Översiktlig studie av besparingar och effektivitet inom Stockholms Stadshus AB under år 2005 2006-05-02

Innehåll Projekt och bakgrund Besparingar Operativ effektivitet Bolagsspecifikationer Jämförelser 2001-2005 Bilaga – Definitioner

Projektet I Stockholms Stads budget för år 2005 uppmanades Stockholms Stadshus AB att ge tio bolagsstyrelser i uppdrag att minska de indirekta kostnaderna under verksamhetsåret med specifikt satta sparbeting för varje bolag Koncernledningen vill nu följa upp hur detta har lyckats genom att jämföra de indirekta kostnaderna i boksluten för 2005 med 2004 Samtidigt görs en uppföljning av den operativa effektiviteten i de ingående bolagen genom att jämföra andelen indirekta kostnader i % av den operativa kostnaden Studien är därvid uppdelad i tre delar A. Planerade besparingar mot uppsatta mål B. Operativ effektivitet C. Bolagsspecifikationer Vidare har jämförelser gjorts mellan 2001-2005 för att följa hur besparingar och nivån på de indirekta kostnaderna har utvecklat sig

Bakgrund och vissa begränsningar Underlaget bygger på det material som bolagen har bistått med och innehåller trots en fortsatt kvalitetssäkring sannolikt fortfarande en del olika tolkningar bl.a. av centrala stabers uppgifter, lokala stödresurser, lokalkostnader och hur pensionsavsättningar har gjorts Men analyser och slutsatser av tendenser och kostnadsutveckling får dock anses vara bekräftade Det bör noteras att studien är begränsad till de indirekta kostnaderna. Effektiviteten i drift och produktion har här inte kunnat bedömas

Besparingar

Genomförda besparingar – Sammanfattning Ser man till de tio undersökta bolagen i Stadshuskoncernen totalt visar nu boksluten att besparingen blir 2,2% = 21,4 MSEK, vilket är mindre än föregående år (-48 MSEK) men lika med målet på 2,4% Och ser man till de enskilda bolagen är det fortfarande fyra stycken som ökar sina indirekta kostnader, varav dock ett, SISAB, väsentligt har ökat sin verksamhet och därmed omsättning och kostnadsnivå Av övriga tre har Svenska Bostäder ökat sina indirekta kostnader med 4,2 MSEK (+2,1%), Stockholms Hamnar med 0,4 MSEK (0,5%) och Stockholm Globe Arena med 0,8 MSEK (2,6%) De största ”spararna” i kronor är Stockholm Vatten med 7,2 MSEK (3,8%) och Stockholm Parkering med 5,9 MSEK (15,4%)

Förändring i %-enheter Utfallet för 2005 visar på fortsatt stora variationer när det gäller genomförda besparingar Förändring i %-enheter * väsentligt ökad omsättning under 2005

Endast sex av stadens bolag har sänkt sina indirekta kostnader enligt satta sparbeting

Operativ effektivitet

Metod – Operativ effektivitet Den operativa effektiviteten har här mätts genom att andelen indirekta kostnader i % av den operativa kostnaden har jämförts Den operativa kostnaden för respektive bolag har beräknats genom att den totala kostnadsmassan, exklusive finansnetto, minskats med avskrivningar och i förekommande fall markavgifter och fastighetsskatter

Sammanfattning – operativ effektivitet Fortfarande kan noteras att andelen indirekta kostnader hos flera bolag är hög och åtgärder skulle kunna sättas in Samtidigt förefaller den ligga på en acceptabel nivå enligt extern benchmarking hos flera bolag, framför allt SISAB och till en del bostadsbolagen Större förbättringar har gjorts hos SISAB, Stockholm Vatten, Stockholm Parkering och Centrumkompaniet medan Svenska Bostäder har ökat andelen något Även när det gäller Administration är spännvidden stor, allt ifrån SISAB:s 2,4% till Stokabs 18,1% Det bör påpekas att det inte är möjligt att jämföra bolagen rätt av beroende på de mycket skilda verksamhetsområdena och skillnader i storlek. Det är i princip bara de tre bostadsbolagen som bör kunna jämföras någorlunda likvärdigt Trots ovanstående bör de stora skillnaderna mellan bolagen innebära att en ytterligare besparingspotential finns. Djupare analyser behövs dock för att precisera potentialen

% av den operativa kostnaden Nio av tio bolag visar förbättringar av den operativa effektiviteten, endast ett går åt andra hållet % av den operativa kostnaden

