Ekonomidagen 24/ Presentation av ekonomiavdelningen

En presentation över ämnet: "Ekonomidagen 24/ Presentation av ekonomiavdelningen"— Presentationens avskrift:

1 Ekonomidagen 24/11 2009 Presentation av ekonomiavdelningen
Bokslutsinformation Nyheter/repetition kring vissa rutiner Budget/Mercur Den nya redovisningsmodellen

2

3 Kundfordringar inför bokslut.
Obetalda kundfakturor som förfallit tre månader före bokslut (hel-/halvår) tas upp som osäkra fordringar i bokslutet. Osäker eller skriva av? Om skriva av, pref./motsv. underskrift. Över kr så ska kort motivering bifogas. (över kr så ska förvaltningschefen godkänna). Inlämnas senast 10/12 till Johan Fredricsson. Värdering av osäkra fordringar inlämnat senast 22/12.

4 Kundfordringar inför bokslut
Osäkra över kr, specialhantering. Enskild värdering (hur stor del av fakturan som förväntas bli betald). Eko.avd. kontaktar inst. med fakturor som kommer ifråga

5 Sändningsdagar (utbetalningar)
Före jul: 21/12 (måndag), 22/12 (tisdag), 23/12 (onsdag) Mellan jul och nyår: 28/12 (måndag), 29/12 (tisdag), 30/12 (onsdag) Faktura status ”def” senast kl (29/12) för bokföringsdag på mottagarens konto år 2009 4/1 (måndag) årets första sändning

6 Kontantinsättningar senast 14/12 (gäller även deponering i serviceboxen)

7 Bokslut Alla datum som anges är senaste datum då material ska vara tillhanda Underlag ska vara komplett ifyllda (med kontering i vissa fall) Underlag godkända av behörig person Ställas till avsedd person Fax , till berörd person , internpost

8 Extra viktiga datum (bokslutsplanering med samtliga datum finns på Ekonomiavdelningens hemsida)
30 november sista dag för fakturering andra statliga myndigheter (ff ) 10 december sista dag för rapp. och att. timlöner, lönekontering mm i HR-plus OBS! Allt måste vara attesterat!

9 Institutioner som ekoavd registrerar åt
18 dec underlag kundfakturor (icke-statliga) och annat bokföringsmaterial.

10 30 dec 2009 kl 14.00 stängs bokföring för 2009 för inst !
Planera arbetet i förväg! Inga IFP97 och Bok97 efter 15/12 Lönerna är bokförda senast 18 december

11 30 dec 2009 kl 14.00 stängs bokföring för 2009 för inst !
Innan dess följande skall åtgärdas: Ej godkända ver. dat. t o m Avstämning oidentifierade medel kto inst INGET SALDO FÅR FINNAS PER 31/12 - Avstämning depositioner konto Förteckning till ekoavd senast 12/1

12 Forts 30 dec 2009 Leverantörsfakturor Obs! Utanordning.
Kundfakturor med status NY och PREL Godkänna mottagna IFP97 och BOK97 Åtgärda anläggn.tillg. Personförskott avs 2009 redovisade Korr. av kostn o intäkter i fel verks.gren

13 Fakturaportalen Fakturorna måste vara utanordnade 30/12 för att hamna på 2009 Inläsning som vanligt, dvs årets sista inläsning är 30/12

14 Fakturaportalen Leverantörsfakturor ankomna fram t o m brytdag 10/1 kommer att bokas som kostnad på institutionen om de är hänförliga till Kontering hämtas från fakturaportalen, saknas kontering konteras fakturan på konto 5781 aktivitet kb

15 Bokföringsportalen Verifikationerna måste vara signerade!
Ej signerade INT/LÖN/BOK+inst.nr kommer att makuleras vid stängning. Inga BOK97 eller IFP97 skall skapas efter 15/12! Ej definitiva BOK97 eller IFP97 skapade efter 15/12 kommer att makuleras vid periodstängningen.

