1 Excel 2003 Makron och Pivottabeller Folkuniversitetet - Mahmud Al Hakim - 1.

En presentation över ämnet: "1 Excel 2003 Makron och Pivottabeller Folkuniversitetet - Mahmud Al Hakim - 1."— Presentationens avskrift:

1 1 Excel 2003 Makron och Pivottabeller Folkuniversitetet - Mahmud Al Hakim mahmud@hakimdata.se - www.hakimdata.sewww.hakimdata.se 1

2 2 Agenda 9.00 – 12.00Pivottabeller 12.00 – 13.00Lunch 13.00 – 16.00 Lite om säkerhet, lösenord och skydd Makron 2

3 3 Referenslitteratur Excel 2003 Registerhantering ISBN: 91-89493-93-1 Excel 2003 fk ISBN: 91-89493-98-2 http://www.docendo.se/ Microsoft Office Online http://office.microsoft.com/sv-se/

4 4 Online Kurser Pivottabell I: Vad är det som är så speciellt med pivottabellrapporter? http://office.microsoft.com/training/training.aspx?AssetID=RC010136191053 Pivottabeller II: Arbeta med pivottabellrapporter http://office.microsoft.com/training/training.aspx?AssetID=RC010286901053 Pivottabell III: Imponera med dina kunskaper http://office.microsoft.com/training/training.aspx?AssetID=RC010381561053 Hjälp till att skydda dig: Säkerhet i Office http://office.microsoft.com/training/training.aspx?AssetID=RC010425851053 Arbeta med makron i Excel http://office.microsoft.com/training/training.aspx?AssetID=RC011506201053

5 5 PowerPoint Presentation och Övningsfiler PowerPoint Presentation och Övningsfiler kan ladda ner från http://www.hakimdata.se/ Klicka på rubriken Excel 2003 Pivot.

6 6 Pivottabell En pivottabell är en interaktiv tabell där du snabbt kan kombinera och jämföra stora mängder data. Du kan använda pivottabeller för att visa mönster, trender och samband i Excel. Följ följande steg för att skapa en pivottabell. 1. Formulera frågor. 2. Använd guiden. 3. Skapa pivottabellrapport. Copyright, www.hakimdata.se, Mahmud Al Hakim, mahmud@hakimdata.se, 20096

7 7 Öppna filen clowner.xls Copyright, www.hakimdata.se, Mahmud Al Hakim, mahmud@hakimdata.se, 20087

8 8 Steg 1 – Problemformulering Copyright, www.hakimdata.se, Mahmud Al Hakim, mahmud@hakimdata.se, 20088 Ställ upp en enkel tabell och ett diagram som visar hur uthyrningen av clowner fördelats på orterna! Försök att lösa uppgiften på egen hand d.v.s utan att använda Pivottabell! ClownJönköpingPerstorpÖrebro Gertrud Kåverud 5 895 kr Mikael Kock 11 775 kr Sverre Lövgren6 810 kr

9 9 Steg 2 – Starta guiden ”Rapport för pivottabell och Pivotdiagram” Copyright, www.hakimdata.se, Mahmud Al Hakim, mahmud@hakimdata.se, 20089

10 10 Layout Copyright, www.hakimdata.se, Mahmud Al Hakim, mahmud@hakimdata.se, 200810

11 11 Steg 3 Steg 3 Skapa och formatera pivottabellrapport Copyright, www.hakimdata.se, Mahmud Al Hakim, mahmud@hakimdata.se, 200811

12 12 Pivotdiagram Copyright, www.hakimdata.se, Mahmud Al Hakim, mahmud@hakimdata.se, 200812

13 13 Tabellalternativ Copyright, www.hakimdata.se, Mahmud Al Hakim, mahmud@hakimdata.se, 200813

14 14 Formatera rapport Copyright, www.hakimdata.se, Mahmud Al Hakim, mahmud@hakimdata.se, 200814

15 15 Fältinställningar Copyright, www.hakimdata.se, Mahmud Al Hakim, mahmud@hakimdata.se, 200815

16 16 Fältlista för pivottabell Copyright, www.hakimdata.se, Mahmud Al Hakim, mahmud@hakimdata.se, 200816

17 17 Visa och dölja information Copyright, www.hakimdata.se, Mahmud Al Hakim, mahmud@hakimdata.se, 200817

18 18 Uppdatera Copyright, www.hakimdata.se, Mahmud Al Hakim, mahmud@hakimdata.se, 200818

