Processutveckling vid MALMÖ HÖGSKOLA Per Hillbur, PROCESSÄGARE (prorektor) Charlotte Kipowsky, PROCESSLEDARE (tf. chef studentcentrum) Birgitta Magnusson, VERKSAMHETSUTVECKLARE (kvalitetskoord.)

bakgrund 2014 fick förvaltningschef i uppdrag att samla verksamhets-stödet och föreslå gemensamma arbetssätt Lärosätesgemensam processutveckling Ett utvecklingsprojekt resulterade i två pilotprocesser: Introducera student Rekrytera och introducera medarbetare

Bakgrund Status 2017 Processkontor, 15 medarbetare på deltid (från hela högskolan) Sju processer är under utveckling, utöver piloterna: Budgetera, planera och följa upp verksamhet Stödja forskning Utbilda och stödja student, fokus på infrastruktur Tjänsteplanera Forskarutbilda

Processer som metod för verksamhetsutveckling Vad innebär det? Fokusera på vad vi gör, varför vi gör något och för vem Flytta fokus från organisation till leverans – vilka är behoven? Kort om metoden Kartlägga nuläget i processen – hur fungerar den idag? Göra behovsanalys och beskriva det önskade läget – den förbättrade processen. Ta fram lösningar och åtgärder för att stänga gapet mellan nuläget och det önskade läget. Genomföra åtgärderna, utvärdera resultatet och arbeta med ständiga förbättringar.

Varför processutveckling? Några fördelar Vi prioriterar våra resurser rätt Det som förbättrar resultatet och kvaliteten i våra huvudprocesser ska prioriteras. Vi säkerställer att alla mottagare får samma kvalitet Alltid säkerställa att behoven uppfylls Standardisering och förenkling där det är motiverat Vi samarbetar över organisatoriska gränser Alla medarbetare är ansvariga för resultatet hos mottagaren. Vi skapar en helhetssyn på vår verksamhet och vårt uppdrag – gemensamma mål

processen ”introducera student” Kort om processen Avgränsning till första terminen för studenter som läser på heltid Utveckla en tydlighet kring miniminivå för studentintroduktionen Fokus på tre faser; innan terminsstart, första tre veckorna, examination Grundprincip – utgå ifrån studenters uttalade behov och samtidigt underlätta för lärare Metod och innehåll i linje med ESG

processen ”introducera student” Främsta åtgärder Lärarguiden Samordning Gemensamt verksamhetsstöd, Bibliotek och Studentkårer Checklistor/mallar för välkomstmail inkl gemensamma utskick Webbsidor för nya studenter – revidering Informationsmail om bostad och stöd vid funktionsnedsättningar (maj) Studentnyhetsmail Studentkalendarium - samordning Gemensam informationsdag för studenter med funktionsnedsättningar; inför terminsstart

Positiva Erfarenheter Säkerställer likvärdig och ”rätt” information vid rätt tillfälle Färre frågor till studentkår, administratörer och lärare Fler studenter ansöker tidigt om stöd vid funktionsnedsättning Överbryggar avstånd mellan olika delar av verksamheten och ger naturlig arena för att arbeta tillsammans mot gemensamma mål För stödet blir lärosätets gemensamma mål och uppdrag tydligare, vilket leder till att: Medarbetarna ser sin roll och sitt bidrag till helheten Stödet utvecklas utifrån verksamhetens behov, oaktat organisatoriska gränsdragningar Det blir enklare för administrativa chefer att sätta mål och prioritera resurser Bättre samordning innebär också bättre resursanvändning, färre springer på samma bollar

Utmaningar och lärdomar Det uppstår en maktförskjutning – från linje till processledning, få med sig linjecheferna Risk att falla in i gamla hjulspår Metod och begrepp alltid mer eller mindre kontroversiellt – viktigt att i den breda kommunikationen fokusera på resultat snarare än metod Tydlig deadline är viktigt för att lyckas Våga börja (grusväg) Säkra resurser för förvaltning och ständiga förbättringar