Översiktlig studie av besparingar och effektivitet inom Stockholms Stadshus AB under år

2 Innehåll 1. Projekt och bakgrund 2. Besparingar 3. Operativ effektivitet 4. Bolagsspecifikationer 5. Jämförelser w Bilaga – Definitioner

3 Projektet w I Stockholms Stads budget för år 2007 uppmanades bolagen inom Stockholms Stadshus AB att minska administrations- och indirekta produktionskostnader. w Koncernledningen vill nu följa upp hur detta har lyckats genom att jämföra de indirekta kostnaderna i boksluten för 2006 med 2005 w Samtidigt görs en uppföljning av den operativa effektiviteten i de ingående bolagen genom att jämföra andelen indirekta kostnader i % av den operativa kostnaden. w Studien är därvid uppdelad i tre delar –A. Planerade besparingar mot uppsatta mål –B. Operativ effektivitet –C. Bolagsspecifikationer w Vidare har jämförelser gjorts mellan för att följa hur besparingar och nivån på de indirekta kostnaderna har utvecklat sig

4 1. Bakgrund och vissa begränsningar w Underlaget bygger på det material som bolagen har bistått med och innehåller trots en fortsatt kvalitetssäkring sannolikt fortfarande en del olika tolkningar bl.a. av centrala stabers uppgifter, lokala stödresurser, lokalkostnader och hur pensionsavsättningar har gjorts w Men analyser och slutsatser av tendenser och kostnadsutveckling får dock anses vara bekräftade w Det bör noteras att studien är begränsad till de indirekta kostnaderna. Effektiviteten i drift och produktion har inte bedömts

5 Genomförda besparingar – Sammanfattning w Ser man till de nio undersökta bolagen i Stadshuskoncernen totalt visar nu boksluten att de indirekta kostnaderna ökat med 1,2%= + 10,8 MSEK, vilket är en kraftig ökning jämfört med föregående år 2005 (-21,4 MSEK). w Och ser man till de enskilda bolagen är det 4 stycken som ökar sina indirekta kostnader, varav dock två, SISAB och Globen, väsentligt har ökat sin verksamhet och därmed omsättning och kostnadsnivå w Av övriga har Familjebostäder ökat sina indirekta kostnader med 4,8 MSEK (+5,5%), Stockholm Vatten med 17,5 MSEK (7%) och Stockholm Globe Arena med 0,8 MSEK (2,5%) w De största ”spararna” i kronor är Stockholmshem med 4,7 MSEK (- 4,3%), Stokab med 3 MSEK (-14%) och Stockholm Hamnar med 5,5 MSEK (-6,3%)

6 Endast fem av stadens bolag har sänkt sina indirekta kostnader enligt satta sparbeting

7 3. Operativ effektivitet w Den operativa effektiviteten har här mätts genom att andelen indirekta kostnader i % av den operativa kostnaden har jämförts w Den operativa kostnaden för respektive bolag har beräknats genom att den totala kostnadsmassan, exklusive finansnetto, minskats med avskrivningar och i förekommande fall markavgifter och fastighetsskatter

8 Sju av nio bolag visar förbättringar av den operativa effektiviteten, två går åt andra hållet % av den operativa kostnaden

9 Sammanfattning – operativ effektivitet w Fortfarande kan noteras att andelen indirekta kostnader hos flera bolag är hög och åtgärder skulle kunna sättas in w Större förbättringar har gjorts hos Stockholmshem och Stockholms hamnar medan Stockholm Vatten och Familjebostäder ökat andelen något. w Även när det gäller Administration är spännvidden stor, allt ifrån SISAB:s 2,3% till Stokabs 13,9% w Det bör påpekas att det inte är möjligt att jämföra bolagen rätt av beroende på de mycket skilda verksamhetsområdena och skillnader i storlek. Det är i princip bara de tre bostadsbolagen som bör kunna jämföras någorlunda likvärdigt w Trots ovanstående bör de stora skillnaderna mellan bolagen innebära att en ytterligare besparingspotential finns. Djupare analyser behövs dock för att precisera potentialen