19 19 Gruppera i en pivottabell Öppna filen effektivitet.xls Copyright, www.hakimdata.se, Mahmud Al Hakim, mahmud@hakimdata.se, 200819

20 20 Uppgift Hur många objekt per timme respektive avdelning hinner med, fördelat på tre olika åldersintervall ◦ 20-29 år ◦ 30-39 år ◦ 40-50 år Resultatet ska visas i ett stapeldiagram. Obs! Chefen vill ha rapporten inom 5 minuter Copyright, www.hakimdata.se, Mahmud Al Hakim, mahmud@hakimdata.se, 200820

21 21Copyright, www.hakimdata.se, Mahmud Al Hakim, mahmud@hakimdata.se, 200821 Exempel på Pivotdiagram

22 22 Lösning Skapa följande pivottabell Copyright, www.hakimdata.se, Mahmud Al Hakim, mahmud@hakimdata.se, 200822

23 23 Gruppera Copyright, www.hakimdata.se, Mahmud Al Hakim, mahmud@hakimdata.se, 200823

24 24 Skapa diagrammet Copyright, www.hakimdata.se, Mahmud Al Hakim, mahmud@hakimdata.se, 200824

25 25 Övning 1: Filen ikea.xls Visa antal BILLY bokhylla som såldes under den aktuella perioden?

26 26 Övning 2: Filen ikea.xls Vilka varor sålde Gabriel?

27 27 Övning 3 - Filen Delsumma.xls Pivotera istället för att delsummera

28 28 Tips: Bra Videoklipp Excel Tutorial, Pivot Tables (3 filmer) http://hakimdata.se/index.php?option=com_content&task=view&id=45&Itemid=55

29 29 Extra övningar 1 Filen Jersey_Sales_Pivot_1.xlsJersey_Sales_Pivot_1.xls Visa en sammanställning på antal sålda produkter per butik!

30 30 Överkurs – Beräknat fält Filen Pivot_Tables_1.xlsPivot_Tables_1.xls Beräkna saldo per kund!

31 31 Spara arbetsbok med lösenord

32 32 Alternativ för Spara Obs! Lösenord är skiftlägeskänsliga d.v.s. Excel gör skillnad mellan stora och små bokstäver.

33 33 Ändra lösenord 1. Öppna arbetsboken. 2. Klicka på Spara som på Arkiv-menyn. 3. Klicka på Allmänna alternativ på Verktyg-menyn. 4. Dubbelklicka på asteriskerna i rutan Lösenord eller Lösenord för skrivskydd. 5. Skriv det nya lösenordet 6. Skriv det nya lösenordet igen när du uppmanas att göra det och klicka sedan på OK. 7. Klicka på Spara. 8. Ersätt den befintliga arbetsboken genom att klicka på Ja, om du uppmanas till det.

34 34 Tips Använd starka lösenord med en kombination av stora och små bokstäver, siffror och symboler. Svaga lösenord innehåller inte alla de här elementen. Exempel ◦ Starkt lösenord: Y6dh!et5. ◦ Svagt lösenord: Hus27. Använd ett säkert lösenord som du kommer ihåg så att du inte behöver anteckna det.

35 35 Ta bort lösenord 1. Öppna arbetsboken. 2. Klicka på Spara som på Arkiv-menyn. 3. Klicka på Allmänna alternativ på Verktyg- menyn. 4. Dubbelklicka på asteriskerna i någon av rutorna Lösenord eller Lösenord för skrivskydd (eller i båda rutorna) och tryck sedan på DEL. 5. Klicka på OK och sedan på Spara. 6. Klicka på Ja om du vill ersätta det befintliga kalkylbladet.

36 36 Dölj och ta fram kalkylblad

37 37 Skydda blad Genom att skydda blad kan du göra din arbetsbok tillgänglig för andra personer samtidigt som det krävs ett lösenord för att kunna förändra innehållet.

38 38 Dialogrutan Skydda blad

39 39 Skydda arbetsbokens struktur och fönster Du kan låsa arbetsbokens struktur för att därigenom hindra användare från att lägga till eller ta bort kalkylblad eller från att visa dolda kalkylblad. Dessutom kan du hindra användarna från att ändra kalkylbladsfönstrens storlek eller placering. Den här typen av skyddsinställningar tillämpas på hela arbetsboken.