16 Bokföringsportalen Ej definitiva BOK97 eller IFP97 skapade fram till och med 15/12 kommer att godkännas på konto 5781, aktivitet och kb

17 Forts. extra viktiga datum
11 jan: sista dag registrera i LADOK 11 jan: Brytdag för fakturor för samtliga statliga myndigheter 12 jan: avstämning av personförskott, konto 1573, ekoavd tillhanda (Johan Fredricsson) 12 jan: periodiseringunderlag lev.fakturor som avser 2009, > kr (exkl.moms) 12 jan: periodiseringsunderlag kundfakt. avs. 2009, > kr (exkl. moms)

18 Exempel på periodiseringar
Externa hyror Tidningsprenumeration Teleabonnemang Köpta/sålda tjänster - ej ännu fakturerat

19 Forts. extra viktiga datum
12 jan: Påslagen för indirekta kostnader enligt institutionens framräknade procent bokförs. 13-15 jan kl UG5807 och FU5807 är öppna för omföring av konto 5807 på december. 15 jan kl 12.00!!! Bokföringsordrar för flytt av anslagsmedel på 2009 Anders Nordström tillhanda. Både digitalt (Excel) och underskriven bokföringsorder.

20 Rapportuttag Rapporter per 2009-12-31 prelim. 1/2 2010
Rapporter för 2009 den 22/2 2010

21 Externa projekt som ska avslutas/passivsättas
Projektlistutskicket skickas till institutionerna senast den 27 november. Projekt med dispositionstid t o m skall antingen avslutas, eller förlängas om finansiären godkänner en ändring av dispositionstiden. Institutionen ansvarar för att de projekt som ska avslutas nollställs samt att anläggningar är flyttade eller utrangerade, blankett skickas till Bijan Shafeie och ska vara honom till handa senast 10 december. Returnera listan med kommentarer samt bokföringsorder för omföring av eventuell semesterlöneskuld senast 14 december.

22 Externa projekt Projektlistutskicket skall skrivas under av prefekt/motsvarande. Eventuellt kommer ej underskrivna projektlistor mailas prefekten. Bidragsprojekt med dispositionstid kommer att resultatföras!

23 Nollställa bidragsprojekt med överskott eller större underskott
När samtliga kostnader är bokförda ska eventuellt kvarvarande överskott återsändas till finansiären, om inget annat stipuleras i kontraktet. Har projekt som ska avslutas underskott > kr flyttas om möjligt kostnader till andra externa bidragsprojekt med samma finansiär, där forskaren bedriver liknande forskning. Om detta ej är möjligt flyttas kostnader till anslagsaktivitet.

24 Nollställa bidragsprojekt med mindre över eller underskott
Konto 5790 – används enbart då externa projekt har överskott/underskott (< 1.000kr). Bokningen sker då med intern motpart t.ex Endast konto 5790 får användas vid bokningar på över/underskottsprojekten.

25 Nollställning uppdragsprojekt
Vid nollställning av uppdragsprojekt som baseras på avtal vilka tecknats före 1/1-09, justeras de indirekta kostnaderna enl. den procentsats som avtalats: Totalt bokförda indirekta kostnader enligt SUHF-modellen + faktiskt bokförda avlyft avseende perioden t.o.m - avlyft enl. kontrakt för projektets totala livslängd = Differens

26 …fortsättning Differensen ombokas från projektet till anslagsaktivitet: K 5809 Projekt D 5809 Anslagsaktivitet Om det finns utrymme att täcka de indirekta kostnaderna ska detta ske. Man får alltså inte flytta indirekta kostnader i sådan omfattning att projektet visar överskott Beräkningen samt bokföringsorder ska skickas till Ekonomiavdelningen För vidare information se Ekonomiavd. Hemsida Universitetet har ett stort överskott i uppdragsverksamheten. Håll därför koll på era uppdrag!

