Utbildning för multipeldistriktets jubileumskoordinator

En presentation över ämnet: "Utbildning för multipeldistriktets jubileumskoordinator"— Presentationens avskrift:

1 Utbildning för multipeldistriktets jubileumskoordinator
Använda resurser Introduktion (5:00) Välkomna deltagarna till sessionen. I denna session kommer vi att titta närmare på de resurser som finns tillgängliga att hjälpa dig för att uppfylla ditt ansvar. Dessa resurser omfattar budget, data och PR samt kontaktinformation till några av LCI:s personal, vilka kan svara på frågor och ge vägledning när utmaningar dyker upp. Utbildning för multipeldistriktets jubileumskoordinator

2 Utbildning för multipeldistriktets jubileumskoordinator
Sessionens mål Sammanställ en budget och inhämta stöd Agera utifrån de data som finns i hundraårsjubileets rapporter Använda resurserna i verktygslådan på webbplatsen Lions100.org Efter denna session kommer du att kunna: Inhämta stöd för budget avseende dina kostnader som multipeldistriktets koordinator för hundraårsjubileet samt stöd för lämpliga projekt i multipeldistriktet Agera utifrån de data som finns i hundraårsjubileets rapporter Använda resurserna i verktygslådan på webbplatsen Lions100.org Utbildning för multipeldistriktets jubileumskoordinator

3 Utbildning för multipeldistriktets jubileumskoordinator
Budget Årlig budget USD 600 – multipeldistrikt USD 250 – distrikt Använda för utgifter relaterade till: Marknadsföra hundraårsjubileet vid möten/evenemang Kommunicera om hundraårsjubileet Utbildning för distriktens jubileumskoordinatorer Seminarier för distriktskoordinatorer och andra ledare Resor och administrativa kostnader för hundraårsjubileet Avsnitt 1: Budget och inhämta stöd (10:00) Dela ut: Budgetplan för multipeldistriktets jubileumskoordinator Budgetplan för distriktets jubileumskoordinator Hundraårsjubileets handlingskommitté har lagt fast en årlig budget för jubileumskoordinatorer i multipeldistrikt och i distrikt. Den årliga budgeten för multipeldistriktets koordinator är USD 600 och för distriktets koordinator USD 250. Dessa medel kan användas till att betala kostnader hänförliga till utförandet av dina uppgifter som koordinator. Exempel på kostnader som jubileumskoordinator i multipeldistrikt kan betala med dessa medel är: Marknadsföra hundraårsjubileet vid möten/evenemang Kommunicera om hundraårsjubileet med medlemmar och icke medlemmar i ditt multipeldistrikt Genomföra utbildning för distriktens jubileumskoordinatorer Planera möten och seminarier för distriktskoordinatorer och andra ledare Resor och administrativa kostnader för hundraårsjubileet Utbildning för multipeldistriktets jubileumskoordinator

4 Utbildning för multipeldistriktets jubileumskoordinator
Budget Enkelt formulär för budgetplan Multipeldistriktets koordinator godkänner planen Medlem i hundraårsjubileets handlings-kommitté godkänner multipeldistriktens och distriktens planer Medel skickas i en klumpsumma för multipeldistriktets kassör att fördela En förenklad process har skapats för att ansöka om och få utbetalning av jubileumskoordinatorernas budgetmedel. För att ansöka om medel måste koordinatorerna fylla i ett enkelt formulär för budgetplan tillsammans med en kort beskrivning av planer för de tre huvudområdena för aktiviteter och kostnader. Skapa medvetenhet Utbildning för medlemmar Planering och insatser för att kunna uppnå hundraårsjubileets mål Som multipeldistriktets jubileumskoordinator ansvarar du för att samla in och godkänna budgetplaner från distriktens jubileumskoordinatorer. I din egen budgetplan måste du ange information om din plan till medlemmen i hundraårsjubileets handlingskommitté samt en lista över budgetplaner från distriktens jubileumskoordinatorer, vars budgetplaner du har godkänt. Alla medel kommer att utbetalas i en klumpsumma till multipeldistriktets kassör som fördelar medel till multipeldistriktets jubileumskoordinator och distriktens jubileumskoordinatorer. Beloppet är oberoende av faktiska kostnader och kvitton behöver varken sparas eller skickas in. Budgetansökningar för skulle ha skickats in den sista oktober, men under hundraårsjubileets kommande år kommer processen avslutas i juli, på det sätt det har beskrivits i vägledning för multipeldistriktets jubileumskoordinator). Detaljerad information kommer att skickas till alla jubileumskoordinatorer via e-post. De jubileumskoordinatorer som har utnämnts nyligen kan fortfarande ansöka om budget för Emellertid måste din ansökan vara oss tillhanda så snart som möjligt. Erbjud koordinatorerna att gå igenom handlingarna ytterligare och låt dem ställa frågor. Utbildning för multipeldistriktets jubileumskoordinator

