Att skriva brev och mejl till uppgiftslämnare 2016-05-30 Agneta Häggström, Försäkringskassan Karin Hansson,

En presentation över ämnet: "Att skriva brev och mejl till uppgiftslämnare 2016-05-30 Agneta Häggström, Försäkringskassan Karin Hansson,"— Presentationens avskrift:

1 facebook.com/statisticssweden @SCB_nyheter Att skriva brev och mejl till uppgiftslämnare 2016-05-30 Agneta Häggström, Försäkringskassan Karin Hansson, SCB

2 Vad kännetecknar en bra text? Språket Orden Innehållet Mottagaren

3 Är det här en text? Jag kom försent till jobbet. Tåget fungerade inte. Jag hade svårt att gå. Jag hade på mig ett par nya skor. Jag kom fram till jobbet. Det var dags att gå på lunch. Nu då? Jag kom försent till jobbet igår eftersom tåget inte fungerade. Dessutom hade jag svårt att gå för jag hade på mig ett par nya skor. Till slut kom jag fram till jobbet, men då var det redan dags att gå på lunch.

4 Sambanden – den röda tråden trots allt däremot alltså dock dessutom men eftersom det innebär att

5 Språket i offentlig verksamhet ska vara vårdat, enkelt och begripligt. Att hjälpa sina läsare att hitta, förstå och använda den information de behöver. Vad är klarspråk?

6 Tonfall Ord Disposition Innehåll Rubriker Utseende Stycken Meningar Samband

7

8

9

10 Vårt ansvar som avsändare

11 Klarspråk = begripligt språk och hjälpsamt bemötande Hej, Jag skriver med anledning av undersökningen ”Industrins varuproduktion 2013” som skickades till er i augusti 2013. Då uppgifterna ej inkommit efter ett antal påminnelser har vi tyvärr skickat ut ett anmaningsbrev till er, med sista insändningsdatum den 19 september. Jag vet av erfarenhet att SCB:s brev många gånger hamnar längre ned i prioriteringshögen och kanske ibland även oöppnad en tid och vill med detta mejl uppmärksamma er på vårt anmaningsbrev som skickats ut. Om uppgifterna ej inkommer, kommer ett vitesföreläggande skickas ut efter den 19 september, vilket vi vill undvika. Om ni har frågor kring ifyllandet är ni välkomna att ta kontakt med mig, så ska jag göra vad jag kan för att underlätta och hjälpa er. Tillsammans med anmaningsbrevet har vi bifogat en pappersblankett och även inloggningsuppgifterna om ni föredrar att lämna uppgifterna elektroniskt på www.insamling.scb.se. www.insamling.scb.se Tack på förhand.

12

13 årAntal anmaningsbrev Klarspråksmejlet skickades ut? Antal vitesbrev 201093nej34 201194nejja, men okänt antal 201288nej44 201359ja0 201438ja2

14 Varför funkar mejlet? Vad i mejlet tror i gör att det funkar? Ge några exempel. Utse en person i gruppen som antecknar och kan redovisa för hela gruppen!

15 Klarspråk = sätt dig in i mottagarens situation och visa det Hej, Jag skriver med anledning av undersökningen ”Industrins varuproduktion 2013” som skickades till er i augusti 2013. Då uppgifterna ej inkommit efter ett antal påminnelser har vi tyvärr skickat ut ett anmaningsbrev till er, med sista insändningsdatum den 19 september. Jag vet av erfarenhet att SCB:s brev många gånger hamnar längre ned i prioriteringshögen och kanske ibland även oöppnad en tid och vill med detta mejl uppmärksamma er på vårt anmaningsbrev som skickats ut. Om uppgifterna ej inkommer, kommer ett vitesföreläggande skickas ut efter den 19 september, vilket vi vill undvika. Om ni har frågor kring ifyllandet är ni välkomna att ta kontakt med mig, så ska jag göra vad jag kan för att underlätta och hjälpa er. Tillsammans med anmaningsbrevet har vi bifogat en pappersblankett och även inloggningsuppgifterna om ni föredrar att lämna uppgifterna elektroniskt på www.insamling.scb.se. www.insamling.scb.se Tack på förhand.

16 Varför funkar mejlet? Vad är annorlunda efter förändringen? På vilket sätt kan förändringen underlätta för mottagaren att förstå vad brevet handlar om och hur det rör mottagaren? Utse en person i gruppen som antecknar och kan redovisa för hela gruppen!

17 DetaljerDen ursprungliga textenDitt nya utkast Ordföljd Verb Läsbarhet Effektivitet Pronomen Tilltal

18 ”Varför har jag fått det här? Hur rör det mig?” Före På uppdrag av Riksbanken producerar Statistiska centralbyrån (SCB) sedan 2007 statistik om Sveriges betalningsbalans, i vilken direkta investeringar ingår som en delpost. Som en del i detta arbete genomförs årligen en enkätundersökning för att mäta värdet på utländska direktinvesterings­tillgångar i Sverige och den avkastning som dessa genererar. Efter Ni får det här brevet eftersom ert företag ingår i den årliga undersökningen Utländska direktinvesteringar i Sverige. Ert företag kommer därför att behöva lämna uppgifter till oss på Statistiska centralbyrån (SCB) som genomför undersökningen.

19 ”Varför har jag fått det här? Hur rör det mig?” Före På uppdrag av Riksbanken producerar Statistiska centralbyrån (SCB) sedan 2007 statistik om Sveriges betalningsbalans, i vilken direkta investeringar ingår som en delpost. Som en del i detta arbete genomförs årligen en enkätundersökning för att mäta värdet på utländska direktinvesterings­tillgångar i Sverige och den avkastning som dessa genererar. Efter Ni får det här brevet eftersom ert företag ingår i den årliga undersökningen Utländska direktinvesteringar i Sverige. Ert företag kommer därför att behöva lämna uppgifter till oss på Statistiska centralbyrån (SCB) som genomför undersökningen.

20 ”Behöver jag läsa vidare?” före Uppgiftsskyldighet föreligger för denna undersökning. efter Det är obligatoriskt att delta De företag som blir utvalda till Svenska direktinvesteringar i utlandet är enligt lag skyldiga att lämna uppgifter.

21 ”Vad är nästa steg?” före Gör så här Uppgifterna ska avse organisationsnummer: 5164031246 efter Lämna uppgifterna senast 2015-06-13 Uppgifterna ska avse organisationsnummer: 5164031246

22 ”Måste jag verkligen göra det här?” före Om uppgifter som omfattas av uppgiftsskyldigheten inte lämnas kan företaget komma att föreläggas vid vite att lämna uppgifterna. efter Om SCB trots påminnelser inte får in uppgifterna finns det risk för vitesföreläggande. Det betyder att företaget kan bli skyldigt att betala en avgift. Observera att skyldigheten att lämna uppgifterna finns kvar, även om vitesföreläggande sker.

23