INDRA Organisation Maj 2015

Hållpunkter Övergripande information om Indra och samverkan med GR Kaffe Indra för utbuds- och organisationsansvariga Workshop med egen dator Information om innevarande antagningsår Frågor

Samverkan med GR GR utvecklat Indra Stöd i implementeringen av Indra Antagning Fyrbodal part i vidareutvecklingen av systemet Erfarenhetsutbyte kring antagningsfrågor I december 2013 fattade Fyrbodals kommunalförbunds direktion beslut om att slå ihop antagningskanslierna till ett gemensamt som skulle ligga under Fyrbodal. Samtidigt beslutades om att ingå ett samarbete med Göteborgsregionens kommunalförbund GR kring antagningsfrågor samt att använda GR:s antagningssystem Indra. Under antagningen till läsåret 15/16 används fortfarande det gamla systemet, men inför antagningen till läsåret 16/17 kommer Indra att användas. Under 2015 implementeras Indra och Antagning Fyrbodal preparerar systemet med vår data. Vi har ett tätt samarbete med GR kring Indra, och har också startat upp samverkan kring antagningsfrågor. Det kommer att resultera i regelbundna träffar.

Indra – vårt nya antagningssystem Webbaserat Befattningar och behörigheter, användare har ansvar för viss registrering Ärendehanteringssystem – aviseringar vid viktiga händelser Minskad pappershantering Tydlig översikt över antagningsåret Man kan se kontaktuppgifter till kollegor (befattningar o behörigheter) Användarstöd direkt i vyerna Indra är ett rent antagningssystem framtaget enbart för detta ändamål. Den nuvarande versionen heter Indra 2 och har fått ett modernare användargränssnitt. Systemet är webbaserat och har användarstöd direkt i vyerna. Indra är uppbyggt kring en mängd händelser som när de inträffar genererar arbetsuppgifter och/eller meddelande till användare. Vissa händelser inträffar vid ett visst tillfälle under antagningsåret, s.k. datumhändelser. Andra händelser triggas av att något görs i systemet, s.k. manuella händelser (t ex att en elev anmäler flytt). För att arbetsuppgifter och meddelande ska gå till rätt mottagare läggs alla användare upp med befattningar och behörigheter. I dagens system måste oftast personal i kommuner och på skolor samla in och skicka uppgifter via mejl till Antagning Fyrbodal som registrerar i systemet. I Indra kommer det mesta att kunna registreras direkt i systemet. Det ger en ökad kvalitet då oklarheter upptäcks direkt och kan rättas till. Antagning Fyrbodal kommer även fortsättningsvis att ha den övergripande kontrollen. Fler personalkategorier kommer att kunna logga in och följa antagningen. I Indra finns också aktuella kontaktuppgifter till en mängd personer på skolor och i kommuner.

Indra – ett ärendehanteringssystem Datumhändelse: Sista dag att stänga utbildning Arbetsuppgift till ansvariga för utbud och organisation Ansvariga för utbud och organisation markerar ”startar ej” i förekommande fall. Detta blir en ny händelse! Meddelande till Antagning Fyrbodal Meddelande till alla rektorer Befattningar och behörigheter Exempel! Samordnaren Lisa har Indra-befattningen ”utbud och organisation” för Centrumgymnasiet. Behörigheten styr att Lisa bara kan göra det som hör till rollen, och bara för Centrumgymnasiet. Händelser i Indra är inlagt redan från början och är ”allt” som kan tänkas inträffa under ett antagningsår. 1. Datumhändelse – inträffar vid en viss tidpunkt under antagningsåret. Dessa händelser styrs av när i antagningsprocessen man befinner sig. Exempel kan vara sista dag att stänga program som är satt till ett visst datum. I det fallet kommer en arbetsuppgift att gå ut ett visst antal dagar före sista datum. 2. Manuell händelse – inträffar när någon användare gör något i systemet. I exemplet ovan när sista dag för att stänga utbildning närmar sig. I det fallet skickas ett mejl till utbuds- och organisationsansvariga om att de i förekommande fall ska markera ”startar ej” på utbildningar som inte ska starta. Det går också ett meddelande till alla rektorer samt till Antagning Fyrbodal eftersom dessa funktioner behöver hålla koll på detta. Varje användare i Indra får en eller flera behörigheter kopplade till sig. Exempel är ”elev- och betygsimport” som ges till den som ska importera elevuppgifter och betyg. Behörigheten talar om vad man kan se och göra i systemet. T ex kunna se uppgifter om elever på den egna skolan.