% av den operativa kostnaden Andelen Administration (företagsledning, ekonomi, personal, IT, etc.) har förbättrats hos flera bolag men främst hos Stockholm Vatten % av den operativa kostnaden

% av den operativa kostnaden Andelen IT varierar stort – endast djupare analyser kan avgöra möjlig besparingspotential % av den operativa kostnaden

Bolagsspecifikationer

i % av de operativa kostnaderna SISAB SISAB har ökat sina indirekta kostnader men förbättrat den operativa effektiviteten i % av de operativa kostnaderna Utfall 2004 Utfall 2005 Indirekta kostnader KSEK Andel av operativa kostnader % Administration Företagsledning Personal Ekonomi IT Övrig adm. 2598 4121 7073 3378 1668 0,4 0,6 0,9 0,5 0,2 3871 5499 8239 3054 1548 0,4 0,6 0,9 0,3 0,2 Administration totalt 18838 2,5 22211 2,4 Andra indirekta kostnader Marknad/inf. Kvalitet/miljö Övr. centr. stab Lokalkostnader Stab/ledning av drift/produktion Övr. centr. kostn. 3484 0 8774 4650 9674 0 0,5 0 1,2 0,6 1,3 0 2008 8352 4316 13017 0,5 1,4 Andra indirekta kostnader totalt 26582 3,6 27693 3,0 INDIREKTA KOSTN. TOTALT 45420 6,1 49904 5,4 Preliminär kommentar: Då den totala operativa kostnadsmassan ökat väsentligt p.g.a. att alla stadens förskolor med personal tillförts, ökar också de indirekta kostnaderna Men samtidigt har den operativa effektiviteten förbättrats avsevärt Indirekta kostnader Förändring 2004-2005 +4484 KSEK = +9,9%

Familjebostäder har minskat sina indirekta kostnader med hela 4,7 MSEK i % av de operativa kostnaderna Utfall 2004 Utfall 2005 Indirekta kostnader KSEK Andel av operativa kostnader % Administration Företagsledning Personal Ekonomi IT Övrig adm. 12755 8003 6602 17876 5433 1,3 0,8 0,7 1,8 0,6 17603 2696 8180 14321 5370 1,7 0,3 1,4 0,5 Administration totalt 50669 5,1 48170 4,7 Andra indirekta kostnader Marknad/inf. Kvalitet/miljö Övr. centr. stab Lokalkostnader Stab/ledning av drift/produktion Övr. centr. kostn. 6355 1234 768 21794 11312 0,6 0,1 0,1 2,2 1,1 0 6231 1180 650 17989 13176 0,1 Andra indirekta kostnader totalt 41463 4,2 39226 3,9 INDIREKTA KOSTN. TOTALT 92132 9,3 87396 8,6 Preliminär kommentar: Både 2004 och 2005 omfattar nu enbart moderbolaget, då dotterföretaget ”knoppades av” i september 2005 Ökningen på Företagsledning består huvudsakligen av icke utfördelade centrala kostnader Den stora skillnaden på Personal beror på att 2004 togs här pensionskostnader i samband med omorganisation Indirekta kostnader Förändring 2004-2005 -4736 KSEK = -5,1%

i % av de operativa kostnaderna Stockholmshem Stockholmshem har fortsatt sänkt de indirekta kostnaderna inom alla områden utom Personal och Ekonomi i % av de operativa kostnaderna Utfall 2004 Utfall 2005 Indirekta kostnader KSEK Andel av operativa kostnader % Administration Företagsledning Personal Ekonomi IT Övrig adm. 11422 7446 8663 55805 0 1,0 0,6 0,7 4,8 0 10868 11395 10294 47291 0,9 1,0 3,9 Administration totalt 83336 7,2 79848 6,7 Andra indirekta kostnader Marknad/inf. Kvalitet/miljö Övr. centr. stab Lokalkostnader Stab/ledning av drift/produktion Övr. centr. kostn. 3843 0 2525 8339 14677 0 0,3 0 0,2 0,7 1,3 0 3649 2214 8339 13832 0,3 0,2 0,7 1,2 Andra indirekta kostnader totalt 29384 2,5 28034 2,4 INDIREKTA KOSTN. TOTALT 112720 9,7 107882 9,0 Preliminär kommentar: Personal belastas bl.a. av en pensionsavsättning på 1270 KSEK som egentligen avser tidigare år Indirekta kostnader Förändring 2004-2005 -4838 KSEK = -4,3%