5 Hundraårsjubileets anslag
Utformade att användas till att öka allmänhetens medvetenhet Kan beviljas till multipeldistrikt och enkeldistrikt Högst USD 2 500 per enkeldistrikt Högst USD 15 000 per multipeldistrikt samt högst USD 1 500 per deldistrikt 20 % lokalt matchade medel krävs Dela ut: Hundraårsjubileets anslagsansökan Ge tid till deltagarna att gå igenom informationen. Hundraårsjubileets anslag skapades för att tillhandahålla anslagsmedel till stöd för multipeldistriktens aktiviteter och firande, vilket kommer att öka medvetenheten om Lions hjälpinsatser i samhället. Medel tilldelas enligt först till kvarn-principen. För att kvalificera måste programmet påverka hela multipeldistriktet eller enkeldistriktet. Hundraårsjubileets bestående projekt i stor skala passar väl för hundraårsjubileets anslag. Enkeldistrikt (inte del av multipeldistrikt) kan erhålla upp till USD 2 500. Inget multipeldistrikt kan beviljas mer än USD 15 000 och deldistrikten i det multipeldistriktet kan inte tilldelas mer än USD 1 500 vardera.  20 % lokalt matchade medel av sökt belopp är ett krav. Ansökan ska undertecknas och skickas in av dig och guvernörsrådsordföranden (eller distriktets jubileumskoordinator och distriktsguvernören i enkeldistrikt) till Public Affairs Team vid LCI. En detaljerad slutrapport måste även skickas in inom 30 dagar efter det att projektet har slutförts. Utbildning för multipeldistriktets jubileumskoordinator

6 Hundraårsjubileets rapporter
Avsnitt 2: Hundraårsjubileets rapporter (15:00) Be deltagarna att ta fram sitt exemplar av den senaste hundraårsjubileets rapport, vilken de ombads att ta med sig. Som vi har gått igenom under morgonen är en viktig del i din roll som multipeldistriktets jubileumskoordinator att vara uppdaterad om de hundraårsjubileets aktiviteter som dina distriktskoordinatorer stödjer och marknadsför. Regelbunden kommunikation med varje distriktskoordinator kommer säkerställa att de alla gör framsteg på vägen att nå målen. Hundraårsjubileets rapportdagar är ett mycket lämpligt tillfälle att genomföra diskussioner om specifika delar i hundraårsjubileets program. Under de kommande månaderna kan du använda de data som finns i hundraårsjubileets rapporter, för att finna relevant information att diskutera. Dessa rapporter är också användbara i förberedelserna inför rapportdagarna. Rapporterna når du genom att logga in på MyLCI. Informationen i rapporterna uppdateras i realtid och ger en ögonblicksbild av framstegen i klubbar och distrikt inom varje programområde: Hundraårsjubileets hjälputmaning: Antal människor som har fått hjälp och kampanjer som har genomförts Antal nya medlemmar som har rekryterats och fadderskap för nya klubbar Antal hundraårsjubileets bestående projekt som har genomförts på respektive nivå Låt oss titta närmare på multipeldistriktets och distriktets rapporter och därefter genomföra ett rollspel med möjliga konversationer som data i rapporterna kan skapa.

7 Hundraårsjubileets rapporter
Hundraårsjubileets rapporter: Aktivitet - Rollspel Hänvisa deltagarna till sidan 1-2 i deltagarhandboken. Be deltagarna att arbeta två och två och studera en av rapporterna samt identifiera minst tre punkter att tala om, oavsett om det är om framgångar eller utmaningar, som skulle kunna diskuteras med distriktets koordinator. Be paren att rollspela konversationen mellan multipeldistriktets och distriktets jubileumskoordinator. Ge deltagarna 10 minuter till denna aktivitet. Be några av deltagarna att berätta om de punkter de har valt att tala om samt lösningar eller nästa steg de bör ta. Be deltagarna att berätta om vilken del i rapporten de anser mest värdefull, för att kunna diskutera hundraårsjubileets aktiviteter med distriktens koordinatorer och klubbordförande. Utbildning för multipeldistriktets jubileumskoordinator

