2018-09-17 Kan verksamhetsanpassade arbetstider ge en hälsofrämjande arbetsmiljö? 21 oktober 2014 Ulla Olofsson ulla.olofsson@vll.se

Verksamhets- och kompetensanalys Bemanningsplanering Schemabygge 2018-09-17 Upplägg av passet Regelverk Verksamhets- och kompetensanalys Bemanningsplanering Schemabygge Arbetstidsmodeller

Kunskap om regelverket 2018-09-17 Kunskap om regelverket Tillämpning av Arbetstidslagen Arbetstid Veckoarbetstid Dygnsvila Rast Veckovila Nattarbete Övertid

Arbetstidslagen Arbetstid 2018-09-17 Arbetstidslagen Arbetstid Med arbetstid avses ordinarie arbetstid, övertid eller mertid vid deltidsanställning och jourtid § 5. Ordinarie arbetstid får uppgå till max 40 timmar/vecka i genomsnitt för en tid av högst fyra veckor vid heltidsanställning §6. Jourtid får tas ut med högst 48 timmar per arbetstagare under en tid av fyra veckor eller 50 timmar under en kalendermånad Beredskapstid är inte arbetstid men ger brott mot veckovilan

Semester och sjukfrånvaro likställs med fullgjord arbetstid 2018-09-17 Arbetstidslagen Veckoarbetstid § 10a. Den sammanlagda arbetstiden under varje period av sju dagar får uppgå till högst 48 timmar i genomsnitt under en beräkningsperiod om högst fyra månader Semester och sjukfrånvaro likställs med fullgjord arbetstid

Helst ska tiden mellan kl 00-05 ingå 2018-09-17 Arbetstidslagen Dygnsvila §13. Alla arbetstagare ska ha minst elva timmars sammanhängande ledighet under varje period om 24 timmar Helst ska tiden mellan kl 00-05 ingå  

Olika sätt att bryta dygnet (2 dygn) 2018-09-17 Arbetstidslagen Arbeta 13 timmar Vila 11 timmar

Val av dygnsbryt Dygnsbryt kl. 09.00 2018-09-17 Val av dygnsbryt Dygnsbryt kl. 09.00 Långa pass möjliga. 07.00-22.00. Dygnsvila 22.00-09.00. Två raster alt delad tur 07-12 och 17-22. Kan användas om man inte arbetat senare än 20.00 dagen före. Morgonpass startar tidigast kl. 09.00 om kvällspass dagen före till 22.00. 20.00-09.00 Dygnsvila 09.00-20.00. Centralt kollektivavtal om måltidsuppehåll under nattarbete finns. Minst 11 timmars vila efter kvällspass. Obegränsad överlappningstid.

Val av dygnsbryt Dygnsbryt kl. 03.00 2018-09-17 Val av dygnsbryt Dygnsbryt kl. 03.00 Långa pass inte möjliga. Morgonpass slutar senast 16.00. Kvällspass startar tidigast 14.00. 07.00-16.00. Dygnsvila 16.00-03.00. Kan användas även om man arbetat kvällspass (hur sent som helst) dagen före. 14.00-22.00 (eller hur sent som helst). Dygnsvila 03.00-14.00. Kan arbeta morgonpass dagen efter (hur tidigt som helst). Uppnår inte 11 timmars vila efter kvällspass. Begränsad överlappningstid max 2 timmar. Fler arbetspass per schemaperiod.

Val av dygnsbryt Beredskap 2018-09-17 Val av dygnsbryt Beredskap Oregelbunden arbetstid inklusive veckoslut dygnsbryt 03.00 för att beredskap och dygnsvila inte ska krocka. Kontorstid med beredskap kvällar och/eller veckoslut ca 08.00 beroende på tid och frekvens av störningar

2018-09-17 Arbetstidslagen Rast § 15. Rast är avbrott i det dagliga arbetet där arbetstagaren inte är skyldiga att stanna kvar på arbetsstället. Arbetsgivaren ska på förhand ange rasternas längd och förläggning så noga som omständigheterna medger. Arbetstagarna får inte utföra arbete mer än fem timmar i följd.

