Välkomna 2018-09-19.

En presentation över ämnet: "Välkomna 2018-09-19."— Presentationens avskrift:

1 Välkomna

2 Nytt tidregistrerings- och ersättningssystem Utförare Hemtjänst Utbildning del 2

3 Agendan för dagen Uppföljning av hur förberedelsearbetet har gått
Presentation av administrativa systemet Phoniro Fikapaus ca 14:30  Nya insatser i ParaGå Webbaserad utbildning Paraplysystemet Ersättning för utbildningen Support och stöd Avslut 16:30

4 Hur uppfattar du det nya tidregistrering- och ersättningssystemet?

5 Hur uppfattar du det nya tidregistrering- och ersättningssystemet?

6 Hur går det??

7 Flöde - beslut till ersättning
Paraplyet -Biståndshandläggare skickar beställning ParaSol - Beställningen accepteras och aktiveras av utförare. Genomförandeplan upprättas och godkänns. ParaGå -Tidsregistrering och dokumentation ParaSol - Dokumentation från ParaGå Phoniro - Administrativt system där arbetsledare granskar, justerar och godkänner arbetspass som kommer från ParaGå Paraplyet - Biståndshandläggare hanterar tid som överskrider bevakningsgränsen. Räkning till kund och ersättning till utförare.

8 Phoniro Webbgränssnitt mellan ParaGå och Paraplyet
I Phoniro kan behörig administratör/arbetsledare: Granska registrerade arbetspass och besök Justera tid, insatser, besök etc. Skapa och ta bort besök Registrera frånvaroperioder Ta fram rapporter över enskild kund och personalens kontinuitet och tider

9 Phoniro Phoniro finns som en Paraplyapplikation

10 Phoniro På startsidan av Phoniro finns ikoner för de olika huvudfunktionerna

11 Fikapaus

12 Regelverk ”Tillämpningsanvisningar för Ersättning- och tidsregistreringssystem i hemtjänsten” Nya regelverket kring insatser och ersättning Finns på Fr.o.m mitten av december

13 Nya insatser i ParaGå Nya insatser: Dubbelbemanning
Kollektiva insatser Avböjt besök

14 Webbaserad utbildning www.stockholm.se/tidsregistrering

15 Paraplysystemet I Paraplysystemet kommer ni att arbeta med:
Godkända arbetspass från Phoniro exporteras till Paraplysystemet. Tiden som registrerats i arbetspassen blir underlag för ersättning till utföraren och räkning till kund I Paraplysystemet kommer ni att arbeta med: Fakturaunderlag hemtjänst, privata utförare Sammanställning interndebitering, kommunala utförare Hantera tid och besök över bevakningsgräns

16 Rapporter för uppföljning
Biståndshandläggare kan se följande: Tidpunkt för KOM och GICK samt besökets längd Personal som utfört besöket Tid för dubbelbemanning, kollektiva insatser Antal nattbesök samt tid för dessa Avböjt besök och frånvaroperiod Rapportering via mobil alternativt efterjustering

17 Bevakningsgränser Bevakningsgränsen är beviljad tid per månad plus ett antal timmar extra. Det är en kontrollfunktion som beräknas på total tid per månad. Bevakningsgränserna beräknas på följande sätt: Beslutat tid/månad Bevakningsgräns 0,5 – 2,0 tim Beställd tid + 2,0 tim 2,5 – 100,0 tim Beställd tid + 10 % 100,5 – tim Beställd tid + 10 tim Nattinsatser Beställd tid + 10 %

18 Bevakningsgränser Utföraren ska förklara varför bevakningsgränsen överskridits Biståndshandläggarna kommer i bevakningslistan se ärenden där bevakningsgränsen överskridits Biståndshandläggaren har möjlighet att godkänna, delvis godkänna eller helt avslå tiden som överskrider bevakningsgränsen. Vid avslag får utföraren betalt upp till bevakningsgränsen Utbetalningen för det som godkänts över bevakningsgränsen sker nästkommande månad

19 Införandeplan

20 Aktiviteter inför ”skarpt läge”
All personal ska kunna hitta information, trycka Kom och Gick, bocka i rätt insatser samt dokumentera i telefonerna All personal ska göra webbaserade utbildningen del 2 Kunna registrera dubbelbemanning, kollektiva insatser samt avböjda besök Totalrapportera från och med 1 januari tills enheten ska tidsregistrera i telefonerna, ”Skarpt läge”

21 Ersättning för utbildning
Ni debiterar äldreförvaltningen Blankett för ersättning 3000 kr/person för två ½ dagar (Del 1 och Del 2) Ersättningen gäller för max två personer per enhet

22 Information Alla mallar, manualer, dokumentation inkl. den webbaserade utbildningen finns att hämta på För support kring lösenord (utöver kontorstid), installation och registrering av ParaGå i telefoner, stadens IT-system, och förlustanmälan av telefon kontakta: Servicecentrum på Vid frågor kring tids- och ersättningssystemet, dess regelverk, införandeplan eller aktiviteter kontakta: Äldreförvaltningen på eller  209 /  216 /

23 Tack för er uppmärksamhet 

24 Dubbelbemanning Vid dubbelbemanning ska båda personerna tidsregistrera, KOM och GICK. Den person som är extraresurs/dubbelbemanning registrerar tiden och endast insatsen ”Dubbelbemanning”. Den som är ”grundbemanning” registrerar tid som vanligt och registrerar även de insatser som utförts ex ”Personlig omvårdad”. När man registrerar insatsen ”Dubbelbemanning” genererar det ersättning till utförare men inte räkning till kund då kunden endast betalar för enkelbemanning.

