Välkommen på utbildning om webSesam. När du gjort klart utbildningen vill vi att du fyller i ett formulär med dina kontaktuppgifter. Länken till formuläret finns på sista bilden i bildspelet. Vi på webSesam-supporten inhämtar dina uppgifter därifrån och skickar därefter dina inloggningsuppgifter till webSesam via e-post. Välkommen till utbildning för förskrivare i webSesam

webSesam I webSesam finns en dokumentation om systemet. Se länk ”Dokumentation om webSesam” I fortsättningen kallas Hjälpmedelscentralen för HMC. Man loggar in i webSesam via en ikon på HMCs hemsida. Efter att du loggat in kommer du till webSesams startsida.

webSesams Startsida Här finns aktuell information från HMC och webSesam-supporten Menyn till höger följer med i alla bilder Länken Hjälp beskriver den bild du för tillfället befinner dig i Avsluta webSesam genom att klicka på avsluta.

Hjälpmedelsbilden Under Hjälpmedel hittar du brukarens hjälpmedel. För att använda hjälpmedelsbilden behövs patientens fullständiga personnummer. Det kan sökas via CFR. Samtliga siffror ska skrivas in i en följd utan bindestreck. Århundradet måste skrivas in för patienter födda på 2000-talet. Sök. Du får information om de hjälpmedel patienten har just nu, samt de hjälpmedel som är beställda men ännu inte levererade. Artikelnumret är en länk till en extra meny med fler länkar till olika bilder. T.ex. till Ordinationsöversikten som bl a visar planerat leveransdatum för hjälpmedel som ännu inte är levererade.

Ordinationsöversikt Ordinationsöversikten visar en sammanställning av kundordern för valt hjälpmedel Här visas hur hjälpmedlet betalas: Hyra = hjälpmedel som hyrs ut månadsvis Försäljning med retur = återköp Försäljning = hjälpmedel som är försålt För att se planerat leveransdatum för order som ännu inte är levererad, klicka på kundordernumret. Med leveransdatum avses den dag leverans utgår från HMC. Leveranstid till kund eller patient tillkommer.

Individ och komponent Vissa av våra hjälpmedel är individmärkta. Individmärkningen innebär att vi kan följa ett unikt hjälpmedel och veta var det befinner sig. Individnumret sitter någonstans på hjälpmedlet. Komponenter är tillbehör som individen är bestyckad med, t exarmstöd, benstöd och broms.

Retur av hjälpmedel Avregistrering av hjälpmedel då behovet upphört görs via Hjälpmedelsbilden. Individmärkta hjälpmedel går inte att avregistrera via webSesam, de avregistreras när de har kommit tillbaka till HMC. Här har patienten lämnat tillbaka sin badbräda Rufus. Man klickar på artikelnumret för att få fram en meny som innehåller länken ”Retur av hjälpmedel” och klickar på den länken. Verkställ avregistreringen i nästa bild. Hjälpmedlet tas bort från brukarens hjälpmedelsbild.

Återlämnade hjälpmedel Efter avregistreringen kommer man tillbaka till Hjälpmedelsbilden och kan se att badbrädan inte är kvar hos patienten. Badbrädan har hamnat under länken Återlämnade hjälpmedel.

För att returnera en komponent utgår man från Hjälpmedelsbilden. Det är en komponent till Hygienstol Aquatec som är återlämnad. Man klickar på siffran 3 bakom individnr 77818, som är en länk till komponentbilden. Det är bäckengejdern som är återlämnad. Man klickar på artikelnr och i menyn som kommer upp finns klickbara länken Retur av komponent. Returbilden för komponenter fungerar på samma sätt som för övriga hjälpmedel. Verkställ avregistreringen.

Returnerade komponenter visas inte under länken Återlämnade hjälpmedel. Däremot är siffran 3 inom parentes minskad till 2, eftersom bäckengejdern är återlämnad. Klickar man på siffran 2 i komponentbilden så ser man att den inte innehåller bäckengejdern längre.

