Bokslutsinformation 26 april 2017

En presentation över ämnet: "Bokslutsinformation 26 april 2017"— Presentationens avskrift:

1 Bokslutsinformation 26 april 2017
Välkommen!

2 Dagens agenda (tiderna är preliminära)
13:00-13:10 Introduktion och genomgång av dagens agenda 13:10-13:55 Internrevisionen om representation (Virve Gröningson) 13:55-14:10 Bokslutskalendern 14:10–14:30 Periodiseringar av intäkter och kostnader 14:30-14:50 Kaffepaus 14:50-15:20 Avgiftsfinansierad verksamhet 15:20-15:40 Projekt 15:40-16:00 Övrigt Bokslutsinformation 26 april 2017

3 Bokslutskalendern Vi har ändrat utseende och lagt till möjlighet för filtrering, information om vissa punkter mm. Vi förbehåller oss dock möjligheten till ändringar om så krävs. Bokslutsinformation 26 april 2017

4 Brytdagen 5/7 5 juli Brytdagen för leverantörsfakturor som inskannas i Raindanceportalen t o m 5/7 kl 18:00. Fakturorna förses med fakturadatum 7 juli Samtliga preliminära leverantörsfakturor ska vara konterade, attesterade och utanordnade senast kl 18:00. Proforma-fakturor är inga fakturor och inläses inte av scanningen. Bokslutsinformation 26 april 2017

5 Bokslutsarbete på Ekonomiavdelningen
10-17 juli 10 juli Ombokning ej utanordnade leverantörsfakturor Bokslutskontroller 11 juli Ombokning UG5807/FU5807 – institutionerna enligt mailutskick Avskrivningar, Intrastat, moms 11-14 juli Bokslutskörningar 17 juli Inrapportering till Hermes (ESV) Realekonomiska fördelningen kvartal till Hermes (ESV) Betalningsavstämning kvartal till Hermes (ESV) 18-28 juli Avstämningar, beräkningar och analyser Bilagor till delårsrapporten Bokslutsinformation 26 april 2017

6 Bokföringsorder Vi måste följa regelverken och inte minst attest-och utanordningsreglerna. Bokslutsinformation 26 april 2017

7 Bokföringsorder Bokföringsordrar som ska bokföras av Ekonomiavdelningen ska vara undertecknade av prefekt eller motsvarande (inom förvaltningen är det avdelningschefen). Därefter ska bokföringsordrarna skickas till Ekonomiavdelningen med internposten. Bokföringsordrarna ska alltid kompletteras med underlag till ombokningen, rättelsen eller dylikt. En ny mall för bokföringsorder med bl a specifikation/beskrivning kommer att tas fram. Bokslutsinformation 26 april 2017

8 Anläggningar Anläggningar tagna i bruk ska vara definitivsatta (DEF-satta) per 30/6. Anskaffningsdatum = datum då anläggningen tas i bruk. Kontroll av pågående anläggningar (konto 1270, 1271) ska göras av samtliga institutioner. Om en anläggning inte är DEF-satt ska en förklaring ges på blanketten ”Pågående anläggningstillgångar”. Exempel pågående anläggningstillgång: om anläggningstillgången ingår i en större enhet och inte kan tas i bruk förrän hela anläggningen är på plats. Bokslutsinformation 26 april 2017

9 Periodisering av intäkter och kostnader
Inom redovisning innebär ordet periodisering att utgifter ska kostnadsföras under den period då den underliggande resursen förbrukas inkomster ska tas upp som intäkter under den period då de faktiskt intjänas … även om kassaflödet (betalningen) i praktiken genomförs under en annan period. Bokförda intäkter och kostnader som inte hör till första halvåret måste därför periodiseras, och bokföras som tillgångar respektive skulder i delårsbokslutet. Intäkter och kostnader som avser det första halvåret men som ej är bokförda ska också bokföras. Beloppsgräns för periodisering är > 50 000 kr (exkl. moms). Lathunden Periodisering hittas på webben under Ekonomi/Ekonomikalendern Bokföringsordrar gällande periodisering kan lämnas löpande under maj/juni till Ekonomiavdelningen. Bokslutsinformation 26 april 2017