10 4. Bolagsspecifikationer

11 SISAB har ökat sina indirekta kostnader men förbättrat den operativa effektiviteten SISAB 3489 KSEK Indirekta kostnader Förändring i % av de operativa kostnaderna Kommentar: –Då den totala operativa kostnadsmassan ökat väsentligt p.g.a. att alla stadens förskolor med personal tillförts, ökar också de indirekta kostnaderna –Men samtidigt har den operativa effektiviteten förbättrats något. Utfall 2005Utfall 2006 Indirekta kostnader KSEK Andel av operativa kostnader % Indirekta kostnader KSEK Andel av operativa kostnader % Administration –Företagsledning –Personal –Ekonomi –IT –Övrig adm ,4 0,6 0,9 0,3 0, ,2 0,8 0,3 0,1 Administration totalt222112, ,2 Andra indirekta kostnader –Marknad/inf. –Kvalitet/miljö –Övr. centr. stab –Lokalkostnader –Stab/ledning av drift/produktion –Övr. centr. kostn ,2 0 0,9 0,5 1, ,3 0,9 0,4 1,2 Andra indirekta kostnader totalt , ,8 INDIREKTA KOSTN. TOTALT , ,1

12 Familjebostäder har ökat sina indirekta kostnader med 4,8 MSEK. Familjebostäder Utfall 2005Utfall 2006 Indirekta kostnader KSEK Andel av operativa kostnader % Indirekta kostnader KSEK Andel av operativa kostnader % Administration –Företagsledning –Personal –Ekonomi –IT –Övrig adm ,7 0,3 0,8 1,4 0, ,2 0,3 0,8 1,5 0,5 Administration totalt481704, ,2 Andra indirekta kostnader –Marknad/inf. –Kvalitet/miljö –Övr. centr. stab –Lokalkostnader –Stab/ledning av drift/produktion –Övr. centr. kostn ,6 0,1 1,8 1, ,6 0,1 1,8 1,4 Andra indirekta kostnader totalt , INDIREKTA KOSTN. TOTALT873968, , KSEK Indirekta kostnader Förändring i % av de operativa kostnaderna Kommentar: –Ökningen på Företagsledning består huvudsakligen av ökade engångskostnader i samband med 70-årsjubileum 3070 KSEK. –Övrig ökning beror på marknadsföring av nyproduktion.

13 Stockholmshem har fortsatt sänka de indirekta kostnaderna Stockholmshem Utfall 2005Utfall 2006 Indirekta kostnader KSEK Andel av operativa kostnader % Indirekta kostnader KSEK Andel av operativa kostnader % Administration –Företagsledning –Personal –Ekonomi –IT –Övrig adm ,9 1,0 0,9 3, ,5 0,7 0,8 3,4 Administration totalt798486, ,4 Andra indirekta kostnader –Marknad/inf. –Kvalitet/miljö –Övr. centr. stab –Lokalkostnader –Stab/ledning av drift/produktion –Övr. centr. kostn ,3 0 0,2 0,7 1, ,1 0,2 0,7 1,1 Andra indirekta kostnader totalt , ,1 INDIREKTA KOSTN. TOTALT , , KSEK Indirekta kostnader Förändring i % av de operativa kostnaderna Kommentar: -Ökade kostnader för företagsledning p.g.a. av flytt av marknadsavdelning till stab. - Den operativa effektiviteten har dock förbättrats.

14 Svenska Bostäder har minskat sina indirekta kostnader med 1,3 MSEK Svenska Bostäder Utfall 2005Utfall 2006 Indirekta kostnader KSEK Andel av operativa kostnader % Indirekta kostnader KSEK Andel av operativa kostnader % Administration –Företagsledning –Personal –Ekonomi –IT –Övrig adm ,4 0,7 1,2 1,5 0, ,7 0,4 0,9 1,6 0,5 Administration totalt , ,1 Andra indirekta kostnader –Marknad/inf. –Kvalitet/miljö –Övr. centr. stab –Lokalkostnader –Stab/ledning av drift/produktion –Övr. centr. kostn. (pens.) ,9 0,2 0,4 1,4 0,8 0, ,8 0,2 0,5 1,4 0,4 1,1 Andra indirekta kostnader totalt , ,3 INDIREKTA KOSTN. TOTALT , , KSEK Indirekta kostnader Förändring i % av de operativa kostnaderna Kommentar: -Stora förändringar i kostnadsfördelning p.g.a. omorganisation -Viss förbättring av den operativa effektiviteten.

