Rekryteringsprocessens olika steg

En presentation över ämnet: "Rekryteringsprocessens olika steg"— Presentationens avskrift:

1 Rekryteringsprocessens olika steg
Steg 1 Verksamhetsanalys Steg 2 Kravprofil Steg 3 Diarieför ärendet i W3D3 och registrera i Edgar Steg 4 Prefekt/motsvarande godkänner i Edgar senast fredag 17.00 Steg 5 Personalspecialist gör omplaceringsprövning Steg 6 Personalspecialist godkänner i Edgar senast måndag 17.00 Steg 7 Personalorganisationerna godkänner eller lämnar yrkande i Edgar senast onsdag 17.00 Steg 8 Personaladministratör/motsvarande bevakar sina ärenden i Edgar Steg 9 Förhandling med personalorganisationerna - torsdagar från 13.15, Sturegatan 4 Steg 10 Personalspecialist fattar beslut i Edgar Steg 11 Personaladministratör/motsvarande bevakar när ärendet är avslutat i Edgar. Steg 12 Personaladministratör/motsvarande färdigställer webbannons och eventuell tidningsannons Steg 13 Ansökningshandlingar kommer in elektroniskt i MyNetwork/W3D3. Steg 14 Urvalsarbete Steg 15 Intervjuer Steg 16 Referenstagning Steg 17 Beslut om anställning Steg 18 Information om anställning läggs in i Edgar senast fredag 17.00 Steg 19 Anslag/anställningsbeslut och anställningsavtal (eventuellt överklagande) Steg 20 Introduktion 1

2 Steg 1 Verksamhetsanalys
Prefekt/motsvarande gör en analys av verksamheten. Här finns möjlighet till nyorientering och utveckling samt tillfälle att förnya och ompröva verksamheten så att den ligger i linje med verksamhetens mål och krav. Dessa frågor kan ställas: Vilka arbetsuppgifter behövs? Kan arbetsuppgifterna fördelas på annat sätt? Vilka kvalifikationer krävs för att utföra arbetsuppgifterna? Är könsfördelningen jämn? För hur lång tid kan avdelningen/enheten ta ansvar för den anställde? Kan anställningen tidsbegränsas? Hur ser finansieringsplan och lönespann ut för anställningen? 2 Anne-Li Nagy och Helén Kirchmann

3 De sju diskrimineringsgrunderna
Etnicitet Religion eller annan trosuppfattning Kön Sexuell läggning Funktionsnedsättning Ålder Könsöverskridande identitet eller uttryck

4 Steg 2 Kravprofil Prefekt/motsvarande utgår från verksamhetens mål och krav vid upprättande av kravprofil. Detta görs inför rekrytering och kompetensförsörjning. Utgångspunkter: Vilka är verksamhetens mål? Vilka mål arbetar befattningshavaren mot inom ramen för verksamhetens mål. Vilka ansvarsområden har hon/han? Vilka arbetsuppgifter ingår för att uppfylla de mål befattningshavaren har? Huvudsakliga arbetsuppgifter och omfattning? Vid behov – kontakta gärna personalspecialist för råd och stöd kring kravprofilsarbete, formulering av annons mm. 4

5 Steg 2 a) Mall för kravprofil
Utbildning Utbildning, formella kvalifikationer och kurser Erfarenhet Arbetslivserfarenhet - generell eller specifik karaktär. Annan erfarenhet. Ibland kan det vara värdefullt att ta ställning till utbildnings- och erfarenhetskrav tillsammans eftersom de i vissa fall är utbytbara. Kunskap Vad är avgörande för arbetets utförande? Vilka krav ställer man på personen förutom kraven på formell utbildning och erfarenhet t ex språkkunskaper, kunskaper om specifika datasystem eller någon specialistkunskap. Förmågor, färdigheter och förhållningssätt Övriga krav körkort? Annat? 5

6 Steg 2 b) Exempel – förmågor, färdigheter och förhållningssätt
Personliga förmågor Initiativtagande, självgående, stabil Sociala färdigheter Samarbetsförmåga, lojal, serviceinriktad Ledarskapsförmågor Tydlig, strategisk, mål- och resultatorienterad Intellektuella färdigheter Strukturerad, kvalitetsmedveten, problemlösningsförmåga 6

