Verksamhetsmodellering

En presentation över ämnet: "Verksamhetsmodellering"— Presentationens avskrift:

1 Verksamhetsmodellering

2 Ett exempel på en beskrivning av verksamheten
En modell av företaget/verksamheten som visar vad som görs Flöde av material - Flöde av information - Intressenter utanför företaget Modellen visar inte hela sanningen ! Ett dilemma är att man vill visa enkel och överskådligt & visa allt Ur INFORMATION SYSTEMS, PrenHall - Alter

3 En modell av en försäljningsprocess
A business process is a related group of steps or activities in which people use information and other resources to create value for external or internal customers (Alter) Production & Warehouse Order Handling & Customer service Shipment & Quality check Vendors Market Management Purchase Customers Receive order Get products in warehouse Quality check Manufacture 1.Xxxxxx 2. Xxxxxx 3. xxxxxxxxx Packing Process? Olika definitioner finns Shiping

4 Processer på olika abstraktionsnivåer
Receive order Receive order Get products in warehouse Manufacture Manufacture Quality check Packing Shiping Shiping

5 Analys: As-Is & To-Be, samma beskrivningsteknik
Receive order Receive order Get products in warehouse Get products from vendor Manufacture Manufacture Quality check Packing Packing Shiping Shiping

6 Förstoring av processer
Flöde 1 Användare 1 Process Användare 2 Flöde 3 Flöde 2 Användare 1 Flöde 2 Flöde 1 P1 P2.1 Användare 1 Flöde 4 Flöde 2 Flöde 6 P2 P2.2 Flöde 5 Flöde 4 P1 P2.3 Användare 2 Flöde 3 P3 Flöde 7 Inga flöden får tappas bort

7 Att visa tid och logik OBS. Inget infoflöde visas i detta fall
(Men, man skulle kunna ha gjort det) Flow chart

8 Begrepp i och kring en Verksamhetsprocess
Exempel ? Händelser Styrning Regler Process Material Info Material Info Andra hjälp- medel System Aktörer

9 Process - beskrivning Verksamhetsprocesser kan beskrivas med text, ex
PROCESSNAMN Leverans BESKRIVNING Leverans av beställda varor till kund HÄNDELSE Leveransdatum infaller INPUT Orderinfo REGLER Verkställs endast om betalning gjorts i förväg BEARBETNING Plocka varor. Förpacka. Skicka iväg OUTPUT Vara + följesedel IS-STÖD Plock-programmet i lagersystemet AKTÖRER Leveranspersonal FÖRUTSÄTTNING Artiklar finns i lager LÄGE EFTER Artikelsaldo minskat, rapport till ordersystemet gjord VOLYMER per dag PRESTANDAKRAV Max väntetid för kunden: 1 timme TILLGÄNGLIGHET Kl

10 Process Characteristics
Struktureringsgrad Deltagande & engagemang i processen Grad av integrering mellan processer Komplexitet Utnyttjande och beroende av maskiner Fokus på planering och kontroll Behandling av fel och undantag PROBLEM OM NIVÅN ÄR - FÖR HÖG - FÖR LÅG ??

11 Plan, Execute, Control Principen för allt arbete
Aktuellt i samband med kvalitets-strävanden Hur kontrollerar man gjort rätt eller att ett system fungerar på rätt sätt ? Ur INFORMATION SYSTEMS, PrenHall - Alter

12 Ärende Verksamhetsprocesser System
Förändringsarbete Börja med att förbättra och förenkla verksamhetsprocesserna Därefter IT Ärende Verksamhetsprocesser System Nuläge Nya önskad verksamhets- Processer & Nytt önskat system

13 Förändringsarbete, forts
Innebär ofta förenklingar: färre funktioner, ökad automatisering & minskat pappersflöde PAPPER INTERNET Kund Order- mottagn Kund Best Order (Elektroniskt) Faktura (Elektroniskt) Faktura Order- registr. Order- process Info Faktura- utskrift

14 Mål, Strategi, Plan MÅL - Vart vill jag ? (Mål skall vara mätbara !)
Ex Öka vinst Delmål: Minska ränteförluster STARATEGI - Hur skall jag komma dit ? Ex Effektivare fakturering PLAN - Aktiviteter (konkret i tiden) för att komma dit Ny process: Etapp 1, 2, 3 Nytt system: Etapp 1, 2, 3