15 Stockholm Parkering har minskat de indirekta kostnaderna med 1,27 MSEK Utfall 2005Utfall 2006 Indirekta kostnader KSEK Andel av operativa kostnader % Indirekta kostnader KSEK Andel av operativa kostnader % Administration –Företagsledning –Personal –Ekonomi –IT –Övrig adm ,9 0,5 1,7 2,6 0, ,8 0,4 1,8 2,6 0,3 Administration totalt199126, ,9 Andra indirekta kostnader –Marknad/inf. –Kvalitet/miljö –Övr. centr. stab –Lokalkostnader –Stab/ledning av drift/produktion –Övr. centr. kostn ,2 0 0,7 2,0 0, ,9 0,7 2,1 0,4 Andra indirekta kostnader totalt , ,1 INDIREKTA KOSTN. TOTALT , ,0 Stockholm Parkering KSEK Indirekta kostnader Förändring i % av de operativa kostnaderna Kommentar: -Minskade kostnader inom företagsledning, personal och marknad/information. -Den operativa effektiviteten har förbättrats.

16 Arenabolaget har ökat sina indirekta kostnader, men förbättrat operativa effektiviteten p.g.a. ökad verksamhet. Utfall 2005Utfall 2006 Indirekta kostnader KSEK Andel av operativa kostnader % Indirekta kostnader KSEK Andel av operativa kostnader % Administration –Företagsledning –Personal –Ekonomi –IT –Övrig adm ,0 1,1 1,8 1,0 1, ,8 1,1 1,9 1,1 1,3 Administration totalt145737, ,2 Andra indirekta kostnader –Marknad/inf. –Kvalitet/miljö –Övr. centr. stab –Lokalkostnader –Stab/ledning av drift/produktion –Övr. centr. kostn ,6 0 1,1 2, ,9 1,0 2,1 Andra indirekta kostnader totalt , ,0 INDIREKTA KOSTN. TOTALT , ,1 Stockholm Globe Arena 802 KSEK Indirekta kostnader Förändring i % av de operativa kostnaderna Kommentar: -Ökade indirekta kostnader p.g.a ökat antal evenemang. -Förbättrad operativ effektivitet.

17 Stockholms Hamnar har minskat de indirekta kostnaderna något Utfall 2005Utfall 2006 Indirekta kostnader KSEK Andel av operativa kostnader % Indirekta kostnader KSEK Andel av operativa kostnader % Administration –Företagsledning –Personal –Ekonomi –IT –Övrig adm ,9 1,3 1,8 1,5 1, ,6 1,5 2,0 1,4 1,0 Administration totalt394968, ,5 Andra indirekta kostnader –Marknad/inf. –Kvalitet/miljö –Övr. centr. stab –Lokalkostnader –Stab/ledning av drift/produktion –Övr. centr. kostn. (pens.) ,0 0,3 0,5 1,4 1,5 3, ,4 0,3 0,5 1,5 1,9 3,1 Andra indirekta kostnader totalt , ,7 TOTALT , ,2 Stockholms Hamnar KSEK Indirekta kostnader Förändring i % av de operativa kostnaderna Kommentar: - Lägre pensionskostnader i samband med bildandet av S:t Erik Livförsäkring samt höga marknadsföringskostnader 2005 i samband med Hamnens Dag 2005 är de huvudsakliga orsakerna till minskningen av de indirekta kostnaderna.