27 Vid nollställning av externa projekt
Se upp med: Löner SU Butikens debiteringar Semesterlöneskuldens vändning Observera: När projektlistan returneras ska projekt som avslutas vara nollställda och anläggningarna flyttade eller utrangerade. ”Halka inte efter” med detta Glöm inte: Att flytta ”semesterlöneskulden” om det är aktuellt

28 Att tänka på vad gäller anläggningar vid projektavslut
När ett projekt ska avslutas måste eventuell anläggning flyttas alternativt utrangeras. Inga anläggningar i bruk skall finnas kvar på projektet. En flytt/utrangeringsblankett skickas till Bijan Shafeie vid Ekonomiavdelningen. Vid flytt till ett anläggningsprojekt måste ett belopp motsvarande anläggningens restvärde flyttas med för att finansiera framtida avskrivningskostnader. Använd konto 3703. I övriga fall är det en förhandlingsfråga om hela restvärdet, del av detsamma alternativt inget ska flyttas med.

29 Projekt Vid bokning av kostnader på olika enheter på ett och samma projekt så bokas intäkten på enheten som projektet ligger upplagt med. Det är inte tillåtet att fakturera på bidragsprojekt! Ange kostnadsbärare vid projektupplägg. - Redan existerande kostnadsbärare (ange numret) - Ny kostnadsbärare (ange namnet och skriv ”ny”)

30 Projekt Forskningsanslag utbetalt genom Kammarkollegiet – bidragsprojekt. Skall intäktsföras på 2009. Eventuellt överskott förs till forskningsanslaget. Öppna internprojekt ifall ni vill öronmärka medlen.

31 Anläggningar Anläggningar tagna i bruk t o m 31/ ska definitivsättas senast 31/ med ver.datum senast 31/ Kontroll av pågående anläggningar (konto 1271) ska göras av samliga institutioner. Pågående (ej def.satt, ej tagits i bruk) endast om anl.tillg. ingår i en större enhet och inte kan tas i bruk förrän hela anläggningen är på plats

32

33 Anläggningar Avskrivning av anläggningstillgångar från den period de tas i bruk. Därför viktigt: Anläggn. tagna i bruk t o m 31 december ska vara definitivsatta till bokslutet => genererar avskrivningar =>kostnaderna belastar rätt period Vid definitivsättning: anskaffn.datum = datum anläggn. tas i bruk

34 Anläggningar Fel vid definitivsättning:
Avskrivningstyp får aldrig ändras, kommer automatiskt vid angivande av anl.typ Fria fält får inte ändras; Enhet, Projekt, Aktivitet Meddela Bijan om något behöver ändras

35 Anläggningar ÄNDRA EJ!!! ÄNDRA EJ!!!

36 Övrig information Blanketter i bokslut: Ekonomiavdelningens hemsida; välj blanketter Ekonomiavdelningens hemsida: Ekonomihandboken med regler och rutiner, kontoplan, information om Mercur m.m.

37 §4-intäkter (konferenser mm)
Konferenser ej uppdrag. Skall bokföras på anslagen och internprojekt som börjar på 5 skall användas. Resurssamordning (miljöövervakning). Särskild aktivitet, 30450, och internprojekt som börjar på 5. Avtal över kr ska dras för rektor.

38 ”Fri” mat Institutionen bjuder på mat vid kvälls- eller helgarbete.
Betraktas som lön och den anställde ska beskattas och institutionen betala LKP. Beskattningen och LKP sker på ett schablonbelopp 74 kr per anställd och tillfälle. Måste anmälas till Personalavdelningen

39 ”Fri” mat Måste anmälas till Personalavdelningen och underlaget skall innehålla: Kontering Namn Personnummer Datum Anledning till måltiden Kopia på kvitto Underskrift av prefekt/motsvarande Belopp

40 ”Fri” mat Institutionen köper 10 pizzor à 50 kr D 4951 Inst.nr Enhet Akt KB 500 kr Institutionen meddelar Personalavdelningen D institutionens angivna kontering K 4951 Inst.nr akt KB Universitetet betalar LKP (schablon 74 kr x 10 personer x LKP ex. 50 %) Varje anställds lönespecifikation kommer att innehålla lön + schablonbelopp 74 kr.

