Reservantagning på NyA-webben

En presentation över ämnet: "Reservantagning på NyA-webben"— Presentationens avskrift:

1 Reservantagning på NyA-webben

2 Vad är reservantagning?
Allt det ni gör i samband med att kalla reserver.

3 Upplägg Nytt systemstöd sen i mars – vad hände och varför?
Övergripande om systemstödet på NyA-webben Hur ser det ut? När ska man använda systemstödet? Att göra reservantagning på NyA-webben Vilka moment krävs för att göra reservantagning? Hur gör man rent konkret? Praktiska exempel. Vad är viktigt att tänka på? Särskilda funktioner och övrigt att tänka på Sammanfattning

4 Nytt systemstöd sen i mars – vad hände och varför?

5 Vad hände i mars? Vissa funktioner togs bort ur Uppdok
SA03 – All funktionalitet rörande reservantagning. SA02-SA03 – Funktionalitet för att lägga in återbud. UT39-UT40 – Listning av nytillkomna reserver efter 14 mars ej möjligt (historisk data kvar). Vissa funktioner lades in i NyA-webben (antagningssystemet) Möjlighet att göra reservantagning. Möjlighet att lägga in återbud. Reserver slutade att föras över till Uppdok Återbud började föras över till Uppdok från NyA (antagningssystemet) Sökande kan själva lämna återbud på antagning.se

6 Hur det fungerade före mars
NyA (antagningssystem) NyA skickar uppgifter om antagna och reserver från urval 2 (anmälningar i tid) NyA skickar uppgifter om antagna och reserver löpande efter urval 2 (sena anmälningar) Uppdok (studieadministrativt system) Institutionen kan göra reservantagning Institutionen kan lägga in återbud på personer som inte längre är aktuella att läsa utbildningen Institutionen kan registrera personer Institutionen kan lägga in avbrott på registrerade studenter

7 Hur det fungerat från 14 mars
NyA (antagningssystem) NyA-webben Antagning.se NyA skickar uppgifter om antagna och reserver från urval 2 (anmälningar i tid) NyA skickar uppgifter om antagna och reserver löpande efter urval 2 (sena anmälningar) Institutionen kan göra reservantagning Institutionen kan lägga in återbud på personer som inte längre är aktuella att läsa utbildningen Sökande som blivit antagen eller reserv kan lägga in återbud Uppdok (studieadministrativt system) Institutionen kan göra reservantagning Institutionen kan lägga in återbud på personer som inte längre är aktuella att läsa utbildningen Institutionen kan registrera personer Institutionen kan lägga in avbrott på registrerade studenter

8 Varför flyttade man reservantagningen från Uppdok till NyA?
Utvecklingen av Ladok 3. Beslut om att ingen reservantagning ska göras i det nya Ladok. Överlag positivt, eftersom… Reservantagning egentligen hör hemma i antagningssystemet. Uppgifter i NyA och i Uppdok överensstämmer bättre. Bra tillfälle till att göra förbättringar. Ett förbättrat systemstöd kommer att spara mycket arbetstid (tror man).

9 Övergripande om systemstödet på NyA-webben
Hur ser det ut? När ska man använda systemstödet?

10

11

12

13

14

15

16

17 Övergripande om systemstödet på NyA-webben
Hur ser det ut? När ska man använda systemstödet?

18 När ska man använda systemstödet?
Funktionerna på NyA-webben ska huvudsakligen användas när man behöver kalla reserver till en utbildning Görs enbart efter sista urval i en antagningsomgång Görs oftast i samband med kursstart/registrering Eventuellt kan de nya funktionerna även vara användbara i andra situationer Fokus i denna utbildning är hur det fungerar att kalla reserver

19 Att göra reservantagning på Nyawebben
Vilka moment krävs för att göra reservantagning? Hur gör man rent konkret? Praktiska exempel. Vad är viktigt att tänka på?

20 Vilka moment krävs för att göra reservantagning?
Lägg in antagning Registrera student Lägg in strykningar av personer som inte längre är aktuella Välj antal reserver som ska erbjudas plats Kontakta aktuella reserver med erbjudande Avvakta svar från reserver Lägg in strykning Finns även andra arbetsprocesser (samma steg i annan ordning)

21 Vilka moment krävs för att göra reservantagning?
Huvudsakliga moment på NyA-webben Stryka sökande (lägga in återbud) Systemet behöver veta vilka reserver som skall erbjudas en plats. Anta en reserv (reservantagning) För att personen ska föras över till Uppdok och kunna hanteras vidare där.

