Projekt! Mål, förstudie, uppstart

En presentation över ämnet: "Projekt! Mål, förstudie, uppstart"— Presentationens avskrift:

1 Projekt! Mål, förstudie, uppstart
Mål, bra att veta innan man startar projekt. Förstudie, utveckla målbeskrivningen Uppstart Dokumentation

2 Projektdefinition enligt ISO
Unik process bestående av ett antal samordnade och styrda aktiviteter med start- och slutdatum, initierat för att uppnå ett mål som uppfyller specifika krav, inklusive begränsningar i tid, kostnader och resurser. Anm. I vissa projekt utvecklas målen och definieras produktegenskaperna successivt allt eftersom projektet fortskrider.

3 Vardagsdefinition av projekt
Har ett eller flera definierade mål Ska lösa vissa frågor på en bestämd tid Har egen budget Har egen organisation Berör ofta flera intressenter Startas, genomförs och avslutas Har egna arbetsformer, egen metodik Namngivet

4 Enkel projektmodell Förstudie Planering Genomförande Avslut
(Förstudieprojekt)

5 Ett grovt projektflöde

6 En annan projektmodell: Spiralmodellen

7 Vem gör vad i projekt Uppdragsgivare/beställare Styrgrupp
Projektledare: Projektgrupp: Aktiva deltagare i projektet Ändringsråd Hjälper Styrgruppen att besluta om ändringar i projektet Referensgrupp Här kan Projektledaren testa delresultat mm. Kontrakt Projektledaren och varje deltagare är överens om arbetsinsatsen

8

9 Aktiviteter i förstudien
Klarlägga krav (mål) (S.M.A.R.T.) Klarlägga omfattningen (WBS) Analysera nuläget (SWOT-analys) Strukturera projektets innehåll Klarlägg intressenter (Intressentanalys) Bedöm affärsnyttan (PENG) Riskanalys Ta fram lösningsförslag Utarbeta översiktlig plan för genomförandet (Milstolpeplan)

10 Målformulering S. M. A. R. T. Specifikt (Tydligt formulerat, för detta projekt) Mätbart (Målet uppnått? Ja/Nej) Avgränsat (Vad ska inte göras, om osäkerhet kan råda) Realiserbart (Målet ska kunna nås med givna resurser) Tidsatt (Målet ska vara uppnått vid en given tidpunkt)

11 Ansvar för projektmål Beställaren
Projektledaren är beställarens stöd i framtagning och definition av målen. Att missförstå beställarens behov i det här läget kan bli kostsamt i slutet eftersom beställaren endast är nöjd med det som denne såg som projektinnehåll. Projektledare som inte är enig om målen skall avsäga sig uppdraget.

12 Riskanalyser: SWOT-analys Strengths (Styrkor) Weaknesses (Svagheter
Opportunities (Möjligheter) Threats (Hot) Minirisk-möten

13 Efter förstudien Förstudien avslutas med en rapport som är styrgruppens underlag för beslut kring fortsättningen Styrgruppen bör vara kritisk och beredd att ta beslut om att avbryta och använda tillgängliga resurser till något bättre.

14 Före projektstart Några projektledarfrågor: Vem är beställare
Varför skall det göras, (problemdefinition) Vad skall göras När skall det vara klart Hur skall det göras

15 Skapa projektgrupp Ur linjeorganisation eller externrekrytera
Mångsidig (kunskap) Allsidig (personlighet) Fyll hålen i SWOT-analysen Strengths (Styrkor) Weaknesses (Svagheter) Opportunities (Möjligheter) Threats (Hot) [Måste existera vid projektets start]

16 Arbetet i projektgruppen
Startmöte /Kick off Information Fördelning Klarhet Normer och värderingar Stöd Konflikthantering (”kontrakt”)

17 Dokumentation av gruppens arbete
Dagordning inför mötena. [PL] Protokoll där fattade beslut dokumenteras. [Sekr/Bibliotekarie] Regler (Dokumentations-/informationsplan) för hur alla dokument ska se ut (mallar), hur de ska hanteras och var och när de ska finnas tillgängliga. [T.ex. LIPS-mallar] Projektdagbok, varje deltagare Projektledardagbok

18 Vad orsakar mest problem i projektarbetet
Dålig kommunikation Obalans mellan ansvar och befogenheter Dålig samordning Lågt engagemang i gruppen

19 Medskapande kännetecknas av
Medvetna aktiva val med insikt om konsekvenser Aktiv, oberoende om läget är bra eller mindre bra Agerande utifrån det gemensammas bästa Öppen och mångsidig kommunikation God balans mellan självständighet och gemenskap