Lokalbokning i Outlook Falkenbergs kommun 2017-02-14

Ny lokalbokning Vi kommer den 1 mars att stänga vår gamla lokalbokning och gå över till att helt boka våra lokaler i Outlook-kalendern. Detta gör att man på ett enkelt sätt bokar lokalen samtidigt som man bjuder in övriga deltagare. Lokalen blir därmed också automatiskt ändrad om man flyttar mötet eller byter lokal, eller helt enkelt ställer in mötet. För att få en översiktsbild så väljer man schemaläggningsassistenten som jag visar i slutet på denna instruktion.

Nytt möte Starta kalendern i Outlook Välj nytt möte

Välj datum och tid för mötet

Visa lediga rum Klicka på pilen där det står ” Visa en rumslista:” Bland dessa listor klicka på ”Lokalbokning”

Tillgängliga rum för mötet Nu visas de rum som är tillgängliga för den tiden som du valt. Man kan överst se vilka dagar som har mest lediga rum för den tiden som du valt Längst ner ser man hur många rum som är lediga på en annan tid under den dagen som du valt. Du kan fritt klicka på andra datum eller tider för att uppdatera listan med lediga rum. När du är klar väljer du ett rum i rutan ”Välj ett ledigt rum:”

Bjud in deltagare och detaljer om mötet Lokalen har lagts till som en deltagare i mötet. Bjud in övriga deltagare som skall vara med i mötet. Skriv in ämnet för mötet. Ämnet kommer att bli synligt för andra som söker lokaler. Skriv en förklarande text för mötet. Det går även bra att infoga bilder, dokument, mm. till mötesinbjudan.

Skicka mötesinbjudan Klicka på Skicka för att skicka mötet. Du hittar nu mötet i din kalender och en inbjudan har gått till dina deltagare. Lokalen är nu bokad i ditt namn och med det ämne som du angett.

Mötesinbjudan med Schemaläggningsassistenten Om man letar efter en tid då man skall boka in både personer och lokal kan det vara bra att använda Schemaläggningsassistenten istället. Med denna får man även en översikt om bokade möten.

Boka möte genom att se när personer och lokaler är lediga Skriv in namn på de övriga deltagarna som du vill ha med på mötet. Säkerställ att personen är rätt genom att klicka på ”kontrollera namn” Klicka på ok för att bekräfta att personen är rätt

Markera tid Markera en tid där alla är tillgängliga.

Boka lokal till mötet Välj ”lokalbokning” i rumslistan till höger.

Välj lokal Nu får du upp en lista med alla rum. Du ser vilka rum som är upptagna och vilket ämne det är. Markera det rum som du vill boka om det är ledigt

Skriv in ämne och detaljer och skicka mötet Klicka på ”Avtalad tid” för att komma till mötesdetaljer Skriv in Ämne. Glöm inte att detta visas för alla! Skriv förklarande tex, och bifoga ev. bilagor eller annat. Skicka mötesinbjudan.