7 Steg 2 c) Exempel definitioner
Initiativtagande Tar initiativ, sätter igång aktiviteter och uppnår resultat Samarbetsförmåga Arbetar bra med andra människor. Relaterar till andra på ett lyhört och smidigt sätt. Lyssnar, kommunicerar och löser konflikter på ett konstruktivt sätt. Initierar och tar ansvar för samarbete. Ser och bekräftar andras förmågor. Entusiasmerar andra till att delta i samarbete. Tydlig Kommunicerar på ett tydligt sätt. Säkerställer att budskap når fram och att förväntningarna är klara för alla berörda parter. Påminner och följer upp. Strukturerad Planerar, organiserar och prioriterar arbetet på ett effektivt sätt. Sätter upp och håller tidsramar. 7

8 Steg 3 Diarieför ärendet i W3D3 och registrera i Edgar
Personaladministratör/motsvarande: - Loggar in i W3D3 – se bildmaterial sid 7 - Skapar ett nytt diarienummer (ärende) Vid frågor angående W3D3 – kontakta Registraturen. - Loggar in i Edgar – se bildmaterial sid 8 - Registrerar rekryteringsärendet - Ärendet diarieförs i W3D3 och registreras i Edgar – Se bildmaterial sid 9 8

9 Steg 3 a) Tidsåtgång intern process
Ett rekryteringsärende tar i normalfallet ca 1 vecka Det förutsätter att: personaladministratör/motsvarande lagt in ärendet i Edgar. prefekt/motsvarande godkänt och sänt ärendet vidare i Edgar (till personalavdelningen) före kl fredag. 9

10 Steg 4 Prefekt/motsvarande godkänner i Edgar Prefekt/motsvarande godkänner i Edgar genom att sända ärendet vidare till personalavdelningen senast fredag 10

11 Steg 5 Omplaceringsprövning
Omplaceringsprövning sker måndagar kl Det innebär att personalspecialist går igenom alla pågående rekryteringar för att se om det finns möjlighet att omplacera någon person som: - är eller befaras bli övertalig - eller behöver omplacering av andra skäl. 11

12 Steg 6 Personalspecialisterna godkänner i Edgar Personalspecialist fattar beslut om att rekryteringsprocessen kan gå vidare till nästa steg (alternativt att någon person ska prövas mot befattningen) senast måndag Personalspecialist kodar befattningen (BESTA-befattningsgruppering för statistik) Befattningarna grupperas efter arbetsområden, arbetsuppgifternas innehåll och svårighetsgrad. 12

13 Steg 7 Personalorganisationerna godkänner eller lämnar yrkande i Edgar
Personalorganisationerna ”godkänner” eller lämnar yrkande i Edgar senast onsdag 13

14 Steg 8 Personaladministratör/motsvarande bevakar sina ärenden
Finns yrkanden kontaktas personalspecialist för förberedelse inför eventuell förhandling. 14

15 Steg 9 Förhandling med personalorganisationerna - torsdagar från 13.15, Sturegatan 4 Förhandlingarna genomförs normalt sett av personalspecialist. Vid behov närvarar även berörda parter från institution/motsvarande. 15 Anne-Li Nagy och Helén Kirchmann

16 Steg 10 Personalspecialist fattar beslut i Edgar
Beslut fattas om: - omplacering/anvisning/rekrytering - utlysning eller inte. Personalspecialist avslutar ärendet i Edgar. (OBS Omplacering och liknande kan i vissa fall ta längre tid att avsluta) 16

17 Steg 11 Personaladministratör/motsvarande bevakar sina rekryteringsärenden i Edgar för att se när de är avslutade. 17

18 Steg 12 Personaladministratör/motsvarande färdigställer webbannons och eventuell tidningsannons - Personaladministratör/motsvarande skickar annonsunderlagen via e-post till personaladministratör vid personalavdelningen för bokning och publicering av annonser. OBS räkna med att det tar tid! Att publicera på nätet går oftast inom ett par dagar. Tidningsannonser tar oftast längre tid p g a prisförfrågan, korrektur mm. 18

19 Steg 13 Ansökningshandlingar kommer in elektroniskt
E-post skickas automatiskt via MyNetwork alternativt W3D3 till alla sökande om att ansökan är mottagen och registrerad. Personaladministratör vid personalavdelningen skickar e-post till kontaktpersonerna som är angivna i webbannonsen. Där förmedlas behörighet till MyNetwork som gör det möjligt att ta del av ansökningshandlingarna. Registrator förmedlar länk för de ärenden som ännu inte hanteras via MyNetwork. 19

