Ansvar för multipeldistriktets jubileumskoordinator

En presentation över ämnet: "Ansvar för multipeldistriktets jubileumskoordinator"— Presentationens avskrift:

1 Ansvar för multipeldistriktets jubileumskoordinator
Introduktion (10:00) Som multipeldistriktets jubileumskoordinator är du den drivande kraften för hundraårsjubileets aktiviteter i ditt multipeldistrikt. Ditt aktiva deltagande i denna roll säkerställer att hundraårsjubileets aktiviteter gör framsteg i ditt multipeldistrikt och därmed är till nytta för det globala firandet av hundraårsjubileet. I denna session ska vi titta närmare på de viktigaste delarna i ditt ansvar och hur de kommer att leda till framgång av hundraårsjubileets firande. Utbildning för multipeldistriktets jubileumskoordinator

2 Sessionens mål Förstå betydelsen av fortlöpande utbildning om hundraårsjubileets program Fortsätta planering av hundraårsjubileets program i ditt multipeldistrikt Förstå omfattning och mål gällande behov av kommunikation som leder till framgång Inrapportera lokala framgångar till hundraårsjubileets handlingskommitté Efter denna session kommer du att kunna: Förstå betydelsen av fortlöpande utbildning om hundraårsjubileets program Fortsätta planering av hundraårsjubileets program i ditt multipeldistrikt Förstå omfattning gällande behov av kommunikation som leder till framgång Inrapportera lokala framgångar till hundraårsjubileets handlingskommitté under rapportdagarna

3 Vägledning för multipeldistriktets jubileumskoordinator
Dela ut: Vägledning för multipeldistriktets jubileumskoordinator Förklara att vägledningen ger en konkret överblick över deras roller och ansvar under hela hundraårsjubileets firande. Låt deltagarna titta igenom materialet snabbt och förklara att du kommer att gå igenom flera delar senare.

4 Ansvar för multipeldistriktets jubileumskoordinator
Utbilda Genomföra Kommunicera Rapportera Som har angivits i vägledningen kan ditt ansvar delas i i fyra huvudsakliga kategorier: Utbilda Genomföra Kommunicera Rapportera Fråga: Vad tror du kommer att bli den trevligaste delen med detta arbete? Låt flera av deltagarna berätta om vad de anser, baserat på vad de vet om posten. Skriv ner deltagarnas kommentarer på blädderblocket. Fråga: Vad tror du kommer att bli den viktigaste delen med detta arbete? Låt flera av deltagarna berätta om vad de anser, baserat på vad de vet om posten. Skriv ner deltagarnas kommentarer på blädderblocket. Sannolikt kommer deltagarna säga att ALLT är viktigt. Tack för era kommentarer. Som det visar sig är alla delarna i detta arbete viktiga. Så låt oss gå igenom dem alla.

5 Utbilda dig själv Informationsmöten Area Forum
Hundraårsjubileets nyhets-brev för koordinatorer Lions100.org Facebooksida för hundra-årsjubileets koordinatorer Avsnitt 1: Utbilda dig själv och andra (5:00) Bara genom att vara här i dag och delta i denna information är du engagerad i fortlöpande utbildning av dig själv, vilket krävs för att kunna hålla upp farten ända till slutet av hundraårsjubileets firande. Innan du åker härifrån i dag bör du känna självförtroende i din förmåga att presentera information om hundraårsjubileets program till distriktens jubileumskoordinatorer och alla medlemmar i ditt multipeldistrikt. Uppdateringar om de framsteg som görs mot hundraårsjubileets mål, reportage från firande runtom i världen och information om Lions framtida globala fokus kommer att presenteras under kommande månader. Du måste vara aktiv med att söka information och använda den för att inspirera och motivera fortsatt deltagande. Var medveten om alla källor till information! Fråga: Vilka källor med information kommer du använda till uppdateringar om hundraårsjubileet? Använd blädderblocket för att skriva ner deltagarnas förslag på källor till information. Tack för alla dessa idéer. *Vi har också noterat några. Informationsmöten Sessioner om hundraårsjubileet är inplanerade till Area Forum: Möjligheter att träffa andra jubileumskoordinatorer är viktigt, inte endast för den information som kommuniceras, utan det ger även möjlighet att diskutera utmaningar, möjligheter och idéer. Dina kamrater kommer att vara en viktig resurs för dig och dina erfarenheter kan inspirera andra. Hundraårsjubileets nyhetsbrev för koordinatorer: Skickas via e-post och arkiveras på Lions100.org Verktygslådan på Lions100.org Vi kommer att titta närmare på verktygslådan i nästa session. Facebookgruppen Lions100 för jubileumskoordinatorer Gruppen är till för alla jubileumskoordinatorer, för att dela med sig av idéer, förslag, utmaningar och framgångar.