Indra för eleven Modernt gränssnitt Tydlig översikt över antagningsåret Får mejl vid viktiga händelser + information i systemet Kan dela sin ansökan och sitt antagningsbesked Reseplanerare inbyggt Antagningsbesked och svarskort via webben För elevernas del är Indra också en förbättring mot dagens system. De informeras och påminns via mejl (och via sin startsida i Indra) om viktiga datum och ev. uppgifter de ska lämna. De kan dela sin ansökan och sitt antagningsbesked med t ex sin vårdnadshavare. I Indra finns också en reseplanerare inbyggt så att eleven lätt kan söka fram hur bussförbindelser ser ut från hemmet till den skola de funderar på att söka. Antagningsbesked och svarskort enbart via webben. Ställer krav på att eleven har en e-postadress som gäller under antagningen. Går att byta!

Indra för organisationsansvariga Ärendehanteringssystem – aviseringar vid viktiga händelser Registrering av utbud direkt i systemet Lättare att se hur utbudet visas för sökande Skolorna har större kontroll och ansvar Tydlig översikt av antagningsåret Användarstöd direkt i vyerna Att Indra är uppbyggt kring händelser och med befattningar och behörigheter gör att fler personer kan följa den pågående antagningen och få information om det som är viktigt att veta för just dem. En av de större förändringarna jämfört med tidigare system är att i Indra kommer skolorna själva att registrera och justera sitt utbud direkt i systemet istället för att skicka uppgifterna till Antagning Fyrbodal. Vi kommer att gå igenom i detalj hur detta går till.

Startsida När man loggat in i Indra kommer man till startsidan där man hittar en tidslinje som visar antagningsåret, var man befinner sig just nu samt lite kort information om de större hållpunkterna. Längst upp till höger kommer man åt sitt användarkonto där man kan ändra vissa uppgifter. Det är också här man loggar ut. På sidan ligger också de ev. arbetsuppgifter och meddelande man fått (de kommer också via mejl). Längst upp finns en menyrad, färgerna visar vilken åtkomst man har: Turkos: alla kan titta Lila: alla kan titta, men för att registrera något krävs behörighet Lila med nyckel: man kan bara öppna om man har behörighet

Skolor/Kollegor Förvaltning Kontaktuppgifter till kommunen samt uppgifter om de kommunövergripande funktionerna, t ex utbildningschef, organisationsansvarig, ansvarig för yttrande/beslut om mottagande.  Skolor Kontaktuppgifter till skolan samt uppgifter om befattningarna på skolorna, t ex rektor, SYV, expedition. Det är dessa personer som är mottagare av arbetsuppgifter och meddelanden. Till höger visas behörigheter, t ex elev- och betygsimport, ansvarig för idrott, organisation per fristående skola. Behörigheterna kan variera beroende på skolform och tillstånd/utbud, och bestämmer vad personerna kan göra och inte göra. Huvudansvarig är den ytterst ansvarige, delansvariga har samma rättigheter och får samma arbetsuppgifter och meddelanden. Huvudansvarige är den som Antagning Fyrbodal kontaktar. Det är viktigt att Antagning Fyrbodal får uppgifter om förändringar så att befattningar och behörigheter hålls uppdaterade!  Kollegor Här finns alla användare av Indra med sina befattningar och behörigheter. Går att söka via kommun, skola etc eller med namn i fritextfältet till höger.  Centrala antagningen Här visas hur Antagning Fyrbodal fördelat ansvarsområden samt kontaktuppgifter till oss.

Indras vyer - uppbyggnad De olika sidorna i Indra kallas för vyer. I exemplet ovan visas vyn Behörighetslista som finns under menyn Elever. Vi har där sökt fram xxx-skolan i xxx kommun. Menyer och listor - Urval görs i rullistor (klicka på pilen till höger i fältet och välj i listan). Din behörighet styr vad du har att välja på. Fritextsök finns i vissa vyer, du kan då ange valfritt sökord och sen klicka på Sök. Sortering går att göra på listorna som kommer fram. Genom att klicka på kolumnrubriken sorteras hela tabellen i stigande ordning efter den kolumnen, ett klick till så sorteras den fallande. Export kan göras till PDF-format eller XLS-format (Excel). Använd knappen Exportera. Kolumner – det går att lägga till, ta bort och ändra ordning på kolumner. Använd knappen Kolumner. Filtrera - går att göra i vissa vyer, använd då Ytterligare filtrering och urval. Mer information om rad i listan – genom att klicka på ikonen framför respektive rad kommer man till en vy med mer information om raden, i exemplet ovan kommer man till elevbilden och kan se elevens alla uppgifter, ansökan etc. När man klickat fram en sådan vy läggs den till höger på skärmen. Om muspekaren förs över symbolen visas elevens namn, om symbolen klickas fälls vyn in; klicka igen och den tas fram igen. Stäng med X. Information i form av vyförklaringar finns i de flesta vyer – knapp uppe till höger i bild. Information kan också ges i form av symboler framför en rad, t ex gul varningstriangel. Om muspekaren förs över t ex en rubrik visas förklarande information. Använd Återställ om du vill ha tillbaka ursprungsvyn. Vyn återställs också när du lämnar vyn.