Hämtorder När behovet av skrymmande hjälpmedel upphör, kan man begära hämtning av HMCs chaufförer. Gå in på HMCs hemsida för att se vilka hjälpmedel som räknas som skrymmande.HMCs hemsida För att registrera en hämtorder utgår man ifrån patientens Hjälpmedelsbild och klickar på länken Hämtorder.

Hämtorder Fyll i fullständiga adressuppgifter och telefonnummer, övriga kontaktuppgifter anges i rutan Hämtorderinformation. HMCs chaufförer tar alltid kontakt innan de hämtar hjälpmedlen och det är därför viktigt med fullständiga kontaktuppgifter. Välj aktuell hämtorderorsak. Bocka i vilka hjälpmedel som ska hämtas. Om ett skrymmande hjälpmedel hämtas, kan chaufförerna även ta med icke skrymmande hjälpmedel. Verkställ för att registrera hämtordern. En bekräftelse på den registrerade hämtordern visas. Registrerade hämtordrar syns i hjälpmedelsbilden, man kan också söka hämtordrar via Dina uppgifter- Sök hämtorder.

Individkort I Individkortet anges ett individnummer och när man klickar på Sök fås information om hjälpmedlet. Individkortet har länkar till bl a komponentbilden som visar vilka komponenter som sitter på, eller är beställda till individen. Länken Registrerade ao visar alla arbetsorder registrerade på individen. Om individen just nu är hos en brukare, visas uppgift om brukaren. Klickar man på patientens namn kommer det fram en meny som innehåller länkar till bl a Hjälpmedelsbilden och för att registrera arbetsorder.

Varukatalogen I Varukatalogen är artiklarna indelade i ISO-kodsindelning. Vi söker efter rollatorer. I första bilden sker sökning med tvåställig ISO-kod, 12 Hjälpmedel vid förflyttning. I andra bilden sker sökning med fyrställig ISO-kod, 1206 Gånghjälpmedel som hanteras med båda armarna. I tredje bilden är vi framme vid sexställig ISO-kod, Rollatorer.

Här visas rollatorer. Listan är sorterad efter produktnamn, och man ser bl.a. information om lagerstatus. Lagerstatusen visar om artikeln är tillgänglig på Hjälpmedelscentralens huvudlager. Lagerstatus uppdateras så fort förändring görs på huvudlagret. Grön text Finns i lager – betyder att artikeln finns på HMCs huvudlager och kan beställas. Gul text Slut i lager – kan beställas betyder att artikeln inte finns på HMCs huvudlager just nu. Artikeln kan beställas och levereras i första hand från rekondlagret, i andra hand görs inköp från leverantör. Röd text Slut i lager – kan inte beställas” betyder att artikeln inte finns på HMCs huvudlager just nu. Artikeln är utgående och nyinköp görs inte. Om artikeln kommer i retur till HMC ändras lagerstatusen till Finns i lager, och beställning kan återigen göras. Klickar man på artikelnumret visas mer information om artikeln.

Sök artikel I bilden Sök artikel används ett eller flera sökbegrepp för att söka artiklar. Fältet Artikel avser HMCs artikelnummer. Här har vi sökt på artiklar med Benämning benstöd och Produktnamn Cross. Artikelnummerlänken innehåller mer information. Artikelinformationsbilden visar mer information om vald artikel t.ex. Artikelansvar: Artikelansvaret anger vem som har ansvar för att betala hjälpmedlet och på vilket sätt HMC tar betalt. Priser: Hyrespris per månad visas för artiklar som hyrs ut. För hyrespris och försäljningspris tillkommer moms för de kunder som betalar moms – såsom kommuner och patienter. Beräknad leverans: Ett beräknat leveransdatum visas. Datumet avser den dagen hjälpmedlet lämnar HMC. Eventuella dagar för transport tillkommer.