41 Semesterlöneskuld Om en person byter institution internfakturera inte,
skicka bokföringsorder istället! Institutionen dit forskaren flyttat fyller i forskarens nya kontering och belopp på en bokföringsorder och skickar till den gamla institutionen. Den gamla institutionen fyller i forskarens tidigare kontering, skriver under och skickar den till ekonomiavdelningen. Bokföringsorder

42 Sponsring Ny policy på gång Redovisningsrutiner i Ekonomihandboken

43 Budgetering Börja i tid Kolla i checklistan att du inte glömt något
Som t.ex intäktsidan av avlyft

44 lokalfil Lokalfil in per slutet av november

45

46 Anslagsintäkt för studiestöd forts.

47

48 Fakultetscup BUB09

49 Hur täckande var budgeten?

50

51 Bra start på BUB10 Rivstart på Samhällsfakultet, 38% av institutioner är redan på gång

52 Full kostnadsredovisning

53 Påslag för indirekta kostnader
Varje institution har två påslag, ett för UGA och ett för FUF. Formeln är: Kostnader KB för UGA eller FUF Påslag för UGA eller FUF Lön + LKP KB ej för UGA eller FUF (Lön är konto 40 – 40899, LKP konto 45111)

54 Påslag för indirekta kostnader
När institutionen räknar ut institutionspåslaget skall konto 58** inte ingå. Konto 58** är fakultets- och SU-påslag. Det är alltid nästa års påslag som skall räknas ut och således är det nästa års beräknade kostnader som skall användas. Respektive fakultetscontroller lägger till institutionens OH-faktura till institutionspåslaget. Passa på att göra funktionsindelningen!

55 Att tänka på inför årsskiftet
OH enligt kontrakt (”Avlyft”) skall debiteras som ett påslag på upparbetade kostnader. Glöm ej att justera tidigare gjorda avlyft på projekt som skall pågå under 2010. Ändra kostnadsbärare innan årets slut. Efter årsskiftet måste ombokningar ske. Kontrollera er stödverksamhet (KB ). Ett över-/underskott kan tyda på att procentpåslaget varit för hög eller låg.

56 Kostnadsbärare KB Forsk Y Stödverksam-het KB UGA 70 % 5 % 15 % Forsk Y
30 % 10 % KB Gem Forsk1 15 % Forsk X 35 % 20 % KB Gem Forsk2 KB Forsk X 10 % Forsk Z Anslag VR Resebidrag EU Cancerfond Wallenberg m.m. 90 % KB Forsk Z

57 Gamla sättet med avlyft
Anslag OH Bidrag Intäkter Intäkter OH- avlyft Kostnader OH Kostnader OH bidr. OH Resultat: Resultat: Intäkter och kostnader Är lika stora

58 Nya sättet med medfinansiering
Anslag Med- finansiering Bidrag Intäkter Intäkter Kostnader OH Kostnader OH bidr. OH Resultat: Resultat: Intäkter och kostnader Är lika stora Vid all utdebitering av OH på andra verksamheter minskar kostnaderna på anslaget!

59 Att tänka på inför budgetering
Ny modell – nytt tänkande!!! Inga anslagsintäkter på KB De gemensamma kostnaderna finansieras genom ”intäkten” på konto 5807. Alla verksamheter/enheter/internprojekt inom institutionen belastas med sina faktiska indirekta kostnader. Anser institutionen att någon del inte stå för alla sina indirekta kostnader justeras detta genom anslagsintäkt!

60

61 Balanserat kapital Ingen resultatbokning på kostnadsbärare
Fr o m 2010 ska kapitalet ligga på kostnadsbärare Kapital som ligger på projekt får projektets kostnadsbärare Övrigt kapital måste institutionen ange kostnadsbärare för