Presentation Arkivarie vid Tekniska verken Gisela Fabschitz Buhre Arkivnätverksträff

Agenda Presentation Gisela Fabschitz Buhre och uppdraget som arkivarie Anna-Karin Lindh, registrator, ny roll på Tekniska verken Barbro Bengtsson, verksamhetsutvecklare Totalt 10 min, inkl frågor

Presentation av Gisela Gisela Fabschitz Buhre, arkivarie Utbildning – fil. kand och 40 p arkivvetenskap Arbetat inom kommun, landsting och statlig verksamhet. Senast som registrator vid universitetsförvaltningen, Linköpings universitet

Urban Larsson, projektarkivarie har ordnat och förtecknat många hyllmeter….bland annat: Linköpings Kraft- och belysningsbolag 1902 – Stadspartner - hare avlämnats till stadsarkivet Och gallrat många hyllmeter! Men……. Tekniska verkens arkivsituation maj 2015

Det behövs ett helhetsansvar koncernens för arkivfrågor 1.Arkivlokaler, ordna, bevara/gallra 2.Skapa enhetlighet och normering av diarieföring, ta fram och uppdatera dokumenthanteringsplanen 3.Systemstöd för diarie-och informationshantering Gisela Barbro Anna-Karin

Arkivarie; Ny tjänst vid Tekniska verken Rekrytering och anställning via bemanningsföretag maj 2015 tom februari 2016 Tillsvidareanställning vid Tekniska verken sedan mars 2016

Arkivariens uppdrag Halvtid Tekniska verken – Halvtid andra kommunala bolag Arkiv Dåtid Utreda vårt framtida behov av arkivlokaler Ordna arkiv, kontakt med stadsarkivet Arkiv Nutid Utbilda ledningsgrupper och verksamheter om offentlighetsprincipen TF), offentlighets- och sekretesslagen (OSL) och Arkivlagen Skriva riktlinjer Stötta sekreterare och verksamhet i diarie- och dokumenthanteringsfrågor Arkiv Framtid Delta i utveckling av informationssäkerhetspolicy Delta i utveckling av principer för diariesystemet

Arkiv dåtid: Vägen från arkiv – till ordnat arkiv

Tekniska verken har många lokaler med arkiv i, men ingen lokal som uppfyller Riksarkivets krav på skydd mot, vatten, brand och obehörig åtkomst Det finns information som alltid måste finnas hos Tekniska verken: Nätinformation (Vatten, Elnät, Fjärrvärme), stationsdokumentation, ritningar, Vattenkraft mm Godkända arkivlokaler behövs för dåtid, nutid och framtid!

Efter inspektioner från stadsarkivet och en översiktlig bedömning kommer vi att: Omvandla 4 lokaler i källaren till ett centralarkiv med kompaktförvaring som kan rymma 900 hm och 80 ritlådeförvaring  Byggstart hösten 2016 – kostnad tkr  Inredning vintern 2017 – kostnad ca 300 tkr  Tas tas i bruk våren 2017 efter godkännande av stadsarkivet  Närarkiv planeras att byggas hösten 2017 Total kostnad tillsammans med inköp av brandsäkra skåp ca tkr Vi bygger om på Tekniska verken

Tagit fram arkivbeskrivningar – finns nu för nästan alla bolag inom Tekniska verken koncernen Gått igenom, rensa, strukturera och flytta arkiv som har förvarats i olämpliga lokaler: Tekniska verken Nät Linköping och Driftum/Teknik Ansvarat för ordnings- och förteckningsarbete: projektanställning av en arkivarie för att avsluta Stadspartners arkiv och överlämna till stadsarkivet Överlämnat material tillhörande äldre arkiv till stadsarkivet Det fanns att göra…

Delegationsordning för VD för utlämnande av allmän handling kommer att tas 25 april 2016 Arkivinstruktion – tydliggör arkivansvar hos VD, arkivsamordnare och arkivredogörare fastställs inom kort Ta fram nya dokumenthanteringsplan (vår gamla från 2010) – arbetet ska påbörjas under våren 2016 Kommande arbetsuppgifter:

Hålla utbildning i ledningsgrupper och verksamheter om offentlighetsprincipen. Skrivit en Vägledning om OSL vid Tekniska verken Stötta registratorer med normering av diarieföring, rationalisering, skanning av handlingar och central registratur – systemstöd Evolution Arbeta med att ersätta diarieserier och diarieplan med ett fåtal diarieenheter och ärendeklassificering – skapa en enhetlig struktur som klarar av omorganisationer Ansvara för att alla verksamheter går igenom sina arkiv – se till att informationen struktureras Arkiv nutid

Begreppet allmän handling – ”En framställning i skrift eller bild samt upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniskt hjälpmedel” TF 2 § 3 Inte allmän handling Allmän handling Sekretessbelagd handlingOffentlig handling Handling Absolut krav på diarieföring! Prövning av sekretess före eventuellt utlämnande varje gång Bör diarieföras. Handlingen kan lämnas ut Allmän handling: Förvaras hos Tekniska verken. Inkommen eller Upprättad, t ex brev, rapporter, protokoll, instruktioner, e-postlista, avtal, upphandlingar Ex: Tillhör pågående ärende Utkast, koncept, preliminära kalkyler…

Arbeta med central registratur och hur diarieföringen ska skötas vid Tekniska verken: central, delvis decentraliserad eller helt decentraliserad? Delta i arbetet med informationssäkerhet och i viss mån PuL och Dataskyddsförordningen Arkivarieperspektiv på framtida IT-system – måste hålla den kvalité som stadsarkivets E-arkiv kommer att kräva Se till att alla anställda vid Tekniska verken känner till vilka regler som gäller för kommunalt bolag – Regelbundna utbildningar i offentlighetsprincipen mm Arkiv Framtid

Stångåstaden Arbetar: hösten %, Våren 2016 – våren % Huvudarbetsuppgift – tömma Nygatan och andra lokaler och strukturera nya arkivlokalen på Repslagargatan Intervjuat samtliga chefer (utom VD) och motsvarande om dokumenthantering, arkivering och gallring Fastighet, Marknad och Upphandling vid genomgången av deras handlingar på Nygatan Gallrat gallringsbara handlingar Medverkat i Arkivwokshop i Ryd Ordningsarbete av äldre handlingar Stöttar medarbetare i diarieföring, dokumenthantering och arkivering Planerar visning av arkivet i maj för anställda Andra kommunala bolag

Stadshus AB – stöd i diarieföring Sankt Kors – planerat möte 22/4 Andra kommunala bolag