Handläggningsordningar, administrativa stödprocesser och utmaningar – den nationella bilden SUHF-seminarium Mats Edvardsson Avdelningschef, Studentavdelningen, Göteborgs universitet Institution enhet avdelning | Namn

Regelverk, handläggningsordningar, processbeskrivningar av skilda slag från ca 20-talet lärosäten – vad framgår av dessa? Likheter och olikheter – vilka frågeställningar behandlas och vilka frågeställningar är oklara Vilka administrativa utmaningar har vi hanterat och vilka återstår? Konsekvenser av implementeringen av ett system med anmälnings- och studieavgifter läsåret 2011/2012? Redovisningen består av tre delar: a)Regelverken (avgiftsuttag, vad inrymmer avgiften osv) b)Stipendier (fördelningsprinciper och övriga villkor) c)De administrativa utmaningarna och konsekvenserna – redovisningen i ÅR Studentavdelningen/ Mats Edvardsson

Regelverken och handläggningsordningarna Alla lärosäten har fattat beslut om olika regelverk för hanteringen av studieavgifter. Detaljgraden varierar – flera lärosäten har samlade dokument med omfattande hänvisning till förordningar m m fastställda av flera olika beslutsfattare (styrelse, rektor, förvaltningschef, SA-chef osv). Flertalet regelverk beskriver den lärosätesinterna fördelningen av kostnader och intäkter, avgifternas beräkning, avgiftsskyldighetens omfattning, återbetalningsvillkor och former osv. Dokumentens målgrupper synes variera – avdelningsvisa handläggningsordningar, handläggningsordningar och regelverk av mer informativ karaktär riktad till fakultetsnämnder/motsv och institutioner – några dokument är av karaktären ”information till sökande” Institution enhet avdelning | Namn

Regelverken och handläggningsordningarna Dokumenten har tagits fram i samarbete mellan olika förvaltningsenheter såsom studieadministrativ enhet, ekonomienhet, planeringsenhet, internationell enhet osv – det förefaller dock som arbetet i första hand ägt rum via den studieadministrativa enheten som också förefaller vara den förvaltningsenhet som svarar för större delen av processamordningen (i samverkan med internationell enhet eller marknadsföringsenhet). Flera dokument indikerar att många lärosäten valt en mer centraliserad hantering av delar antagningsprocessen och studieadministrationen än tidigare som konsekvens av implementeringen av ett system med anmälnings- och studieavgifter. Flera dokument indikerar också en mer manuell handläggning av ärenden – beroendet av manuell hantering problematiskt i ett perspektiv när antalet avgiftsskyldiga studenter ökar. Få lärosäten har förtydligat regelverket avseende övergångsperioden, dvs under de förutsättningar studieavgift (ännu) inte behöver erläggas för student Institution enhet avdelning | Namn

Innehåll - Vad betalar studenten för? Vissa lärosäten specificerar studieavgiftens innehåll utöver just kostnaden för själva den utbildning studenten är antagen till: -Poäng utöver normalstudietid är avgiftsbelagda – det är inte alltid tydligt vad det innebär (normalstudietid). -Valfria kurser är avgiftsbelagda (vad innebär det mer konkret?). -Endast program är prissatta – fristående kurser hanteras i särskild ordning (beroende av lärosätets studieorganisation i övrigt). -Studiesociala aktiviteter. -Mottagningsverksamheter, studentkårsavgift osv. -Byte av studieinriktning i samma program OK; dock sällan byte av studieinriktning utanför program. -Studiematerial ingår ej. -Uttryck för lärosätesinterna frågeställningar kring vad som ingår i begreppet ”full kostnadstäckning” och kring vad studenten är antagen till egentligen – utbildningsbegreppet Institution enhet avdelning | Namn