18 Stockholm Vatten har minskat sina administrativa kostnader med 5,4 mkr men ökat de indirekta kostnader totalt med 17,5 MSEK. Stockholm Vatten Utfall 2005Utfall 2006 Indirekta kostnader KSEK Andel av operativa kostnader % Indirekta kostnader KSEK Andel av operativa kostnader % Administration –Företagsledning –Personal –Ekonomi –IT –Övrig adm ,9 1,4 3,5 3,0 0, ,8 1,4 2,9 2,5 0,3 Administration totalt667009, ,9 Andra indirekta kostnader –Marknad/inf. –Kvalitet/miljö –Övr. centr. stab –Lokalkostnader –Stab/ledning av drift/produktion –Övr. centr. kostn ,7 0 0,6 2,7 5,7 4, ,7 0 0,6 2,8 5,1 7,3 Andra indirekta kostnader totalt , ,5 INDIREKTA KOSTN. TOTALT , , KSEK Indirekta kostnader Förändring i % av de operativa kostnaderna Kommentar: –Kostnadsökningen avser ökade pensionskostnader i samband med bildandet av S:t Erik Livförsäkring samt kostnader för förändringsarbetet med ny organisation och bolagsstruktur.

19 Stokab har fortsatt höga indirekta kostnader trots en minskning med 3,0 MSEK Stokab Utfall 2005Utfall 2006 Indirekta kostnader KSEK Andel av operativa kostnader % Indirekta kostnader KSEK Andel av operativa kostnader % Administration –Företagsledning –Personal –Ekonomi –IT –Övrig adm ,7 2,1 3,9 3,6 1, ,9 2,8 3,9 3,5 1,8 Administration totalt , ,9 Andra indirekta kostnader –Marknad/inf. –Kvalitet/miljö –Övr. centr. stab –Lokalkostnader –Stab/ledning av drift/produktion –Övr. centr. kostn ,9 0,3 2,6 4,4 4,7 4, ,6 0,3 1,1 4,4 3,2 3,6 Andra indirekta kostnader totalt , ,2 INDIREKTA KOSTN. TOTALT , , KSEK Indirekta kostnader Förändring i % av de operativa kostnaderna Kommentar: –Främsta orsaken till bolagets fortsatt höga indirekta kostnader är försäljningsavdelningens storlek. Andra av staden ägda bolag har inte behov av samma förhållande visa höga försäljningskostnader. –Övriga centrala kostnader och Stab/ledningskostnader har minskat under 2006 bland annat p g a lägre utredningskostnader/juridiska kostnader inom centrala stabsfunktionen.

20 De tre bostadsbolagen uppvisar fortsatt vissa skillnader i andelen indirekta kostnader – dock har dessa skillnader nu minskat De indirekta kostnaderna i procent av de operativa kostnaderna* Utfall 2006 * Exklusive av/nedskrivningar samt fastighetsskatter och markavgifter

21 5. Jämförelse

22 Stadshuskoncernens nio bolag har över perioden sänkt sina indirekta kostnader med 140 MSEK Indirekta kostnader MSEK Förändring SISAB4853+5(Verksamheten väsentligt utökad) Familjebostäder Stockholmshem Sv. Bostäder Stockholm Parkering Stockholm Globe Arena Stockholms Hamnar Stokab72 0 Stockholm Vatten Indirekta kostnader totalt

23 Sedan ”mätningarna” av de indirekta kostnaderna började 2001 har andelen sjunkit hos alla företag % av den operativa kostnaden *avser 2003

24 Sparbeting och regelbunden uppföljning har gett påtagliga resultat w Sedan ”mätningarna” inleddes 2001 har nivån på de indirekta kostnaderna hos de nio bolagen sjunkit med 140 MSEK på årsbasis. w Samtidigt har samtliga bolag förbättrat den operativa effektiviteten (d.v.s. minskat andelen indirekta kostnader) på ett väsentligt sätt För att behålla ”trycket” på bolagen att fortsätta arbetet med besparingar krävs fortsatt uppföljning från koncernledningens sida. *En viss reservation för exaktheten i beräkningen av summan måste göras då flera av bolagen har förändrat sin verksamhet genom att antingen öka den eller minska den

25 Bilaga Definitioner w De indirekta kostnaderna har omfattat –Administration företagsledning VD-stab ekonomifunktioner inklusive controllers personalfunktioner inkl. löneadministration IT växel och kontorsservice –Indirekta produktionskostnader stab och ledning av produktion/drift planering av produktion/drift miljö/kvalitet juridik forskning och utveckling tekniska staber upphandling/inköp logistik etc.

26 Definitioner (forts) –Egna lokalkostnader hyror (faktiska eller beräknade) underhåll el och vatten etc. –Marknad marknadsföring försäljning viss produktutveckling information