Arbetstidslagen Veckovila 2018-09-17 Arbetstidslagen Veckovila § 14. Arbetstagare ska ha minst 36 timmars sammanhängande ledighet under varje period om sju dagar Till veckovilan räknas inte beredskapstid Veckovilan ska så långt som möjligt förläggas till veckoslut Veckovilan behöver inte infalla regelbundet utan kan placeras omväxlande i början och i slutet av sjudagarsperioden  

Arbetstidslagen Nattarbete 2018-09-17 Arbetstidslagen Nattarbete § 13a. Arbetstiden för nattarbetande får under varje period om 24 timmar inte överstiga 8 timmar i genomsnitt under en beräkningsperiod om högst 4 månader, för vissa max 8 timmar Vid genomsnittsberäkningen skall avräknas 24 timmar för varje period om 7 dagar Semester och sjukfrånvaro likställs med fullgjord arbetstid Med nattarbetande avses den som normalt utför minst tre timmar av sitt arbetspass under natt eller troligtvis kommer att fullgöra minst 1/3 av sin årsarbetstid under natt Med natt avses perioden mellan klockan 22 och 06

Arbetstidslagen Övertid 2018-09-17 Arbetstidslagen Övertid § 7. Arbetstid som överstiger ordinarie arbetstid och jourtid (och som inte är mertid) Vid beräkning av övertid ska kompensationsledighet eller annan ledighet som förläggs till arbetstagarens ordinarie arbetstid eller jourtid likställas med fullgjord arbetstid eller jourtid. § 8.Övertid får tas ut med högst 48 timmar under fyra veckor, 50 timmar under en kalendermånad, dock högst 200 timmar under ett kalenderår (allmän övertid). Övertid utöver allmän övertid får tas ut med högst 150 timmar per arbetstagare under ett kalenderår om särskilda skäl föreligger (extra övertid). Extra övertid och allmän övertid får tillsammans inte överstiga 48 timmar under fyra veckor eller 50 timmar under en kalendermånad,

Arbetstidslagen Avvikelser ATL (se AB § 13 Arbetstid mom. 6) 2018-09-17 Arbetstidslagen Avvikelser ATL (se AB § 13 Arbetstid mom. 6) a. Måltidsuppehåll istället för rast vid nattarbete. b. Studieledighet anses inte som arbetad tid. c. Förlängd arbetstid pga vikariat räknas inte som mertid. d. Arbetstiden vid förskjuten arbetstid och byte av schema betraktas som ordinarie arbetstid. e. Beräkning av ordinarie arbetstid, jourtid, övertid och mertid kan göras per kalendermånad (4 veckor). f. En beräkningsperiod är högst 16 veckor men max 48 tim i genomsnitt/4 veckor eller 192 tim/4veckor. g. Dygnsvila minst 9 tim vid förläggning av ordinarie arbetstid under förut- sättning att den inte understiger 11 tim i genomsnitt under varje 24 tim period under beräkningsperioden. h. Dygnsvila kan understiga 9 tim vid tillfällig avvikelse under förut- i. Sammanhängande veckovila vid tillfällig avvikelse uppgå till minst 24 tim.

Verksamhets- och kompetensanalys Bemanningsplanering Schemabygge 2018-09-17 Upplägg av passet Regelverk Verksamhets- och kompetensanalys Bemanningsplanering Schemabygge Arbetstidsmodeller

2018-09-17 VISION Politik Mål LT-ledn Verksamhets-plan

2018-09-17

Ständigt bättre – patienten alltid först! 2018-09-17 Värdegrund Ständigt bättre – patienten alltid först! PATIENTEN Får vård i rätt tid och av hög kvalitet Känner sig trygg och respekterad Är välinformerad och delaktig i sin vård och kan göra egna val ORGANISATIONEN Vi utvecklar metoder och arbetssätt för att öka kvalitet och patientsäkerhet och bli effektivare Vi skapar och delar ny kunskap i samverkan Vi är alla delaktiga utvecklingsarbetet MEDARBETAREN Vi respekterar varandra och ser våra olika roller Vi är rädd om andras tid och gör rätt från mig till dig Vi är medveten om att vi är varandras arbetsmiljö och skapar tillsammans en attraktiv arbetsplats Vi har kondenserat värdegrunden i ett uttryck Ståndigt bättre – patienten alltid först! Den uttrycker vår ambition allt alltid sätta kunden – vår patiuent i första fokus men också att ständigt utveckla vår kvaliitet och vårt arbetssätt 19