6 Utbilda andra Information till distriktens jubileumskoordinatorer
Seminarier och/eller webbkonferenser om hundraårsjubileet Publicering av information om hundraårsjubileet Stöd till alla ledare i distrikt och klubbar Efter att ha förberett dig själv och förstått hundraårsjubileets tema och program samt regelbundet ha sökt efter uppdateringar av dina kunskaper kommer ditt ansvar att bland annat omfatta att dela med dig av information och förståelse med distriktens jubileumskoordinatorer och andra ledare i dina distrikt, till exempel distriktsguvernörens team samt distriktets GMT och GLT. Det första stora steget på vägen att fullfölja dina uppgifter är att planera och genomföra information för alla distriktens jubileumskoordinatorer i ditt multipeldistrikt. Vi kommer att tala mer om detta senare. Efter detta informationsmöte bör du ha som mål att kommunicera ut nyheter ofta och regelbundet om hundraårsjubileet till distriktens jubileumskoordinatorer och hjälpa dem att finna svar på frågor om hundraårsjubileet. Du är även hundraårsjubileets talesperson och en expert på multipeldistriktsnivå. Håll guvernörsrådet uppdaterat om hundraårsjubileets uppdateringar och svara på de frågor de kan tänkas ha. Försök att presentera information regelbundet vid guvernörsrådets möten. Var en resurs för distriktets ledare och klubbmedlemmar som kontaktar dig med frågor. Dra nytta av varje tillfälle som ges att göra hundraårsjubileet till en viktig del av de insatser medlemmarna utför i multipeldistriktet. Rett par exempel är att planera in informationsmöten om hundraårsjubileet vid multipeldistriktets riksmöte eller fundera över att genomföra en webbkonferens för de medlemmar i multipeldistriktet som är intresserade. Finn möjligheter att presentera information vid lokala ledarskapsutbildningar. Till sist, glöm inte att använda olika kommunikationssätt för att sprida information om hundraårsjubileet. Skriv regelbundet artiklar om hundraårsjubileet, för publicering i nyhetsbrev, bloggar eller i sociala media. Fråga: Hur har du delat med dig av information om hundraårsjubileets program med andra medlemmar i multipeldistriktet? Skriv ner deltagarnas kommentarer på blädderblocket. Svaren kan omfatta: Lagt upp information om hundraårsjubileet på Facebook eller Instagram Publicerat artiklar i nyhetsbrev Använt hundraårsjubileets logotyp i e-post till andra medlemmar Berättat om lokal historia och spridningen av Lions i världen Varit ordförande i en planeringskommitté om hundraårsjubileet Tack för alla dessa idéer. Vi kommer att titta närmare på fler strategier i sessionen Kommunikation och skapa medvetenhet senare i dag.