Svenska Bostäder har ökat sina indirekta kostnader med drygt 4 MSEK i % av de operativa kostnaderna Utfall 2004 Utfall 2005 Indirekta kostnader KSEK Andel av operativa kostnader % Administration Företagsledning Personal Ekonomi IT Övrig adm. 7404 21440 25213 33196 14324 0,3 0,9 1,1 1,4 0,6 9038 16306 27058 33491 14598 0,4 0,7 1,2 1,5 Administration totalt 101577 4,4 100491 4,5 Andra indirekta kostnader Marknad/inf. Kvalitet/miljö Övr. centr. stab Lokalkostnader Stab/ledning av drift/produktion Övr. centr. kostn. (pens.) 22904 3734 8676 32083 17516 11088 1,0 0,2 0,4 1,4 0,8 0,5 19874 4012 8964 32056 17945 18397 0,9 0,2 0,4 1,4 0,8 0,8 Andra indirekta kostnader totalt 96001 4,3 101248 INDIREKTA KOSTN. TOTALT 197578 8,6 201739 8,9 Preliminär kommentar: Det är främst inom Administration som kostnader ökat, men fortfarande ligger Svenska Bostäder på en acceptabel nivå Kostnaderna för IT-Bo (9022 KSEK) ligger kvar på IT för att få en rättvisande jämförelse med 2004 Övriga centrala kostnader omfattar enbart pensionskostnader. Ökningen beror på kostnader för personalneddragningar. Premier för arbetsmarknadsförsäkringar ingår i personal Indirekta kostnader Förändring 2004-2005 +4161 KSEK = +2,1%

Stockholm Parkering har lyckats minska kostnaderna med närmare 6 MSEK i % av de operativa kostnaderna Utfall 2004 Utfall 2005 Indirekta kostnader KSEK Andel av operativa kostnader % Administration Företagsledning Personal Ekonomi IT Övrig adm. 6516 1334 5709 6853 715 2,3 0,5 2,0 2,4 0,3 5379 1328 5033 7450 722 1,9 0,5 1,7 2,6 0,3 Administration totalt 21127 7,5 19912 6,9 Andra indirekta kostnader Marknad/inf. Kvalitet/miljö Övr. centr. stab Lokalkostnader Stab/ledning av drift/produktion Övr. centr. kostn. 2478 0 4017 9552 951 0 0,9 0 1,4 3,4 0,3 0 3435 2063 5744 1084 1,2 0,7 2,0 0,4 Andra indirekta kostnader totalt 16998 6,0 12326 4,3 INDIREKTA KOSTN. TOTALT 38125 13,4 32238 11,2 Preliminär kommentar: Huvudsakligen består kostnadssänkningen av minskade hyreskostnader – delar av 2004 belastades kontoret med ”dubbelhyra” Men även inom administration har kostnaderna sänkts väsentligt Indirekta kostnader Förändring 2004-2005 -5887 KSEK = -15,4%

i % av de operativa kostnaderna CentrumKompaniet CentrumKompaniet har ökat sina indirekta kostnader inom administration – medan andra indirekta kostnader minskar i % av de operativa kostnaderna Utfall 2004 Utfall 2005 Indirekta kostnader KSEK Andel av operativa kostnader % Administration Företagsledning Personal Ekonomi IT Övrig adm. 2700 0 5951 2668 458 1,4 0 3,1 1,4 0,2 4958 5566 3044 418 2,6 2,9 1,6 0,2 Administration totalt 11777 6,1 13986 7,4 Andra indirekta kostnader Marknad/inf. Kvalitet/miljö Övr. centr. stab Lokalkostnader Stab/ledning av drift/produktion Övr. centr. kostn. 4678 500 0 4499 7716 0 2,4 0,3 0 2,3 4,0 0 650 2550 8090 0,3 1,3 4,3 Andra indirekta kostnader totalt 17393 9,0 11290 5,9 INDIREKTA KOSTN. TOTALT 29170 15,2 25276 13,3 Preliminär kommentar: Ny organisation med affärsområden infördes 2005 Uthyrningsverksamheten betraktas som en direkt kostnad och ingår inte i marknad/information Vissa allmänna administrativa kostnader, som i samband med omorganisationen 2005 inte utfördelats, har bokförts på Företagsledning Indirekta kostnader Förändring 2004-2005 -3894 KSEK = -13,4%

