Interna kommunikationsflöden

Internkommunikation ska … skapa samsyn om verksamhetens mål och riktlinjer, kultur och värderingar ge kunskap och skapa känsla av sammanhang som leder till bättre beslut på alla nivåer stimulera till delaktighet och dialog mellan studenter, medarbetare och ledning på alla nivåer i syfte att skapa en effektiv och utvecklande verksamhet med gott arbetsklimat verka för att medarbetare har tillgång till den information som är nödvändig för att kunna utföra arbetsuppgifterna på bästa sätt öka upplevelsen av tillhörighet, vilket kan bidra till att främja ett gott ambassadörskap för Linnéuniversitetet och främja en god kommunikation med samverkansparter (Utdrag ur Linnéuniversitetets kommunikationsstrategi 2013 )

Ansvar Kommunikationsansvaret följer delegationsordningen. Varje verksamhet och projekt ska ha en kommunikationsansvarig, oftast densamma som är ansvarig. Ledare på alla nivåer har ansvar för kommunikationen med medarbetarna och för att skapa ett kommunikativt arbetsklimat. Medarbetare har ett eget ansvar att hålla sig informerad så man kan utföra sitt uppdrag och vara en ambassadör för sin arbetsplats. (Utdrag ur Linnéuniversitetets kommunikationsstrategi 2013 )

Viktiga kommunikationskanaler för internkommunikation chefer det personliga mötet, arbetsplatsträffar, andra möten ”Medarbetare” e-post (Utdrag ur Linnéuniversitetets kommunikationsstrategi 2013 )

Internkommunikationen vid Lnu Lnu.se Kollegor E-post Medarbetare Chefer Tryckt material (broschyrer, affischer mm) obligatoriska grupper frivilliga grupper fasta webbsidor Informella och formella möten kalendarium

Medarbetare – navet för universitetets digitala internkommunikation Via Medarbetare ska det gå att nå målgrupperna: alla anställda vid Lnu (obligatorisk grupp) alla anställda per fakultet (obligatorisk grupp) alla anställda per institution alla anställda per avdelning vid universitetsförvaltningen (obligatorisk grupp) Detta är en mininivå, utöver detta skapas grupper utifrån olika behov. En grupp utifrån behov, berörd grupp, kan exempelvis vara utifrån funktion som administratörer, IT eller fysisk lokalisering såsom byggnad, Kalmar eller Växjö.

Olika sorters information Strategisk information (rektors nyhetsbrev, visioner, mål och strategier, verksamhetsplan, organisationsförändringar) Nyhets- och lägesinformation (utdrag av beslut, nyrekryteringar, information om olika evenemang, föreläsningar) Ekonomisk information (resultat, budget, prognos, nyheter av ekonomisk karaktär) Operativ information (vem gör vad, hur och när, lokalinfo, driftinfo, regler, anvisningar, rutiner och mallar) Social information (trivsel, samarbete, personalfester)

Generell hantering av olika sorters information Händelse: Målgrupp: Kanal: Strategisk information alla Medarbetare/obligatorisk grupp + möten Nyhets- och lägesinformation berörd grupp Medarbetare/berörd grupp. Om intressant för många lyfts till obligatorisk grupp. Ekonomisk information berörd grupp Dokument på internwebben + Medarbetare/berörd grupp. Om intressant för många lyfts till Medarbetare/obligatorisk grupp. Operativ information berörd grupp Dokument på internwebben + Medarbetare/berörd grupp. Intressanta delar för många lyfts till Medarbetare/obligatorisk grupp. Social information berörd grupp/alla Medarbetare/berörd grupp alt. obligatorisk grupp.

Strategisk information, exempel Händelse: Målgrupp: Kanal: Kort info från styrelser alla/berörd grupp Medarbetare/obligatorisk grupp alt. berörd grupp Rektors/dekaners/chefers nyhetsbrev alla Medarbetare/obligatorisk grupp Rektor/dekan/prefektbeslut berörd grupp/alla Dokument på internwebben: Beslut sida + Medarbetare/ berörd grupp alt. obligatorisk Protokoll från styrelser berörd grupp/alla Dokument på internwebben: Beslut sida + Medarbetare/ berörd grupp alt. obligatorisk Info om organisationsförändringar, alla/berörd grupp Medarbetare/obligatorisk mål, strategier grupp + möten