7 Genomföra hundraårsjubileets program
Planera och genomför hundraårsjubileets firande och aktiviteter i ditt multipeldistrikt och klubb! Föregå med gott exempel! Hundraårsjubileets anslagsprogram Hundraårsjubileets planeringsvägledning för klubbar Avsnitt 2: Genomföra hundraårsjubileets program (15:00) Att göra insatser betyder mycket mer än att bara prata om saken. Som multipeldistriktets jubileumskoordinator har du en utmärkt möjlighet att föregå med gott exempel. Samordna med alla multipeldistriktets ledare: Guvernörsrådet, multipeldistriktets GMT och GLT, de kommittéer som finns för att genomföra hjälpinsatser i multipeldistriktet och multipeldistriktets PR-ordförande, för att säkerställa att hundraårsjubileets alla aktiviteter genomförs, fungerar smärtfritt samt att information om dessa aktiviteter sprids till allmänheten. En viktig resurs som vi kommer att titta mer i detalj på är hundraårsjubileets anslagsprogram, vilket är tillgängligt för multipeldistrikten. Du som multipeldistriktets jubileumskoordinator ska skriva under ansökan tillsammans med sittande guvernörsrådsordförande. Stöd dina egna klubbledare och medlemmar att delta i samtliga av hundraårsjubileets program. En utmärkt resurs är hundraårsjubileets planeringsvägledning för klubbar. Denna vägledning innehåller bland annat ett arbetsblad, vilket hjälper till att hålla ordning på alla delar i klubbens plan för hundraårsjubileet. Den finns på webbplatsen Lions100.org. Låt oss använda lite tid till att dela med oss av våra lokala planer om hundraårsjubileet. I grupper om 4-5 personer (eller två och två om gruppen är liten), diskutera hundraårsjubileets aktiviteter som din klubb och multipeldistrikt kommer att genomföra. Du kan använda utrymmet på sidan 1 i deltagarhandboken för att skriva ner idéer eller planer att använda. Be en person i varje grupp att föra noteringar och be grupperna att diskutera sina planer under 10 minuter. Be sedan grupperna att presentera en sammanfattning av de aktiviteter de har diskuterat. Övergång till nästa avsnitt: Tack för att ni har delat med er av dessa planer och idéer. Jag hoppas att var och en av er kan ta med er några nya idéer hem och dela med er av dem till ledare i ditt multipeldistrikt och i din klubb.

8 Kommunicera Efter att göra rätt saker är det näst mest viktiga att låta människor veta att du gör rätt saker. - John D. Rockefeller Avsnitt 3: Kommunicera (5:00) Du har en mycket viktig post i multipeldistriktet, eftersom många budskap måste framföras av dig till olika typer av åhörare. Hundraårsjubileet är ett gyllene tillfälle att fokusera på hur vi kommunicerar internt till varandra och externt till allmänheten på respektive hemort samt till det globala samhället. Fundera över citatet av John D. Rockefeller, en berömd amerikansk affärsman och filantrop: ”Efter att göra rätt saker är det näst mest viktiga att låta människor veta att du gör rätt saker.” Fråga: Hur kan man applicera Rockefellers ord på firandet av vårt hundraårsjubileum? Svaren kan omfatta: Medlemmarna bör berätta om Lions, för att inspirera fler människor att bli medlemmar. Våra hjälpinsatser är så kraftfulla, eftersom de påverkar så många människor och Lions historia av hjälpinsatser kan inspirera andra människor att göra som vi. Genom att berätta om vår historia säkerställer vi att inget missförstås av omvärlden. I de föregående bilderna om genomförande sa vi att insatser har större betydelse än att bara prata. Enligt Rockefellers citat måste vi först agera, men sedan måste vi även tala! Att kommunicera ut information har flera syften under hundraårsjubileet.

9 Kommunicera Säkerställa att information om hundraårsjubileet sprids upp och ner i hundraårsjubileets team-struktur och ut till allmänheten. Kommunikation: Inspirerar Motiverar Främjar arbete i team Skapar ansvarskänsla Tänk på översikten över hundraårsjubileets team. Din position ligger ungefär i mitten av den strukturen. I din position måste du säkerställa att information sprids både in och ut från ditt multipeldistrikt. Vi har redan i avsnittet om att utbilda dig själv och andra diskuterat betydelsen av att information sprids till multipeldistriktet. Den information som sprids från multipeldistriktet bör vara riktad till allmänheten och till hundraårsjubileets teamstruktur. Återigen, du kommer ha gott om tid att titta närmare på kommunikationsstrategier senare i dag. Om man sammanfattar, har detta flöde av information många syften: Att inspirera nya medlemmar och partners att stödja oss Att inspirera Lions att göra fler och bättre hjälpinsatser Att främja arbete i team i hela organisationen Att skapa ansvarskänsla för uppgifter och planer Ibland är det enkelt att kommunicera, till exempel när vi berättar om våra erfarenheter eller berättar om ett personligt problem för en vän. Andra typer av kommunikation kräver mer planering och strukturerat genomförande, för att vara effektiva. Se till att regelbunden kommunikation är en viktig del i all din planering och genomförande. Just nu är det färre än 50 % av klubbarna som använder serviceaktivitetsrapporten i MyLCI. Trots det har vi redan uppnått mer än 50 % av målet i hundraårsjubileets hjälputmaning och vi har mer än hälften av tiden kvar att uppnå målet! Tänk dig hur informationen om Lions påverkan skulle förändras om VARJE klubb inrapporterade sina hjälpinsatser och information om dem som har fått hjälp. Du kan göra inrapporteringen av serviceaktiviteter en prioritet för klubbarna i ditt multipeldistrikt. Slutligen, som multipeldistriktets jubileumskoordinator kommer du att använda kommunikation och rapporter för att hålla dina distriktskoordinatorer ansvariga samt ta ansvar själv genom att sammanställa och inrapportera information till din representant i hundraårsjubileets handlingskommitté. Låt oss nu titta närmare på den struktur som finns för denna kommunikation: Hundraårsjubileets rapportdagar.