20 Steg 14 Urvalsarbete Utgå från kravprofilen under hela urvalsprocessen. Det minskar även risk för diskriminering. Vanligt tillvägagångssätt är CV-genomgång, strukturerade intervjuer, eventuella arbetsprov, arbetsbetyg och referenstagning. Tillvägagångssätt - Skicka gärna e-post till alla sökande och informera om rekryteringsprocessen och tidsplan. - Använd kravprofilen vid genomgång av ansökningar för att se vilka sökande som uppfyller de krav som ställts på utbildning, erfarenhet, kunskaper och kompetens. - Låt gärna flera personer, utöver de som kommer att medverka vid intervjuerna, läsa och bedöma ansökningarna för att sedan kunna jämföra och diskutera val av lämpliga kandidater. Ett hanterbart antal ansökningar att gå vidare med till en första intervju brukar vara 5-10 personer. 20

21 Steg 15 Intervju Intervjun är ett ömsesidigt möte - den sökande får information och fakta om arbetsplatsen, arbetets krav och förutsättningar. - intervjugruppen får relevant information om kandidatens kompetens (förmåga, färdigheter och förhållningssätt). - där båda parter beskriver sina respektive förväntningar Tänk på att ge en positiv men samtidigt realistisk bild av arbetsplatsen och arbetsuppgifterna 21

22 Steg 15 a) Intervjuförberedelser Intervjugrupp Förslagsvis rekryterande chef, personaladministratör, kollega som kan arbetsuppgifterna Struktur Genom en strukturerad intervju utgår man från kravprofilen och alla kandidater behandlas likvärdigt samt får i huvudsak samma frågor. Det är nödvändigt att före intervju bestämma vem som gör vad – möter kandidaten, ställer frågor om personlighet/formell kompetens och så vidare. Exempel finns i HR-guiden. Frågeteknik och vilken atmosfär man skapar i mötet är avgörande för informationsflödet från båda håll. Var närvarande, nyfiken och öppen inför mötet. För att lyckas behöver man komma förbi sina valda sanningar och öva sin förmåga att ställa öppna frågor och lyssna på svaret. Använd öppna frågor – Hur? Vem? Vad? Vilka? Berätta? Ge exempel? Ställ följdfrågor och klargörande frågor. Var inte rädd för tystnaden! Tips Lärobok för rekryteringsgrupper på universitet och högskolor Se avsnitt om Anställningsintervju – upplägg, innehåll, råd 22

23 15 b) Andra intervjun Rekryteringsgruppen summerar sina intryck efter första intervjun och väljer ut vilka som ska kallas till en andra intervju. Här finns det möjlighet att fördjupa sig i frågeställningar som kan ha dykt upp och att ställa frågor som kan räta ut eventuella frågetecken. Att träffa fler representanter vid arbetsplatsen eller den blivande arbetsgruppen är också ett viktigt moment. Rekommendationen är då ett mer informellt möte i anslutning till det andra intervjutillfället och eventuellt en rundvandring på arbetsplatsen. 23

24 15 c) Hur går jag tillväga med andra intervjun? Välj ut två till tre kandidater som bäst matchar kravprofilen. Kalla dessa slutkandidater till en andra intervju. Be dem förbereda och lämna referenser. 24

25 Steg 16 Referenstagning Referenstagningen är ett sätt att skaffa sig kompletterande information om en person samt att jämföra tidigare intryck från anställningsprocessen och att räta ut frågetecken. Be i första hand om referenser som haft en arbetsledande ställning (men även kolleger och andra kan vara av värde) till kandidaten och som inte ligger alltför många år tillbaka i tiden. Två till tre personer brukar vara ett hanterbart antal. Boka gärna telefontid med referenspersonen så att personen har möjlighet att vara förberedd. Se mall i HR-guiden. 25

26 Steg 17 Beslut om anställning Anställningserbjudande – anställningsvillkor, lön med mera. OBS – Om personen inte ska vara med i den kommande löneöversynen, notera det i Edgar och primula. På anställningsavtalet skrivs ” Lön satt i 2016 års löneläge. NN ingår inte i RALS 1 maj 2015”. Inför beslut om vem som ska erbjudas en anställning görs en samlad bedömning av slutkandidaterna utifrån den information som framkommit vid intervjuer, referenstagning och eventuell testning mm. Beakta i vilken utsträckning kandidaten lever upp till kravspecifikationen, utvecklingsbarheten hos de kandidater som inte till fullo lever upp till kraven, den relativa vikten/betydelsen av olika krav. Dokumentation är viktig och blir även till hjälp vid frågor om processen samt vid ett eventuellt överklagande. 26

27 Steg 17 a) Arbets- uppehållstillstånd
Medborgare i ett land utanför EU som vill arbeta i Sverige behöver i de flesta fall ha ett arbetstillstånd eller uppehållstillstånd. Som arbetsgivare har man skyldighet att kontrollera att en medborgare i ett land utanför EU som ska arbeta här har ett giltigt arbets- och uppehållstillstånd. Se HR-guiden/Internationell personal 27