Behovstrappan Behovstrappan är en fristående applikation. Här finns beskrivet vilka kriterier som gäller vid förskrivning av hjälpmedel i landstinget och för kommunerna i Sörmland. När en kundorder är igång – klicka på knappen Behovstrappan, här ser du kriterierna. Du kan också nå Behovstrappan via HMC:s hemsida

Kundorder Kundorder nås via menyn och länken Beställ finns i många bilder i webSesam. Det finns tre typer av kundorder. Beställning - beställa hjälpmedel från HMC till brukare Beställning – beställa hjälpmedel från HMC till vårdenhet, gäller hjälpmedel som inte har automatisk lagerpåfyllnad, kryckkäppar, doppskor, isdubbar och antihalkduk. Dessa hjälpmedel förskrivs inte. Uttag ur eget förråd – registrera förskrivning av hjälpmedel som lämnats ut från kundlager Vissa begränsningar finns, man kan inte registrera alla beställningar i webSesam. Detta gäller t ex artiklar som handläggs av konsulent, exempelvis eldrivna rullstolar. I dessa fall används beställningsblankett som finns att hämta på HMCs hemsida.

Beställning – hjälpmedel från HMC till patient Ange patientens personnummer och klicka på Fortsätt. Ange artikelnummer och antal och klicka på Spara ändringarna eller använd enter. Om du inte har artikelnummer - sök via Varukatalogen eller Sök artikel.

Hjälpmedel avser, här visas hur hjälpmedlet betalas: Hyra = hjälpmedel som hyrs ut månadsvis Försäljning med retur = återköp Försäljning = hjälpmedel som är försålt Du som förskrivare har ansvar för att kostnaden debiteras rätt betalare. webSesam föreslår betalare utifrån var patienten bor och vilken typ av artikel som beställs. Om den föreslagna betalaren är fel ska du ändra. Leveransdatum på orderraden är preliminärt, hänsyn tas till tillgängligt saldo och leveranstid från leverantör mm. Datumet avser den dagen hjälpmedlet lämnar HMC. Eventuella dagar för transport tillkommer. Om leveransdatumet ändras efter att ordern är sparad, får du ett meddelande om det. Klicka på fortsätt när du registrerat alla artiklar.

Detta är kundorderns sista bild, här kan du kontrollera att alla uppgifter stämmer. Telefonnummer till brukaren anges med riktnummer Standard leveransadress visas. Skrymmande hjälpmedel kan levereras till patient, välj då patientens adress. Samleverans innebär att alla hjälpmedlen levereras vid samma tillfälle. Rutan för samleverans är automatiskt markerad när kundordern innehåller mer än en rad. Samtidigt sätts leveransdatumet på samtliga kundorderrader till det leveransdatum som ligger längst bort i tiden. Önskas ej samleverans, bocka ur rutan. Standard leveranssätt är via turbil till ditt vanliga leveransställe. Om beställningen innehåller skrymmande hjälpmedel, kan leverans med HMCs chaufförer väljas. Kom ihåg att även ändra leveransadressen. Om hjälpmedlen ska hämtas på HMC - kom ihåg att ändra leveransadressen till HMC, Fraktgatan 5, Eskilstuna. Ring även Kundtjänst för att komma överens om hämttillfälle. Verkställ. Brådskande order kan ringas in till HMCs kundtjänst

Alternativa artiklar Hjälpmedel ska återanvändas för att minimera kostnaderna för nyinköp. Det innebär att utgående sortiment ska förskrivas i första hand. Endast när det utgående sortimentet inte fyller patientens behov förskrivs nytt sortiment. Om artikeln byts ut kommer du automatiskt till en bild som informerar om artikelbytet. För nya artiklar föreslås utbyte till utgående sortiment, om tillgänglighet finns på utgående sortiment. För utgående artiklar föreslås utbyte till nytt sortiment, om tillgänglighet saknas på det utgående sortimentet.

