Presentation laddar. Vänta.

Presentation laddar. Vänta.

För kunskap och bildning ARKIVERING av examenskommissionernas handlingar Kort lärokurs Petri Keskinen www.oph.fi/svenska.

Liknande presentationer


En presentation över ämnet: "För kunskap och bildning ARKIVERING av examenskommissionernas handlingar Kort lärokurs Petri Keskinen www.oph.fi/svenska."— Presentationens avskrift:

1 För kunskap och bildning ARKIVERING av examenskommissionernas handlingar Kort lärokurs Petri Keskinen

2 2 För kunskap och bildning Viktiga principer  Förvaltningen är offentlig –rätten till information ur myndighetshandlingar stadgas i grundlagen –undantag till rätten måste grunda sig på lag –i detta sammanhang är de viktigaste författningarna Lag om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999) och stadga 1030/1999  Hemliga handlingar måste hållas hemliga –handlingar som innehåller delikat information om t.ex. studenter, lärare, patienter o.s.v. –handlingar med information om privatpersoners affärshemligheter –verbala utvärderingar

3 3 För kunskap och bildning Viktiga principer (forts.)  Säkra privatpersonens rättsskydd –avtal om att anordna fristående examina skall arkiveras noga – examina avlagda utan gällande avtal mellan en examenskommission och en anordnare av examen är inte giltiga  Möjligheten att ansöka om rättelse eller ändring skall bevaras –i första hand är anordnarna av examen ansvariga att förvara handlingarna, det kan vara bra om kommissionerna påminner om detta

4 4 För kunskap och bildning Elektronisk kommunikation  Enligt lagen om elektronisk kommunikation i myndigheternas verksamhet (13/2003) bör handlingar som kommer till en myndighet registreras –D.v.s. examenskommissionerna skall ha ett register av e-post –Registret skall innehålla minst följande data:  avsändare  datum  rubrik eller kort beskrivning av innehållet.  ”En myndighet skall utan dröjsmål meddela avsändaren av ett elektroniskt dokument att dokumentet har mottagits. [...]” 12.1 § (13/2003)

5 5 För kunskap och bildning

6 6 Vilka handlingar arkiveras?  av examenskommissionernas handlingar arkiveras de som är nämnda i arkivbildningsplanen  övriga handlingar arkiveras inte, utan dem skall man förstöra  handlingar i grupperna 0, 1 och 5 i arkivbildningsplanen arkiveras av Utbildningsstyrelsen  man skall noga överväga arkivering av handlingar med förvaringstidsmärkningen ”enligt övervägande” –möteskallelser och föredragningslistor; endast de med sådan information som inte finns i protokollen –inkomna handlingar endast om det finns speciella orsaker. (Grundprincipen är att arkivbildarna arkiverar kopior av sina egna utgående handlingar → det finns ingen orsak att arkivera dem skilt för kommissionen.)

7 7 För kunskap och bildning ”Enligt övervägande” (forts.)  brev som kommit från UBS måste vara ”speciella” om man vill arkivera dem i kommissionens arkiv. –ett brev med särskild betydelse, men utan diarienummer, tyder på att en tjänsteman vid UBS har sänt det bara till den här vissa kommissionen  broschyrer, reklam o.s.v. samt oanvända blanketter arkiverar man inte  meddelanden och annat informationsmaterial avfattat av kommissionen skall man arkivera om detta inte kan konstateras vara helt onödigt

8 8 För kunskap och bildning Arkivering av handlingar  2 Möteshandlingar –protokoll och bilagor sammanförs mötesvis. –Obs! gäller inte avtal om att ordna fristående examina eller utvärderingshandlingar om avlagda examina  orsak: det är lättare att söka dem när de bildar egna grupper med kronologisk arkivläggningsordning.  3 Korrespondens –kopior av utgående handlingar som inte behandlas på kommissionens möten arkiveras under korrespondens –utgående begäran om utlåtanden samt utlåtanden som kommissionen har fått; utlåtanden givna av kommissionen arkiveras som bilaga till möteshandlingarna

9 9 För kunskap och bildning Arkivering av handlingar (forts.) –i princip arkiveras inkomna handlingar inte, men brev som avsänts av läroanstalter kan vara bra att arkivera  4 ARBETSHANDLINGAR –förvaringstiden är alltid varaktig –av utvärderingshandlingar arkiveras bara sammandragsförteckningar, inte hela examen –Obs! planer för examina och förteckning över utvärderare arkiveras som bilagor till avtal  6 ANNAT MATERIAL –t.ex. kommissionsmedlemmarnas redogörelser av examina skulle vara bra material

10 10 För kunskap och bildning Ordnandet av handlingar  PÅBÖRJA ARKIVERINGEN GENAST – det är lättare på det sättet! –kommande möten, kommande utvärderingshandlingar osv.  IRRELEVANT MATERIAL AVLÄGSNAS –plastfickor, pappersklämmor, gummiband, mellanblad, kopior på räkningar, oanvända blanketter osv. –varje handling som föreskrivits förvaring sparas i ett exemplar  Handlingarna placeras i arkivomslag (ett vikt A3-ark) enligt dokumentgrupp  Buntarna med handlingar placeras i arkivkartonger i lämplig storlek –På arkivkartongerna skrivs med blyertspenna examenskommissionens namn, dokumentgrupperna, kartongens (förvaringsenhetens) nummer och tidpunkten för handlingarnas tillkomst  Kom ihåg att fylla i reversalförteckningen!


Ladda ner ppt "För kunskap och bildning ARKIVERING av examenskommissionernas handlingar Kort lärokurs Petri Keskinen www.oph.fi/svenska."

Liknande presentationer


Google-annonser