkring RUBRIK

Kvalitétssäkring RUBRIK -Håll det enkelt -Kör med beprövad metod -Inget nytt i sista stund -Testa (TESTA) i förväg – MED personal -Håll god ordning på plats -Vad gäller för -start/skog/mål -tävlingsbevakning? -kartutskifter? -…osv -Mobiltäckning vid test vs. på tävlingsdagen RUBRIK

Presservice RUBRIK Gör alltid jobbet! Pressmeddelande Presskontakt Resultatservice Artikel Bilder Sprid eget material i egna kanaler, dock ej i konkurrens med lokalpress… …men sprid även lokalpress i egna kanaler RUBRIK

Funktionärsvård

Funktionärsvård Hur tar vi hand om våra funktionärer så de har kul, kommer tillbaka och känner sig delaktiga?

Västgötamodellen

RUBRIK Västgötamodellen

Ett stöddokument 10 sidor kortfattat om att arrangera Från Eventor till snitselfärger Mycket hänvisningar till mer information på annan plats 8 Bilagor 3 checklistor 3 rapporter

TR tillägg Västergötland Inskolning på alla tävlingar Att utse tävlingsjury delegeras till förening (i samråd med VOF) för tävlingar nivå 2 undantaget DM och Elittävlingar.

Snabbfakta Efteranmälan tillåtet på tävlingsdagen mot 100% tillägg. Ska anges i inbjudan. Inga P-avgifter rekommenderas Kartutskrifter Avstånd P-Arena och Arena-start, max 1000m Tillsättandet av kontrollandet delegeras likt jury Rapporter och avgifter Snitselfärger Winsplits och Livelox

Ansökan o annonsering Tävlingsansökan I Eventor 31 mars Tävlingsannonsering VOFs tävlingsöversikt (rätt uppgifter i Eventor!) VOFs kanaler, utskick, hemsida, nyhetsbrev och sociala medier Tänk bredare än ”Eventor-bubblan” Inbjudan klar senast 1 månad före arrangemanget (4-6 månader enligt TA)

fr Media till org. Press media TA 4.13 och Bilaga 5 Sponsorer och samarbeten TA 4.8 Tävlingsorganisation TA 4.1-4.2, H 01, Bilaga 3

Admin & Teknik Administation och teknik TR 5.3-5.4, TA 5.2-5.3, H02 Nivågruppering Särskild punkt – Lotta klasser! Lotta klasser En klass en bana Sprida baninledning Flera klasser på en bana = EJ saxa ranking Aldrig starta på samma minut med samma förstakontroll

Administration / nivå

Priser Prispolicy Rätt antal i ungdom Priser tom DH21 From DH35 mer fritt Planera prisutdelningen i förväg – anpassa starttider Använd prispall och bra ljud OK att ha avhämtning för merparten

Arena Arena Tänk till Håll tight Gör alltid skiss Skylta noga både dit och där Planera ljud

Toa, dusch & sjukvård Toaletter, dusch och sjukvård Regleras i anvisningar, TA 4.3 Stöd för antal dusch och toa Rekommendationer gällande sjukvård (även i bilaga från SOFT/Socialstyrelsen)

Bredd på tävling Tänk extra på ÖM klasserna ÖM Hittaut utgår Bara 65% anmäler sig vid ordinarie tid Stort utbud, marknadsför! ÖM Hittaut utgår ÖM Trail utvecklas och blir fyra Kort, Lång, Medel, Sprint Stöd för marknadsföring samt informations- material genom motionsorientering.se Tips för bredare tävling

Nybörjarklasser Knatteknat Inskolning U-klasser Lämpligt område, priser och 20 kr Inskolning Superlätt vanlig bana, med gubbar U-klasser 1 och 2 för alla upp till 16 år o direktanmälan Skuggning (insk, U1, U2, ÖM1, ÖM2) Färgkopior! Patrullklass (ok i ungdomarnas kortklasser)

Mark & Vilt Goda relationer A och O Länsstyrelsen -När ska samråd ske? Jakt Länsstyrelsen -När ska samråd ske? Stråkbanläggning Viltzoner? Drev? Viltrapport

Särskilda tävlingar Distriktsmästerskap (bilaga 1) Lite nytt kring stafetter 2017 Sprint flytt och sprintstafett från 2018 Långtidsplanen justeras Västgötatoppen (bilaga 2) Nytt från 2018

Checklistor & Rapporter Tävlingskontrollant Bankontrollant Tävlingsledare Rapporter Tävlingsledarrapport Viltrapport Tävlingsrapport (länk till eventor)

Kvalité & Utvärdering Kvalité Utvärdering Organisation, kontrollanter Tidsplan Var i tidig kontakt med TK och BK 6-4 månader. Utvärdering Deltagarenkät i Eventor Del i ”Att arrangera en tävling i fyra steg” EGEN!

Bilagor DM-tävlingar Västgötatoppen Tävlingsorganisation samt kvalité- och stödfunktion Tävlingsinbjudan Press och media Sjukvård Samråd länsstyrelsen Principskisser start och mål

RUBRIK Västgötamodellen