22 Vilka moment krävs för att göra reservantagning?
Lägg in antagning Registrera student Lägg in strykningar av personer som inte längre är aktuella Välj antal reserver som ska erbjudas plats Kontakta aktuella reserver med erbjudande Avvakta svar från reserver Lägg in strykning

23 Att göra reservantagning på Nyawebben
Vilka moment krävs för att göra reservantagning? Hur gör man rent konkret? Praktiska exempel. Vad är viktigt att tänka på?

24 Hur gör man rent konkret?
Lägg in antagning Registrera student Lägg in strykningar av personer som inte längre är aktuella Välj antal reserver som ska erbjudas plats Kontakta aktuella reserver med erbjudande Avvakta svar från reserver Lägg in strykning

25 Lägga in strykningar Det finns tre varianter av strykning: Återbud, Uteblev och Uppfyller ej villkor. Återbud Studenten lämnar aktivt återbud, exempelvis kontaktar kursadministratör med behörighet för reservantagning som lägger in återbud i NyA-webben. Uteblev Studenten lämnar ”passivt” återbud, exempelvis deltog inte vid upprop, registrerar sig inte i StudentPortalen eller motsvarande. Uppfyller ej villkor Studenten uppfyller inte det villkor som finns för att anses vara behörig. Exempelvis: Söker Historia B och antas med villkoret att minst 22,5 hp från A-kursen är godkända när B-kursen börjar. Studenten uppfyller inte villkoret och ska strykas.

26 Lägga in strykningar Det finns tre varianter av strykning: Återbud, Uteblev och Uppfyller ej villkor. Återbud Studenten lämnar aktivt återbud, exempelvis kontaktar kursadministratör med behörighet för reservantagning som lägger in återbud i NyA-webben. Uteblev Studenten lämnar ”passivt” återbud, exempelvis deltog inte vid upprop, registrerar sig inte i StudentPortalen eller motsvarande. Uppfyller ej villkor Studenten uppfyller inte det villkor som finns för att anses vara behörig. Exempelvis: Söker Historia B och antas med villkoret att minst 22,5 hp från A-kursen är godkända när B-kursen börjar. Studenten uppfyller inte villkoret och ska strykas.

27

28

29

30 Vad händer när man sparar?
När man lägger in Återbud och trycker ”Spara” ska följande ske: Personen stryks på NyA-webben Överstruken text. Flyttas till fliken ”Struken”. Resultat på antagning.se ändras från Reserv/Antagen till Struken Uppgift om strykning skickas till Uppdok (15min~) Bara aktuellt om personen var antagen. NyA känner av att personen inte längre är antagen Viktigt inför att man sedan ska kalla reserver.

31 Lägga in strykningar Det finns tre varianter av strykning: Återbud, Uteblev och Uppfyller ej villkor. Återbud Studenten lämnar aktivt återbud, exempelvis kontaktar kursadministratör med behörighet för reservantagning som lägger in återbud i NyA-webben. Uteblev Studenten lämnar ”passivt” återbud, exempelvis deltog inte vid upprop, registrerar sig inte i StudentPortalen eller motsvarande. Uppfyller ej villkor Studenten uppfyller inte det villkor som finns för att anses vara behörig. Exempelvis: Söker Historia B och antas med villkoret att minst 22,5 hp från A-kursen är godkända när B-kursen börjar. Studenten uppfyller inte villkoret och ska strykas.

32

33

34

35 Vad händer när man sparar?
När man lägger in Uteblev och trycker ”Spara” ska följande ske: Personen stryks på NyA-webben Överstruken text. Flyttas till fliken ”Struken”. Resultat på antagning.se ändras från Reserv/Antagen till Struken Uppgift om strykning skickas till Uppdok (15min~) Bara aktuellt om personen var antagen. NyA känner av att personen inte längre är antagen Viktigt inför att man sedan ska kalla reserver.