10 Hundraårsjubileets rapportdagar
Distriktsnivå: Sammanställa klubbinformation och presentera på multipeldistriktsnivå 2 veckor Multipeldistriktsnivå: Sammanställa distriktsnivån och presentera för medlemmar i handlingskommittén Konstitutionellt område: Sammanställa multipeldistriktsnivån och presentera för handlingskommitténs ordförande Handlingskommitténs ordförande Sammanställa handlingskommitténs information till en global rapport 1 vecka Avsnitt 4: Inrapportera framsteg till medlemmar i handlingskommittén (20:00) Hundraårsjubileets rapportdagar är till för att följa upp framsteg på alla nivåer i hundraårsjubileets teamstruktur och säkerställa att alla medlemmar engagerade i vårt betydelsefulla firande. Som vi redan har sett finns det mycket arbete att göra, för att säkerställa att firandet av vårt hundraårsjubileum blir en framgång. Lyckligtvis finns det många händer, hjärnor och hjärtan som hjälper till i detta arbete. Dela ut: Hundraårsjubileets rapportdagar - Översikt Under hundraårsjubileets rapportdagar kommer alla distriktens jubileumskoordinatorer uppmuntra sina klubbar att skicka in serviceaktivitetsrapporter. Därefter kommer var och en av er att samla in rapporter från distriktens jubileumskoordinatorer. Du kommer därefter att sammanställa dessa rapporter och skicka en rapport till en medlem i hundraårsjubileets handlingskommitté, som i sin tur rapporterar till tidigare internationell president Frank Moore III, so är ordförande för hundraårsjubileet. Till sist kommer tidigare internationell president Moore att sammanställa en global rapport för alla medlemmar. Det kommer att ta sju veckor att samla in, sammanställa och inrapportera dessa rapporter genom hundraårsjubileets teamstruktur. Totalt har fem rapportdagar planerats in. Som du ser på bilden och i det utdelade materialet har distriktets jubileumskoordinator två veckor på sig att samla in rapporter från sina klubbar och du kommer att ha två veckor att samla in rapporterna från dina distriktskoordinatorer. Datum för inrapporteringen finns med i det utdelade materialet.

11 Hundraårsjubileets rapportdagar
Fokus i rapporten Maj 2016: Rekrytering November 2016: Hjälpinsatser Maj 2017: Medlemmar November 2017: Bestående projekt Maj 2018: LCI framåt Inrapporteringsperioden på sju veckor kommer att kulminera i maj och november varje år. Rapporterna bör vara omfattande och täcka in hundraårsjubileets program, men varje period kommer att ha ett specifikt fokus som ni kan se på bilden. Dessa områden är: Maj 2016: Rekrytering av hundraårsjubileets koordinatorer och ordförande November 2016: Hjälpinsatser Maj 2017: Medlemmar November 2017: Bestående projekt Maj 2018: LCI framåt Notering till instruktören: LCI framåt är den nya strategiska plan som just nu sammanställs, vilken kommer att hjälpa oss in i nästa århundrade. Mer information kommer! Specifika datum för varje segment inom hundraårsjubileets team och rapportformulär kommer att skickas direkt till er alla via e-post före inledningen av rapportperioden. Formulären kommer innehålla exempel på frågor, för att vägleda konversationen med dina distriktskoordinatorer. Ett exempel på formulärets frågor till den första rapportdagen om rekrytering finns med på sidan två i det utdelade materialet. Förutom plats att notera resultat, utmaningar och planerad uppföljning innehåller formuläret plats att notera om klubbarna har var sin ordförande för hundraårsjubileet. Låt oss fundera över hur hundraårsjubileets rapportdagar kan användas som ett fokus för kommunikation, motivation och ansvarstagande i multipeldistriktets klubbar?