Studietid – vad betalar studenten för? Begreppet ”normalstudietid” definieras med olika utgångspunkter: -X antal poäng per termin. -X% av det poängtal studenten antagits till. -Det program studenten antagits till – utbildnings- och kursplan styr. -Uppfyllande av behörighetskrav i kurser inom program. -Normalstudietid för examen. Flertalet lärosäten hänvisar till regelverk i antagningsordningar m m och kursplaner kring rätten att tentera – finns begränsningar framgår det här – andra lärosäten har inte definierat detta (eller hänvisat till andra relevanta dokument). Vissa lärosäten tillämpar krav på fortsatt betalning oavsett hur stor del av utbildningen studenten klarat Institution enhet avdelning | Namn

Under vilka villkor beviljas återbetalning (hel eller delvis)? Ett antal lärosäten tillämpar inte möjlighet till återbetalning av erlagd studieavgift – det undantag som figurerar här är i så fall att studenten inte fått uppehållstillstånd och därmed inte kan ta sin studieplats i anspråk. De lärosäten som tillämpar återbetalning av studieavgift gör det av följande anledningar: -Utbildningen ställs in eller antagningsprocessen avbryts -Studenten begär tidigt avbrott -Anstånd -Studieuppehåll – (kan innebära återbetalning eller rätt att fortsätta med erlagd avgiftsnivå) -Tillgodoräknanden -Övriga (mycket) säskilda skäl Institution enhet avdelning | Namn

Följande tas explicit upp av ett fåtal lärosäten: -Studieortsbyten – avgift ska erläggas till ”hemmalärosätet” likafullt; reducerad avgift kan bli aktuell och avgift ska betalas till det andra lärosätet. Något lärosäte har hanterat frågan redan i sättande av avgift för utbildning mellan två lärosäten (gäller lärosätesgemensamma program). Något lärosäte anger att fördelning av intäkten av studieavgiften görs upp mellan berörda lärosäten (om ärendet uppkommer). -Forskarstudents tillgång till kurs på avancerad nivå – krav finns på att studenten ska vara antagen till forskarutbildning och att kursen ska tillgodoräknas i forskarutbildningen - Utbytesstudier – krav på dokumentation (learning agreement osv) samt annars i princip som studieortsbyten Institution enhet avdelning | Namn

Stipendiehanteringen Flertalet lärosäten har fastställt handläggningsordningar för fördelning av stipendier (”IPK-potten”) – också här gäller att detaljgraden varierar och sannolikt också målgrupp/-erna för dessa dokument. Några lärosäten återger regelverk som rör SI:s stipendier – sannolikt av informationsskäl Flertalet lärosäten anger tydligt att stipendiet är en reduktion av studieavgiften Flertalet lärosäten tillämpar reduktion av studieavgiften med mellan 25% - 100% - flertalet ligger på ca 50% eller mer. Flertalet lärosäten knyter en summa till olika program – sedan varierar formerna för hur fördelningen konkret handläggs. De lärosäten som inte fördelar mot program fördelar över lärosätet mot bakgrund av den sökandes studieresultat, syfte med utbildningen m m – också här varierar ordningen för handläggning med allt från ensam handläggare i samarbete med inst:er till stipendiekommitté. Beslutsfattaren varierar: rektor, prorektor, förvaltningschef, SA-chef Institution enhet avdelning | Namn

Stipendiehanteringen Former för fortsatt beviljande: - 75% av normaltudietid – särskild prövning. Fortsatt beviljning – vissa lärosäten anger goda studieresultat (inte helt klrt vad det innebär). Specifikation av villkor: ej svensk examen, ej studier i Sverige mer än två år. Flertalet lärosäten prioriterar också sökande som angivit lärosätet i första hand och eventuellt vissa eller visst program. Vissa lärosäten anger att sökande med bakgrund från vissa lärosäten (partneruniversitet) prioriteras. Stipendiat prioriteras vid fördelning av bostad Institution enhet avdelning | Namn