36 Lägga in strykningar Det finns tre varianter av strykning: Återbud, Uteblev och Uppfyller ej villkor. Återbud Studenten lämnar aktivt återbud, exempelvis kontaktar kursadministratör med behörighet för reservantagning som lägger in återbud i NyA-webben. Uteblev Studenten lämnar ”passivt” återbud, exempelvis deltog inte vid upprop, registrerar sig inte i StudentPortalen eller motsvarande. Uppfyller ej villkor Studenten uppfyller inte det villkor som finns för att anses vara behörig. Exempelvis: Söker Historia B och antas med villkoret att minst 22,5 hp från A-kursen är godkända när B-kursen börjar. Studenten uppfyller inte villkoret och ska strykas.

37

38 Vad händer när man sparar?
När man lägger in Ej uppfyllt villkor och trycker ”Spara” ska följande ske: Personen stryks på NyA-webben Överstruken text. Flyttas till fliken ”Struken”. Resultat på antagning.se ändras från Reserv/Antagen till Struken Nytt antagningsbesked skickas till personen Överklagandehänvisning. Uppgift om strykning skickas till Uppdok (15min~) Bara aktuellt om personen var antagen. NyA känner av att personen inte längre är antagen Viktigt inför att man sedan ska kalla reserver.

39 Hur gör man rent konkret?
Lägg in antagning Registrera student Lägg in strykningar av personer som inte längre är aktuella Välj antal reserver som ska erbjudas plats Kontakta aktuella reserver med erbjudande Avvakta svar från reserver Lägg in strykning

40 Välj antal reserver som ska erbjudas plats
Viktigt att reserver kallas i rätt ordning Vem står på tur? Vilken urvalsgrupp ska personen antas ur (om den deltar i flera)? Vad gör vi om vi vill kalla fler/färre reserver än antal personer som uteblev? Systemstödet löser detta automatiskt! Systemet klarar av att välja rätt i flera olika situationer. Platserna fördelas enligt samma regelverk som i urval 2.

41

42

43

44

45

46

47

48 Vad händer när man flyttar upp?
Att flytta till arbetsytan gör inte att någon blir antagen Personerna blir gråmarkerade i listan nedanför Gråmarkerade i alla urvalsgrupper som personen deltar i. Går att flytta ner en reserv från arbetsytan Bör egentligen bara användas när man råkar flytta upp för många. Man får en lista över vilka reserver som ska kallas

49 Hur gör man rent konkret?
Lägg in antagning Registrera student Lägg in strykningar av personer som inte längre är aktuella Välj antal reserver som ska erbjudas plats Kontakta aktuella reserver med erbjudande Avvakta svar från reserver Lägg in strykning

50 Kontakta aktuella reserver med erbjudande
Viktigt att personer får något sorts meddelande/information om vad de behöver göra för att ta sin plats i anspråk.

51 Hur gör man rent konkret?
Lägg in antagning Registrera student Lägg in strykningar av personer som inte längre är aktuella Välj antal reserver som ska erbjudas plats Kontakta aktuella reserver med erbjudande Avvakta svar från reserver Lägg in strykning

52 Hur gör man rent konkret?
Lägg in antagning Registrera student Lägg in strykningar av personer som inte längre är aktuella Välj antal reserver som ska erbjudas plats Kontakta aktuella reserver med erbjudande Avvakta svar från reserver Lägg in strykning

53 Lägg in antagning

54

55

56

57

58 Vad händer när man sparar?
När man lägger in Antagning och trycker ”Spara” ska följande ske: Personens status ändras på NyA-webben Bakgrundsfärg ändras till grönt. Flyttas till fliken ”Antagna” (med ett R). Resultat på antagning.se ändras från Reserv till Antagen Nytt antagningsbesked skickas till personen Uppgift om antagning skickas till Uppdok (15min~)

59 Hur gör man rent konkret?
Lägg in antagning Registrera student Lägg in strykningar av personer som inte längre är aktuella Välj antal reserver som ska erbjudas plats Kontakta aktuella reserver med erbjudande Avvakta svar från reserver Lägg in strykning

60 Hur gör man rent konkret?
Lägg in antagning Registrera student Lägg in strykningar av personer som inte längre är aktuella Välj antal reserver som ska erbjudas plats Kontakta aktuella reserver med erbjudande Avvakta svar från reserver Lägg in strykning Finns även andra arbetsprocesser (samma steg i annan ordning)