i % av de operativa kostnaderna Stockholm Globe Arena Arenabolaget har ökat sina indirekta kostnader men samtidigt förbättrat den operativa effektiviteten något i % av de operativa kostnaderna Utfall 2004 Utfall 2005 Indirekta kostnader KSEK Andel av operativa kostnader % Administration Företagsledning Personal Ekonomi IT Övrig adm. 3332 2940 3545 1990 3295 1,8 1,6 1,9 1,1 1,8 3828 2195 3520 1948 3082 2,0 1,1 1,8 1,0 1,6 Administration totalt 15102 8,1 14573 7,6 Andra indirekta kostnader Marknad/inf. Kvalitet/miljö Övr. centr. stab Lokalkostnader Stab/ledning av drift/produktion Övr. centr. kostn. 8300 0 0 2200 5510 0 4,5 0 0 1,2 3,0 0 10871 2200 4204 5,7 2,2 Andra indirekta kostnader totalt 16010 8,6 17275 9,0 INDIREKTA KOSTN. TOTALT 31112 16,7 31848 16,6 Preliminär kommentar: Kostnadsmassan är inte rensad från vissa interna hyres- och administrationskostnader mellan fastighetsbolaget och evenemangsbolaget De administrativa kostnaderna har minskat med 3,5 % (529 KSEK).Ökningen ligger på Marknad/inf. Indirekta kostnader Förändring 2004-2005 +823 KSEK = +2,6%

Stockholms Hamnar har ökat de indirekta kostnaderna något i % av de operativa kostnaderna Utfall 2004 Utfall 2005 Indirekta kostnader KSEK Andel av operativa kostnader % Administration Företagsledning Personal Ekonomi IT Övrig adm. 12589 6291 9901 7923 4600 2,8 1,4 2,2 1,8 1,0 13636 5836 8191 6917 4916 3,0 1,3 1,8 1,5 1,1 Administration totalt 41304 9,1 39496 8,6 Andra indirekta kostnader Marknad/inf. Kvalitet/miljö Övr. centr. stab Lokalkostnader Stab/ledning av drift/produktion Övr. centr. kostn. (pens.) 11926 1252 2219 6666 5235 18884 2,6 0,3 0,5 1,5 1,2 4,2 14076 1320 2203 6700 6833 17285 3,1 0,3 0,5 3,8 Andra indirekta kostnader totalt 46182 10,3 48417 10,5 TOTALT 87486 19,3 87913 19,1 Preliminär kommentar: Kostnaderna för administration har däremot minskat – 1808 KSEK Det är främst kostnaderna för Marknadsföring/ Information som har ökat, bl.a. beroende på Hamnens Dag 2005 (1,2 MSEK) Notera att i Företagsledning har vissa kostnader för Norviksprojektet lagts Indirekta kostnader Förändring 2004-2005 +427 KSEK = +0,5%

i % av de operativa kostnaderna Stockholm Vatten Stockholm Vatten har sänkt sina indirekta kostnader med 7,2 MSEK och även ökat den operativa effektiviteten i % av de operativa kostnaderna Utfall 2004 Utfall 2005 Indirekta kostnader KSEK Andel av operativa kostnader % Administration Företagsledning Personal Ekonomi IT Övrig adm. 12500 12200 24900 29700 3400 1,7 1,7 3,5 4,1 0,5 6400 10300 25700 21700 2600 0,9 1,4 3,5 3,0 0,4 Administration totalt 82700 11,5 66700 9,1 Andra indirekta kostnader Marknad/inf. Kvalitet/miljö Övr. centr. stab Lokalkostnader Stab/ledning av drift/produktion Övr. centr. kostn. 11700 0 3700 17800 47800 24200 1,6 0 0,5 2,5 6,6 3,4 12200 4200 20000 41800 35800 1,7 0,6 2,7 5,7 4,9 Andra indirekta kostnader totalt 105200 14,6 114000 15,6 INDIREKTA KOSTN. TOTALT 187900 26,1 180700 24,8 Preliminär kommentar: Trots ökade kostnader för pensionsutbetalningar +13000 KSEK har sparbetinget nåtts Indirekta kostnader Förändring 2004-2005 -7200 KSEK = -3,8%