Vad har lärosätena svarat i ÅR 2011 – konsekvensbeskrivningar Tre frågor ställdes till lärosätena i RB 2011 (samma frågor finns i RB 2012): -Redogör för den studieavgiftsfinansierade verksamhetens påverkan på lärosätenas övriga verksamheter. -Antalet tredjelandsstudenter som deltagit i utbytesverksamhet och de eventuella förändringar som ägt rum i utbytesverksamheten (som konsekvens av studieavgifternas införande). -Redogör för samarbetet med Migrationsverket Institution enhet avdelning | Namn

Påverkan på övrig verksamhet De flesta lärosäten tar upp att utbildningsutbudet på engelska och på avancerad nivå minskat, i vissa fall drastiskt – åtgärder före införandet av studieavgifter. Några lärosäten pekar på att det kommer att bli omfattande minskningar i det engelskspråkiga utbudet på alla nivåer kommande läsår mot bakgrund av färre studenter från tredje land – det minskade utbudet kommer att få stora effekter på lärosätenas möjligheter att delta som partner i utbytesverksamheten. Färre nyantagna studenter från tredje land slår igenom som en stor minskning totalt kommande läsår. Utbytesavtalen ses över till såväl form som innehåll. Uppdragsutbildning ökar eller planeras. Fler utbytesavtal förbereds eller tecknas med lärosäten i tredje land. Få lärosäten tar upp den administrativa processen – de som gör det pekar på omfattande arbete som involverar många delar i lärosätenas förvaltningar, ökad manuell hantering m m Institution enhet avdelning | Namn

Utvecklingen av studenter från tredje land Tämligen få lärosäten kommenterar ”balanskravet” – att antalet in- och utresande på utbytesavtal bör vara i balans åtminstone avseende tredje land. I de statistiska uppgifter som redovisas framgår att gapet mellan antal inresande och utresande tenderar att minska under de senaste åren – antalet inresande är dock större, men differensen minskar! För de lärosäten som redovisar statistiska uppgifter också för utbytesverksamheten med tredje land framgår att gapet mellan in- och utresande är ännu mindre och har minskat de senaste åren – alltså rätt nära en balans i utbytet med lärosäten i tredje land. Frågan är vilka effekter fler utbytesavtal med lärosäten i tredje land får – fler studenter eller fler avtal? En annan fråga som delvis ligger utanför temat för detta seminarium är hur det nu ökande antalet sökande från länder i EU27 och EES får på sikt? Institution enhet avdelning | Namn

Samarbete med Migrationsverket Flertalet lärosäten redovisar att samarbetet med Migrationsverket överlag fungerat väl Fungerat bättre och bättre under förberedelsetiden Önskemål om kontaktperson/-er på Migrationsverket – lärosätena som vidareinformatörer respektive behov av att ställa frågor i enskilda ärenden. Problemen med UT-korten påpekas. Några lärosäten pekar explicit ut bristen på samordning mellan myndigheterna i ”UD-kretsen” och bristen på samarbete mellan dessa myndigheter och myndigheter inom andra departementsområden Institution enhet avdelning | Namn

Frågor att arbeta vidare med Övergångsperioden – under vilka villkor råder avgiftefrihet ännu. Studieuppehåll – återbetalning eller fortsatta studier till samma prislapp Anstånd – betraktas detta som att antagningsprocessen avbrutits Studieortsbyten – ny avgift till annat lärosäte, fortsatt erläggande av avgift eller hantering mellan lärosätena? Utbytesstudier – under vilka premisser tas avgifter ut. Forskarutbildningen – under vilka villkor kurser på avancerad nivå kan läsas av forskarstudent. Byte av avgiftsstatus – från avgiftsbefriad till avgiftsskyldig – vad innebär kontrollerna och vilka slutsatser av utfallet drar lärosätena? Tidsmässig samordning av antagningsprocessen och stipendiefördelningsprocessen. Inresefrågor – handlar i första hand om att informera om konsekvenser av UT-korten och hanteringen inom ”UD-kretsen” Institution enhet avdelning | Namn