Nyhets- och lägesinformation, exempel Händelse: Målgrupp: Kanal: Rapport från olika projekt berörd grupp/alla Medarbetare/berörd grupp. Om intressant för många lyfts till Medarbetare/obligatorisk grupp. Ny personal alla Medarbetare/obligatorisk grupp Utlysningar berörd grupp/alla Medarbetare/berörd grupp. Om intressant för många lyfts till Medarbetare/obligatorisk grupp. Nyheter om forskning berörd grupp/alla Medarbetare/berörd grupp. Om intressant för många lyfts till Medarbetare/obligatorisk grupp. Föreläsningar, seminarier, Kalendariet evenemang Medarbetare/”det här händer nu” Aktiviteter på och kring Lnu. Om intressant för många till Medarbetare/ berörd grupp.

Ekonomisk information, exempel Händelse: Målgrupp: Kanal: Budget, prognos, resultat berörd grupp/alla Medarbetare/berörd grupp. Om intressant för många lyfts till Medarbetare/obligatorisk grupp. Ev. dokument på internwebben. Nyheter av ekonomisk karaktär berörd grupp Medarbetare/berörd grupp. (fördelningsmodell, referenskoder, Om intressant för många lyfts söksiffror m.m) till Medarbetare/obligatorisk grupp. Ev. dokument på internwebben.

Operativ information, exempel Händelse: Målgrupp: Kanal: Information om rutiner, regler, berörd grupp Dokument på internwebben + anvisningar, mallar Medarbetare/berörd grupp. Om intressant för många lyfts till Medarbetare/obligatorisk grupp. Lokal information (brandlarmstest etc) berörd grupp Medarbetare/berörd grupp. Om intressant för många lyfts till Medarbetare/obligatorisk grupp. Kompetensutveckling berörd grupp/alla Dokument på internwebben + Medarbetare/berörd grupp. Om intressant för många lyfts till Medarbetare/obligatorisk grupp.

Social information, exempel Händelse: Målgrupp: Kanal: Information personalmöte alla/berörd grupp Kalendariet. Medarbetare/ obligatorisk grupp. Trivselfrågor (semlor, julklapp etc) berörd grupp/alla Medarbetare/berörd grupp eller obligatorisk grupp. Personalfest alla/berörd grupp Kalendariet. Medarbetare/ berörd grupp eller obligatorisk grupp.

Att tänka på … Det är viktigt att förmedla till medarbetarna hur kommunikationen sker inom ex. en fakultet (vad de kan förvänta sig att få till sig, genom vilka kanaler, men också var de själva förväntas hämta information). Vara tydlig med rubriksättning (vad det handlar om), börja med det viktigaste och ange vem som är avsändare av informationen. Fundera på vilken är högsta nivån för den aktuella nyheten. Lägg nyheten i den gruppen. Därmed minskar behovet av dubbelpublicering i olika grupper. Vid kommunikation av mer komplex karaktär, såsom ex. strategisk/känslig information, räcker det inte med ”skicka ut” information, det behöver även öppnas upp för dialog, där erfarenheter/frågor kan hanteras och diskuteras vid fysiska möten. Att vid organisationsövergripande information skapa en vidare förståelse och sätta den i ett sammanhang för den enskilde medarbetaren eller medarbetargruppen. (Hur påverkas det egna arbetet och/eller organisationen som helhet?)

Tänkvärt … Medarbetare anser att den viktigaste informationskällan är via den närmaste chefen... Källa: Simonsson, Charlotte (2008) Nå fram till medarbetarna.

En film om vådan av att kommunicera via e-post http://acreelman.blogspot.se/2012/12/drowning-in-e-mail.html Länk till Alastair Creelmans blogg kring teknikanvändningen i undervisningen, The corridor of uncertainty.

Exempel på olika slags information Händelse: Målgrupp: Kanal: Ny rutin för lokalbokning alla anställda vid Lnu Medarbetare/ Nyhetsbrevet samt dokument på internwebben Nytt program på Sjöfarts- fakulteten för teknik Medarbetare/ högskolan månads- eller veckobrev, institutionsgruppen, prefektmöten. Skog deltar på Elmia inst.för skog- Medarbetare/ och träteknik institutionsgruppen, månads- eller vecko- brev, kalendariet.