61 Arbetsprocess #1 Lägg in antagning Registrera student
Lägg in strykningar av personer som inte längre är aktuella Välj antal reserver som ska erbjudas plats Kontakta aktuella reserver med erbjudande Avvakta svar från reserver Lägg in strykning

62 Arbetsprocess #2 Registrera student
Lägg in strykningar av personer som inte längre är aktuella Välj antal reserver som ska erbjudas plats Lägg in antagning Kontakta aktuella personer med erbjudande Avvakta svar från personerna Lägg in strykning

63 Jämförelse Lägg in antagning Registrera student
Lägg in strykningar av personer som inte längre är aktuella Välj antal reserver som ska erbjudas plats Kontakta aktuella reserver med erbjudande Avvakta svar från reserver Lägg in strykning Registrera student Lägg in strykningar av personer som inte längre är aktuella Välj antal reserver som ska erbjudas plats Lägg in antagning Kontakta aktuella personer med erbjudande Avvakta svar från personerna Lägg in strykning

64 Att göra reservantagning på Nyawebben
Vilka moment krävs för att göra reservantagning? Hur gör man rent konkret? Praktiska exempel. Vad är viktigt att tänka på?

65 Kurs: Gotländska småblommor och lökväxter A
Efter urval 2 har kursen 20 antagna och 100 reserver, den är stängd för sen anmälan. De 20 antagna har haft två veckor på sig att registrera sig i StudentPortalen, den tiden gick ut igår av de antagna har registrerat sig 1 har lämnat återbud via antagning.se 2 har inte hörts av Vi vill kalla 3 reserver

66 Arbetsprocess #1 – Exempel
Lägg in antagning Registrera student Lägg in strykningar av personer som inte längre är aktuella Välj antal reserver som ska erbjudas plats Kontakta aktuella reserver med erbjudande Avvakta svar från reserver Lägg in strykning - En person hade själv lämnat återbud. - På de andra två lägger vi in Uteblev.

67 Arbetsprocess #1 – Exempel
Lägg in antagning Registrera student Lägg in strykningar av personer som inte längre är aktuella Välj antal reserver som ska erbjudas plats Kontakta aktuella reserver med erbjudande Avvakta svar från reserver Lägg in strykning - Vi låter systemet välja tre reserver åt oss, som flyttas upp till arbetsytan ”Aktuella för antagning”.

68 Arbetsprocess #1 – Exempel
Lägg in antagning Registrera student Lägg in strykningar av personer som inte längre är aktuella Välj antal reserver som ska erbjudas plats Kontakta aktuella reserver med erbjudande Avvakta svar från reserver Lägg in strykning - Vi skickar e-post till de tre reserverna som finns i arbetsytan och ger reserverna två arbetsdagar på sig att svara och tacka ja. - Vi skriver en notering.

69 Arbetsprocess #1 – Exempel
Lägg in antagning Registrera student Lägg in strykningar av personer som inte längre är aktuella Välj antal reserver som ska erbjudas plats Kontakta aktuella reserver med erbjudande Avvakta svar från reserver Lägg in strykning - Två av de som erbjudits en plats tackar ja inom angiven tid, en hör inte av sig alls.

70 Arbetsprocess #1 – Exempel
Lägg in antagning Registrera student Lägg in strykningar av personer som inte längre är aktuella Välj antal reserver som ska erbjudas plats Kontakta aktuella reserver med erbjudande Avvakta svar från reserver Lägg in strykning - Vi antar de två som tackat ja.

71 Arbetsprocess #1 – Exempel
Lägg in antagning Registrera student Lägg in strykningar av personer som inte längre är aktuella Välj antal reserver som ska erbjudas plats Kontakta aktuella reserver med erbjudande Avvakta svar från reserver Lägg in strykning Vi lägger in Uteblev på den person som inte hörde av sig alls.

72 Arbetsprocess #1 – Exempel
Lägg in antagning Registrera student Lägg in strykningar av personer som inte längre är aktuella Välj antal reserver som ska erbjudas plats Kontakta aktuella reserver med erbjudande Avvakta svar från reserver Lägg in strykning Efter 15 minuter registrerar vi i Uppdok de två som vi antog i NyA-webben. Nu har vi 19 registrerade på kurstillfället, vill vi anta fler reserver så gör vi om processen från det andra steget i processen.