40 40 Dialogrutan Skydda arbetsbok

41 41 Ta bort Skydd

42 42 Verktyg – Alternativ - Säkerhet Tips! Snabbreferens - Hjälp till att skydda dig: Säkerhet i Office http://office.microsoft.com/training/Training.aspx?AssetID=RP0104262510 53&CTT=6&Origin=RC010425851053

43 43 Makro Ett makro är ett kommando som du tillverkar själv för att effektivisera ditt arbete och för att tjäna tid genom att låta programmet utföra arbetsuppgifter som annars skulle ta lång tid att uträtta manuellt. Ett makro kan snabbt köra en följd av steg och kommandon som skulle ta lång tid att göra "för hand". 43

44 44 Makron och säkerhet Det är enkelt att skriva ett makro som innehåller en skadlig serie kommandon. Sådana kommandon kan exempelvis lägga till eller ta bort text i ett dokument eller till och med radera data från datorn. Det finns två säkerhetsfunktioner i Excel som hjälper till att skydda dig från makrovirus: ◦ Kontroll av makron med hjälp av säkerhetsnivåer för makron. ◦ Kryssrutan Alla tillägg och mallar som är installerade är tillförlitliga

45 45 Ställa in säkerhetsnivå 45

46 46 Alla tillägg och mallar som är installerade är tillförlitliga

47 47 Hög säkerhet Övning: Öppna filen ”Bok med Makro.xls” Klicka på Verktyg-Marko-Markon… Kör

48 48 Medel säkerhet Ändra Säkerhet till Medel. Öppna filen ”Bok med Makro.xls” Aktivera makron. Klicka på Verktyg-Marko-Markon… Kör

49 49 Spela in ett makro Öppna filen tvålopera.xls 49

50 50 Spela in ett makro 50 Markera uppställningen (v.1) Verktyg – Makro – Spela in nytt makro

51 51 Inspelningen startas! Formatera området genom att t.ex. välja kursiv. Sortera efter totalt fallande Stoppa inspelningen 51

52 52 Kör ett makro på flera kalkylblad 52

53 53 Makroalternativ

54 54 Ta bort ett makro 54

55 55 Globala makron En global makro innebär att det är tillgängligt i vilken arbetsbok som helst. Spara i ”Arbetsboken Egna makron” som är en dold arbetsbok som öppnas automatiskt när Excel startas.

56 56 Övning Skapa en global makro som infogar dagens datum 56

57 57 Skapa nya verktygsfält Verktyg - Anpassa

58 58 Lägg till makrot i ett verktygsfält Visa – Verktygsfält – Anpassa Under kommandon välj Makron Dra ”Knapp” till verktygsfältet. Klicka på knappen och välj ett makro. 58

59 59 Ändra Knappbild 59

60 60 Redigera knappbild

61 61 VBA - Visual Basic for Applications Makrokodspråket för Excel är VBA (Visual Basic for Applications). När du spelar in ett makro spelar Excel in VBA-koden som beskriver vad du gör i en modul som är ansluten till kalkylbladet. En modul är en behållare som innehåller ett antal makron.

62 62 Skriv makron i Visual Basic Editor

63 63 Infoga en Modul Kom ihåg! En modul är en behållare för att lagra makron.

64 64 Ge makrot ett namn Skriv ordet Sub i modulfönstret. Skriv ett blanksteg och sedan namnet på makrot t.ex. MittMakro. När du trycker på Enter infogas en rad automatiskt under din Sub-rad med texten End Sub

65 65 Lägga till kod till ditt makro Exempel: Visa ett enkelt meddelande. Mellan raden Sub och raden End Sub skriv: MsgBox "Välkommen till mitt första makro"

66 66 Spara och kör makrot

67 67 Koppla makro till kommandoknappar! Visa – Verktygsfält- Kontroller Klicka på Kommandoknapp och rita en knapp. Dubbelklicka på knappen för att lägga till kod och ändra egenskaper.

68 68 VBA Tips! Ett bra sätt att skapa ditt eget kodexempel är att spela in ett makro för åtgärden först. Peka på Makro på Verktyg-menyn och välj Spela in nytt makro. När du har spelat in makrot tittar du på det i Visual Basic Editor för att se hur koden fungerar. Peka på Makro på Verktyg-menyn och välj Makron för att hitta det du spelade in. Markera det och klicka på Redigera för att se koden.

69 69 Övning Öppna filen Effektivitet_med_makro.xls Skapa knappar som filtrerar listan efter avdelning

70 70 Utvärdering Glöm inte att fylla i utvärderingsblanketten! Tack för den här kursen och hoppas att du kommer att ha stor användning av det du lärt dig i framtiden. Lycka till Mahmud Al Hakim 70Copyright, www.hakimdata.se, Mahmud Al Hakim, mahmud@hakimdata.se, 2008