i % av de operativa kostnaderna Stokab Stokab har fortsatt höga indirekta kostnader trots en minskning med 4,7 MSEK i % av de operativa kostnaderna Utfall 2004 Utfall 2005 Indirekta kostnader KSEK Andel av operativa kostnader % Administration Företagsledning Personal Ekonomi IT Övrig adm. 11918 5273 9358 6319 0 6,0 2,7 4,7 3,2 0 16462 4103 7578 6860 8,5 2,1 3,9 3,6 Administration totalt 32868 16,7 35003 18,1 Andra indirekta kostnader Marknad/inf. Kvalitet/miljö Övr. centr. stab Lokalkostnader Stab/ledning av drift/produktion Övr. centr. kostn.1) 12155 0 3159 11854 2400 26936 6,2 0 1,6 6,0 1,2 13,7 13072 1390 9968 9036 16203 6,8 0,7 5,2 4,7 8,4 Andra indirekta kostnader totalt 56504 28,7 49669 25,7 INDIREKTA KOSTN. TOTALT 89372 45,3 84672 43,8 Preliminär kommentar: Notera att i Företagsledning ligger kostnader för Information, Kontorsservice, Kvalitet och Utredning. Detta för att kunna jämföra på ett likvärdigt sätt med 2004 En schablon har använts för beräkning av stab/ledning av drift/produktion 2004. För 2005 är siffran den aktuella Indirekta kostnader Förändring 2004-2005 -4700 KSEK = -5,3%

De indirekta kostnaderna i procent av de operativa kostnaderna* De tre bostadsbolagen uppvisar fortsatt vissa skillnader i andelen indirekta kostnader – dock har dessa skillnader nu minskat Utfall 2005 De indirekta kostnaderna i procent av de operativa kostnaderna* 9,0 Totalt 8,6 8,9 Företagsledning och administration IT Andra indirekta kostnader * Exklusive av/nedskrivningar samt fastighetsskatter och markavgifter

Förslag till fortsatt arbete För att nå större säkerhet vid definitionen av indirekta kostnader bör den något djupare kartläggningen av bolagens organisationer fortsätta – främst med CentrumKompaniet, Stockholms Hamnar och Stokab En analys av IT-kostnaderna i bolagen skulle kunna utröna om IT-verksamheterna sköts kostnadseffektivt och om IT används optimalt för att effektivisera verksamheterna

Jämförelser 2001-2005

Sparbeting och regelbunden uppföljning har gett påtagliga resultat Sedan ”mätningarna” inleddes 2001 har nivån på de indirekta kostnaderna hos de tio bolagen sjunkit med 151 MSEK på årsbasis. Den sammanlagda besparingen för åren 2002 t.o.m. 2005 kan beräknas till 406 MSEK* Samtidigt har samtliga bolag förbättrat den operativa effektiviteten (d.v.s. minskat andelen indirekta kostnader) på ett väsentligt sätt För att behålla ”trycket” på bolagen att fortsätta arbetet med besparingar krävs fortsatt uppföljning från koncernledningens sida. * En viss reservation för exaktheten i beräkningen av summan måste göras då flera av bolagen har förändrat sin verksamhet genom att antingen öka den eller minska den

Indirekta kostnader MSEK Stadshuskoncernens tio bolag har över perioden 2001-2005 sänkt sina indirekta kostnader på årsbasis med 151 MSEK Indirekta kostnader MSEK Förändring 2001 2005 SISAB 48 50 +2 (verksamheten väsentligt utökad) Familjebostäder 110 87 -23 Stockholmshem 108 -2 Sv. Bostäder 274 202 -72 Stockholm Parkering 45 32 -13 CentrumKompaniet 37 25 -12 Stockholm Globe Arena 46 -14 Stockholms Hamnar 95 88 -3 Stokab 72 85 +13 (förändrad affärsinriktning) Indirekta kostnader totalt 1 041 890 -151

% av den operativa kostnaden Sedan ”mätningarna” av de indirekta kostnaderna började 2001 har andelen sjunkit hos alla företag % av den operativa kostnaden * avser 2003

Bilaga

Definitioner De indirekta kostnaderna har omfattat Administration företagsledning VD-stab ekonomifunktioner inklusive controllers personalfunktioner inkl. löneadministration IT växel och kontorsservice Indirekta produktionskostnader stab och ledning av produktion/drift planering av produktion/drift miljö/kvalitet juridik forskning och utveckling tekniska staber upphandling/inköp logistik etc.

Definitioner (forts) Egna lokalkostnader Marknad hyror (faktiska eller beräknade) underhåll el och vatten etc. Marknad marknadsföring försäljning viss produktutveckling information