Att starta, planera och driva projekt

En presentation över ämnet: "Att starta, planera och driva projekt"— Presentationens avskrift:

1 Att starta, planera och driva projekt
Nästan vetenskap eller bara sunt förnuft?

2 Dagens program Projektarbete som arbetsform
Projektorganisation, små och större projekt Projektbeskrivning Projektplanering Praktiskt arbete Kort om projektgenomförande - problemlösning och kreativitet Framgångsfaktorer Lite Nacka-formalia

3 Projektarbete som arbetsform

4 Projektarbete - definition
”Projektarbete innebär att en grupp självständigt löser en avgränsad arbetsuppgift under en bestämd tid med en given budget. Projektet avslutas med skriftlig och muntlig rapport.”

5 Ett projekt är tidsbegränsat med tydligt slutdatum
genomförs av en avgränsad grupp personer har en avgränsad arbetsuppgift och budget är fristående från den ordinarie organisationen är av engångskaraktär ska leda till förbättringar avslutas med skriftlig/muntlig rapport

6 Projektets faser Projektarbete Idé Utvärdering Beslut Avslut
Tydliga = uppfattas rätt av alla inblandade Mätbara = man ska kunna veta att man har nått målen Realistiska = det ska kännas meningsfullt att försöka nå dem

7 Projekt Projektorganisation

8 Projektorganisation Beställare Referensgrupp Styrgrupp Projektgrupp

9 Projektorganisation: Projektledare
Man väljer normalt inte en person som: Är chef till någon av projektmedlemmarna Är djupt specialiserad inom området Vem väljer man, då??? Tydliga = uppfattas rätt av alla inblandade Mätbara = man ska kunna veta att man har nått målen Realistiska = det ska kännas meningsfullt att försöka nå dem

10 Vad kännetecknar en bra projektledare?
Analytisk förmåga Lagledarbegåvning Organisatörsegenskaper Diplomatisk läggning Inköpserfarenhet Kunna coacha Företagsamhet Säljarbegåvning Strategisk blick

11 Projektorganisation: Projektgrupp
Ska tillsammans ha de kunskaper, erfarenheter och personliga egenskaper som behövs för att lösa uppgiften Ska ha en god förmåga att arbeta tillsammans Om gruppstorleken: Tydliga = uppfattas rätt av alla inblandade Mätbara = man ska kunna veta att man har nått målen Realistiska = det ska kännas meningsfullt att försöka nå dem

12 Projektorganisation: Beställare
Utser projektledare Ger direktiv Mål Tid Budget Har löpande kontakt med projektet I stora projekt: en styrgrupp tillsätts som fattar större formella beslut Tydliga = uppfattas rätt av alla inblandade Mätbara = man ska kunna veta att man har nått målen Realistiska = det ska kännas meningsfullt att försöka nå dem

13 Projektorganisation: Referensgrupp
Fungerar som bollplank Deltar inte aktivt i projektgruppen Personer med Stor allmänkunskap Specialistkunskap Representanter för ”slutanvändare” Fackliga uppdrag I små projekt: referenspersoner Tydliga = uppfattas rätt av alla inblandade Mätbara = man ska kunna veta att man har nått målen Realistiska = det ska kännas meningsfullt att försöka nå dem

14 Projektorganisation: Inre intressenter
Beställaren Styrgruppen Projektgruppen Referensgruppen Tydliga = uppfattas rätt av alla inblandade Mätbara = man ska kunna veta att man har nått målen Realistiska = det ska kännas meningsfullt att försöka nå dem

15 Projektorganisation: Yttre intressenter
Chefer till projektmedlemmar Arbetskamrater Andra anställda Blivande användare Ledningsgrupp Leverantörer Tydliga = uppfattas rätt av alla inblandade Mätbara = man ska kunna veta att man har nått målen Realistiska = det ska kännas meningsfullt att försöka nå dem

16 Projektorganisation: Förankring
Viktigt att informera Varje intressent ska (helst) se positivt på projektet Vilka är intressenter i ditt projekt? Tydliga = uppfattas rätt av alla inblandade Mätbara = man ska kunna veta att man har nått målen Realistiska = det ska kännas meningsfullt att försöka nå dem

