Projekt Processhantering

En presentation över ämnet: "Projekt Processhantering"— Presentationens avskrift:

1 Projekt Processhantering
Projekt Processhantering Projekt Processhantering är ett projekt inom Välfärd.

2 Bakgrund I stadens samtliga stadsdelar eftersträvas enhetlighet och likabehandling inom välfärdsområdet Införandet av Treserva har visat på behovet av att skapa enhetliga kärnprocesser i staden Välfärd behöver skapa förutsättningar för lyckad samverkan med landsting, statliga myndigheter och olika externa aktörer i såväl verksamhetsutvecklingsfrågor som gemensamma IT-stöd Utvecklingen av e-tjänster för kommunikation och dialog med brukare och medborgare ställer krav på att kärnprocesserna är beskrivna, accepterade och används. Det är avgörande för hur effektivt e-tjänsten kan utformas och integreras i en helhet. Det finns ett behov inom Välfärdsområdet att kärnprocesserna blir synliggjorda, förstådda och accepterade samt beskrivna på ett enhetligt sätt. Detta är av stor vikt då en enhetlighet och likabehandling eftersträvas i stadens samtliga stadsdelar och verksamheter. Införandet av Treserva-konceptet som ett kommungemensamt IT-stöd för det olika verksamhetsområdena IFO, FH, ÄO och HSV har i flera delar ställt behovet av att skapa enhetliga kärnprocesser i staden på sin spets. Flera exempel finns där arbetssätt och hantering skiljer sig åt mellan stadsdelar och verksamheter. En viktig förutsättning för en lyckosam samverkan med landsting, statliga myndigheter och olika externa aktörer bygger på att processerna är fastlagda och dokumenterade. Detta gäller såväl i verksamhetsutvecklingsfrågor som i frågor rörande gemensamma IT-stöd. Utvecklingen av arbetssätt som på ett helt annat sätt än tidigare inbegriper och aktiverar brukaren och medborgaren ställer i många fall krav på att kommunikation och dialog kan föras med stöd av en e-tjänst. Grundläggande delar för utvecklingen av e-tjänsterna ligger ofta i kärnprocesserna. Hur kärnprocessen har hanterats såväl verksamhetsmässigt som IT-mässigt är i sig avgörande för hur effektivt e-tjänsten kan utformas och integreras i en helhet.

3 Syfte/mål Syftet med projektet
Att forma gemensamma processer för att få ett mer enhetligt arbetssätt som skapar möjligheter att nå de effekter man vill åstadkomma såsom likabehandling, individanpassat stöd/service, gott bemötande, rättssäkerhet och kostnadseffektivitet. Att ge en ökad tydlighet i roller och ansvar samt ökade möjligheter att identifiera krav på IT-stöd och att kunna ta tillvara ny teknik inom IT och kommunikation. Projektets mål Beskrivna gemensamma processer Ett processorienterat arbetssätt inom Välfärd

4 Vad är processorientering?
Ett synsätt och förhållningssätt där verksamheten snarare fokuserar på flöden än på funktioner I en processorienterad verksamhet finns det: Metoder och verktyg för ett strukturerat processutvecklingsarbete Roller kopplade till processerna, med ansvar för förvaltning och utveckling av dessa All verksamhet sker i processer och grundläggande för ett processorienterat arbete är att organisatoriska gränser inte får hindra vad man ser i en process. Det råder ett horisontellt synsätt istället för vertikalt.

5 Nyttan med processorienterat arbetssätt
Nyttan med processorienterat arbetssätt Processen utgår från kunden – mottagaren av resultatet De inblandade får förståelse för såväl helheten som detaljerna Var och en ser konsekvenserna av sitt arbete Arbetssättet förbättrar kommunikationen mellan medarbetare, avdelningar och funktioner Arbetssättet leder till förbättring som i sin tur ger mer effektiva och enhetliga arbetssätt och därmed skapar förutsättningar för likabehandling

6 I n f o r m a t i o n o f ö r a n k r i n g
Tillvägagångssätt Situationsanalys Utforma lösning Realisering I n f o r m a t i o n o f ö r a n k r i n g Bilden är en generell skiss över förändringsprojekt. Den första delen, Situationsanalys, går ut på att förstå nuläget och måla en gemensam bild av det önskade läget så att en relevant handlingsplan för nästa steg kan utarbetas. Etappen därpå, Utforma lösning, handlar om att utforma det som frågan gäller, arbetssätt, organisation eller annan lösning. I det tredje steget realiseras lösningen och det tänkta blir verklighet.