Produktionsplanering Verksamhets-plan 2018-09-17 Produktionsplanering Kapacitetsplanering Produktion Ledningssystem Lean Värdegrund

Produktionsstyrning Produktionsplan Strategisk planering 2018-09-17 Produktionsplan Strategisk planering Kapacitetsplan Aktivitetsschema Taktisk planering Personalschema Detaljplanering Operativ planering Schemajustering Daglig styrning

Verksamhets- och kompetensanalys 2018-09-17 Verksamhets- och kompetensanalys Verksamhetsanalys Uppdrag/Mål Resurser Organisation Kompetensanalys Rätt person på rätt plats i rätt tid med rätt kompetens Genomgång av alla arbetsuppgifter för samtliga förekommande yrkeskategorier på arbetsplatsen Här vill jag jobba – här vill jag vara patient!

Bemanning efter verksamhetens behov 2018-09-17 Verksamhets- och kompetensanalys RAK Verksamhetens mål Hur ser uppdraget ut? Verksamhetsanalys Vad görs? Vad ska göras? Hur gör vi? Kompetensanalys Vem gör vad? Vem kan göra vad? Hur kan det göras? Testa Utvärdera Bemanning efter verksamhetens behov

Verksamhets- och kompetensanalys Bemanningsplanering Schemabygge 2018-09-17 Upplägg av passet Regelverk Verksamhets- och kompetensanalys Bemanningsplanering Schemabygge Arbetstidsmodeller

Verksamhetsanpassade arbetstider Bemanningsplanering 2018-09-17 Verksamhetsanpassade arbetstider Givet ett antal aktiviteter som bör täckas och ett antal medarbetare med olika kompetenser En fördelning av budgetutrymmet så att behov av aktiviteter täcks med rätt kompetens Ger en övergripande bild av verksamheten Ger struktur åt planeringsarbetet Strategisk planering definierar förutsättningarna för schemaläggning

Verksamhetsanpassade arbetstider 2018-09-17 Bemanningsplanering Verksamhetsanpassade arbetstider Viktigt att ledningen vågar leda Viktigt med individens möjlighet att påverka Schemat är tillräckligt flexibelt för att möta ändrade förutsättningar Skilja på konsekvenserna av ATL och konsekvenserna av brist på resurser eller dålig planering Bemanningsplanering före schemaläggning Våga bryta gamla mönster och tänka nytt!

Förläggning av arbetstider 2018-09-17 Förläggning av arbetstider Kunskap om medarbetarna Formell kompetens Reell kompetens Medarbetarsamtal Optimalt nyttjande av varje person på rimliga villkor

Förläggning av arbetstider 2018-09-17 Oregelbundna arbetstider – risk för ohälsa Snabba skiftbyten Korta vilotider Otillräcklig återhämtning Biologiska förutsättningar Hälsoundersökning vid nattarbete 38 % per år

Förläggning av arbetstider 2018-09-17 Hur hantera risk för ohälsa? Max 5 arbetsdagar i följd (natt eller tidiga mornar max 4 dagar) Minst 2 lediga dagar mellan arbetsperioder, efter minst 2 nätter 3 lediga dagar, före nattpass minst 24 timmar, hälften av helgerna lediga Minst 11 timmars vila mellan arbetspassen Max 8 timmars arbetspass, enstaka pass max 10-12 timmar max 3 dagar i följd Skiftbytestider – inte tidigare start än kl. 07 Motverka sömnighet med tupplur Ett bra skiftschema har balans mellan sociala fördelar och biologiska förutsättningar