8 www.Lions100.org Avsnitt 3: Verktygslådan på Lions100.org (10:00)
Webbplatsen Lions100.org är den bästa platsen att finna uppdateringar och resurser för planering av aktiviteter och kommunikation om hundraårsjubileets program, både till Lions medlemmar och till icke medlemmar. Tillbringa tid på webbplatsen, för att bekanta dig med den och besök den ofta för att finna nya resurser och ny information. När nya resurser skapas läggs de upp på webbplatsen Lions100.org, så det vi ser i dag kan ändras i morgon och det kan finnas nya resurser att ta del av i andra avsnitt på webbplatsen. I dag ska vi ta en titt på några av de viktigaste sidorna i verktygslådan. Notering till instruktören: Alla bilder togs i november 2015. Hänvisa deltagarna till sidan 3 i deltagarhandboken, för att se en översikt över de sex huvudsidorna i verktygslådan på webbplatsen Lions100.org.

9 www.Lions100.org Gå igenom punkterna i hundraårsjubileets översikt.
Fråga: Har någon använt dessa? Om ja, hur?

10 Gå igenom punkterna i hundraårsjubileets hjälputmaning.
Fråga: Har någon använt dessa? Om ja, hur?

11 Gå igenom punkterna i hundraårsjubileets medlemsutmaning.
Fråga: Har någon använt dessa? Om ja, hur?

12 Gå igenom punkterna i hundraårsjubileets koordinatorcenter.
Fråga: Har någon använt dessa? Om ja, hur?

13 www.Lions100.org Gå igenom punkterna i hundraårsjubileets resurser.
Fråga: Har någon använt dessa? Om ja, hur?

14 Gå igenom punkterna i hundraårsjubileets marknadsförings- och annonscenter.
Fråga: Har någon använt dessa? Om ja, hur? Som vi har sett finns det redan en stor mängd verktyg och resurser som du kan använda på webbplatsen Lions100.org. Fråga: Vilka andra resurser som ännu inte finns tillgängliga på webbplatsen Lions100.org skulle vara dig till hjälp under det att du utför dina uppgifter? Skriv ner deltagarnas förslag på nya resurser på blädderblocket.

15 Viktiga kontakter på LCI
Hundraårsjubileets serviceaktiviteter Hundraårsjubileets medlemsaktiviteter Hundraårsjubileets bestående projekt Hundraårsjubileets kommunikation Hundraårsjubileets klubbrekvisita MyLCI Andra frågor Sammanfattning (5:00) Vi har tillbringat tid med att titta närmare på de resurser som finns, till exempel budgetstöd, data och PR-resurser. En annan viktig resurs för dig är LCI:s personal, vilka är redo att svara på dina frågor, hjälpa dig med utmaningar och länka dig till resurser du behöver för att kunna utföra dina uppgifter. Dina uppgifter som multipeldistriktets jubileumskoordinator är varierade och mycket viktiga, för att firandet av hundraårsjubileet ska bli framgångsrikt. LCI:s personal finns där för att hjälp dig att bli så effektiv som möjligt. Informationen på denna bild finns med på den sista sidan i vägledning för multipeldistriktets jubileumskoordinator. Dessa e-postadresser är bra att känna till när frågor om hundraårsjubileet uppstår. Som du ser finns det separata team inom följande programområden: Hundraårsjubileets serviceaktiviteter Hundraårsjubileets medlemsaktiviteter Hundraårsjubileets bestående projekt Hundraårsjubileets kommunikation (till exempel alla PR-resurser, videor och berörande berättelser) Hundraårsjubileets klubbrekvisita MyLCI Alla andra frågor (till exempel nominering av jubileumskoordinatorer, budget och stöd) När du jobbar vidare med hundraårsjubileets aktiviteter bör du ha denna kontaktlista till hands samt dela med dig av idéer och behov av ytterligare resurser med tillämplig personal.

16 Utbildning för multipeldistriktets jubileumskoordinator
Sessionens mål Sammanställ en budget och inhämta stöd Agera utifrån de data som finns i hundraårsjubileets rapporter Använda resurserna i verktygslådan på webbplatsen Lions100 Låt oss gå igenom målen för denna session: Nu bör du kunna: Inhämta stöd för budget avseende dina kostnader som multipeldistriktets koordinator för hundraårsjubileet samt stöd för lämpliga projekt i distriktet Agera utifrån de data som finns i hundraårsjubileets rapporter Använda resurserna i verktygslådan på webbplatsen Lions100 Fråga: Har vi uppfyllt våra mål? Svara på eventuella frågor. Utbildning för multipeldistriktets jubileumskoordinator

17 Utbildning för multipeldistriktets jubileumskoordinator
Utvärdering Avsluta sessionen med att be deltagarna fylla i utvärderingen av sessionen. Utbildning för multipeldistriktets jubileumskoordinator