7 Tillvägagångssätt Situationsanalys Utforma lösning Realisering
Information och förankring Effektkarta Intressentkarta SWOT Handlingsplan nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn En situationsanalys inom Välfärd gjordes under hösten Syftet med situationsanalysen var att beskriva nuläget och måla en gemensam bild av det önskade läget så att en relevant handlingsplan för nästa steg kunde utarbetas. Analysen ska ge de förutsättningar avseende situationen och bakgrunden som verksamheten har att förhålla sig till. Följande resultat arbetades fram Effektkarta Effektkartan utgör en visuell bild över det önskade läget avseende området Välfärd. Själva arbetet med att utforma effektkartan innebar en diskussion som ger en gemensam upplevelse. Det kommande utvecklingsarbetet skall leda till att önskade effekter uppnås. Intressentanalys Intressentanalysen innebar att definiera intressenterna till området Välfärd och att formulera dessas krav och önskemål. Ett kommande utvecklingsarbete skall ske så att intressenternas krav och önskemål tillgodoses. SWOT SWOT-analysen ger en bild av nuvarande situation genom en beskrivning av styrkor (Strength), svagheter (Weakness), möjligheter (Opportunity) och hot (Threat). Utvecklingsarbete skall göra att styrkor bevaras, svagheter arbetas bort, möjligheter tas om hand och hot elimineras. Handlingsplan En plan för nästa steg

8 I n f o r m a t i o n o f ö r a n k r i n g
Tillvägagångssätt Situationsanalys Utforma lösning Realisering I n f o r m a t i o n o f ö r a n k r i n g Utforma lösning beskriva den övergripande processtrukturen kartlägga processernas nuläge och önskade läge utforma organisation och roller som ska säkra processernas fortvarighet Realisering informera och utbilda etablera organisation och roller som ska säkra processernas fortvarighet Med utgångspunkt i den handlingsplan som togs fram i situationsanalysen startades projekt processhantering och det handlar om att dels utforma lösning och dels om att realisera lösningen. Arbetet har startat med att ta fram en gemensam bild av den övergripande processtrukturen och efter en prioritering kartlägga de olika processerna. Under tiden som kartläggningsarbetet pågår startar också arbetet med att utforma en organisation som kan ta hand om det resultat som arbetas fram och som säkerställer att processerna utvecklas vidare. Det är också av stor vikt att kunskap och kompetens om innehållet i processerna och om arbetssätt kring processer sprids i organisationen, vilket kommer att ske dels genom medarbetarnas delaktighet i projektet och dels genom att tidigt planera för och genomföra utbildning av berörda. Information och förankring sker genom hela utvecklingsarbetet och handlar dels om kommunikation under processarbetets gång men också om att bygga upp den kompetens som krävs för att organisationen ska kunna ta emot det resultat som arbetas fram.

9 Utveckling Välfärd Ledningsgrupp för utveckling avVälfärdsområdet Projekt Processhantering Projekt Katalog och säkra kort Projekt NN Styrgrupp Styrgrupp Styrgrupp Projektledn Projektledn Projektledn . . Arbetsgrupp Process X Arbetsgrupp Process Y Arbetsgrupp Process Z ArbetsgruppÖvergrip Arbetsgrupp HSA katalog Arbetsgrupp SITHS kort Arbetsgrupp Arbetsgrupp Arbetsgrupp Projekt processhantering har sin egen projektorganisation med arbetsgrupper, projektledning och styrgrupp men är ett av projekten som pågår inom Välfärd. Projektet rapporterar till ledningsgruppen för utveckling av Välfärdsområdet. Ledningsgruppen för utveckling av Välfärdsområdet har ansvar för beställning, samordning och koordinering på programnivå med rapportering till SDF/UBF IT-ledning, SDD-gr och SC-grupper VF och följande roller är med: Direktör ledning och samordning Gruppchef VF Staddelsdirektör IT-strateg SDF/UBF Eva MK Hansson

10 Översiktlig tidplan 2011 2012 April Juli Okt Jan 2018-12-29
Kartlägga nuläge och önskade läge av processen Vård och omsorg - genomförande Etablera processen Vård och omsorg - genomförande Övergripande processfrågor processtruktur processorganisation 2011 2012 April Juli Okt Jan Kartlägga nuläge och önskade läge av processen Vård och omsorg - handläggning Kartlägga nuläge och önskade läge av processen Hälsa och sjukvård Etablera processen Vård och omsorg - handläggning Bilden ger en översiktlig bild av tidplanen för projektet. Övergripande frågor har behandlats i projektets styrgrupp under våren 2011. Att kartlägga processerna kommer att påbörjas under juni månad. Styrgruppsmöten