10 Periodisering – exempel
Kostnad Leverantörsfaktura gällande datatjänst, löptiden för datatjänsten – , kostnaden är kr Leverantörsfakturan har konterats (inkl konteringssträngen förstås): Debet konto 5753 kr Periodisering ska ske per enligt följande: Debet konto 1619 kr / Kredit konto kr Intäkt Uthyrning av lokaler juli 2017, fakturering sker per , intäkten är kr Kundfakturan har konterats (inkl konteringssträngen förstås): Kredit konto 3312 kr Periodisering ska ske per enligt följande: Debet konto 3319 kr / Kredit konto kr Bokslutsinformation 26 april 2017

11 Avgifter enl 4-5 §§ Avgiftsförordningen
Avgiftsfinansierad verksamhet enligt 5 § Avgiftsförordningen Intäkter får tas ut med krav på full kostnadstäckning. Beställd utbildning Utbildning som ett lärosäte genomför åt ett annat lärosäte enligt överenskommelse med det andra svenska lärosätet eller med ett utländskt lärosäte. Uppdragsutbildning Utbildning enligt bestämmelserna i förordningen (2002:760) om uppdragsutbildning vid universitet och högskolor, förordningen (2007:223) om uppdragsutbildning för fortbildning av lärare och viss annan personal och förordning (2011:183) om befattningsutbildning för rektorer och annan personal med motsvarande ledningsfunktion i skola, förskola och fritidshem samt fortbildning för rektorer och förskolechefer. Uppdragsforskning Studieavgifter Anmälnings- och studieavgifter enligt förordning (2010:543) om anmälningsavgift och studieavgift vid universitet och högskolor. Intäkter enligt 4 § Avgiftsförordningen Intäkter får tas ut upp till full kostnadstäckning. Uppdrags- verksamhet enl regleringsbrev Bokslutsinformation 26 april 2017

12 Avgiftsfinansierad verksamhet (5 §)
5 § En myndighet får bestämma storleken på andra avgifter än de som avses i 4 § endast efter särskilt bemyndigande från regeringen. Om inte regeringen har föreskrivit något annat, ska avgifter beräknas så att de helt täcker verksamhetens kostnader (full kostnadstäckning). För avgifter som tas ut enligt 4 § första stycket 1-9 får myndigheten själv, upp till full kostnadstäckning, besluta om storleken på avgifterna om inte regeringen har föreskrivit något annat. Förordning (2014:1432). ESV:s föreskrifter till 5 § Andra stycket För att uppnå full kostnadstäckning i respektive avgiftsbelagd verksamhet ska myndigheten beräkna avgiftsnivån så att den långsiktiga självkostnaden täcks. Detta innebär att avgifterna ska beräknas så att intäkterna på ett eller några års sikt täcker samtliga med verksamheten direkt eller indirekt förenade kostnader. Bokslutsinformation 26 april 2017

13 Avgiftsfinansierad verksamhet (5 §)
Utdrag från reglerings-brev Bokslutsinformation 26 april 2017

14 Avgiftsfinansierad verksamhet (5 §)
Med krav på full kostnads- täckning Bokslutsinformation 26 april 2017

15 Avgifter enligt 4 § Avgiftsförordningen
Intäkter enligt 4 § Avgiftsförordningen hänförs till intäkter av anslag, till skillnad mot uppdragsverksamhet (beställd utbildning, uppdragsutbildning och uppdragsforskning) som hänförs till intäkter av externa medel. Vid behov av särredovisning, öppnas ett internprojekt (projekt 5********) av Ekonomiavdelningen på institutionens begäran. Bokslutsinformation 26 april 2017 Ekonomidagen oktober 2015

16 Avgifter enligt 4 § Avgiftsförordningen
4 § En myndighet får, om det är förenligt med myndighetens uppgift enligt lag, instruktion eller annan förordning, mot avgift tillhandahålla: 1. tidskrifter och andra publikationer 2. informations- och kursmaterial 3. konferenser och kurser 4. rådgivning och annan liknande service 5. lokaler 6. utrustning 7. offentlig inköps- och resurssamordning 8. automatisk databehandlingsinformation i annan form än utskrift 9. upplysningar per telefon om den service myndigheten därmed tillhandahåller går utöver myndighetens serviceskyldighet enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) och förvaltningslagen (1986:223) 10. tjänsteexport Varor och tjänster enligt första stycket får tillhandahållas bara om verksamheten är av tillfällig natur eller av mindre omfattning. (F. 2011:216) Bokslutsinformation 26 april 2017