25 Kollektiva insatser Vissa insatser kan vara svåra att tidsregistrera, utförs åt flera kunder samtidigt eller av underleverantör. Insatserna tvätt, inköp och ärende kan utföras som ”kollektiva insatser” och ersätts då automatiskt utifrån schablontid. Matdistrubution registreras alltid som kollektiv insats Exempel, Inköp åt fyra kunder utförs samtidigt och delas sen ut. När man lämnar matkassen gör man en tidsregistrering med Kom, insatsen ”kollektiv insats Inköp” samt Gick.

26 Avböjda besök Avböjt besök ersätts med planerad tid
Med avböjt besök menas besök där den enskilde tackar nej till besök i dörren. Det avböjda besöket registreras på plats hos kunden i telefonen via ParaGå. När man registrerar ett avböjt besök ska man först skriva orsak till det avböjda besöket, den noteringen är till biståndshandläggaren men ses även av arbetsledare. Utöver denna notering ska man självklart alltid skriva en journalanteckning, social dokumentation som går till ParaSol.

27 Phoniro För att komma till arbetspass tryck på ikonen ”Godkänn arbetspass”

28 Phoniro – Godkänn arbetspass
Här ser du de arbetspass som medarbetarna har registrerat i ParaGå

29 Phoniro – Granska arbetspass
Ett arbetspass innehåller de besök som personalen har registrerat under en arbetsdag

30 Phoniro – Redigera besök
Genom att klicka på ett besök kommer du till detaljbilden för besöket. Här finns det möjlighet att redigera eventuella felaktigheter, lägga till eller ta bort insatser för att sedan spara besöket.

31 Phoniro – Godkänna arbetspass
Ett arbetspass godkänns genom att klicka på Godkänn under arbetspasset Godkända arbetspass exporteras till Paraplysystemet Tiden som registrerats i arbetspassen blir underlag för ersättning till utföraren och räkning till kund Bör göras varje dag (vardag) för snabb uppföljning Arbetspass som inte godkänts innan körning blir ”värdelösa”

32 Phoniro – Nytt arbetspass
Ett arbetspass kan registreras genom att klicka på Nytt arbetspass Detta görs om tidsregistreringen inte kunnat utföras i ParaGå När arbetet utförts av underleverantör

33 Phoniro – Nytt arbetspass
Här väljer du den personal som utfört arbetspasset som ska efterregistreras Om arbetspasset utförts av under- leverantör ska chefen stå som personal

34 Phoniro – Nytt besök När du skapat ett arbetspass börjar du efterregistrera utförda besök Biståndshandläggare och Äldreförvaltningen kan se om ett arbetspass eller besök är efterregistrerat eller justerat

35 Phoniro – Nytt besök Här söker du fram kunden
Fyller i datum och besökets tid Väljer insatstyp Bockar i insatser som utförts

36 Phoniro - Arbetspass Här kan man se godkända och pågående arbetspass
Pågående arbetspass kan avslutas Man kan söka fram arbetspass bakåt i tiden Ett godkänt arbetspass kan inte redigeras

37 Phoniro – Avsluta arbetspass
Om en medarbetare missat att avsluta sitt arbetspass i ParaGå kan administratör/ arbetsledare göra det i Phoniro. Gå in på det aktuella arbetspasset och klicka på Avsluta arbetspass

38 Phoniro - Beställningar
Här kan du se Fr.o.m- och T.o.m datum för alla pågående beställningar

39 Phoniro - Kund Sök upp kund med hjälp av namn eller personnummer
Tryck på Sök När du hittat rätt, klicka på personens namn för att komma vidare

40 Phoniro - Kund Här kan man se information om varje enskild kund
Informationen kan inte redigeras

41 Phoniro - Uppföljning Rapporterna har stora variationsmöjligheter och är väldigt detaljerade Klicka på den rapport som ni vill se för verksamhetsuppföljning

42 Phoniro - Uppföljning Detaljerad besöksrapport
Tidpunkt för Kom och Gick samt besökets längd Personal som utfört besöket Tid/tidpunkt för dubbelbemanning, kollektiva insatser Avböjt besök och frånvaroperiod Antal nattbesök samt tid för dessa Rapportering via mobil alternativt efterjustering Antal larminsatser samt längd för dessa Besökets GPS-position

43 Detaljerad Besöksrapport
Phoniro - Uppföljning Detaljerad Besöksrapport

44 Phoniro - Administration
Under administration kan du registrera frånvaroperiod Tryck på ikonen Kund

45 Phoniro – Registrera frånvaro
Sök upp rätt kund med hjälp av namn eller personnummer.

46 Phoniro - Administration
Välj Frånvaroperioder

47 Phoniro - Administration
Klicka på Ny frånvaroperiod

48 Phoniro - Administration
Här kan du registrera en ny frånvaroperiod genom att fylla i Anmälningsdatum och hur lång frånvaron beräknas vara (fr.o.m – t.o.m). och beskriver orsaken till frånvaroperioden, ex sjukhusvistelse eller resa

49 Hittas ParaSol under bevakningslista

50 Hittas i ParaSol under ”menyfliken” Arbetsplats