Framgångsfaktorer som bemannare och schemaläggare 2018-09-17 Framgångsfaktorer som bemannare och schemaläggare Kunskap om verksamheten Kunskap om medarbetarna -se individen – inte en schemarad Förhindra ryktesspridning genom tydlighet Delaktighet och medinflytande ger ansvarstagande Stimulera yrkesutveckling – rätt använd kompetens Få andra att lyssna genom att lyssna själv Utvärdera varför medarbetare slutar

Sammanfattning Verksamhetsanpassade arbetstider – uppdrag, resurser, 2018-09-17 Sammanfattning Kunskap om regelverket Verksamhetsanpassade arbetstider – uppdrag, resurser, kompetens, analys Förläggning av arbetstid – bemanningsmål, flexibla arbetstider, arbetstidsmodeller, oregelbundna arbetstider - risk för ohälsa Hälsosamma arbetstider – balans regelverk, verksamhet, sociala fördelar, biologiska förutsättningar

Verksamhets- och kompetensanalys Bemanningsplanering Schemabygge 2018-09-17 Upplägg av passet Regelverk Verksamhets- och kompetensanalys Bemanningsplanering Schemabygge Arbetstidsmodeller

Att tänka på vid schemaläggning 1 2018-09-17 Bemanningskrav - behov antal personer (fm, em, natt, ev mitt-över- dagen tur) efter verksamhets- och kompetensanalys samt bemanningsplanering Antal personer med rätt tjänstgöringsgrader enligt budget Börja med nätter, därefter helger, vardagar, typ av pass vardagar. Tänk på dygnsvilan. Undvik kväll/dag – för kort vila Lägg alla nätter tillsammans – undvik snabba skiftbyten. Om enstaka natt lägg den i slutet av en serie arbetspass

Att tänka på vid schemaläggning 2 2018-09-17 Att tänka på vid schemaläggning 2 Totala årstimmar (veckoarbetstiden x 52,14) 40 timmar/vecka = 2086 timmar = 30 pass/6 veckor = 8 tim/pass 38,25 timmar/vecka = 1994 timmar = 28 pass/6 veckor = 8,2 tim/pass 29 pass/6 veckor = 7,9 tim/pass 37 timmar/vecka = 1929 timmar = 27 pass/6 veckor = 8,2 tim/pass 28 pass/6 veckor = 7,9 tim/pass (Vid blandad dag/natt finns lokalt kollektivavtal om 2 timmars arbetstids- förkortning/natt + 300 kr/natt (gäller ej arbetstidsmodell) Personec : = timmar , = 100 delar)

Att tänka på vid schemaläggning 3 2018-09-17 Att tänka på vid schemaläggning 3 Hur lång schemaperiod? Hur många pass har bemanningskravet? Hur många pass får jag ut/person? Hur många pass går bort för ”specialfunktioner”? Ska alla schemarader vara lika eller behövs nattfria schemarader? Bemanningskrav natt fördelat på antal personer = x nätter/person Bemanningskrav helg fördelat på antal personer = y helgpass/person Bemanningskrav dag fördelat på antal personer = z pass/person

Att tänka på vid schemaläggning 4 2018-09-17 Att tänka på vid schemaläggning 4 Om nätter räkna ut ny veckoarbetstid. Antal nätter/schemaperiod minus 2 timmar/natt. Minska från totala arbetstiden. Ex 4 nätter/6 veckor med veckoarbetstid 38,25 tim = 229,5 tim minus 8 tim = 221,5 tim/6veckor = 36,92 tim/vecka. Gör inte personliga scheman. Schemat ska kunna övertas av någon annan. Kontrollera dygnsvila (11 tim i genomsnitt) och veckovila (36 tim). Färdigt schema ska överenskommas mellan arbetsledning och facklig företrädare. Om oenighet ska facket begära överläggning inom 10 dagar. Om fortsatt oenighet fastställer arbetsgivaren ensidigt schemat. Protokoll ska föras om part begär det. (AB § 13 mom. 5. Denna bestämmelse ersätter MBL §§ 11,12 och 14).