15 Förslag till terminologi
Ärende-flöde (Work-flow) Företaget IS Har ett antal En samanhållen Affärshändelse ur kundens perspektiv System Ex: Från order till leverans och betalning Organiserat i Sammanbinder ett antal ett antal (i sekvens) Består av ett antal Stöder Avdelning Verksamhets Process Typ av arbete Ansvarar för Arbetsuppgifter Ex: Ekonomi-avd en eller fler Ex: Fakturering Stöder IS Funktion Sammanbinder ett antal (i tid) (Arbets-rutin) Stöder Utnyttjar Detta skall ses som ett exempel Området inte standardiserat Stor förvirring råder Databas Arbetssteg Ex: Skriva ut faktura

16 Matrisorganisation Organisation Order Tillverkning Leverans Ekonomi
Ärendeflöde Sälj Privatpersoner Sälj Sverige Sälj Internationellt Processer

17 Instanser av ärendeflöden och processer
Order 1 Order 2 Ordermottagning Ord.mott Ord.mott Tillverkning Tillv. Tillv. Leverans Lev. Lev.

18 Översikt av några vanliga beskrivningssätt
Vilken metod är bäst ? Det beror på VAD man vill visa ! En översikt av alla processer och hur de hänger ihop - statiskt Arbets-/ärendeflöde – dynamiskt. Kan ses som en instans av ovanstående Information och/ eller material Händelser Aktörer Datorstöd Olika typer av medier, ex. papper, elektroniskt meddelande Typer och eller instanser. Ex. fler bokföringsprocesser kan pågå samtidigt Detaljeringsgrad Alternativval och annan logik

19 En processförteckning
Ur: Computer Associates - AllFusion

20 IDEF 0 Functional modeling IDEF 3 Process modeling
IDEF är en välkänd och spridd modelleringsteknik IDEF 0 Functional modeling IDEF 3 Process modeling Innehåller även IDEF 1 Information modeling IDEF 4 OO-modelling IDEF 5 Ontology

21 IDEF 0 Functional modeling
Regler, händelser etc. Uppifrån Material eller information Från vänster Till höger Material eller information Nerifrån Resurser, ex Aktörer, system Activity kan förstoras på samma sätt som DFD Ur: Computer Associates - AllFusion

22 IDEF0 - exempel Order process Förstoras 1 Mottagnings process 2
Varor Order process Förstoras Kundorder Faktura Datum Varor 1 Mottagnings process 2 Leverans- process info Kundorder Rekvisition Ordersystem Aktör Leverans- system Aktör info Varor 4 Lager- process 3 Fakturerings- process Faktura Lagersystem Aktör

23 Ett annat notationssätt
Beställning Mottagning Kundens processer Order Tillverkning Leverans Våra processer Varulager Databas Aktörer Regler Medie-symboler Info Varor Processer kan förstoras

24 DFD kan användas Symboler: Context-nivå Extern Informationsflöde Agent
Process Datalager Context-nivå Ur INFORMATION SYSTEMS, PrenHall - Alter

25 DFD - Förstoring Nivå 1 Ur INFORMATION SYSTEMS, PrenHall - Alter

26 DFD - Förstoring Mät- Mätare Kund process Mätare Datalager Kund
Beställning av statistik Nivå 0 context Mätare Mät- process Kund Mätdata Statistik, typ 1 Statistik, typ 2 Inga datalager på contextnivån Nivå 1 Beställning Mätare 2 Mottagn beställn Beställning av statistik Beställn- info Datalager Kund Mätdata 3 Statistik typ1 Mätdata 1 Registrerings- process Statistik, typ 1 Mätdata 4 Statistik typ 2 Numrering ! Statistik, typ 2 Ur INFORMATION SYSTEMS, PrenHall - Alter

27 DFD - Varuflöde Ingen beskrivningsmetod är perfekt
Order Företaget Kund Fölesedel (vara), faktura Ingen beskrivningsmetod är perfekt Fördelen med DFD är att externa agenter visas och att man kan ha med datalager för att få ett äkta dataflöde Nackdelen med DFD är att materialflöden inte visas Vi vill på denna kurs examinera i en vedertagen metod Därför väljer vi DFD och åskådliggör material enligt ovan

28 DFD – Fler nivåer Order Företaget Kund Fölesedel (vara), faktura 1
mottagn Order Kund Order- info Faktura Datalager Order- info 2 Fakt Följesedel (vara) Följesedel (vara) Order- info 3 Leverans Följesedel (vara) 3.1 Plockning 3.2 Förpackn 3.3 Transport Order- info Följesedel (vara) Kund Datalager Ur INFORMATION SYSTEMS, PrenHall - Alter

29 Dynamiska beskrivningar
Visar tiden sekventiellt Kan omfatta Hur ett ärendeflöde går igenom olika processer Hur arbetet går till inuti en process – rutin eller arbetsbeskrivning Kan förutom arbetsmoment inkludera Endast beroendepilar Material och/eller information Alternativ-val, parallellitet och annan logik Datorstöd Aktörer

