Janne Söderlund janne@sygn.com www.sygn.com.

En presentation över ämnet: "Janne Söderlund janne@sygn.com www.sygn.com."— Presentationens avskrift:

1 Janne Söderlund

2 >100 kommuner ! diarieföring ärendehantering strukturhantering
…det offentliga kontoret diarieföring ärendehantering strukturhantering dokumenthantering webb-publicering intranät >100 kommuner !

3 K O M M U N A L N Ä M N D A D M I N I S T R A T I O N
1. Postöppning 2. Registrering/Ärendehantering 3. Beredning 4. Utskrift av beslutsunderlag 5. Kallelseförfarande 6. Sammanträdeshandlingar 7. Sammanträde 8. Utskrift av protokoll 9. Justering 10. Beslutsregistrering 11. Beslutsexpeditiering 12. Arkivering och gallring

4 “Elektronisk originalhandling”
Diareföring och Ärendehantering (Winess) Struktur- och Dokumenthantering (Sygn Manager) Webb-publicering (Sygn iCom) “Elektronisk originalhandling”

5 Struktur- och dokument-
…det offentliga kontoret Diarieföring Ärendehantering Struktur- och dokument- hantering Webb publicering I framtiden kommer vi att se företag och organisationer, som har en gemensam plattform för all typ av dokumenthantering. D v s oavsett om dokumentet produceras i ett affärsystem eller direkt i en ordbehandlare, så lagras de på ett och samma ställe. Med hjälp av säkerhetshantring kan man sedan enkelt publicera dokumentbaserad information och framförallt skräddarsy dessa publikationer. Vi talar om kirurgisk marknadskommunikation. Ett gemensamt struktur- och dokumenthanteringssystem Lagring, sökning, check ut/in, versionshantering, historikloggning, länkning, noteringar, behörighet etc. Original handling

6 Strategiska överväganden
24-timmarsmyndighet Strategiska överväganden Kommunerna ska bli mer tillgängliga för medborgaren och mer ”nätverkande” med andra myndigheter, intressenter och näringsliv.

7 Intranät

8 Hemsida

9 Dokument- och strukturhantering

10 Objekt Tidning (kanal) Artikel Bilaga, länk Anslagstavla
Informationsobjekt i intranät Tidning (kanal) Artikel Bilaga, länk Anslagstavla Objekt Diskussionsforum, chatt Dokument, struktur Blankett, blankettförråd Projekthantering Enkät, uppföljning och åtgärd

11 24-timmarsmyndighet Statskontorets kriterier (”utvecklingstrappan”):
4. Webbplats och nätverksfunktioner för samverkan med andra (myndigheter/företag) 3. Webbplats som tillåter dubbelriktad information (hämta och lämna personlig information, t ex blanketter) BREDDDEFINITION 2. Webbplats som innehåller interaktiv information (själv söka efter och hämta information) 1. Webbplats som innehåller paketerad/färdig information om myndigheten och dess tjänster

12 Dokumenthantering Nytt Exportera Visa Öppna Skriva ut Radera Checka ut
Checka in Låsa upp Visa utcheckade Versioner Historik Behörighet Ny notering Sök Egenskaper Vad gäller hanteringen av det enskilda dokuementet är det väl sörjt för. Business Manager innehåller samtliga funktioner sam man har rätt att ställa på en modern dokumenthanterare. Jag kommer inte gå igenom samtliga här, utan peka på ett antal viktiga. Dokumenthanteringsmenyn är aktiverad när ett enskilt dokument eller fil har fokus. Det går bl a - snabbläsa ett dokument genom en view-funktion - Öppna dokumentet i källapplikationen för editering - Hantera och spara flera versioner av samma dokument. - Följa historiken kring ett dokument - när det skpades, av vem, ägjorda ändringar etc. - Sätta individuell säkerhet på dokumentet - vem som har rätt att läsa, ändra, spra etc. - Söka efter dokument via åsatta attribut - Samt se vilka processer ett enskilt dokument ingår i

13 Strukturhantering Nytt Importera Behörighet Radera Kopiera Klistra in
Expandera Ny notering Visa notering Sök Ingår i process Utcheckade dok. Egenskaper

14 Återvinning av kunskap och erfarenhet i strukturform
Organisation Handbok Personal Inköp Projekt 4 4 4 Kvalitet ISO 9000 Miljö Arbetsplats Vad är en struktur ? 4 Ärende Budget Ritningar Utbildningsdokumentation Affärsplan Inköpshandbok Arbetsplats etc………... Återvinning av kunskap och erfarenhet i strukturform Mycket i en affärsverksamhet kan uttryckas i strukturform. Denna metafor är ett enkelt och naturligt sätt för människan att skapa just struktur bland stora informationsmängder. De flesta är idag vana med att arbeta med Microsofts filhanterare. Strukturen binder samman och sätter in dokumentet i dess rätta sammanhang.

15 Omvandling av struktur och dokument till ett sammansatt PDF-dokument
Dokumentsammansättning Omvandling av struktur och dokument till ett sammansatt PDF-dokument Med BM Publisher kan man enkelt omvandla (rendera) strukturer och dokument till ett enhetligt format. Genom att placera markören på en rubrik/underrubrik i strukturen och sedan namnge publikationen, skapas ett sammansatt PDF-dokument av strukturen och alla de ingående dokumenten. Detta sammansatta dokument kan sedan läsas i en Acrobat-läsare och behandlas på samma sätt som övriga dokument i systemet. Elektronisk pärm

16 Generell struktur- och
Strukturhantering knyter ihop och skapar sammanhang! Mallar Processer Publikationer WWW Diarie/Ärende Generell struktur- och dokumenthantering Diarieföring & Ärendehantering

17 Rationell hantering av dokumentbaserad information
Diarieföring Interna arbetsdokument Projekthantering Handläggning Arkivering Interaktiva Internettjänster Internet- och intranät-publicering Kvalitetsstyrning Fakturering Affärsplanering Teknisk ritningshantering Produktdokumentation Budget- och anbudshantering Personaladministration Hantering av anläggningar/tillgångar etc.

18 tack! Strukturhantering Dokumenthantering Intranät