17 Avgifter 5 § Avgiftsförordningen
Kontering Konto Kontobenämning Projekt Aktivitet Finansiär Motpart Beställd utbildning 3101 Uppdragsutbildning, utomstatlig 87**** 11*** 7999 3102 Uppdragsutbildning, inomstatlig , 1*** 3108 Periodisering uppdragsutbildning, inomstatliga 3109 Periodisering uppdragsutbildning, utomstatliga Uppdragsutbildning 3***** 12*** Uppdragsforskning 3111 Uppdragsforskning, utomstatliga 2***** 32*** 3112 Uppdragsforskning, inomstatliga 3118 Periodisering uppdragsforskning, inomstatliga 3119 Periodisering uppdragsforskning, utomstatliga Intäkter av studieavgifter 3190 Intäkter studieavgifter 1**** Bokslutsinformation 26 april 2017

18 Underlag avstämning balanskonton per 30 juni 2017
Projektgruppen ansvarar för avstämningsunderlag för externa projekt med bokningar i balansräkningen Avstämning av skulder och fordringar för bidrags- och uppdragsprojekt Fordringar och skulder > kr, prefekten eller motsvarande undertecknar Bokslutsinformation 26 april 2017

19 Vilka konton? 16311 – 16327 Fordran forskningsbidrag
1676 – Upplupna uppdragsintäkter 2501 – Erhållna förskott 2774 – Förutbetalda uppdragsintäkter Bokslutsinformation 26 april 2017

20 Fordringar En fordran innebär att projektet har haft högre kostnader än de inbetalningar som kommit universitetet tillhanda per den 30 juni. Bidragsprojekt (konto ) Fordran på bidragsgivaren. Uppdragsprojekt (konto ) Fordran betraktas som en upplupen intäkt. Institutioner/motsvarande ska intyga att dessa fordringar kommer täckas av ytterligare inbetalningar enligt kontrakt/avtal. Bokslutsinformation 26 april 2017

21 Skulder En skuld innebär att projektet har haft lägre kostnader än de inbetalningar som kommit universitetet tillhanda per den 30 juni. Bidragsprojekt (konto ) Skulden betraktas som en förskottsinbetalning. Uppdragsprojekt (konto ) Skulden betraktas som en förutbetald intäkt. Institutioner/motsvarande ska intyga att skulden kommer att förbrukas enligt kontrakt/avtal. Bokslutsinformation 26 april 2017

22 Att tänka på – externa projekt
Under juni månad – Inga projekt avslutas av ekonomiavdelningen. Senast 17 juli – Utskick av underlag, till institutioner/motsvarande, för intygande av fordringar och skulder > kr som är bokade på projekt. Senast 16 augusti – Underlag, med underskrift av prefekt/motsvarande, för skulder och fordringar > kr på projekt ska vara ekonomiavdelningen tillhanda. Bokslutsinformation 26 april 2017

23 Övrigt – Open access Kontering av Open access-kostnader
Konto Open access författaravgifter, artikelpublicering Konto Open access övriga kostnader artikelpublicering Lathund för kontering av Open access: Bokslutsinformation 26 april 2017

24 Övrigt – upplägg av koddelar
Bokslutsinformation 26 april 2017

25 BB Övrigt – EA-värdering
Myndigheterna under regeringen får årligen en ekonomiadministrativ värdering (EA-värdering) som fastställs av ESV. Värderingen mäter hur väl myndigheterna följer de ekonomiadministrativa bestämmelserna för verksamheten. AA är högst betyg och CC är lägst betyg fick Stockholms universitet EA-värde CA… .… och Stockholms universitet landar i 2016 års EA-värdering på…. BB Bokslutsinformation 26 april 2017

26 Tack för idag!