30 Från statiskt till dynamiskt
B K K A D C ? B Dynamiskt 2 C A B 1 3 K 4 D D C 6 5 K

31 Rutinbeskrivning 3 Fakturerings- process 2 A 1 K D C 5 4
Steg 1. Kontrollera leveranslistan Steg 2. Komplettera artiklar med priser Steg 3. Summera fakturan Steg 4. Beräkna rabatter Steg 5. Skriv ut fakturan Steg 6. Skicka fakturan

32 IDEF 3 – Process Modelling
Flöde Tidsföljd & Alla O En eller fler X Endast en Någon artikel saknas Någon artikel finns Restnotera & X X Alla artiklar finns Kontrollera om alla artiklar finns Leverera det som går Varor Order Ta emot order & Kund OK Ingen artikel finns Avvisa order X Kontrollera om kund OK O O Kund ej OK Skicka brev Skicka mail

33 Processbeskrivning - med och utan flöde
Kund Ta emot order Order Ta emot order Varor Plocklista Plocka varor Plocka varor VAROR Leverera order Leverera order

34 Rutinskisser med swimlanes och mediasymboler
Belyser aktör Vem eller var något görs

35 V - grafer Processer kan förstoras
Enkel-romb = Info, två dubbellinjer = matr, en dubbellinje = matr + info Hanterar matr + info på ett bra sätt Order Plock- lista Order Mottagnings- process Lager- process Leverans- process Fakturerings- process Varor Faktura Varor + Faktura

36 Petrinät – för tid & synkronisering
Token Ärende eller styrsignal Transition Process eller aktivitet Place Tillstånd Ur ’Workflow Management MIT-press. Aalst & Hee

37 Petrinät - Fire Före Efter Ur ’Workflow Management
MIT-press. Aalst & Hee

38 Petrinät - Trafikljus Ur ’Workflow Management MIT-press. Aalst & Hee

39 Petrinät - Synkronisering av två ljus i en korsning
Ur ’Workflow Management MIT-press. Aalst & Hee

40 BPMN The Business Process Modeling Notation (BPMN) specification provides a graphical notation for expressing business processes in a Business Process Diagram (BPD). The objective of BPMN is to support process management by both technical users and business users by providing a notation that is intuitive to business users yet able to represent complex process semantics. The BPMN specification also provides a mapping between the graphics of the notation to underlying the constructs of execution languages, particularly BPEL4WS. Copyright © The Business Process Management Initiative [BPMI.org], August 25, All Rights Reserved.

41 Ex: Diskussion och beslut via webben
Copyright © The Business Process Management Initiative [BPMI.org], August 25, All Rights Reserved.

42 Första delprocessen Copyright © The Business Process Management Initiative [BPMI.org], August 25, All Rights Reserved.

43 Händelseanalys

44 Hur ser den ideala beskrivningstekniken ut ?
Visar Arbetsuppgifter (Process/funktion) In, ut och lagring av info och varor i varje arbetsuppgift Varifrån kommer info och varor och vart skall de ? Kontrollflöde Alternativval Parallella flöden och synkronisering Aktörer Samband med arbetsuppgifter hos kunder och leverantörer Hur är IT kopplat till verksamheten Kan visa de olika arbetsuppgifterna statiskt eller tidsdynamiskt

45 Olika fokus i analysen Beroende på vad man analyserar och vilket problem man skall lösa så kan det operativa flödet variera. Ex inom ett sjukhus Patienter om man skall utveckla datorstöd för behandlingsprocesser Personal om man skall utveckla datorstöd för schemaläggning, timrapportering, uppföljning och bemanningsplanering Läkemedel om man skall utveckla datorstöd för logistiken mellan sjukhusets avdelningar och sjukhusets eget apotek Sängar om man skall utveckla datorstöd för planering och förflyttning Lokaler om man skall utveckla datorstöd för lokaladministration

46 Mer fritt kul! men bra? En liten varning !
Inte säkert att de förmedlar det budskap som Du tänkt KUND HK LAGER

47 Hur skall man rita? Order Företag Kund 1 VAROR, faktura Fakturering
Info Faktura Order- mottagning Order Leverans Kund Info VAROR, faktura 2 Fakturering 4 Faktura Order- mottagning Order Info Varor Leverans Kund Datalager Ifo Följesedel(varor), faktura 3 Order- mottagning Fakturering En kombination Av allt? Faktura Order 5 Leverans Kund Order- system Fakt- system VAROR, faktura Lev- system