Att tänka på vid schemaläggning 2018-09-17 Att tänka på vid schemaläggning Sammanfattning Regelverk Verksamhets- och kompetensanalys Bemanningsplanering Bemanningskrav Resurser

Verksamhets- och kompetensanalys Bemanningsplanering Schemabygge 2018-09-17 Upplägg av passet Regelverk Verksamhets- och kompetensanalys Bemanningsplanering Schemabygge Arbetstidsmodeller

För samliga modeller gäller att övertid är faktisk tid (ej avrundad) 39 2018-09-17 Arbetstidsmodeller Arbetstidsmodell 1 Fast arbetstid (modifierat 3-3 schema) + rörlig arbetstid (bufferttid) Total arbetstid 85-88 % OB enligt AB Arbetstidsmodell 2 ”Verksamhetsanpassat önskeschema” All övertid i tid Förhöjd OB-ersättning Arbetstidsförkortning natt Arbetstidsmodell 3 ”Verksamhetsanpassat önskeschema” Förhöjd OB-ersättning Arbetstidsförkortning natt Arbetstidsmodell 1 Fast arbetstid (modifierat 3-3 schema) + rörlig arbetstid (bufferttid) Total arbetstid 85-88 % OB enligt AB Arbetstidsmodell 2 ”Önskeschema” utifrån verksamhetens bemanningskrav All övertid i tid Förhöjd OB-ersättning För samliga modeller gäller att övertid är faktisk tid (ej avrundad)

2018-09-17 Arbetstidsmodell Deltagande i arbetstidsmodell är frivilligt. Minst 75 % av de anställda deltar för att modellen ska fungera. Arbetstagare med tjänstgöringsgrad 40 % eller mer får delta i modell 2 och 3, samt 70 % i modell 1. Man får delta i arbetstidsmodell efter avslutad inskolning. Semester enligt AB. Kvot 1,0 i önskemålsfas (veckoarbetstiden dividerat med fem), uttag i färdigt schema, kvot enligt AB i modell 2 och 3. Mertid/övertid ersätts i faktisk tid i tid eller pengar och utan avrundning. Stämplad tid med koder för modellen gäller. För att modellen ska fungera krävs en väl fungerande arbetsgrupp som kan kommunicera dvs både ge och ta. Typ av verksamhet avgör vilken arbetstidsmodell som är lämplig.

Minskad tidsåtgång för personalplanering 2018-09-17 Arbetsledare Minskad tidsåtgång för personalplanering Får tid för utveckling Alltid ytterst ansvarig

Möjlighet att påverka när man arbetar Insikt i arbetsorganisationen 2018-09-17 Arbetstagare Möjlighet att påverka när man arbetar Insikt i arbetsorganisationen Befogenheter ger ansvarstagande Möjlighet att förena arbete och studier Planera in utvecklingsarbete

Ansvarsfördelning Chefens ansvar 2018-09-17 Införande av arbetstidsmodell – hög delaktighet Bibehålla och utveckla en god arbetsmiljö Flexibel och effektiv resursanvändning Bemanningskrav följer verksamhetsbehov Schemat överensstämmer med verksamhetens krav på kompetens

Ansvarsfördelning Medarbetarens ansvar 2018-09-17 Följa överenskomna deadlines i schemaprocessen Diffkorrigera önskemål så det stämmer överens med bemanningskrav (modell 2 och 3), bufferttid (modell 1) Bibehålla och utveckla en god arbetsmiljö Kontrollera saldon i Time Care och personalsystemet Alla pass är allas pass

2018-09-17 Arbetstidsmodeller Tips Tvinga aldrig in någon i en arbetstidsmodell 75 – 80 % måste vara intresserade av arbetstidsmodell Lägg dygnsbryt så man kan ha 11 timmars sammanhängande vila mellan arbetspassen Låt schemaansvaret rotera, men chefen är alltid ytterst ansvarig Våga släppa kontrollen som chef men samtidigt ta ansvar

Verksamhetsanpassade arbetstider som en hälsofrämjande arbetsmiljö 2018-09-17 Verksamhetsanpassade arbetstider som en hälsofrämjande arbetsmiljö Grundvillkor Kunskap om regelverket Verksamhets- och kompetensanalys Förläggning av arbetstid Verksamhetsanpassade scheman med hänsyn till sociala och biologiska förutsättningar