Beställning av individmärkt hjälpmedel med komponenter Siffran i parentesen intill artikelnumret visar att det finns ett komponentförslag. För att se eller ändra dessa komponenter, klicka på artikelnumret. Bocka i rutan Ta bort om du vill ta bort en komponent. Lägg till komponent genom att ange artikelnummer och antal. Efter varje ändring klickar du på Spara ändringarna. Ett annat sätt att lägga till komponenter är via länken Vanligaste tillbehören till, där du i en lista kan bocka i vilka komponenter du vill beställa. Ev information om hjälpmedlets standardinställningar finns överst i komponentbilden. Om du vill ha andra inställningar ska det anges i rutan Övrig information i orderns sista bild. På HMCs hemsida finns beställningsunderlag som visar vilka inställningsmöjligheter som finns.

Beställning av komponent till redan levererat hjälpmedel När komponent beställs till redan levererat individmärkt hjälpmedel, visas länken Kompl.individ. Klicka på länken för att koppla komponenten till rätt hjälpmedel, Verkställ. När koppling är gjord visas vilken Individ komponenten beställs till.

Makulera kundorder Om behovet av hjälpmedel inte längre finns kan makulering göras på kundorder förutsatt att det inte funnits plocklista, aktivitet eller inköpsorder kopplat till ordern. Makulering görs via Dina uppgifter – Öppna kundorder. Klicka på kundorderlänken eller fyll i ditt kundordernummer Om makulering kan göras finns knapp Makulera order. Om makuleringsknapp inte finns – ring HMCs kundtjänst 0771 – för att makulera.

Byte betalare på höftskyddsbyxor För att kunna byta betalare på hjälpmedel som har en automatisk patientavgift gör man på följande sätt: Skriv in artikelnummer som vanligt men välj ”Förskrivningssyfte – 1 Byte betalare från landsting försäljning till kommun försäljning”. Klicka därefter på ”Spara ändringarna” Resultatet syns i Bild 2

Beställning av hjälpmedel till kundlager Se Rutin för kundlager på HMC:S hemsidaRutin för kundlager på HMC:S hemsida Uttag ur eget förråd – när hjälpmedel lämnats ut från kundlager Se Rutin för kundlager på HMC:s hemsidaRutin för kundlager på HMC:s hemsida Information till förskrivare/beställare av hörselhjälpmedel Se Rutin för funktionsförskrivning hörsel på HMCs hemsidaRutin för funktionsförskrivning hörsel på HMCs hemsida Information till förskrivare/beställare av synhjälpmedel Se Rutin för funktionsförskrivning syn på HMCs hemsidaRutin för funktionsförskrivning syn på HMCs hemsida

OBS! Viktigt Arbetsorder I Hjälpmedelsbilden finns länken arbetsorder när du klickar på ett artikelnumret. I individkortet finns länken arbetsorder när du klickar på mottagarens namn (se bild 13 Individkort).

Fyll i felbeskrivning i arbetsorderbilden med information, var tydlig med:  vad som behöver åtgärdas  när och hur hjälpmedlet kommer till HMC för reparation  om överenskommelse redan gjorts med tekniker och i så fall vilken tekniker  telefonnummer till kontaktperson, så att tekniker kan ta kontakt när hjälpmedlet är reparerat Icke skrymmande hjälpmedel ska skickas till HMC för reparation. Kan ske med turbilsleveransen. Märk hjälpmedlet tydligt, ange till vem det ska så att HMC vet att det kommer in pga en reparation. Skrymmande hjälpmedel hämtas av HMC alternativt repareras av tekniker på plats. Du behöver inte skapa en hämtorder. Verkställ. En bekräftelse på att arbetsordern registrerats visas. Nu kan du inte längre själv ändra någonting i arbetsordern – ring HMCs Kundtjänst vid behov av ändring.

I Hjälpmedelsbilden och på Individkortet finns länken Registrerade arbetsorder där du kan hitta din, och även tidigare, registrerade arbetsorder. Klicka på länken Registrerade ao och bilden visar alla arbetsorder som är registrerade på patienten. Statusen visar om de är avslutade. Du kommer även få ett meddelande när din arbetsorder är klar.