12 Hundraårsjubileets rapportdagar
Hänvisa deltagarna till sidan 2 i deltagarhandboken. Fråga: Hur kommer du använda hundraårsjubileets rapportdagar som ett fokus för kommunikation, motivation och ansvarstagande i multipeldistriktets klubbar? Be deltagarna att arbeta i grupper om 4-5 personer (eller två och två om gruppen är liten). Ge grupperna 10 minuter till att skriva ner grunderna till en plan. Om tid finns kan du ge några, eller alla, grupper möjlighet att dela med sig av sina idéer med hela gruppen. Idéerna kan vara: Publicera den globala rapporten och en jämförelse med resultaten i de lokala klubbarna Gruppering av klubbar med liknande aktivitetsplaner, för gemensam planering och problemlösning Skapa en resultattavla med information om resultat av de bästa klubbarna, för att inspirera ett tävlingsmoment En viktig del i arbetet att nå våra mål är att följa upp att aktiviteter genomförs enligt plan. När vi avsätter tid till att följa upp och rapportera tar vi inte endast ansvar gentemot varandra, utan vi tar oss även tid att reflektera över vad som fungerar och vad som inte fungerar och kan göra justeringar av planerna vid behov. Vi har nu gått igenom var och en av de fyra huvudsakliga delarna i arbetet för multipeldistriktets jubileumskoordinator: Utbilda, genomföra, kommunicera och rapportera. Fråga: När du nu har fått denna information, vad tror du kommer att bli den viktigaste delen med detta arbete? Fråga: Ändrade du ditt svar från det du gav tidigare i denna session? Varför eller varför inte? Som vi har sett innehar du en mycket viktig post som multipeldistriktets jubileumskoordinator. Du inspirerar Lions medlemmar att fira vår historia och samtidigt planera inför framtiden. Detta är ett stort ansvar, men du är inte ensam. Använd de resurser som nämns i vägledning för multipeldistriktets jubileumskoordinator ofta och om du har ytterligare frågor använder d listan över LCI:s personal i slutet av vägledningen, för att finna en person som kan hjälpa dig. I nästa session ska vi titta närmare på många viktiga resurser mer i detalj.

13 Utbildning för multipeldistriktets jubileumskoordinator
Sessionens mål Förstå betydelsen av fortlöpande utbildning om hundraårsjubileets program Fortsätta planering av hundraårsjubileets program i ditt multipeldistrikt Förstå omfattning och mål gällande behov av kommunikation som leder till framgång Inrapportera lokala framgångar till hundraårsjubileets handlingskommitté SAMMANFATTNING (5:00) Som multipeldistriktets jubileumskoordinator spelar du en oerhört viktig roll i våra insatser att nå hundraårsjubileets mål, både i ditt multipeldistrikt och som en del av Lions globala familj. Du har många roller och stor ansvar, men du har redan gjort mycket för att lära dig och planera för framgångar. Låt oss gå igenom målen för denna session: Förstå betydelsen av fortlöpande utbildning om hundraårsjubileets program Fortsätta planering av hundraårsjubileets program i ditt multipeldistrikt Förstå omfattning gällande behov av kommunikation som leder till framgång Inrapportera lokala framgångar till hundraårsjubileets handlingskommitté under rapportdagarna Fråga: Har vi uppnått samtliga av dessa mål? Svara på eventuella frågor. Utbildning för multipeldistriktets jubileumskoordinator

14 Utbildning för multipeldistriktets jubileumskoordinator
Utvärdering Avsluta sessionen med att be deltagarna fylla i utvärderingen av sessionen. Utbildning för multipeldistriktets jubileumskoordinator