Elever  Klasslista Här kan varje skola söka fram sina egna elever (SYV sina skolor). Går att välja alla elever eller bara en viss klass. Snabbt sätt att få fram elevernas kontaktuppgifter.  Behörighetslista Här får man en överblick av elevernas gymnasiebehörighet (visades i bild 10). Elever utan skola Här finns de elever listade som inte har någon skolplacering.

Ansökan  Sökande från grundskolan/IM Här visas elever från den grundskola som söks fram. Om det finns en antagning gjord (preliminär alt slutantagning) kan man välja att titta på den. Annars väljs Nulägeslista – hur ser elevens ansökan ut just nu? Man kan bara söka fram sina egna skolor.  Sökande till gymnasieskolan Här visas sökande till den gymnasieskola som söks fram på motsvarande sätt som för grundskolan.

Placering Denna meny är endast för behörighetsgrupper – dvs bara de som har behörighet för något av menyvalen kan göra något.

Antagning Antagningsresultat Visar senaste antagningen. Finns det tidigare antagningar kommer de nedanför i menyn. Antagningsresultatet visas per mottagande gymnasieskola och program. I fältet ovanför tabellen visas uppgifter om totalt antal platser, antagna, reserver, lediga platser, lägsta antagningspoäng mm. Där finns också uppgifter om uppropet.

Söka elev Vilken vy som än visas så finns det ett sökfält längst upp till höger - Sök elev. Där kan du söka efter enskilda elever genom att ange personnummer eller namn. Träffar visas i rullistan och minskar i takt med att du skriver in fler siffror i personnumret alt bokstäver i namnet. Elevkortets uppbyggnad Elevkortet är SYV:s huvudsakliga arbetsvy, här finns alla uppgifter kring varje elev. Översta raden – i det grå fältet längst upp på kortet finns elevens namn, personnummer, folkbokföringskommun, skola etc. Flikar - Resten av elevkortet är uppbyggt kring olika flikar. Flikarna Kontaktuppgifter, Betyg, Ansökan, Kontaktlogg och Händelselogg finns alltid för alla elever. Sen kan andra flikar komma till beroende på om antagning gjorts, om eleven gör vissa val etc.

Elevens startsida – ej inloggad På Indras startsida kan eleverna utan att logga in få dels generell information om de nationella utbildningarna, dels mer specifik information och söka efter vilka utbildningar som finns i antagningsområdet. Informationen nås genom att klicka på önskat program. Skolorna kan t ex lägga in information om Öppet hus. Eleven kan sätta program som favoriter för att lättare hitta tillbaka till dem nästa gång. På startsidan finns även tidslinjen, kontaktuppgifter till Antagning Fyrbodal och till skolorna. Dessutom finns Reseplaneraren – en koppling till Västtrafik där eleven kan söka fram bussförbindelser mellan hemmet och den skola den funderar att söka.

Lägga in utbud, steg 1 Utbildningar  Utbildningsutbud Sök fram rätt kommun och skola. Föregående års utbud ligger kvar, det enda som inte följt med är antalet platser. Beskrivning av hur man anger programutbudet finns i särskild manual, se www.soktillgymnasiet.se.

Lägga in utbud, steg 2 Utbildningar  Utbildningsöversikt Sök fram rätt kommun och skola. All information om skolans utbud finns samlat i samma vy. I denna vy kan språkval, idrottsval och individuella val som skolan erbjder läggas till eller tas bort. Beskrivning av hur man justerar detta finns i särskild manual, se www.soktillgymnasiet.se.

Aktuellt - Pågående antagningsår Preliminär antagning klar - omvalsperiod pågår Antal platser går att justera t.o.m. 15 juni Slutbetyg till Antagning Fyrbodal senast 11 juni kl. 12.00 Beslut om fri kvot/eng.disp senast 1 juni Slutantagningskörning 24 juni Beslut om antagning till Antagning Fyrbodal senast 29 juni Antagningsbesked till sökande 1 juli Sista dag att svara 24 juli Reservantagning början av augusti (inkl. sommarskolebetyg) Antagning Fyrbodal hanterar reservantagning t.o.m. 31 augusti www.soktillgymnasiet.se (Personal / Gymnasiet)

Antagning Fyrbodal Handläggare 0522-44 08 30 Helen Helleborn Carolina Svensson Handläggare 0522-44 08 30 Helen Helleborn 0522-44 08 50 antagning@fyrbodal.se Erika Gustafsson Antagning Fyrbodal Handläggare Fyrbodals kommunalförbund 0522-44 08 70 Box 305 451 18 Uddevalla Titti Andersson Verksamhetsledare 0522-44 08 54