CFR I CFR (Centrala folkbokföringsregistret) kan du söka uppgifter om alla sörmlänningar, oavsett om de har hjälpmedel eller inte. Man kan använda ett eller flera sökbegrepp, webSesam visar de personer som uppfyller samtliga angivna sökbegrepp. Du kan söka på både för- och efternamn och ange dem i vilken ordning du vill, oavsett hur de är inskrivna i folkbokföringsregistret. Sök med hjälp av personnumret, inkl århundradet. Gatuadresserna är ibland förkortade i folkbokföringsregistret. Tänk därför på att skriva ”Kungsv” om du söker en patient på ”Kungsvägen”. Kungsv Kungsvägen

Meddelanden Meddelandefunktionen nås via menyn. Klicka på länken Meddelande. Både automatiska och manuella meddelanden kan skickas från HMC. Automatiska meddelanden från HMC skickas exempelvis om planerat leveransdatum på en kundorder förändras eller när tekniker avslutat din registrerade arbetsorder. Via ankomstdatumet får man mera information om meddelandet, i nästa bild klicka på ordernummerlänken. Här visas information om Planerat lev.datum och Faktiskt lev.datum

Manuellt meddelande När ett manuellt meddelande skickas från HMC/Sesam, sänds även ett e-postmeddelande till användaren som har en e-postadress registrerad. E-postmeddelandet har rubriken Du har ett nytt meddelande i Sesam samt texten ”Öppna meddelandefunktionen Sesam2 för att läsa meddelandet” Användaren kan läsa meddelandet i webSesam under meddelanden. Endast mottagaren själv kan radera meddelanden som är nyare än 12 månader, äldre meddelanden kan systemadministratören radera.

Dina uppgifter Dina uppgifter visar information om dig som förskrivare och ditt tjänsteställe samt vilka kundlager du har åtkomst till. Det är viktigt att dina kontaktuppgifter är korrekta. För att ändra tillgång till tjänsteställe eller kundlager kontaktas webSesam-supporten. Öppna kundorder visar dina beställningar som ännu inte är slutlevererade. Här kan du följa planerat leveransdatum och se leveransinformation som exempelvis leverensvillkor.

Dina uppgifter Via Dina uppgifter ser du lagersaldo på ditt kundlager, man kan söka en artikel eller samtliga artiklar. Efter sökning öppnas en rapport i ett nytt fönster. Rapporten kan sparas eller skrivas ut. Bilden Öppna arbetsorder visar dina arbetsorder som ännu inte är avslutade av tekniker. I bilderna Sök kundorder, arbetsorder och hämtorder kan du söka efter ordrar registrerade av dig. Längst ned i webSesams meny finns länken Allmän info.

Allmän info Under Allmän info finns dokument som kan behövas vid arbete i webSesam.

eFaktura Den som är kostnadsansvarig avgör vilka personer som ska ha tillgång till eFaktura. Behörighet till patientuppgifter i underlagen fungerar på motsvarande sätt som för övriga webSesam. Du kan använda olika sökbegrepp för att söka fakturaunderlag, men ange minst följande: välj vilken betalare du vill söka e-fakturaunderlag för och välj typ av faktura t ex försäljning. Bocka i visa inte rader med nollbelopp för att inte få med kostnadsfria tillbehör i e-fakturaunderlaget. Klicka på knappen Visa fakturor. Knappen Web visar e-fakturaunderlaget i din webb-läsare. I detta format kan du inte göra några förändringar i underlaget. Klicka på knappen Excel för att öppna e-fakturaunderlaget i Excelformat. Vid fakturafrågor kontaktas HMCs kundtjänst, Vid frågor om hur eFaktura i webSesam fungerar, kontakta webSesam-supporten

Nu vill vi att du fyller i formuläret med dina kontaktuppgifterNu vill vi att du fyller i formuläret med dina kontaktuppgifter (använd länken i bildspelsläge) Klicka på länken, fyll i och skicka! När vi fått dina kontaktuppgifter läggs du upp som användare av webSesam och dina inloggningsuppgifter skickas till dig via e-post. Lycka till!