Ekonomisk redovisning och rapportering för år 2016-2017 Aksana Mushkavets International Science Programme, Uppsala University

Presentation översikt ISPs administrativa uppdrag Vilka rapporter vill Sida ha och deadline för rapportering? Hur ska redovisningsrapporter se ut och vad ska de innehålla? Sidas regler och krav! Revision! Uppföljning av finansiella rapporter och granskning av rapporter, ISPs roll. När betalar ISP medel till er? Vad kan vi lära oss från förra årets rapportering?

ISPs administrativa uppdrag… Genomföra och följa avtal (sub-kontrakt) med svenska partner för perioden 1 juli 2015 – 31 December 2020 Betala medel enligt kontrakt för aktiviteter som genomförs varje år mellan 1 juli 2015 - 30 juni 2020 Följa upp och granska finansiella rapporter och revisionsrapporter från svenska partner Ge de svenska partnerna administrativa råd vid behov.

2. Deadline för rapportering Redovisa för perioden fr.o.m. 2016-07-01 t.o.m. 2017-06-30 Deadline för: Redovisnings rapport Revisions intyg Management respons är den 30 September. Alla rapporter ska vara på Engelska

3. Redovisningsrapporter… OBS! Mallen för ekonomisk rapport är endast ett exempel. Följ sina egna godkända budgeter och budgetrader. http://www.isp.uu.se/what-we-do/bilateral-coordination/tanzania/

- Sida’s Guidelines 2008 -­ Support to National Research 3. Redovisningsrapporter… - Sida’s Guidelines 2008 -­ Support to National Research

3. Redovisningsrapporter. Kostnader ska specificeras enligt godkända budget och budget fördelning (ej enligt vår mall!) Skicka alla rapporter via e-mail och originalen till ISP med post till: International Science Programme (ISP) Uppsala University Box 549 751 21 Uppsala

4. Regler och krav! Sida’s Guidelines 2008 -­ Support to National Research Kontrakt mellan ISP och svenska institutionen Omfördelning under budgetåret (mindre än +/- 30% för varje budgetpost) kräver samråd med ISP och godkännande från ISP. Dessutom stora omfördelningar (mer än +/- 30% på varje budgetpost) kräver också godkännande från Sida / ambassaden. Om den svenska institutionen för över finansiella medel till en annan institution ska den svenska institutionen ansvara för den årliga rapporteringen och revision av dessa medel De institutioner som har skrivit sub-kontrakt och överfört pengar till andra svenska institutioner bör också skicka in till ISP en kopia av varje sub-kontrakt

5. Revision Vid beställning av årlig revision ska ”Uppdragsbeskrivning för årlig granskning och rapportering” (Terms of Reference) användas och skickas in till ISP tillsammans med revisionsintyg Kostnaden för revision ska betalas av institutionen från projektbudgeten Revisons granskning ska utföras i enlighet med standard ISRS 4400 (SNT 4400) Alla är skyldiga att lämna ett skriftligt svar på granskningsresultaten. Svaret representeras i Management Response och innehåller en handlingsplan för att korrigera eller förbättra situationen. Ledningen/Koordinator måste lämna in MR om det finns kommentarer från revisorerna och inkludera åtgärder vid behov.

5. Revision Revisorer granskar minst 40 procent av transaktionerna för perioden och gör kontroll av att den finansiella rapporten inkluderar information avseende: Ingående balans för perioden Budget, erhållna medel, utfall kostnader och variansanalys kostnad vs. utfall för den finansiella perioden Total budget, erhållna medel, utfall kostnader och variansanalys kostnad vs. utfall för totala avtalsperioden Prognos för återstående delen av projektet Utgående balans

6. Uppföljning av finansiella rapporter och granskning av rapporter, ISPs roll… Lämna in kommentarer och kräva korrekta rapporter enligt Sidas villkor och krav Godkänna rapporter från svenska institutioner* Sammanfattning över rapporterna från institutioner i en Verksamhetsrapport Skicka in Verksamhetsrapport med original rapporter från svenska partner till Svenska ambassaden i Dar es Salaam senast 30 November

6. Uppföljning av finansiella rapporter och granskning av rapporter, ISPs roll. * Kriterier som användes för att godkänna era rapporter: Budgeterna följdes Redovisade korrekta belopp (mottagna medel från ISP, ingående balans, använda medel och att det blev korrekt utgående balans) Alla underlag för vidareförmedlade medel till andra institutioner eller universitet finns Att noteringar/anmärkningar från revisorerna är besvarade av koordinatorn i Management Response Revisorerna gjorde sina granskningar enligt SNT 4400

7. När betalar ISP medel till er? Enligt avtalet, när Redovisningsrapport och Revisionsrapport är inlämnade och godkända av ISP Utgifterna överstiger 70% av tidigare utbetalade medel Rekvisitionen är inskickad * ISP / Sida kan hålla utbetalningen helt eller delvis om väsentliga avvikelser från planen förekom eller rapporterna är inte inskickade Medel som inte används före 30 juni 2020 ska återbetalas till ISP

8. Vad kan vi lära oss från förra årets rapportering? Följ deadline i rapportering. Kostnader ska specificeras enligt godkända budget och budget fördelning (ej enligt vår mall!). Kostnader som förekom utanför redovisnings period ska inte bokföras med i den perioden utan ska redovisas nästa period Alla transaktioner måste vara relevanta för projektet Alla rapporter ska vara på engelska

Tack för deltagande! Tack för mig!