17 Projekt Projektbeskrivning

18 Projektbeskrivning

19 Projektbeskrivning Del Beslutas av Innebär Bakgrundsbeskrivning
Beställaren Varför vi ska genomföra projektet (=vad är problemet?) Målbeskrivning Vad vi ska uppnå Avgränsning Vad vi bara ska uppnå och göra/vad vi inte ska uppnå och göra

20 Projektbeskrivning Del Beslutas av Innebär Arbetsuppgift
Projektgruppen Vad vi ska göra Metod Hur vi ska göra Tidplan Beställaren och projektgruppen Delmål och tid för avslut Ekonomiska förutsättningar Beställaren Tilldelade resurser (tid och pengar) Avrapportering När och hur

21 Projekt Projektplanering

22 Projektplanering Tid- och aktivitetsplan (vad ska vi göra?, när?)
Resursplan (vilka resurser ska vi använda?)

23 Projektplanering - budget
Kostnader ska specificeras resor utbildning material Kom ihåg att tiden är en kostnad (lönekostnad för antal timmar som läggs ner)

24 Projektbeskrivning Gör en risk-/konsekvensanalys K = konsekvens
S = sannolikhet R = riskvärde Risk K S R Åtgärdsplan Bilen trasig 5 1 Kolla tågtider Dåligt väder 3 15 Köpa regnkläder

25 Problemlösning och kreativitet…
Projekt Problemlösning och kreativitet…

26 Olika metoder för problemlösning
Frågemetoder Idéskapande metoder Beskrivande och sorterande metoder Ta det lugnt-metoder

27 Frågemetoder Till exempel enkäter

28 Idéskapande metoder Till exempel tankekarta (mind map)…

29 gruppdiskussioner projektarbete omväxling utveckling föredrag jobbigt
människor arbetssätt gruppdiskussioner projektarbete omväxling utveckling platser arbetsuppgifter LEDARSKAPSAKADEMIN föredrag jobbigt nätverk i andra kommuner Tydliga = uppfattas rätt av alla inblandade Mätbara = man ska kunna veta att man har nått målen Realistiska = det ska kännas meningsfullt att försöka nå dem inom kommunen

30 Idéskapande metoder …och spånande (brainstorm) Nätverk Projektteknik
Omvärldskunskap Andra kommuner Erfarenhet Kritiskt tänkande Kunskaper Nätverk Roligt Metoder

31 Beskrivande och sorterande metoder
Till exempel SWOT S = strengths (styrkor) W = weaknesses (svagheter) O = opportunities (möjligheter) T = threats (hot)

32 Beskrivande och sorterande metoder
SWOT-analys Styrkor Svagheter Möjligheter Hot

33 Ta det lugnt-metoder Till exempel avslappning och promenader

34 Vad är det som gör ett projekt framgångsrikt?
Framgångsfaktorer Vad är det som gör ett projekt framgångsrikt?

35 Framgångsfaktorer – fyra
Kommunikation Avgränsning Struktur …och en nypa galenskap!

36 Projektets mål Ska vara tydliga Ska vara realistiska
Ska vara väl förankrade Tydliga = uppfattas rätt av alla inblandade Mätbara = man ska kunna veta att man har nått målen Realistiska = det ska kännas meningsfullt att försöka nå dem

37 Mål och avgränsning Målet ska vara klart och tydligt avgränsat
Tydliga = uppfattas rätt av alla inblandade Mätbara = man ska kunna veta att man har nått målen Realistiska = det ska kännas meningsfullt att försöka nå dem

38 Mål och delmål Delmål kan underlätta genomförandet
Varje delmål ska följas upp Tydliga = uppfattas rätt av alla inblandade Mätbara = man ska kunna veta att man har nått målen Realistiska = det ska kännas meningsfullt att försöka nå dem

39 Avlastning Projektmedlemmarna behöver stöd och avlastning – får du hjälp med dina ordinarie arbetsuppgifter? Tydliga = uppfattas rätt av alla inblandade Mätbara = man ska kunna veta att man har nått målen Realistiska = det ska kännas meningsfullt att försöka nå dem

40 Våga vara lite galen!

41 Projekt …och till sist

42 Projekt: lite Nacka-formalia
Se till att dina dokument följer Nackastandard Kontakta registrator