73 Kurs: Gotländska småblommor och lökväxter A
Efter urval 2 har kursen 20 antagna och 100 reserver, den är stängd för sen anmälan. De 20 antagna har haft två veckor på sig att registrera sig i StudentPortalen, den tiden gick ut igår av de antagna har registrerat sig 1 har lämnat återbud via antagning.se 2 har inte hörts av Vi vill kalla 3 reserver

74 Arbetsprocess #2 - Exempel
Registrera student Lägg in strykningar av personer som inte längre är aktuella Välj antal reserver som ska erbjudas plats Lägg in antagning Kontakta aktuella personer med erbjudande Avvakta svar från personerna Lägg in strykning - En person hade själv lämnat återbud. - På de andra två lägger vi in Uteblev.

75 Arbetsprocess #2 - Exempel
Registrera student Lägg in strykningar av personer som inte längre är aktuella Välj antal reserver som ska erbjudas plats Lägg in antagning Kontakta aktuella personer med erbjudande Avvakta svar från personerna Lägg in strykning - Vi låter systemet välja tre reserver åt oss, som flyttas upp till arbetsytan ”Aktuella för antagning”.

76 Arbetsprocess #2 - Exempel
Registrera student Lägg in strykningar av personer som inte längre är aktuella Välj antal reserver som ska erbjudas plats Lägg in antagning Kontakta aktuella personer med erbjudande Avvakta svar från personerna Lägg in strykning - Vi antar alla tre reserver.

77 Arbetsprocess #2 - Exempel
Registrera student Lägg in strykningar av personer som inte längre är aktuella Välj antal reserver som ska erbjudas plats Lägg in antagning Kontakta aktuella personer med erbjudande Avvakta svar från personerna Lägg in strykning Vi skickar e-post till de tre antagna och berättar att de har två arbetsdagar på sig att höra av sig om de vill registreras på kurstillfället. Vi skriver en notering.

78 Arbetsprocess #2 - Exempel
Registrera student Lägg in strykningar av personer som inte längre är aktuella Välj antal reserver som ska erbjudas plats Lägg in antagning Kontakta aktuella personer med erbjudande Avvakta svar från personerna Lägg in strykning - Två av de som erbjudits en plats tackar ja inom angiven tid, en hör inte av sig alls.

79 Arbetsprocess #2 - Exempel
Registrera student Lägg in strykningar av personer som inte längre är aktuella Välj antal reserver som ska erbjudas plats Lägg in antagning Kontakta aktuella personer med erbjudande Avvakta svar från personerna Lägg in strykning - Vi registrerar i Uppdok de två som tackat ja.

80 Arbetsprocess #2 - Exempel
Registrera student Lägg in strykningar av personer som inte längre är aktuella Välj antal reserver som ska erbjudas plats Lägg in antagning Kontakta aktuella personer med erbjudande Avvakta svar från personerna Lägg in strykning Vi lägger in Uteblev på den person som inte hörde av sig. Inom 15 minuter skickas information om strykningen över till Uppdok. Nu har vi 19 registrerade på kurstillfället, vill vi anta fler reserver så gör vi om processen från det andra steget i processen.

81 Att göra reservantagning på Nyawebben
Vilka moment krävs för att göra reservantagning? Hur gör man rent konkret? Praktiska exempel. Vad är viktigt att tänka på?

82 Vad är viktigt att tänka på?
Det går inte att ångra en reservantagning eller en strykning som läggs in i Nyawebben Antagningsenheten kan korrigera felaktiga strykningar (däremot inte felaktiga antagningar). Listan över reserver/antagna kan ändras under reservantagningen När en person blir reservantagen/struken flyttas personen till en annan flik. Om en person lämnar återbud på antagning.se flyttas personen till en annan flik. När antagningsenheten gör efterantagningar (urval för sena anmälningar) kan det dyka upp nya antagna/reserver. I sällsynta fall kan det dyka upp en ny reserv i arbetsytan ”Aktuella för antagning”.

