Januari 2015 Vårt sätt att se på E-arkiv Modellen System för bevarande Stadsarkivet Producenter Linköpings kommuns verksamheter Konsumenter W3D3 Agresso.

En presentation över ämnet: "Januari 2015 Vårt sätt att se på E-arkiv Modellen System för bevarande Stadsarkivet Producenter Linköpings kommuns verksamheter Konsumenter W3D3 Agresso."— Presentationens avskrift:

1

2 Januari 2015

3

4 Vårt sätt att se på E-arkiv Modellen System för bevarande Stadsarkivet Producenter Linköpings kommuns verksamheter Konsumenter W3D3 Agresso Linweb Bygg-R Treserva Ecos I verksamheten Medborgare Ansvars- överföring Övrigt från verksamheterna

5 Ramverk – hur hänger det ihop (Arkivreglemente) Förstudie Riktlinjer Tillämpningsanvisningar Förstudie juni 2013 Förstudie juni 2013 Riktlinjer juni 2014 Riktlinjer juni 2014 Tillämpnings- anvisningar vår 2015 Tillämpnings- anvisningar vår 2015

6 Samarbete Mellanstora städer Knytgruppen Östergötland Norrköping

7 Kommande steg Samarbete med Norrköping Organisation Kravspecifikation Planera för piloter Upphandling Stegvis införande

8 Upphandling-system för bevarande Upphandling Tilldelningsbeslut Installation Acceptanstest Pilotprojekt Godkännande Anslutningsplan

9 Genomförande av pilotprojekt e-Lin System: Bygg-R Leverantör: Tekis Kontakt:Thorsten Hampusson thorsten.hampusson@linkoping.se Typ av system: Ärendehanteringssystem för bygghandlingar ___________________________________________________________________________ Omfattning av pilotprojekt Utformning av inleveransspecifikation Implementation av inleveransspecifikation/regelverk i systemet för bevarande Utformning och framtagande av leveranspaket Import av ärende från Bygg-R Alla avslutade ärenden med slutbesked under 2013 (dvs. 100 st ärenden). I ärendena finns handlingar som textfiler och ritningar i pdf. I det urvalet ingår även texthandlingar som är konverterade från det äldre ärendehanterings-systemet Winbär.

10 Pilotprojekt Bygg-R forts Genomförande av tester -Återsökning med olika behörigheter i systemet för bevarande via metadata och via fritext sökning Följande metadata ska vara sökbar. (Fler metadata kommer följa med in i systemet, men inte vara sökbara.): Diarienummer Fastighetsbeteckning (objekt) Ärendemening Händelserubrik med beslut Beslutsdatum Delegationsbeslutnummer -Presentationsvyer för olika behörigheter/roller -Kontroll av behörigheter – olika åtkomst för olika behörighet -Uttag av leveranspaket (DIP) Godkännande av genomfört pilotprojekt

11 Systeminventering Få en överblick över vilka system som innehåller bevarande information Inventering under september Svar från alla Vissa bolag har flera system som ska bevaras och andra har en analog hantering idag Djupare analys vid införande

12 Molntjänst Hur försäkrar man informationen så att: -den lagras på ett säkert sätt, så att inte verksamhetskritisk information försvinner? -bolaget har tillgång till den för att lämna ut allmänna handlingar? -sekretessmaterial inte hamnar i orätta händer? -personuppgifter hanteras på rätt sätt? -handlingar kan gallras?