28 Steg 18 Information om anställning - Edgar senast fredag 17.00
Personaladministratör/motsvarande: - registrerar information om anställning (lön och startdatum) i Edgar. bevakar sina ärenden i Edgar. Om facket har yrkande eller frågor och synpunkter - kontakta personalspecialist för förberedelse inför eventuell förhandling. Förhandlingarna genomförs normalt sett av personalspecialist torsdagar från 13.15, Sturegatan 4. Vid behov närvarar även berörda parter från institution/motsvarande. 28

29 Steg 19 Anslag/anställningsbeslut och anställningsavtal (ev överklagande) Under en övergångsperiod - kopplat till införandet av rekryteringsverktyget MyNetwork - finns två parallella processer vid universitetet. En för de som är användare av rekryteringsverktyget MyNetwork och en för de som ännu inte börjat använda rekryteringsverktyget. 29

30 Steg 19 a) MyNetwork användare Personaladministratör/motsvarande:
skriver anställningsbeslut enligt mallar som förmedlas av personalavdelningen i samband med behörighet till MyNetwork. skriver anställningsavtal i Edgar eller Primula. Underskrivet original sänds med post till Gemensam lön. Både anställningsbeslut samt anställningsavtal skrivs under av prefekt/motsvarande Personaladministratör/motsvarande eller gemensam PA: scannar in underskrivet anställningsbeslut som bilaga i MyNetwork och anslår beslutet på elektronisk anslagstavla (Sturegatan, St. Olofsgatan) skickar ut ett avslagsmejl till övriga sökande med länk till elektronisk anslagstavla som innehåller en lista med tillsatta anställningar och anvisning om hur man överklagar. 30

31 Steg 19 b) Ännu ej MyNetwork användare
Personaladministratör/motsvarande: skriver anslag enligt mall HR-guiden (Personalavdelningens blanketter Anslag – överklagande) skickar anslag till Registrator. Registrator lägger in anslaget i rekryteringsärendet i W3D3 samt sätter upp anslaget på universitetets anslagstavla, S:t Olofsgatan 10 B bevakar när registreringen är åtgärdad och sänder sedan, via W3D3 alternativt via MyNetwork ut anslaget till övriga sökande (mallen innehåller text om hur man överklagar). Vid tillsvidareanställningen som inleds med provanställning skrivs ytterligare ett anslag. Detta sänds enbart till den anställde. Detta anställningsavtal gäller under förut­sättning att anställningsbeslutet vinner laga kraft. Inom staten finns en rätt att under tre veckor överklaga ett anställningsbeslut. Först när ett eventuellt ärende om överklagande är avgjort till din fördel vinner beslutet laga kraft.

32 Steg 19 c) Vid överklagande
Enbart den som är direkt berörd av ett anställningsbeslut, såsom övriga sökande till en anställning, kan överklaga. Ett överklagande ska ha inkommit till Registrator inom tre veckor från den dag anställningsbeslutet anslogs. Om beslutet inte överklagas i rätt tid vinner det laga kraft tre veckor efter det att beslutet anslogs. 32

33 Steg 20 Introduktion - förslag
Utse en person som ansvarar för introduktionen och lägger upp ett individuellt introduktionsprogram. Informera den nyanställde om introduktionskursen som arrangeras på Uppsala universitet centralt. Fundera på hur du själv skulle vilja bli introducerad - små detaljer som en välkomstblomma på skrivbordet och fika- och lunchsällskap gör mycket för det första intrycket. I HR-guiden finner du förslag på checklista introduktion De första intrycken som nyanställd kan vara avgörande för hur det går i fortsättningen med arbete och relationer till kollegor. Det är av stor betydelse att chefen avsätter tid till att hälsa välkommen och berätta om verksamheten. Tänk också på att introduktionen ska innehålla en lagom blandning av eget arbete och information. 33

34 Steg 20 a) Uppföljning introduktion
Varje anställning är en investering. Följ upp att den nyanställde kommit in i organisationen och arbetet. Förslag Följ upp kontinuerligt. Boka in ett första samtal efter cirka en månad, det vill säga innan det är för sent att göra angelägna justeringar i den påbörjade introduktionen. Boka in ett andra samtal efter ytterligare några månader. Uppföljningssamtalet syftar till att: reda ut eventuella missnöjen rätta till eventuella brister i förutsättningarna för att utföra arbetet (arbetsmiljön, utrustning, utbildnings- eller handledningsinsatser med mera) få värdefulla synpunkter på arbetet från den nyanställde som ser på saker med ”nya ögon” den nyanställde känner att chefen bryr sig om hur hon/han har det. 34