83 Vad är viktigt att tänka på? forts.
Personer kan vara reservplacerade i flera urvalsgrupper Om man blir antagen i en urvalsgrupp, stryks man från en annan. Om man flyttas upp till arbetsytan ”Aktuella för antagen”, gör man detta från en urvalsgrupp. Personen blir utgråad i övriga urvalsgrupper. Noteringar som skrivs syns på personen i alla urvalsgrupper/flikar.

84 Särskilda funktioner och övrigt att tänka på

85 Särskilda funktioner/övrigt att tänka på
Möjlighet till ”masshantering” Möjlighet att skapa e-postlista Möjlighet att klistra in personnummer som ska strykas - Informera om när reservantagning påbörjas, upphör, är avslutad m.m. E-post om efterantagna Hantering av återbud på antagning.se

86 Hantera flera

87

88

89

90

91

92 Skapa e-postlista

93

94

95

96

97 Möjlighet att klistra in personnummer som ska strykas
Exempelvis från en lista i Uppdok över de som inte registrerat sig i tid.

98

99

100

101

102

103

104

105 Informera om när reservantagning påbörjas och är avslutad
Information som visas på sökandewebben

106

107 Information om reservantagning på antagning.se
Om ingen markering finns ”Det finns ingen information om hur och när reserver kommer att antas till den här utbildningen. Högskolan eller universitetet kommer att höra av sig till dig om det blir aktuellt att anta reserver.” Det finns datum för när reservantagning startar (datumet är inte passerat) ”Antagning av reserver till den här utbildningen har inte börjat än. Högskolan eller universitetet kommer tidigast att börja kontakta reserver: XX-XX-XX” Det finns datum för när reservantagning startar (datumet är dagens datum eller datum är passerat) ”Nu är antagningen av reserver igång. Om inte annat har informerats behöver du inte göra någonting. Högskolan eller universitetet kommer att mejla, ringa eller informera dig på annat sätt om du blir antagen.”

108 Det finns datum för när reservantagning startar och en markering för avslutad reservantagning
”Högskolan eller universitetet kommer inte att anta några fler reserver till den här utbildningen. Om de inte redan har hört av sig till dig kommer du alltså inte att få en plats på utbildningen.” Det finns inget datum för när reservantagning startar men det finns en markering för avslutad reservantagning Alla texter finns även på engelska för sökande som valt engelska som kommunikationsspråk

109 E-post om efterantagna
När det görs efterantagning skickas det ut e-post till institutionen Antagningsenheten försöka göra efterantagning 1-2 ggr i veckan E-postmeddelanden innehåller bara information om personer som blir antagna Tidigare framgick också information om reserver som tillkommit Om ingen antas till utbildningstillfället skickas inget meddelande Alternativ för att ha koll på om reserver tillkommer Bevaka NyA-webben? Bättre information från Antagningsenheten?

110 Hantering av återbud på antagning.se
Antagna och reserver kan själva lämna återbud på antagning.se Läggs i vissa fall in automatiskt i Uppdok (gäller om man är antagen) Läggs i vissa fall inte in i Uppdok (gäller om man är registrerad eller reservplacerad) Avisering om lämnat återbud skickas till e-postmottagare Gäller endast om man har uppgivit e-postadress till Uppdok-enheten Gäller endast för återbud på antagning (inte återbud på reservplats) Framgår i aviseringen om studenten har registrerat sig på utbildningen ifråga Går att stänga möjligheten att lämna återbud Om man inte stänger går det att lämna återbud i princip hela terminen

111 Från mitten av juni kommer det även gå att lägga in datum för att stänga möjligheten att lämna återbud på antagning.se i funktionen ”Antagna/Reserver”

112 Från mitten av juni kommer det gå att stänga möjligheten att lämna återbud via antagning.se till flera utbildningar samtidigt

113 Sammanfattning

114 Sammanfattning Ny funktionalitet på Nyawebben Lita på systemet
Stryka en reserv/antagen som inte längre är aktuell. Lägga in antagning för en reserv. Lita på systemet Hör av er till oss vid oklarheter

115 Innan ni går Kontaktuppgifter
Material som kommer att finnas tillgängligt Informationsfilmer Hjälptexter i NyA-webben Manual (UHR) Information inför reservantagning Behörighetsblankett Deltagarlista